• 作成日 : 2025年11月25日

稟議ワークフローの設計・システム選びのコツ｜移行に失敗しないポイント

稟議は、設備投資や契約締結など企業の重要な意思決定に欠かせないプロセスですが、紙やメールによる運用では遅延・属人化・証跡不足といった課題が生じやすく、意思決定のスピードと統制の両面に悪影響を与えるおそれがあります。そこで注目されているのが、稟議業務を体系的にデジタル化する「稟議ワークフロー」です。

当記事では、稟議ワークフローの仕組み、課題、設計原則、システム選定のポイント、導入手順などを解説します。

稟議ワークフローとは

稟議ワークフローとは、企業内で行われる稟議（設備投資、システム導入、契約締結、購買など）の承認プロセスをデジタル化し、統一的に管理する仕組みです。従来の紙運用では、書類の回覧に時間がかかったり、承認者が不在だと処理が止まったりするなど、多くの非効率が生じていました。稟議ワークフローを導入すると、申請内容の作成から承認、最終決裁までのすべてをオンラインで実施できます。

承認ルートの自動設定、リアルタイムの進捗確認、自動通知、履歴管理といった、処理の透明性とスピードが向上しやすくなる機能も備えています。さらに、権限設定や操作ログの記録によって内部統制を強化でき、監査対応にも有効です。企業規模に関わらず、意思決定プロセスを効率化するための基盤となります。

稟議とワークフローの違い

稟議は、重要な意思決定を行うために複数の承認者の同意を得る制度そのものを指します。設備投資、契約更新、システム購入など、一定のリスクやコストを伴う案件に対し、組織の規程に基づいて承認を積み上げていくプロセスです。

一方でワークフローは、申請から承認・処理までの「業務手続きをシステム上で管理する仕組み」を意味します。つまり、「稟議」は意思決定の種類、「ワークフロー」はその進め方・管理方式という違いがあります。

稟議ワークフローは、この2つを統合し、稟議業務を効率的に進めるためのプラットフォームとして機能します。紙の回覧で起こりがちな滞留や抜け漏れを防ぎ、適切な承認者へのルート設定や証跡管理により、組織としての透明性とガバナンスを高められる点が特徴です。

稟議フローの基本ステップ

稟議フローは、企業ごとの規程に沿って複数の段階で進行します。一般的な流れは以下の通りです。

ワークフローシステムでは、承認ルートの自動判別、遅延アラート、ログ記録、ステータス管理などが標準化され、紙運用では難しかった追跡・管理が容易になります。これにより、意思決定のスピードと精度が大幅に向上します。

稟議書の必須項目

稟議書には、承認者が適切な判断を行うために必要な情報を漏れなく記載する必要があります。一般的な必須項目は以下の通りです。

また、申請者の所属・氏名、申請日、決裁規程に沿った承認ルート情報も必須です。ワークフローシステムで稟議書を作成する場合は、入力必須項目や選択肢の制御などにより記載漏れを防ぎやすく、標準化されたフォーマットでの提出によって承認者も判断しやすくなります。正確で一貫性のある情報はスムーズな承認のポイントとなります。

稟議ワークフローの課題

稟議ワークフローは企業の意思決定を支えるプロセスですが、紙やメールに依存した運用では遅延・属人化・証跡不足など多くの課題が生じます。これらは承認速度の低下や内部統制の弱体化につながるため、仕組みの見直しが必要です。ここでは、稟議ワークフローの課題を紹介します。

回付遅延と差し戻し

稟議ワークフローで多い課題が「回付遅延」と「差し戻しの多発」です。紙やメールによる稟議では、承認者が不在のとき処理が完全に止まってしまい、誰がどこで滞留させているのか把握できません。また、承認順序が明確でないため、次に誰が承認すべきかが分からず、担当者同士で確認が必要になり、時間が奪われます。

さらに、記入ミスや添付漏れがあると差し戻されますが、差し戻し理由が十分に共有されず、同じ不備が繰り返されるケースも多く見られます。その結果、業務全体のリードタイムが長引き、購買・契約・投資など経営判断に関わるプロセスにも影響します。進捗管理ができない環境では、遅延の原因を特定できず、改善も進みにくい点が問題です。

属人化と可視化不足

稟議の進行状況が担当者の頭の中だけで管理されている状態は、属人化の典型例です。紙やメールで運用している場合、「今どの段階なのか」「誰が承認待ちなのか」が関係者全員で共有できず、確認や催促に多くの時間を費やすことになります。

また、承認ルートが部署ごと・担当者ごとに異なる独自運用が発生すると、ルールが統一されず、判断の公平性にも影響を与えます。担当者の異動や休職によって業務が途切れる可能性も高く、業務継続の観点でもリスクが大きい状態です。どの承認者の負荷が高いのか、どのフローに時間がかかっているのかといったプロセス全体の可視化ができないため、改善活動が行えません。属人化と可視化不足は組織全体の効率を低下させるボトルネックです。

内部統制と証跡の不備

紙ベース・メールベースの稟議では、誰がいつ承認したか、どのルートで回ったのかといった証跡を正確に残すことが困難です。承認ステップを飛ばす、誤った承認者に送る、承認コメントが残らないといった事象が起こりやすく、内部統制上大きなリスクになります。

また、過去の稟議書を検索するには紙ファイルを探したり、メールから遡ったりする必要があり、監査対応には非常に手間がかかります。証跡が不十分な状態では不正の温床になるおそれがあり、承認プロセスが適切に実行されたことを客観的に証明できません。承認権限の更新が遅れ、異動者や退職者が誤って承認者として残り続けるケースも発生しやすい点も問題です。適切な統制の維持には、システム化による一元管理が必須です。

稟議ワークフローの設計原則

稟議ワークフローは、スムーズな承認と統制強化の両立を目的に、承認経路・条件分岐・権限設定などを体系的に設計することが重要です。ここでは、稟議ワークフロー設計の基本原則を解説します。

直列承認の設計

直列承認は、稟議を上位者へ順番に回付する最も基本的な承認形式で、承認責任と判断の一貫性が確保しやすい点が特徴です。設計時には、承認順序を明確にし、不要な承認者が含まれていないかを必ず精査します。特に、部署長・部門長・役員など階層が多い組織では、承認が増えるほどリードタイムが長くなるため、金額基準や種別によって承認ステップを最適化することが効果的です。

また、「承認者不在時の滞留」を防ぐため、代理承認やスキップルールを適切に設定しておきましょう。直列承認では責任の所在が明確になる一方、特定の承認者に負荷が集中しやすいため、可視化されたワークフロー管理により処理状況をモニタリングし、承認の偏りを防止する仕組みを合わせて設計する必要があります。

並列承認と合議の設計

並列承認は、複数の承認者へ同時に回付し、全員または一定数の承認を取得した時点で次のステップへ進む形式です。合議や専門部門のチェックが必要な稟議では特に有効で、直列承認に比べてリードタイムを大幅に短縮できます。設計する際は、「全員承認が必須か」「多数決方式か」「特定部門だけ確認すれば良いのか」など、承認成立要件を明確に設定しましょう。

並列承認は承認者ごとに処理の遅延が異なるため、通知方法や期限設定も重要です。また、合議の結果をシステム上に正確に記録し、どの承認者がどのような判断をしたのかが後から確認できるよう証跡管理を整備する必要があります。並列承認・合議は便利な一方、ルールが曖昧だと内部統制上のリスクが生じるため、成立条件と担当範囲を明確に定義した設計が求められます。

条件分岐ルートの設計

条件分岐は、金額・申請区分・部署・プロジェクト・リスクレベルなどの条件に応じて承認者や経路を分ける設計手法です。適切に分岐を設計すれば、不要な承認を省きつつ、必要な専門部門のチェックを確実に挟むことができます。設計時には、分岐条件をシンプルかつ明確に定義し、例外処理が必要なケースを可能な限り減らしましょう。

条件が複雑化しすぎると管理側の負担が増え、誤ったルートに流れるリスクも高まります。そのため、「上限金額」「対象部署」「稟議種別」など、分岐の主要因を絞り込んで設計することが推奨されます。また、組織変更や規程変更が発生した際、管理者が自社で容易に条件を更新できるようにしておくことで運用の安定性が高まります。条件分岐は稟議ワークフローの効率化に不可欠な要素ですが、過度な複雑化を避け、保守性を意識した設計が必要です。

権限管理と職務分掌

稟議ワークフローを設計する際には、承認権限と職務分掌（役割分担）を明確に定義することが必須です。誰がどの金額や種別の稟議を承認できるのか、どの役職にどの範囲の権限を与えるのかを社内規程に基づいて整理する必要があります。

また、承認者と申請者の分離、経理・法務など専門部門のチェック機能といった内部統制上のポイントをワークフローに反映させることが大切です。権限設定が曖昧なまま運用すると、誤った承認や不正リスクが高まり、監査にも対応しづらくなります。

異動・昇格・組織変更に応じて自動で権限が更新される仕組みを整えておくことで、運用負担を軽減できます。細かな閲覧権限制御や操作ログと組み合わせることで、適切な統制を維持しながら稟議の効率的な運用が可能になります。

代理承認と代行ルール

承認者が不在の際に稟議が止まることを防ぐため、代理承認・代行ルールの設計はワークフローの安定運用にとって欠かせません。代理承認は一時的な不在（出張・休暇など）に備えて設定し、代行ルールは長期不在や組織変更に対応する際に利用されます。設計する際は、「どの範囲まで代理が可能か」「どの職位が代行できるか」「代理承認時の通知方法」などを明確にし、権限の乱用を避けるために承認範囲を制限しましょう。

また、代理承認の履歴は通常の承認と区別して記録されることが望ましく、後から監査で確認できる状態が必要です。代理設定が恒常化しないよう、一定期間で設定を見直す仕組みを整えておくことも効果的です。代理承認は便利ですが、適切な統制と記録を伴わなければリスクとなるため、ルールを明確化した上で運用することが大切です。

監査ログと改ざん防止

稟議ワークフローでは、誰がいつ承認し、どのルートを通ったかという操作履歴（監査ログ）を正確に保存することが内部統制の中核です。監査ログが不十分な場合、不正承認や誤操作が発覚しても原因追跡が困難となり、コンプライアンス上の重大なリスクになります。設計時には、承認履歴・コメント・差し戻し理由・添付ファイルの更新履歴などをすべて記録し、改ざんできない仕組みを整備する必要があります。

過去の稟議書を検索・抽出しやすい構造にすることで、監査や内部チェックが格段に効率化します。退職者・異動者が誤って承認ルートに残らないよう、アカウント管理と権限更新も密接に連動させましょう。監査ログの設計は「透明性の確保」と「不正防止」に直結するため、特に慎重に検討すべき要素です。

稟議後プロセス連携

稟議は承認されて終わりではなく、承認後のプロセスと連携することで業務全体の効率が大きく向上します。たとえば、購買稟議であれば発注システムと連携し、承認後に発注データを自動生成する、契約稟議であれば契約書管理システムへ情報を引き継ぐなど、後工程との接続を設計しましょう。

また、経費・予算との整合性を保つために会計システムと連携し、承認金額を自動反映させる運用も有効です。承認後プロセスを手動で行うと転記ミスや二重管理が発生しやすく、担当者の負担も大きくなるため、自動化の設計は業務品質向上に直結します。

稟議の内容に応じて関連するタスク管理ツールやチャットツールへの通知を行うことで、実務担当者が次のアクションを確実に把握できます。稟議後プロセスとの連携は、ワークフロー全体の生産性を高める要素となります。

ワークフローシステムの選び方

ワークフローシステムは、自社の業務特性や承認フローに合った機能・安全性・コストを軸に選定しましょう。導入後の運用負担や拡張性も考慮し、長期的に使える製品を見極める必要があります。ここでは、選び方のポイントを解説します。

必須機能が揃っているか

ワークフローシステムを選ぶ際には、まず自社の業務に必要な機能を網羅しているかを確認しましょう。申請・承認ルートの設定、条件分岐、差し戻し、代理承認、閲覧権限管理などは、多くの企業で必須となる汎用機能です。また、Excelフォームの取り込み、テンプレート作成、承認期限のアラート、モバイル承認なども、運用効率に直結するため優先度は高くなります。

組織変更や規程変更に合わせてルートを管理者が自社で柔軟に変更できるかも、長期運用の安定性を左右するポイントです。デモやトライアルを通じ、業務要件に対して機能が不足していないかを具体的に確認することが大切です。

セキュリティは十分か

ワークフローは申請書・稟議書・個人情報・経理情報など重要なデータを扱うため、安全性は最優先で確認すべきポイントです。通信の暗号化（HTTPS/TLS）、データの暗号化、IP制限、多要素認証（MFA）、アクセス権限の細かな設定、監査ログの取得などが備わっているかを必ずチェックしましょう。また、クラウド型の場合は、データセンターの認証（ISO 27001、SOC2など）やバックアップ体制、災害対策（DR/BCP対策）も確認すべきポイントです。

退職者・異動者のアカウント管理が適切に行える仕組みがあるか、ログの改ざん防止が担保されているかも確認しましょう。セキュリティ要件を満たさないシステムを選ぶと、インシデントや内部統制上のリスクを抱えるため、慎重に評価する必要があります。

サポートは手厚いか

ワークフローシステムは運用開始後に設定変更やトラブル対応が発生するため、サポート体制の充実度は導入効果に大きく影響します。問い合わせ窓口の対応スピード、マニュアルやFAQの充実度、オンボーディング支援の有無などを確認しましょう。導入初期に承認ルートの整理や既存業務の変換作業を支援してくれる企業は、運用定着までの負担が軽減されます。

クラウド型の場合、アップデートの頻度や新機能追加の案内がしっかりしているかも確認すべきところです。運用担当者向けの研修やセミナーがある製品は、社内の自走化が進みやすい傾向があります。トライアル期間中に実際のサポートレベルを確認し、「運用で困ったときに頼れるか」を事前に判断しましょう。

コストパフォーマンスはよいか

ワークフローシステムの料金は、初期費用・月額費用・ユーザー数・機能範囲によって大きく変わります。単に安価な製品を選ぶのではなく、必要な機能と運用コストのバランスを見ることが大切です。機能不足により追加ツールが必要となれば、結果的に費用が増えるケースもあります。

また、ユーザー課金型の場合は全社員利用時の総額、部門課金型の場合は利用範囲の拡張性を考慮すべきです。クラウド型は初期費用が低く、スモールスタートしやすい点がメリットですが、長期運用では月額費用の積み重ねも考慮する必要があります。

保守費用・サポート費用が料金に含まれるかも確認しておきたいポイントです。最終的には総保有コスト（TCO）で比較し、自社にとって最も効率的な投資となるかを評価することが求められます。

稟議ワークフローの導入と移行の手順

稟議ワークフローの導入では、現状の業務整理からデータ移行、運用開始後の定着までを計画的に進めることが必要です。手順を押さえることで移行時の混乱を抑え、スムーズな運用につながります。ここでは、その進め方を解説します。

現状分析と目標設計

稟議ワークフローを導入する際は、まず現状の稟議プロセスを整理し、課題を明確化することから始めます。どの工程で停滞しやすいのか、差し戻しが多い理由は何か、承認ルートが複雑化していないかなどを具体的に把握することが求められます。その上で、導入後に目指す状態を設計します。承認スピードの向上、紙運用からの脱却、証跡管理の改善、部門間の連携強化など、達成したい指標を明確にすると、システム要件が定めやすくなります。

また、部門ごとの稟議種類や特性を踏まえて優先度を整理し、どの範囲から導入するかも検討します。現状把握と目標設計を丁寧に行うことで、運用開始後の齟齬を減らし、システムの活用が進みやすくなります。

データ移行計画

移行時には、紙稟議やExcel稟議など、既存のデータをどこまでシステムに取り込むかを検討します。過去稟議の履歴を参照したい場合は、件名・金額・承認者・日付など必要項目を選び、移行対象の範囲を明確にすることが大切です。また、部門ごとにフォーマットが異なるケースも多いため、統一ルールの策定、データの整形、ファイル形式の変換などを計画的に進める必要があります。

自動取り込み機能が利用できるか、外部システムとの連携でデータ同期が可能かも確認ポイントです。移行作業は本番導入前にテスト環境で検証し、項目の欠落や整合性の乱れがないかをチェックすることが望まれます。

並行運用と切り替え

新システムへの切り替えは、一度にすべてを移行する方法と、一定期間旧運用と併用する方法があります。特に稟議業務は影響範囲が広いため、多くの企業では短期間の並行運用を設定し、操作に慣れてもらいながら徐々に移行する手法が採用されています。並行運用では、どの稟議を旧方式で処理し、どこから新システムに切り替えるのかを明確に定義し、重複申請が発生しないようルールを整備する必要があります。

切り替え時には承認ルートの設定やアカウント登録のミスがないかを事前にチェックし、開始後のトラブルを未然に防ぐ対応が求められます。最終的な本番切り替えは、業務量が比較的少ない時期に行うとスムーズに進められます。

文書標準と教育

稟議ワークフローを安定して運用するためには、稟議書の文書標準化と、利用者への教育が欠かせません。まず、稟議書の必須項目・添付資料のルール・金額基準・承認ルートの条件などを整理し、組織内での共通基準として整備します。部門ごとの独自様式が多い場合は、共通フォーマットへ統合することで運用しやすくなります。

また、導入時には申請者・承認者・管理者それぞれに必要な操作手順を分けて説明し、マニュアルやFAQを整備することが求められます。研修やデモンストレーションを通じて実際の操作を体験してもらうことで、利用者の理解が進みやすくなり、導入後の問い合わせも抑えられます。ワークフローの定着は教育の質に左右されるため、導入時の準備が重要です。

稟議ワークフローの環境を整えて円滑な意思決定を支える仕組みづくりを進めよう

稟議ワークフローは、意思決定のスピード向上と統制強化を目的に、承認ルートの設計からデータ移行、並行運用、社内教育までを計画的に進めることが欠かせません。現状の課題整理と目標設定により必要な機能やフローが明確になり、データ移行では履歴の整合性確保が求められます。

切り替え時は並行運用で混乱を抑え、文書標準化と利用者教育によって継続的に運用が安定します。導入プロセス全体を体系的に進めることで、稟議業務がスムーズにデジタルへ移行します。

• 監修：マネーフォワード クラウド

  マネーフォワード クラウド 業務効率化の基礎知識 編集部では、業務効率化や生産性向上のノウハウ、クラウドツールの使い方など、ビジネスシーンで役立つ基礎知識をご紹介しています。