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  • 作成日 : 2025年7月17日

社内周知の効果的な方法は？例文・テンプレートやおすすめツールも徹底解説

企業の成長を支える上で欠かせない「社内周知」。しかし、多くの企業で「伝える側」と「受け取る側」の間に大きな溝が生まれ、形骸化してしまっているのが現実です。

この記事では、社内周知が失敗する原因を解き明かし、明日から実践できる具体的な解決策を解説します。すぐに使える例文・テンプレートや、業務を効率化する最新ツールまで紹介しますので、ぜひ最後までご覧ください。

そもそも社内周知とは

社内周知とは、組織内で決定した事項や必要な情報を、対象となる社員に正確に伝え、理解・浸透させる活動全般を指します。業務連絡から経営方針の共有まで、その目的は多岐にわたります。

社内周知の言い換え表現

社内周知は、文脈によって様々な言葉で言い換えられます。それぞれの言葉が持つニュアンスを理解し、使い分けることが重要です。

  • 社内通達・お達し：経営層や上層部から、組織全体に対して公式に伝えられる決定事項。上意下達のニュアンスが強い。
  • 業務連絡：日々の業務遂行に必要な、手続きや情報共有。比較的フラットな関係で使われる。
  • 情報共有：部署内やチーム内で、各自が持つ情報を交換し、業務の属人化を防ぐ目的で使われる。
  • 回覧：複数の人が順番に文書を確認し、承認や了知の意思を示すこと。
  • 稟議（りんぎ）：何かを行う際に、関係者からの承認を得るために回す文書。承認プロセスそのものを指す場合もある。

これらの言葉が使われるシーンを想像すると、伝える情報の重要度や公式性の度合いがより明確になります。

社内周知が失敗する根本原因

多くの企業で社内周知が形骸化してしまうのには、共通する原因が存在します。自社の状況に当てはまるものがないか、チェックしてみましょう。

目的とターゲットが曖昧

社内周知で最も陥りやすい罠が、「誰に、何のために伝えるのか」が曖昧なまま情報を発信してしまうことです。「とりあえず全社メールで送っておけば安心」と考えていませんか？

全社員向けなのか、特定の部署向けなのかで、伝えるべき内容の深さや言葉遣いは変わります。目的が「周知すること」自体になってしまい、受け手に「どう行動してほしいのか」が不明確なため、読んでもらえても行動に繋がりません。

情報過多と発信チャネルのミスマッチ

現代のビジネスパーソンは、日々大量の情報にさらされています。メール、チャット、会議など、様々なチャネルから絶えず情報が流れ込む中で、自分に関係の薄い情報まで届くと、本当に大切な情報が埋もれてしまいます。また、緊急性の高い情報をメールで送ったり、じっくり読んでほしい内容をチャットで流したりと、情報の内容と伝達手段が合っていないケースも、周知が失敗する大きな原因です。

一方的な情報発信になっている

社内周知を「上から下へのお達し」と捉え、一方的に情報を送りつけて満足していませんか。発信者は「伝えた」つもりでも、受け手は「よくわからない」「自分には関係ない」と感じているケースは少なくありません。特に、決定事項の背景や目的、社員にとってのメリットなどが説明されていない周知は、共感を得られず、反発を招くことさえあります。双方向のコミュニケーションを意識しない限り、情報の徹底は望めません。

社内周知に効果的な方法

失敗の原因を理解した上で、ここからは社内周知を成功に導くための具体的な方法を5つのステップで解説します。このフレームワークに沿って実践することで、周知は格段に効果的になります。

1. 目的・ゴールの明確化

最初のステップは、周知の目的を具体的に定義することです。

  • 誰に：全社員、〇〇部のメンバー、管理職など、対象者を特定します。
  • 何を：伝えるべき情報を過不足なく整理します。
  • どうなってほしいのか：最も重要な「ゴール」を設定します。

2. 伝達手段（チャネル）の最適化

目的が明確になったら、それを最も効果的に伝えられるチャネルを選択します。

情報の内容最適なチャネル
緊急性の高い情報ビジネスチャット（全体メンション）、必要に応じて電話連絡
公式な決定事項・記録メール、社内ポータル
複雑な内容・背景説明説明会（オンライン/オフライン）、動画
手軽な情報共有ビジネスチャット
社内文化の醸成Web社内報、社内SNS

ターゲットの働き方（内勤か外勤かなど）も考慮し、複数のチャネルを組み合わせて発信するのも有効です。

3. 読まれる情報作成の技術

受け手は件名を見て、その情報を読むべきか一瞬で判断します。本文は、結論（Point）→理由（Reason）→具体例（Example）→結論（Point）で構成されるPREP法を意識すると、論理的で分かりやすい文章になります。箇条書きを活用して視覚的に整理し、一読して5W1Hが理解できる簡潔さを心がけてください。情報は「与える」のではなく「相手が受け取りやすいようにデザインする」という視点が重要です。

4. 発信タイミングの戦略的決定

どれだけ優れた内容でも、タイミングが悪ければ読まれません。

  • 狙い目の時間：始業直後や昼休み明けなど、メールやチャットを確認しやすい時間帯。
  • 避けるべき時間：業務が立て込む月曜の朝や、週末前で気持ちが緩む金曜の夕方は、重要な周知には不向きな場合があります。
  • 事前の予告：重要な周知を行う際は、「〇月〇日に新制度に関する重要な連絡があります」と予告しておくのも、受け手の注意を引く上で効果的です。

5. 周知効果の測定と改善（PDCA）

情報を発信して終わりでは、周知の質は向上しません。「伝わったか」「意図した行動に繋がったか」を必ず確認しましょう。

  • 定量的な測定：ポータルサイトの閲覧数、アンケートの回答率、新システムの利用率など。
  • 定性的な測定：マネージャーへのヒアリング、関連業務の問い合わせ件数の増減など。

その結果を分析し、「なぜ伝わらなかったのか」「次はどう改善すべきか」を考え、次の周知に活かすPDCAサイクルを回すことが徹底への近道です。

社内周知の例文

ここでは、コピー＆ペーストしてすぐに使える社内周知の例文をシーン別にご紹介します。自社の状況に合わせてカスタマイズしてご活用ください。

例文1. 組織変更のお知らせ

件名：【重要】2025年7月1日付 組織変更に関するお知らせ

社員各位

お疲れ様です。人事部の〇〇です。

この度、当社は事業戦略の高度化と意思決定の迅速化を目的とし、2025年7月1日付で組織変更を実施いたします。

  1. 変更の目的
  • 市場の急速な変化に対応するための部門間連携の強化
  • 〇〇事業における専門性の向上と責任の明確化
  1. 主な変更点
  • 新設部署：〇〇本部内に「DX推進部」を新設
  • 部署名の変更：旧：営業推進部 → 新：セールスマーケティング部
  • 主な人事異動：詳細は添付の組織図をご確認ください。 [添付ファイル：新組織図_20250701.pdf]

本件に関するご質問は、人事部（担当：〇〇）までお問い合わせください。よろしくお願いいたします。

例文2. 注意喚起（情報セキュリティ）

件名：【周知徹底・注意喚起】不審なメール（標的型攻撃）に関する注意喚起

社員各位

お疲れ様です。情報システム部です。

最近、取引先や関係者を装った不審なメール（標的型攻撃メール）が国内で急増しており、他社での被害も報告されています。つきましては、情報セキュリティ事故を未然に防ぐため、改めて注意喚起をいたします。

■ 不審メールの特徴

  • 巧妙な日本語で、業務に関係がありそうな件名・内容になっている
  • 実在する人物や組織の名称を騙っている
  • 添付ファイル（Word、Excel、PDF、Zip等）やURLリンクのクリックを促す

■ 皆様へのお願い

  1. 心当たりのないメール、少しでも不審に感じたメールの添付ファイルやURLは絶対に開かないでください。
  2. 万が一、不審なメールを開封してしまった場合は、速やかに情報システム部までご一報ください。

詳細は添付の資料をご確認ください。[添付資料：標的型攻撃メールの見分け方.pdf]

皆様のご協力をお願いいたします。

例文3. 訃報

件名：【訃報】〇〇部 〇〇 〇〇様 ご逝去のお知らせ

社員各位

〇〇本部 〇〇部 〇〇 〇〇様が、かねてより病気療養中のところ、〇月〇日にご逝去されました。（享年〇〇歳）

ここに謹んでお悔やみ申し上げますとともに、お知らせいたします。

なお、ご遺族のご意向により、通夜および葬儀は近親者のみで執り行われます。

つきましては、ご弔問、ご香典、ご供花等は固くご辞退されるとのことですので、何卒ご理解いただけますようお願い申し上げます。

後日、社内にて「お別れの会」を執り行う予定です。詳細は改めてご連絡いたします。

本件に関するお問い合わせは、人事部（担当：〇〇）までお願いいたします。

例文4. 新ルール（経費精算）の導入

件名：【4/1開始・要確認】経費精算システムの変更および新ルールに関するお知らせ

社員各位

お疲れ様です。経理部です。

2025年4月1日より、経費精算の効率化とペーパーレス化を目的として、新しい経費精算システム「〇〇」を導入いたします。

これに伴い、一部申請ルールが変更となりますので、必ず内容をご確認ください。

■ 開始日

2025年4月1日（火）申請分より

■ 主な変更点

  1. システム変更：旧システム → 新システム「〇〇」へ移行
  2. 申請方法：スマートフォンアプリからの写真アップロードによる領収書申請が可能に
  3. 締切変更：毎月月末締め → 毎月5日締め に変更

■ ご対応のお願い

  • 【マニュアル確認】 添付の導入マニュアルをご一読ください。 [添付：新経費精算システム_導入マニュアル.pdf]
  • 【説明会参加】 導入説明会を以下の日程で開催しますので、いずれかにご参加ください。
  • 3月15日（金）10:00-11:00 ・3月18日（月）15:00-16:00 （参加用URL：xxxxxxxx）

ご不明な点は、経理部の〇〇までお問い合わせください。円滑な移行にご協力をお願いいたします。

社内周知のテンプレート

マネーフォワード クラウドでは、社内周知に活用できる無料のテンプレートもご用意しています。Word形式でダウンロードできますので、ぜひご活用ください。

社内周知（ワード）のテンプレート

社内周知（ワード）のテンプレートを無料で提供しています。ぜひご自由にダウンロードして活用ください。

無料でダウンロードする

社内周知を効率化するおすすめツール

社内周知の質と効率を向上させるためには、ツールの活用が欠かせません。ここでは代表的なツールとその活用法をご紹介します。

ビジネスチャット

Slack、Microsoft Teamsなどのビジネスチャットは、迅速な情報共有に最適です。「#全社周知」「#経理連絡」など、目的別のチャンネルを整備することが活用の鍵。リアクション機能を使えば、既読確認や簡単な意思表示もスムーズです。ただし、情報が流れやすいため、ストックすべき情報には不向きです。

社内ポータル・情報ストックツール

Notion、Confluenceなどの社内ポータルサイトや情報ストックツールは、情報を整理・蓄積しておく場として非常に有効です。就業規則や各種申請フォーマット、過去の広報、議事録など、全社員がいつでもアクセスできる情報を整理しておくのに適しています。

Web社内報・動画配信プラットフォーム

Web社内報や動画は、企業のビジョンや社員の活躍といった「共感」を生むコンテンツの発信に適しています。テキストだけでは伝わりにくいトップメッセージや、複雑なシステムの操作説明なども動画にすることで、理解度を格段に高めることができます。

社内周知は「伝える」から「伝わる」コミュニケーションへ

本記事では、社内周知を徹底させるための具体的な方法から、効果的なテクニック、すぐに使える例文・テンプレート、おすすめツールまでを包括的に解説しました。

社内周知がうまくいかない原因の多くは、「目的の曖昧さ」「チャネルのミスマッチ」「一方的な発信」にあります。これらの課題を克服するためには、戦略的な5つのステップ（目的設定→チャネル選択→情報作成→発信→効果測定）を愚直に実践し、PDCAサイクルを回し続けることが不可欠です。

社内周知は、単なる作業ではありません。社員との信頼関係を築き、組織を同じ方向に動かすための重要なコミュニケーション活動です。今回ご紹介したノウハウを参考に、ぜひ貴社の社内周知を「伝えるだけ」から「確実に伝わり、人を動かす」ものへと進化させてください。


※ 掲載している情報は記事更新時点のものです。

  • 【監修】マネーフォワード クラウド 業務効率化の基礎知識

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