作成日 : 2025年7月17日

備品管理をエクセルで行う方法をわかりやすく解説！無料テンプレートつき

備品管理をきちんと行いたいと思っていても、「どこから手をつければよいか分からない」「エクセルで管理表を作ったが活用しきれていない」と感じている方も多いのではないでしょうか。この記事では、初心者でも簡単に実践できる、エクセルを使った備品管理の具体的な方法やポイントをわかりやすく解説します。Microsoftやマネーフォワードが提供する無料テンプレートも紹介していますので、すぐに使い始めることが可能です。

備品管理をエクセルで行うメリット
備品管理をエクセルで行う方法
備品管理に役立つ無料のエクセルテンプレート
- 備品・ソフトウェア管理表
- 備品在庫管理表
備品管理のエクセル運用を効率化するコツ
備品管理をエクセルで行う場合の注意点
エクセルで備品管理を効率化しましょう

備品管理をエクセルで行うメリット

備品管理を行う方法はいくつかありますが、まずはエクセルを使う具体的なメリットについて詳しく解説していきます。

低コストで導入しやすい

エクセルは多くの企業で既に導入されているため、新たに専用のシステムやソフトを購入する必要がありません。そのため、初期投資を抑え、コストをかけずに備品管理を始めることができます。特に規模の小さい企業や、予算に限りのある企業にとってはメリットが大きいです。

柔軟にカスタマイズできる

エクセルは自由に項目や表のデザインを変更できるため、企業や部署ごとの独自の管理方法に柔軟に対応できます。例えば、備品名や購入日、設置場所、利用者情報など、管理したい項目を自由に追加・変更できます。複雑な作業を必要とせず、管理内容を企業の状況に合わせて自由に調整できる点が魅力です。

データ集計・分析が簡単にできる

エクセルは入力したデータの集計や分析が簡単に行えるツールです。備品の使用頻度や消耗品の補充タイミングなども、関数やピボットテーブルを使って簡単に可視化できます。その結果、備品の購入計画や予算管理を効率的に進められるようになります。特別な専門知識がなくても、すぐにデータを扱えることもエクセルを活用するメリットの一つです。

他の業務ツールとの連携がスムーズ

エクセルはWordやPowerPoint、Outlookなど、Microsoftのほかのツールとの親和性が高く、簡単にデータを共有・連携することができます。さらに、CSV形式のファイルに書き出して他の業務システムやクラウドツールと連携することも可能です。これにより、部署をまたいだ情報共有や業務の効率化にもつながります。

備品管理をエクセルで行う方法

備品管理をエクセルで効果的に行うには、単に表を作って終わりではありません。具体的な手順を順番に進めることで、誰でもわかりやすく、漏れのない管理が可能になります。ここでは、初心者でも実際に手を動かしながら実践できるよう、詳しく解説します。

Step1. 備品情報の項目を整理する

まず最初に、管理すべき備品情報の項目を整理しましょう。一般的に管理すべき項目は以下のようなものがあります。

項目名	項目の説明	記入例
備品番号	備品ごとに付ける一意の管理番号	PC-0001
備品名	備品の名称	ノートPC
カテゴリー	備品の種類（IT機器、家具など）	IT機器
購入日	購入した日付	2024/01/15
購入価格	備品の購入金額	¥150,000
使用者	使用している従業員の名前	山田太郎
設置場所	備品が配置されている場所	本社5階・営業部
備品の状態	備品の使用状況（使用中・故障・廃棄済）	使用中
備考	特記事項（修理履歴・補足事項など）	2024年4月にメモリ増設

管理表は、1行目に「備品番号」「備品名」「購入日」などの項目を並べ、2行目以降に１つ１つの備品に関する情報を入力していきます。

Step2. データの入力方法を工夫する

エクセルでは入力ミスが起きやすいため、データの精度を高めるための工夫が必要です。特に、以下の機能が役立ちます。

ドロップダウンリスト

「備品の状態」や「カテゴリー」など、入力する情報が限られている場合、ドロップダウンリスト（プルダウン）を設定しましょう。

設定手順

設定したいセルを選択
「データ」→「データの入力規則」をクリック
「設定」タブで「入力値の種類」を「リスト」に変更し、設定項目（例：「使用中, 故障, 廃棄済」）を入力
「OK」をクリックして完成

入力規則

「購入日」や「購入価格」など、数値や日付の入力ミス防止のために入力規則を設定できます。

設定手順

設定したいセルを選択
「データ」→「データの入力規則」をクリック
「入力値の種類」で「日付」「整数」を選択
「データ」で「次の値の間」を選択
許容する範囲を設定して「OK」をクリック

Step3. 入力したデータを整理・集計する

データ入力後は、エクセルの機能を使って、備品データを簡単に分析しましょう。

フィルター機能

項目ごとにデータを素早く抽出できます。「データ」タブ →「フィルター」を選択すると、項目ごとの絞り込みが可能になります。

ピボットテーブル

備品管理表のデータをピボットテーブルで集計すると、カテゴリーごとや部署別の備品数、購入費用の合計などを簡単に抽出できます。

ピボットテーブルの作成方法

データ範囲を選択
「挿入」→「ピボットテーブル」をクリック
集計したい項目（カテゴリー、設置場所など）をドラッグして配置するだけで集計完了

Step4. 条件付き書式で見やすい表に整える

エクセルの条件付き書式を使えば、セルのデータに応じて自動的に書式（色や文字スタイル）を変更する機能です。この機能を使えば在庫が一定数以下になった備品や故障中の備品など、特定の条件に一致したセルを強調表示できます。

設定手順

条件付き書式を設定したいセル範囲を選択
「ホーム」タブの「条件付き書式」→「セルの強調表示ルール」→「文字列」を選択
特定の文字列（故障、廃棄済）を入力し、色を設定

Step5. 定期的なデータ更新とバックアップを徹底する

備品管理は定期的なデータ更新が不可欠です。以下の運用ルールを設定しましょう。

更新頻度の設定
毎月1回や四半期に一度など、必ず棚卸しを行い、最新の状態に更新しましょう。
バックアップの実施
重要なデータを失わないために、クラウドサービス（OneDrive、Googleドライブ）や社内サーバーなどに定期的にバックアップを取ることを推奨します。

備品管理に役立つ無料のエクセルテンプレート

備品管理をエクセルで行う際、テンプレートを活用することで、作業の効率化やミスの削減が期待できます。ここでは、Microsoft公式およびマネーフォワードが提供する無料のエクセルテンプレートをご紹介します。

備品・ソフトウェア管理表

Microsoftが提供する「備品・ソフトウェア管理表」は、社内の備品やソフトウェアの情報を一括で管理できるテンプレートです。フィルター機能を活用することで、必要な情報を迅速に検索できます。また、A4用紙に印刷してファイリングすることも可能です。

このテンプレートは、備品の一覧化やソフトウェアのライセンス管理など、さまざまな用途に対応しています。シンプルな構成でありながら、必要な項目が網羅されているため、初めて備品管理を行う方にも適しています。

備品・ソフトウェア管理表 – Microsoft公式

備品在庫管理表

マネーフォワードが提供する「備品在庫管理表」は、備品の在庫状況を把握しやすいシンプルなテンプレートです。小規模事業者から中小企業まで、幅広い企業規模に対応しています。

このテンプレートでは、備品名、数量、設置場所、取得額などの項目が用意されており、日々の在庫管理や棚卸し作業に役立ちます。また、エクセル形式で提供されているため、必要に応じて項目の追加やレイアウトの変更が容易です。

▶備品在庫管理表のテンプレートを無料でダウンロード

備品管理のエクセル運用を効率化するコツ

備品管理をエクセルで実施する場合、工夫次第で管理業務の効率を大幅にアップさせることが可能です。この章では、エクセルをさらに効果的に活用するための具体的な方法やテクニックを解説します。

マクロ（VBA）で定型業務を自動化する

エクセルに備わっているマクロ機能（VBA）を活用すると、定型業務を自動化できます。例えば、新規備品登録の際の備品番号の自動発行や、備品の在庫が一定以下になった際のアラート表示などをマクロで設定できます。VBAを一度設定しておけば、人的ミスの削減と作業時間の短縮につながります。

クラウドサービスを活用してリアルタイム共有する

エクセルファイルの共有をクラウドサービス（OneDriveやSharePoint、Googleドライブなど）で行えば、複数人でリアルタイムにデータを更新できます。バージョン管理やデータの重複、競合などのトラブルを減らせるほか、常に最新データが管理できるため効率的です。

定期的な棚卸しの運用ルールを決める

効率的に備品管理を行うには、明確な運用ルールを設定し、定期的に棚卸しを行うことが重要です。以下のようなルールを設けると運用がスムーズになります。

毎月1回、部署ごとに備品の状態を確認して更新する
半年ごとに不要な備品の処分やメンテナンスを検討する
棚卸し作業後は必ずデータのバックアップを取る

これらの具体的なコツを日常的に実践することで、エクセルを使った備品管理を効率よく、かつ正確に進めることができます。

備品管理をエクセルで行う場合の注意点

エクセルは備品管理に非常に便利なツールですが、注意すべきポイントもいくつか存在します。ここではエクセル管理特有の落とし穴や、管理業務を行う上で見落としがちなポイントを詳しく解説します。

データ入力ミスや重複登録のリスクがある

エクセルは自由にデータを入力できる反面、入力ミスや重複登録が起きやすい傾向にあります。例えば、備品番号や備品名が少し異なるだけでも同じ備品が複数登録されてしまう可能性があります。特に、複数人で管理を行う場合はこのリスクが高まります。データの整合性を維持するためには、入力ルールを明確化し、入力後の定期的なチェックを徹底することが重要です。

ファイル共有やバージョン管理が煩雑になりやすい

複数人で備品管理表を共有して使う際、エクセルファイルのバージョン管理が難しくなりがちです。複数人が同時に編集を行った場合、最新版がどれか分からなくなったり、データが重複・消失したりする恐れがあります。ファイルの命名規則を決めたり、クラウド上（OneDriveやSharePointなど）でリアルタイム共有できる仕組みを整えたりすることが重要です。

セキュリティ面でのリスクが高まる

備品管理表には、使用者情報や購入金額などの機密情報が含まれることがあります。エクセルファイルをパスワードなしで共有すると、情報漏洩のリスクが高まります。特に、USBメモリやメールでファイルを受け渡す場合は注意が必要です。ファイル自体にパスワードを設定するほか、アクセスできる社員を限定した共有フォルダやクラウドサービスを活用するなどの対策を取るべきです。

データ量が増えると動作が重くなり管理しにくくなる

備品の数が増えたり、過去の履歴情報が蓄積されたりするにつれて、エクセルファイルが重くなり動作が遅くなることがあります。特に、備品管理の履歴を1つのシートにまとめすぎると、データ処理が難しくなります。定期的にデータを整理・アーカイブしたり、複数シートやファイルに分割したりすることで、運用上の負荷を軽減できます。

エクセルで備品管理を効率化しましょう

備品管理は企業活動の基礎となる重要な業務ですが、エクセルを活用すれば低コストで手軽に導入でき、効率的な運用が可能になります。今回ご紹介した手順やコツを取り入れることで、誰でもスムーズに備品管理を始められるでしょう。ただし、データ管理のミスやセキュリティ対策には注意が必要です。無料のテンプレートを活用しながら、エクセルを使った備品管理をさらに進化させ、自社の業務効率化に役立ててください。

※ 掲載している情報は記事更新時点のものです。