バックオフィスから経営を強くする

新規登録
  1. 「マネーフォワード クラウド」
  2. 業務効率化の基礎知識
  3. テレワークとは簡単に言うと何？ 導入のメリットや成功のポイントを解説
  • 更新日 : 2025年5月1日

テレワークとは簡単に言うと何？ 導入のメリットや成功のポイントを解説

テレワークは、従業員がオフィス以外の場所で働くことを可能にする柔軟な働き方であり、最近では企業の働き方改革の一環として注目を浴びています。

本記事では、テレワークの定義からそのメリット、導入時の注意点、成功させるためのポイント、必要なツールについて詳しく解説します。

目次

テレワークとは

テレワークとは、「離れた」を意味するTeleと「働く」のWorkを組み合わせた造語です。
「情報通信技術を活用した、場所や時間にとらわれない柔軟な働き方」を指します。

なお、テレワークとリモートワークは、基本的に同じ概念を示す言葉です。どちらも職場から離れた場所で勤務を行う形態を表し、主に自宅やカフェなどのオフィス外での働き方を指します。

テレワークは、一般的に「遠隔で働くこと」を強調した用語です。特定の場所に縛られずに業務を遂行できる柔軟性を示します。一方、リモートワークは、「遠く離れた場所から働く」という意味合いが強く、主にオフィス以外の場所で働くことを指します。

テレワークが普及する中で、リモートワークという言葉も一般的になりました。2020年以降の新型コロナウイルスの影響でリモートワークが急増し、多くの企業がこの働き方を導入しています。

テレワークの種類

次に、テレワークを3種類に分け、その違いについて見ていきましょう。

在宅勤務

在宅勤務は、自宅を主な作業場所として業務を行う働き方を指します。2020年には新型コロナウイルスの影響で、多くの企業が在宅勤務を取り入れました。

在宅勤務では、従業員が自宅で直接仕事を行うため、通勤時間を削減できるというメリットがあります。日本では平均通勤時間が約40分とも言われ、これを無くすことにより、余暇時間の確保や家庭との両立が可能になります。小さなお子さんがいる家庭や介護が必要な家族がいる場合には柔軟な働き方ができるようになることで、ストレスが軽減され、より仕事に集中しやすくなるでしょう。

サテライトオフィス勤務

サテライトオフィス勤務は、企業が自社オフィスの近くに設置した小規模なオフィスで働くスタイルを指します。サテライトオフィスは、通常のオフィスからのアクセスが簡単で、通勤時間の短縮や、集中して仕事に取り組む環境を提供できる場所が選ばれます。従業員は自宅やメインオフィスから離れたオフィスを利用することで、効率や仕事の満足度向上を体感できます。

さらに、チームのメンバーが同じスペースで働けば、対面でのコミュニケーションが促進されます。リモートワークの普及に伴い、社内のつながりが希薄になることが懸念されていますが、サテライトオフィスを活用することで、同僚との交流を簡単に実現できるのです。

従業員の働きやすさやチームの結束力を高める効果から、企業におけるテレワークの一環として、サテライトオフィス勤務が注目されています。また、地域活性化や地方創生の観点からも、サテライトオフィスの設置が推進されています。

モバイルワーク

モバイルワークは、自宅やオフィスの外で自由に働くスタイルです。スマートフォンやタブレット、ノートパソコンの普及によりどこでもインターネットにアクセスできる環境が整ったことで、カフェや公共交通機関で、また移動中にも仕事ができるようになりました。

出先での待機時間を有効に活用し、移動時間を短縮できるため、効率的に業務をこなすことができます。従業員によっては、クリエイティビティやモチベーションも向上するでしょう。

企業がテレワークを導入するメリット

企業がテレワークを導入することで得られるメリットは以下のとおりです。

従業員の通勤時間や負担の軽減

テレワークの導入により、従業員の通勤時間や負担が軽減されます。

まず、通勤時間の削減について考えてみましょう。通勤時間を短縮することで、従業員はその時間を仕事やプライベートに充てられます。通勤ラッシュのストレスや心の負担も大きく軽減されます。

また、長時間の移動や混雑した公共交通機関での移動は、身体にも負担です。オフィス勤務で感じる疲労感を軽減できるため、従業員は仕事に集中しやすく、結果的に生産性の向上につながるでしょう。

さらに、テレワークの導入により通勤で発生するCO2排出や交通渋滞を軽減することができ、環境にも配慮した働き方が実現できます。

地方の優秀な人材の獲得

テレワークは、地方に住む優秀な人材を企業が獲得するためにも効果的です。エンジニアやデザイナーには、優れたスキルを持った人材が地方にも多数存在しており、彼らを積極的に採用できます。

地方在住の人材にも目を向けることで、企業にとっては優秀な人材を採用できる可能性が高まります。さらに、地域に根付いた視点や多様なバックグラウンドを活かし、新しいマーケットの開拓やビジネスの発見に役立つアイデアを得ることもできるでしょう。このように地方の人材の獲得は企業にとって競争力向上につながります。

交通費やオフィスコストの削減

テレワークの導入で、企業は交通費やオフィスにかかるコストを大幅に削減することができます。

まず交通費について見ていきます。従業員が自宅で仕事をすれば、通勤に必要な交通費を削減できます。都市部において従業員へ高額な通勤費を払っている場合には大きな利点です。

次にオフィスコストです。従業員が自宅やサテライトオフィスで勤務するため、広いオフィスを構える必要がなくなります。オフィスの面積を縮小することで、賃貸料や光熱費、備品管理などの運営コストを削減できます。

また、オフィスの維持に必要な人件費も軽減されます。清掃や設備管理、人事などの業務が少なくなることで、さらにコストを抑える効果が期待できます。

災害時における事業継続性の確保

災害時における事業継続性の確保は、企業にとって重要です。災害発生時、オフィスへのアクセスが困難になっても、テレワークを通じて従業員は自宅や安全な場所から業務を続行することが可能です。情報管理ツールや通信手段を整備しておくことで、スムーズに従業員同士でコミュニケーションを図りながら業務を継続できます。

また、リモート作業が可能になることで、災害時の人員配置に対しても柔軟に対応できるようになります。特定の地域での災害により、オフィスの活動が制約される場合でも、他の地域で業務にあたれます。このような体制を整えておけば、経済的損失を最小限に抑えることができるのです。

企業がテレワークを導入する注意点

企業がテレワークを導入する際の注意点を紹介します。

勤怠管理や労働実態の把握が難しい

テレワークでは、従来のオフィス勤務とは異なり、従業員が物理的に離れた場所で働くため勤怠管理や労働実態の把握が困難になります。

例えば、従業員が自宅で作業をしている場合、業務が本当に行われているのかどうかの確認が難しくなります。また、在宅勤務では自己管理が重要になるため、従業員によっては勤務時間が不規則になったり、過労のリスクが増加したりすることもあります。

加えて、労働実態を正確に把握するためのデータ収集が難しくなります。従業員からの業務報告の仕組みが構築不十分だと、実際の労働状況と報告内容の食い違いが発生しやすいです。

勤怠管理システムや労務管理ツールを導入し、リアルタイムでデータを確認しながら労働状況を可視化していくことが求められます。

情報漏洩のリスクが大きい

テレワークには情報漏洩のリスクが伴います。個人のデバイスや公共のネットワーク環境で業務を行うことが増えれば、機密情報や顧客データが外部に漏れやすくなるからです。例えば、自宅のWi-Fiが不正アクセスされると、重要なデータが外部の危険にさらされることになります。

また、社内情報を含むメールの誤送信、重要な戦略や個人情報を含んだファイルの共有などの恐れもあります。リスクを軽減するためには、定期的な情報セキュリティの研修や、セキュリティルールの策定が必要です。

生産性が低下する恐れがある

テレワークは生産性が低下するリスクを抱えています。

在宅勤務では、家事や子供の世話など、仕事に関連しない事柄が業務の邪魔になることがあります。特に小さな子供がいる家庭では、集中力を維持することが難しいと感じる人が多いです。

また、コミュニケーション不足も大きな影響を与えます。対面でのやり取りが減少すると情報共有や問題解決のスピードは遅くなります。ニュアンスも伝わりにくいため、誤解を招くことも考えられます。

さらに、自己管理の難しさも生産性の低下を引き起こす要因です。オフィス環境ではある程度のルーチンが整っているため、業務へ集中しやすいですが、在宅勤務ではルーチンが崩れがちです。自己管理が苦手な人にとって、適切な作業の進め方を維持するのが大変になることがあります。

導入コストがかかる

テレワークの導入には一定のコストがかかることが多いです。企業がテレワークを実施するためには、必要な設備やシステムの整備が求められます。VPNやクラウドサービスなど新たな技術やツールの導入のためには、初期投資が発生します。

また、ソフトウェアの導入に伴うライセンス料や、専門的なITサポートの外部委託もコスト要因として考えられます。例えば、ビデオ会議ツールやプロジェクト管理ツールなどが必要になる場合、それぞれに月額の利用料が発生します。

長期的に見ればテレワークにはコストを上回るメリットが期待できますが、コストをどのように賄うか、どの程度の導入費用が必要なのかをしっかりと把握しておくことが大切です。

テレワークの導入に向いている職種とは

テレワークはすべての仕事に万能ではなく、向き・不向きがあります。まず、テレワークに適している職種にはどのような共通点があるのか、その特徴を押さえておきましょう。また、テレワーク導入との相性が良い職種についても解説します。

テレワークの導入に向いている職種の特徴

業務のデジタル化が容易で、場所にとらわれずに遂行できる

テレワークに向いている仕事の第一の特徴は、オフィス以外の場所でも問題なく遂行できる業務内容であることです。業務がパソコンやインターネット上で完結し、特定の現場や設備に依存しない職種が該当します。例えば、書類作成やデータ分析などは自宅でもこなせますが、対照的に「工場で機械を操作する」「病院で患者を診る」といった作業は物理的にオフィス外では困難です。

オフィスにいなくても支障なくできる仕事をわざわざ通勤して行うのは非効率とも言えます。こうした業務のデジタル化・オンライン化が容易な職種はテレワーク導入に適しており、実際に情報通信技術を扱う職種や専門職ではテレワーク実施率が高い傾向にあります。

コミュニケーションがオンラインで完結できる

二つ目の特徴は、業務上のコミュニケーションをオンラインツールで代替できることです。職種によっては頻繁な対面打ち合わせや現場での連携が欠かせない場合もあります。しかし、例えば社内外とのやり取りをメールやビジネスチャット、Web会議で十分にこなせる仕事であれば、物理的に同じ場所に集まる必要はありません。

世の中にはオンライン上のコミュニケーションだけで支障なく回る業務が数多く存在しており、そのような職種はできるだけ早期にテレワーク化するのが望ましいとも言われます。オンライン環境で円滑に情報共有や意思疎通が図れる職種であれば、テレワーク導入後も仕事の生産性や協調性を維持しやすいでしょう。

業務成果が定量化・明確化しやすい

三つ目の特徴は、仕事の成果を客観的な成果物や数値ではっきり測定できることです。テレワークでは上司が部下の働く姿を直接見て評価することが難しくなるため、アウトプット重視で評価可能な職種が向いています。例えば、ITエンジニアが開発したプログラムコード、ライターが執筆した記事や原稿、デザイナーが制作したデザインのように、成果物やKPIで業績評価できる仕事であれば、在宅でも適切に成果を把握できます。

逆に言えば、成果が目に見えにくく進捗管理が属人的になりがちな業務は、テレワーク下で公平な評価を行うのが難しいため注意が必要です。成果主義・目標管理が浸透し、「何を成し遂げたか」で評価できる職種ほどテレワーク導入のハードルが低いと言えるでしょう。

テレワークの導入に向いている職種1:システムエンジニア

システムエンジニア（SE）は、コンピューターシステムの設計・開発・運用保守などを担う職種です。顧客の要件を聞き提案・設計を行い、プログラマーと協力してシステムを実装・テストし、納品後の管理を行うといった幅広い業務を担当します。これらの業務は基本的にパソコン上の開発環境とインターネットがあれば遂行可能であり、働く場所の制約を受けにくいのが特徴です。ソフトウェア開発などIT分野は日本国内でもテレワーク化が特に進んでいる領域で、クライアントとの打ち合わせやチーム内の連絡もオンラインのクラウドツールやチャットで行うケースが増えています。

SEの仕事は成果物（設計書やプログラムコード）によって評価しやすく、物理的な出社をしなくても生産性を発揮できる点がテレワーク向きです。また、IT業界ではリモート協業のノウハウやツールが蓄積されており、リモートでもチーム開発を支える仕組み（リポジトリ共有、オンライン会議によるスクラムミーティング等）が整っています。場所や時間に縛られない働き方はSE自身の効率とモチベーション向上にもつながるでしょう。

テレワークの導入に向いている職種2:Webデザイナー

Webデザイナーの主な業務内容は、企業や商品のウェブサイトのレイアウト設計やバナー画像の制作など、デジタルコンテンツの視覚デザインを作成することです。クライアントや社内からデザインの要件をヒアリングし、それをもとにデザインカンプ（見本）を作り上げていきます。必要な作業は専用のデザインソフトとパソコンがあれば完結するため、自宅などオフィス外でも十分に対応できる仕事と言えます。

フリーランスのデザイナーなど場所に縛られず活躍している人も多く、個人で働く場合は極端に言えば明日からでもテレワーク化が可能とも言われるほどです。

デザイン業務は成果物（デザインデータ）がはっきりと形に残るため、アウトプットをもとに評価・修正が行いやすい点でテレワークと親和性があります。実作業は集中して黙々と取り組むことが多く、クリエイター自身が整えた環境（高性能PCや描画タブレット等）さえあればオフィスと同等のパフォーマンスを発揮できます。また、出来上がったデザインはオンラインで即共有できるので、フィードバックもチャットやビデオ会議でスピーディに回せます。

近年はデザインレビューもリアルタイムで共同編集できるツールが発達しており、オンライン前提で完結できる業務プロセスが確立されつつあります。

テレワークの導入に向いている職種3:ライター

ライターは、記事やコンテンツなど文章の執筆・編集を主な業務とする職種です。雑誌・書籍からWebメディアまで活躍の場は広く、近年は特にウェブサイト向けのコンテンツライターやブロガーなどオンライン媒体での執筆ニーズが増えています。

ライターの仕事は基本的にリサーチと文章作成であり、必要なのはパソコンとテキストエディタ、そしてインターネット上の情報源だけです。従来、紙媒体の編集者は社内で打ち合わせを重ねるケースもありましたが、この10年ほどでWeb上での編集作業が急速に普及し、在宅で完結できる体制が整ってきました。

ライターはノートPCさえあればどこでも執筆できるため、フリーランスライターの多くは自宅やカフェで仕事をしています。文章という成果物はデジタルデータで簡単に共有・校正できるため、編集者とのやり取りもメールやGoogleドキュメント上でリアルタイムに進められます。成果物が明確で評価もしやすいですし、執筆作業自体も基本は一人で完結するため、テレワーク下でも生産性が維持しやすいでしょう。

テレワークの導入に向いている職種4:マーケティング担当者

マーケティング職は、自社の商品やサービスを売るための戦略立案やプロモーション施策の実行を担う職種です。市場リサーチを行い、競合動向や顧客ニーズを分析して、効果的な販売方法やキャンペーンを企画するのが主な仕事になります。近年注目されるWebマーケターは、ウェブ広告の運用やSNS発信、サイトのアクセス解析などオンライン上でのマーケティング活動を専門とする職種で、その業務の多くがインターネット上で完結します。

マーケティング業務はパソコンとネット環境さえあれば遂行可能なタスクが多く、在宅勤務との相性は良好です。データ分析や資料作成、企画書の立案などはオフィスでなくとも可能です。業務成果も売上数値やKPIで評価されるため、テレワーク下でも成果主義でマネジメントしやすい側面があります。

オンライン広告の効果測定やウェブサイトの改善提案などは専門ツールにログインすればどこでも作業できますし、社内外との打ち合わせもWeb会議で十分対応できます。むしろ全国各地の顧客データを扱うような場合、場所に縛られない方が迅速に市場の声を拾えるメリットもあるでしょう。マーケターはトレンドのキャッチアップが命ですが、SNSやウェブニュースで最新情報を得る作業は自宅でも問題なく行えます。

テレワークの導入に向いている職種5:一般事務・バックオフィス

事務職（バックオフィス業務）は、企業内で各種のサポート業務や庶務を担当する職種です。データ入力や書類作成、ファイリング、メール・電話対応、備品管理、経理補助、人事手続きなど、その範囲は多岐にわたります。従来、紙書類の整理や来客応対などオフィスにいないとできない業務も含まれていましたが、一方でPC上で完結する事務作業も多く存在します。

近年は社内文書のペーパーレス化や、電話の転送システム導入によって、事務職でも在宅で対応可能な仕事が増えてきました。一般事務の仕事は基本的にデスクワークであり、資料作成やデータ処理など場所を問わず遂行できるタスクが中心です。例えば、社内向けの報告書を作成して回覧する場合でも、紙ではなくPDFで作成しクラウド上で共有すれば出社せずに周知できます。経理業務でも請求書や稟議書類を電子化し、オンラインで承認フローを回すことで在宅で決裁まで完了できます。

成果の面でも、事務作業は処理件数や正確性など定量化しやすい指標で評価できますし、何より従業員にとっては通勤ストレスが減る分ミス削減や集中力向上が期待できるでしょう。

テレワークを導入する手順

テレワークは単なる労働場所の変更ではなく、組織としての仕組みの見直しも必要です。導入を円滑に進めるためには、段階的かつ計画的な取り組みが求められますので解説します。

ステップ1:テレワーク導入の目的と課題を整理する

まずは、企業としてテレワークを導入する目的を明確にしなければなりません。生産性の向上、従業員のワークライフバランス支援、人材確保の強化、災害時の事業継続性向上など、想定される目的はさまざまです。目的が不明確なままでは、導入後の方針や制度設計にも一貫性が欠け、従業員にとって分かりづらいものとなります。

次に、自社の業務におけるテレワーク実現のハードルを把握することが重要です。紙書類、業務システムの利用環境、情報セキュリティ体制、従業員のICTリテラシーなど、さまざまな要素が障壁となる可能性があります。業務内容を精査し、在宅での遂行が可能かどうかを検討する必要があります。

すべての職種に一律で導入するのではなく、職種や業務内容に応じて優先順位をつける視点も欠かせません。

ステップ2:社内制度とルールを整備する

テレワークの導入に際しては、社内規程や就業ルールを明文化する必要があります。従来の出社を前提とした勤務体制では対応できない場面が多いため、勤務時間の管理、業務の指示命令系統、労働時間の記録方法などを再設計する必要があります。労働基準法との整合性も意識しながら、法務・人事・労務部門と連携して整備を進めましょう。

また、評価制度についても再考することが求められます。勤務態度やプロセスを重視していた評価基準では、テレワーク環境での公平な人事評価が難しくなる可能性があります。成果や目標達成度を中心に据えた制度へと見直すことで、社員が働く場所に関係なく適切に評価される仕組みをつくることができます。

勤務ルールの策定では、労働時間の開始・終了の申告方法、業務報告の頻度や様式、業務時間中の連絡手段など、日常的な運用に関わる取り決めも含めておくとスムーズです。従業員が安心して働けるように、制度内容を丁寧に伝え、理解を促す工夫も必要でしょう。

ステップ3:ICT環境とセキュリティ対策を構築する

テレワークの実現には、業務を遂行するためのICT環境の整備が不可欠です。社内システムへのリモートアクセスを可能にするVPNや、クラウド型グループウェア、ビジネスチャット、オンライン会議ツールなどを導入することが考えられます。導入後の操作説明やサポート体制もあわせて構築することで、従業員のITツールへの不安を軽減できます。

あわせて、情報セキュリティの観点からの配慮も欠かせません。機密情報の取り扱いルールやデバイスの管理方法、ファイル共有時の暗号化、公共のWi-Fi利用に対する注意喚起など、セキュリティ対策を講じることが求められます。テレワーク端末にウイルス対策ソフトを導入する、あるいはシンクライアント端末を活用するなど、企業ごとの事情に応じた方法を選ぶことが大切です。

導入初期には、セキュリティポリシーをまとめたガイドラインを社内に共有し、従業員の意識を高める機会を設けましょう。継続的に運用していくうえでは、定期的な見直しとアップデートも必要です。

ステップ4:試行導入と評価を行い改善を重ねる

制度や環境の整備が一定の水準に達した段階で、いきなり全社に導入するのではなく、まずは一部の部門や職種で試行導入を行うのが望ましいとされています。試行期間を設けることで、業務上の課題や運用上の不具合を早期に把握し、改善策を講じることができます。勤怠報告の方法が煩雑である、Web会議の通信環境に問題があるなど、現場から得られるフィードバックは非常に貴重です。

また、試行導入期間中には、従業員と管理者の双方から定期的に意見を集め、テレワークに対する満足度や業務の進めやすさなどを評価します。この評価結果をもとに、制度内容の修正やICT環境の見直しを行い、段階的に精度を高めていく姿勢が求められます。

業務上の工夫としては、進捗共有のための定例ミーティングの実施、タスク管理ツールの活用、日報や週報による報告体制の強化などが挙げられます。こうした仕組みを通じて、オフィスにいなくてもチームとしての一体感を維持できる体制を構築していきましょう。

ステップ5:全社展開と定着に向けた支援策を行う

試行導入を経て一定の成果が得られた段階で、テレワークの本格的な全社展開を進めていくことになります。ここで重要となるのは、制度を整えるだけではなく、従業員が安心して取り組めるような環境づくりを並行して行うことです。人事部門や総務部門が中心となり、各部署への説明会を開催したり、よくある質問をまとめたハンドブックを配布したりすることで、従業員の不安や疑問に応えていきます。

あわせて、テレワーク実施に必要な機材や費用に対する支援も検討の対象となります。ノートパソコンやモニター、ヘッドセットなどの業務機器を貸与する制度を整備するほか、自宅のインターネット回線や光熱費に対する手当を支給する企業も増えています。業務に支障なく取り組めるよう、物理的な負担を軽減する工夫が求められます。

また、メンタル面でのケアや孤立防止の視点も忘れてはなりません。テレワークでは一人で作業する時間が長くなるため、コミュニケーション機会が減少し、モチベーションの低下や不安感を抱えることもあります。定期的な面談や雑談の場を設けたり、オンラインの交流イベントを開催したりすることで、従業員同士のつながりを保つ工夫も有効です。

ステップ6:継続的な運用と評価によって制度を成熟させる

テレワークの導入はゴールではなく、働き方改革の一つの手段です。制度がスタートした後も、定期的に現場の声を収集し、制度の運用状況や業務の進行状況をモニタリングする姿勢が求められます。従業員満足度や業務成果の変化、離職率や採用状況など、多角的な視点からの分析を行い、導入効果を検証する必要があります。

また、社会や技術の変化に伴い、働き方に対するニーズも日々変化しています。例えば、AIの普及や副業解禁といった流れの中で、柔軟な働き方の重要性はますます高まっています。変化に対応するためには、制度を固定化するのではなく、定期的な見直しと改善を繰り返すことが大切です。

多様な働き方を選択肢として提供し続けることで、従業員のエンゲージメントや企業の競争力向上につながっていくでしょう。企業としての姿勢が問われる中、柔軟性と継続的な対応力が、テレワークの成功を左右すると言えます。

テレワークの導入を成功させるポイント

テレワークの導入を成功させ、定着させるためのポイントを解説します。

従業員間のコミュニケーションや交流の場を設ける

従業員間のコミュニケーションや交流の場を設けることは、テレワークの導入において重要です。リモートワーク環境では、対面での接触が減少し、情報共有や意見交換が難しくなりがちです。オンライン懇親会や定期的なチーム会議などを企画することが効果的です。こうした場を通じて、従業員は互いの顔を見てコミュニケーションを取りやすくなり、孤立感が和らぎます。

さらに、コミュニケーションツールの活用も重要です。ビジネスチャットやオープンな掲示板などを利用することで、日常的な情報共有が促進されます。

従業員同士のコミュニケーションや交流を積極的に促すことで、リモート環境においても一体感が醸成され、全体のパフォーマンスに良い影響を与えるでしょう。

テレワークに対応した評価基準を策定する

従来のオフィス勤務とは異なり、テレワーク環境では従業員の顔が見えないため、評価基準の見直しが必要です。業務の成果や貢献度を正しく測るために、これまでとは違う指標の導入や透明性の確保が重要です。

テレワーク環境下での評価基準は、オフィスワークとは異なるアプローチが求められます。具体的には、勤務時間よりも成果物の質と量など成果重視の評価や、オンラインでの意思疎通能力や情報共有の適切さといったコミュニケーション能力の評価、さらには時間管理やタスク管理の能力といった自己管理能力の評価などが重要です。

また、テレワーク独自の評価項目として、オンライン会議への貢献度、デジタルツールの活用能力、セキュリティ意識などへの考慮が求められます。例えば、オンライン会議での発言の質や頻度、資料の準備状況、各種ソフトウェアやクラウドサービスの効果的な利用、チームプロジェクトでの貢献度や協調性、情報セキュリティガイドラインの遵守状況、急な変更や新しい働き方への適応能力などを評価項目に加えることが必要です。

従業員が自分の評価がどのように決まるのかを理解できるようにし、納得感を持てるようにすることが、モチベーションの向上につながります。

セキュリティ対策を強化し、従業員にルールを周知する

セキュリティ対策を強化し、従業員にルールを周知することは、極めて重要です。対策を講じることによって、サイバー攻撃や情報漏洩のリスクを軽減し、安全に業務を行うための土台を築けます。

社内におけるセキュリティポリシーを明確に制定し、従業員に周知することが大切です。ポリシーは、パスワードの管理方法、データの扱いに関するガイドライン、リモートアクセスのルールなどを含みます。

さらに、定期的なセキュリティ研修を実施することも効果的です。例えば、フィッシング攻撃の手口やマルウェアの危険性についての知識を共有することによって、実際に被害を防ぐための行動を促すことができます。

また、ITインフラの整備も不可欠です。VPNを導入することによって、外部からのアクセスを安全に管理することが可能になります。さらに、必要に応じて多要素認証を導入することで、セキュリティを一層強化できます。技術的な対策を講じることにより、企業全体のセキュリティは飛躍的に向上します。

テレワークに適したオフィス環境を整備する

テレワークに適したオフィス環境を整備することも、生産性や働きやすさをアップするために重要です。不要な固定デスクを減らし、作業内容や時間に応じて席を選べるフリーアドレス制を採用することで、業務の効率性が向上します。また、Web会議用の個室ブースや集中できるスペース、リラックスできるエリア、コミュニケーションスペースを設けることで、従業員のワークライフバランスを保つことができます。

椅子やデスク、屋内の明るさや温度の管理に配慮すれば、職場のモチベーション維持にも役立ちます。

テレワークの導入に必要なツール

最後に、テレワークを効果的に進めるために必要になってくるツールを見ていきましょう。

Webミーティングツール

Webミーティングツールは、オンラインでの会議や打ち合わせを円滑に行うためのソフトウェアです。地理的な制約を受けずにメンバー全員が集まるために利用されます。例えば、東京にいる社員と大阪にいる社員が同時に画面を見ながら議論できるため、地元に生まれ育った優秀な人材を活かす企業戦略が実現します。さらに、資料を簡単に共有し、リアルタイムで情報を交換できるため、意思決定も迅速に行うことが可能です。

機能としては、画面共有、録画機能、チャット機能などがあります。特に画面共有は、プレゼンテーションやデモを行う際に非常に便利であり、視覚的な情報提供が効果的に行えます。また、録画機能を活用すれば、参加できなかった社員も後で会議内容を確認できるため、時間管理の助けにもなります。

Webミーティングツールにはさまざまなタイプが存在し、Zoom、Microsoft Teams、Google Meetといったメジャーなものから、業種特化型のツールまでさまざまです。自社のニーズに最も適したツールを選ぶことで、生産性の向上やコミュニケーションの質を高めることができます。

ビジネスチャットツール

ビジネスチャットツールは、チーム内の円滑なコミュニケーションを実現するための重要なツールです。主な機能としては、メッセージの送受信だけでなく、ファイルの共有やビデオ通話、グループチャットなど多岐にわたります。例えば、SlackやMicrosoft Teamsなどのツールは、特にテレワーク環境において高い人気を誇っています。プロジェクトごとにチャンネルを設けることができ、関連する情報を一元管理することが可能です。

対面での会話ができない環境においても、チームのつながりを維持し、職場の雰囲気を高める要素となります。ビジネスチャットツールをタスク管理やカレンダー機能と連携すれば、チームの進捗状況を把握しやすくなります。

タスク・スケジュール管理ツール

タスク・スケジュール管理ツールは、業務の効率を向上させるために大切です。

タスク管理ツールは、個々の業務を可視化し、優先順位をつけて進行具合を確認することをサポートします。プロジェクトの進捗状況や各メンバーの担当タスクが一目で把握でき、業務の効率化に欠かせません。

次に、スケジュール管理ツールは、会議や重要な締切を見逃さないために利用します。テレワークの環境では、各自が異なる場所で働いているため、コミュニケーションの頻度が低下しがちです。スケジュールを共有し、チームの活動を統括することで、協力し合う環境が生まれます。

人気のあるツールとしては、TrelloやAsana、Notionなどがあります。これらのツールは視覚的にタスクを管理でき、チームメンバー間での連携をスムーズに進める機能が搭載されています。また、Google カレンダーやMicrosoft Outlookとの連携も可能で、スケジュールの管理がより簡便になります。

スマートフォンやタブレットに対応しているものを選べば、外出先でも容易にタスクの確認や修正ができます。

労務管理ツール

労務管理ツールは、企業が従業員の労働時間や勤怠を効率的に管理するために用います。勤怠の打刻を自動で集計したり、労働時間や休憩するタイミングを分析できるツールを選べば、管理者もタイムリーに労働状況を把握することができます。

テレワークに活用できる労務管理ツールの具体例として、以下のようなものがあります。

  • ジョブカン勤怠管理
    多様な打刻方法に対応し、テレワーク環境での勤怠管理に適しています。プロジェクトの工数管理や超過労働への対策機能も備えています。
  • KING OF TIME
    柔軟な勤務スケジュールに対応し、在宅勤務やテレワークの勤務時間管理を効果的に行えます。GPS情報を利用したスマートフォン打刻にも対応しています。
  • MITERAS勤怠
    PCの利用状況から各従業員の業務内容を可視化し、テレワーク環境での労働実態を正確に把握できます。
  • freee人事労務
    クラウド型のサービスで、テレワーク環境でも簡単に勤怠管理や給与計算が可能です。
  • マネーフォワード クラウド勤怠
    リアルタイムで勤怠状況を確認でき、テレワーク中の従業員の労働時間管理に役立ちます。

競争力を高める手段としてテレワークを活用しましょう

テレワークは、現代の働き方において重要な選択肢となっています。在宅勤務やリモートワークを通じて、企業は従業員の通勤負担を軽減し、優秀な人材を地方からも招聘することが可能です。しかし、導入には情報管理やコミュニケーションの課題も伴います。成功させるためには、適切なツールを活用し、従業員間の結束感を高める工夫が必要です。

今後の企業戦略において、テレワークの導入を見逃さず、競争力を高める手段として活用していくことが求められます。


※ 掲載している情報は記事更新時点のものです。

  • 監修：青井 真吾（AOIS Consulting株式会社代表取締役）

    大学卒業後はIT企業に入社。システムエンジニアとして大手企業向けのERPシステム開発を経験。その後ITコンサルタントとして独立。人材派遣会社の基幹システムの開発、不動産会社の商業施設での販促システムの導入、自動車メーカーでコネクティッドカー開発のプロジェクト管理、SIerでのSalesforceの導入、ファッション業界の企業でのDX推進プロジェクトを経験。現在はAOIS Consulting株式会社を設立し、コンサルティングの傍らIT記事の監修および執筆を手掛ける。

※本サイトは、法律的またはその他のアドバイスの提供を目的としたものではありません。当社は本サイトの記載内容（テンプレートを含む）の正確性、妥当性の確保に努めておりますが、ご利用にあたっては、個別の事情を適宜専門家にご相談いただくなど、ご自身の判断でご利用ください。

関連記事

  1. 「マネーフォワード クラウド」
  2. 業務効率化の基礎知識
  3. テレワークとは簡単に言うと何？ 導入のメリットや成功のポイントを解説