更新日 : 2024年12月12日

趣意書とは？書き方のポイントやそのまま使えるテンプレートを紹介

趣意書は、プロジェクトや活動の目的や意義を関係者に伝えるための重要な文書です。新規事業の提案やイベント開催時に使用され、関係者の理解と賛同を得る役割を果たします。

当記事では、趣意書の意味や基本的な書き方、記載のポイント、さらに便利な無料テンプレートも紹介します。趣意書の作成が必要な方は、ぜひ参考にしてください。

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趣意書とは？
趣意書の無料テンプレート
趣意書の書き方のポイント
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趣意書とは？

趣意書とは、あるプロジェクトや活動の目的や意義を明確に示す文書です。主に新規事業の提案やイベント開催の際に使用され、関係者に計画の趣旨を理解してもらうために役立ちます。

趣意書には、活動の背景や目的、期待する効果、実施方法が整理されており、関係者の賛同を得る上で重要な役割を果たします。ビジネスの場だけでなく、NPO法人や市民団体などでも広く活用されており、説得力のある内容が求められる文書です。

特に会社や組合を設立する際には、趣意書の中でも「設立趣意書」が活用される場面が少なくありません。設立趣意書の作成は必須ではありませんが、関係者や組合員に趣旨を説明し、賛同や経済的援助を得る際に役立つことから、多くの場合に作成が検討されます。

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趣意書の書き方のポイント

趣意書は、プロジェクトや活動の趣旨を関係者に効果的に伝えるための重要な文書です。正確で分かりやすい内容を構成することで、理解と賛同を得やすくなります。以下に、趣意書作成時に押さえておきたいポイントを解説します。

趣旨などは詳細に記載する

趣意書では、まず時候の挨拶から始まり、団体や企業の紹介、そして目的や趣旨の説明などを詳細に記載します。活動やイベントを支援する意義を明確に伝えるために、開催目的や背景の説明が重要です。また、協力のお願い、日程、プログラムの概要など、具体的な開催情報を記載することで、読み手が計画を正確に理解しやすくなります。

さらに、参加予定人数や過去の参加人数の情報も添えると、計画の信頼性が増します。特に企業や団体の場合、実行委員会の組織情報や広告掲載の募集要項（バナー広告や抄録への広告、企業展示など）を含めると、相手方の協力や出資の判断がしやすくなるでしょう。

資金援助をお願いする場合は明確な理由を伝える

趣意書の中で資金援助をお願いする場合、その理由を具体的に記載することが大切です。どのような目的でその資金が必要なのか、具体的な使用用途は何かなど、支援者が納得しやすい説明を心がけます。例えば、プロジェクトやイベントの背景を記載する際に、自然に資金援助の必要性が伝わるようにすると、読み手の理解が深まります。

また、予算書などを添付すれば、金額や使途が明確になり、支援を検討してもらいやすくなるでしょう。資金援助を依頼する際には、できるだけ具体的な情報を提供することが望ましいです。

丁寧な言葉遣いを心がける

趣意書は、依頼やお願いが多い文書であるため、丁寧な言葉遣いを意識することが重要です。通常のビジネス文書では「拝啓～敬具」の形式が一般的ですが、趣意書には「謹啓～敬白」など、より丁寧な表現が適しています。また、文中では「お願いします」ではなく、「お願い申し上げます」や「ご協力を賜りますようお願い申し上げます」など、より改まった表現を使用することで、依頼内容が伝わりやすくなります。

丁寧な表現を用いれば、趣意書を受け取る相手方への敬意が伝わり、協力や支援の意思決定がスムーズになるでしょう。