- 更新日 : 2024年12月12日
ミーティング・会議報告書の書き方は？無料テンプレート・例文つき
効果的なミーティング・会議報告書を作成することは、業務の円滑な進行やチームの共通理解を深めるうえで重要です。
本記事では、誰でも簡単に実践できる報告書作成のポイントを紹介します。読み手に必要な情報を的確に伝え、見やすく整理された報告書を作成する方法を学び、会議後のコミュニケーションをよりスムーズにするための知識を身につけましょう。
目次
ミーティング・会議報告書を作成する目的は？
ミーティング・会議報告書の作成目的は、参加者や不参加者に会議の内容を正確に伝達し、共有することです。一般的に、報告書には会議で議論された内容や決定事項、今後のタスク、期限などを記録します。関係者全員が同じ情報を共有することで、業務の円滑な進行をサポートする役割を担うのです。
また、明確な記録を残しておくことによって、過去の会議内容を振り返りやすくし、進捗状況の確認や問題解決に役立てられます。
ミーティング・会議報告書に記載すべき項目は？
ミーティング・会議報告書に記載すべき内容は、開催日時や開催場所、出席者、ミーティング・会議の目的、議事内容など多岐にわたります。ここでは、それぞれの項目について詳しく解説します。
開催日時
会議の開催日、曜日、開始時間、終了時間など、会議の日時に関わる情報を正確に記載します。開催日時を明確にすることで、参加者が会議のスケジュールを確認できるようになるのです。特に複数の会議が重なる場合や、会議内容を比較する際に必要な情報となるでしょう。
開催場所
会議が実施された場所を記載します。会議室の名前やフロア、所在地など具体的な場所を示すことで、参加者や関係者が会議の場所を把握できるようにします。記載することで、次回の会議準備や、必要な設備の手配などを行う際にも役立つでしょう。
出席者
会議に出席したメンバーの氏名や役職のリストを明記しておくと、会議における発言者の確認や、責任の所在が明確になります。また、不参加者への情報共有やフォローアップにおいても重要な情報源となるでしょう。
ミーティング・会議の目的
ミーティングや会議の目的を記載することで、参加者全員が会議のテーマや方向性を理解し、必要な準備を行うための指針となります。また、会議後のフォローアップやアクションプランの策定時にも、目的に沿った内容を確認する機会があるため、特に重要な項目と言えるのです。
議事内容
会議で話し合われた内容を項目ごとに整理して記載します。議題ごとに報告事項や決定事項、今後のアクションプランを明記し、誰が何を担当するのかを明確にしましょう。
整理された内容を明記することで、関係者全員の理解度を高め、業務を円滑に進められるようになります。
ミーティング・会議報告書の無料テンプレート
ミーティング・会議報告書の無料テンプレートは、以下からダウンロードできます。
こちらのテンプレートは、会議の内容や目的、出席者、議事内容などを効率的に整理し、記録するために活用可能です。また、報告書作成の手間を省き、重要な情報を抜け漏れなく記載できます。
誰でも簡単に使えるように設計されているので、初めて会議報告書を作成する方にもおすすめです。報告書の作成にお悩みの方は、ぜひダウンロードしてご利用ください。
ミーティング・会議報告書の例文
以下に、さまざまなタイプのミーティングや会議の報告書の例文を紹介します。目的に合わせたフォーマットを参考にしながら、自社の要件に応じてカスタマイズの上ご活用ください。
例文1: 定例営業会議報告書
定例営業会議報告書 開催日時：令和○年○月○日（○） ○○:○○～○○:○○ 会議の目的：今月の営業活動の振り返りと、来月の営業戦略の策定 議事内容：
次回の会議日程：令和○年○月○日（○） ○○:○○～○○:○○ |
例文2: プロジェクト進捗報告会議報告書
プロジェクト進捗報告会議報告書 開催日時：令和○年○月○日（○） ○○:○○～○○:○○ 開催場所：オンライン（Zoom） 出席者: プロジェクトマネージャー：○○○、開発チームリーダー：○○○、デザインチームリーダー：○○○、マーケティング担当：○○○ 会議の目的： プロジェクト進捗の確認と次回のタスクの割り当て 議事内容：
次回の会議日程：令和○年○月○日（○）○○:○○～○○:○○ 配布資料：プロジェクト進捗報告書、次回タスクリスト |
例文3: チームビルディング会議報告書
チームビルディング会議報告書 開催日時：令和○年○月○日（○）○○:○○～○○:○○ 会議の目的：チームメンバー間のコミュニケーション向上と連携強化策の検討 議事内容：
決定事項：
次回の会議日程: 令和○年○月○日（○） ○○:○○～○○:○○ |
ミーティング・会議報告書を作成するポイントは？
ミーティング・会議報告書を作成する際は、読み手が求めている内容を記述し、過不足のないように情報をまとめることが大切です。また、見やすさに配慮するとともに、会議の進行に沿った構成にすることも求められます。ここでは、押さえておきたい3つのポイントを解説しましょう。
読み手が求めている内容を記述する
会議報告書を作成する際は、読み手が必要としている情報を正確に記述しましょう。報告書の受け手が会議に出席していなかった場合でも、会議で議論されたポイントや決定事項、今後のアクションプランを容易に把握できるようにする必要があります。そのため、誰が何を決定したのか、どのような経緯で決定に至ったのかを具体的に記述しておきましょう。
また、読み手の業務や立場に応じて、関心のある情報や必要なデータを優先的に記述することで、報告書の実用性が高まります。
過不足のないように情報をまとめる
報告書には、会議の要点を過不足なく記述しましょう。情報が多すぎると重要なポイントが埋もれてしまい、少なすぎると会議の意図や背景が伝わりにくくなります。
会議中の議論全体を記録するのではなく、主要な議論点と結論を中心に要約するスキルが求められます。読み手にとってわかりやすく、かつ適切なボリュームに整えた情報提供を心がけましょう。
見やすさに配慮した構成にする
報告書の構成は、読み手が情報を容易に理解できるように配慮することが大切です。適切な見出しを使って項目ごとに内容を整理し、段落や箇条書きを活用すると、視覚的にわかりやすいレイアウトになります。
また、フォントサイズや余白の使い方も重要な要素です。さらに、内容の重要度に応じて強調を入れるなど、視線が自然に流れるような工夫を取り入れると、報告書全体の読みやすさが向上します。
会議の進行に沿って作成する
報告書は会議の進行に沿って作成すると、読み手が会議の流れを自然に追えるようになります。まずは会議の目的や議題を記載し、次に各議題に対する議論の内容や決定事項、今後のアクションプランを順序立ててまとめるように意識しましょう。
会議の進行順に記録しておくと、読み手はどのようなプロセスを経て結論に至ったのかを理解しやすくなります。また、時系列で記録することによって、今後のフォローアップや次回の会議に向けた準備がスムーズに進むようになります。
情報を整理して分かりやすい報告書を作成しよう
ミーティング・会議報告書は、今後のタスクの共有や不参加者へのフォローアップ、アクションプランの策定など、さまざまな場面で役立つ資料になります。
報告書を作成する際は、読み手が必要とする情報を的確に伝えつつ、過不足なく情報をまとめることが求められます。読み手にとってわかりやすく、実用的な報告書の作成は、業務効率の向上につながり、業務の円滑な進行にも寄与します。
※ 掲載している情報は記事更新時点のものです。
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