- 作成日 : 2025年9月22日
スプレッドシートのフィルタ機能とは？作成や共有から自分だけの表示方法まで解説
Googleスプレッドシートの フィルタ機能 は、大量のデータから必要な情報だけを素早く抽出できる便利な機能です。一時的にデータを絞り込んで表示できるため、必要な情報だけを確認しやすくなります。
特に「フィルタ表示（フィルタビュー）」を使えば、自分専用の条件を保存し、他のメンバーの作業に影響を与えずに分析できます。
本記事では、フィルタの基本から保存・共有方法、カスタム数式を使った高度なフィルタリング、実務での活用例までをわかりやすく解説します。
目次
スプレッドシートのフィルタ機能とは
フィルタ機能の基本
フィルタ機能とは、大量のデータの中から特定の条件に合致するデータのみを表示する機能です。データ自体を削除することなく、一時的に必要な情報だけを絞り込んで表示できるため、様々な角度からデータを分析する際に非常に便利です。
例えば、1000件の顧客データから「東京都在住」で「過去3ヶ月以内に購入履歴がある」顧客だけを抽出したり、商品リストから「在庫10個以下」の商品のみを表示したりすることが、数クリックで実現できます。元データは保持されたままなので、フィルタを解除すればすぐに全データを確認できます。
エクセルのフィルタ機能と基本的な考え方は同じですが、Googleスプレッドシートならではの特徴として、複数のユーザーが同時に作業する際の「フィルタ表示」機能があります。これにより、他の人の作業を妨げることなく、自分だけのフィルタを適用できます。
フィルタの種類と特徴
Googleスプレッドシートには2種類のフィルタがあります。使い分けの目安として、個人作業や少人数での作業では通常のフィルタ、複数人が同時に異なる分析を行う場合はフィルタ表示を使用することをお勧めします。
- 通常のフィルタ
- シート全体に適用され、全ユーザーに影響
- リアルタイムで共有される
- 一時的な絞り込みに適している
- 設定が簡単で直感的
- フィルタ表示（フィルタビュー）
- 個人ごとに異なるフィルタを適用可能
- 他のユーザーの表示に影響しない
- 名前を付けて保存・再利用が可能
- チーム作業時に最適
フィルタ機能で解決できる業務課題
バックオフィス業務では、以下のような場面でフィルタ機能が活躍します。
- 特定期間の取引データの抽出
- 未払い請求書の一覧表示
- 部門別・プロジェクト別の経費集計
- 一定金額以上の取引の確認
- 特定部署の従業員リストの表示
- 勤続年数別の社員抽出
- 資格保有者の検索
- 評価結果に基づく対象者の絞り込み
- 地域別の顧客リスト作成
- 売上目標達成状況の確認
- 重要顧客の抽出
- 商談ステータス別の案件管理
スプレッドシートでフィルタを作成する方法
基本的なフィルタの設定手順
フィルタを作成する最も基本的な方法を説明します。
STEP1：データ範囲を選択
フィルタを適用したいデータ範囲を選択します。通常は、ヘッダー行を含む表全体を選択します。例えば、A1:F100のような範囲です。何も選択せずにフィルタを作成すると、データが入力されている範囲が自動的に認識されます。
STEP2：フィルタを作成
メニューバーから「データ」→「フィルタを作成」を選択します。または、ツールバーのフィルタアイコン（漏斗のマーク）をクリックします。
STEP3：フィルタの適用
ヘッダー行の各セルに、下向き三角のフィルタボタンが表示されます。このボタンをクリックすると、フィルタオプションが表示されます。
フィルタオプションの詳細設定
フィルタボタンをクリックすると、以下のオプションが表示されます。
値によるフィルタ
- チェックボックスで表示/非表示を選択
- 「すべてクリア」で全選択を解除
- 「すべて選択」で全項目を選択
- 検索ボックスで特定の値を検索
条件によるフィルタ
「条件でフィルタ」を選択すると、より詳細な条件設定が可能です。
- テキストを含む/含まない
- 次で始まる/終わる
- 完全一致/一致しない
- 空白/空白ではない
- カスタム数式
数値の条件設定例
- 「より大きい」「より小さい」「次の間」などの条件を使用
- 上位N件の抽出が必要な場合は、並べ替え（降順）で上位を確認するか、SORTN 等の関数で抽出してください（「上位10項目」という内蔵オプションはありません）。
複数条件でのフィルタリング
実務では、複数の条件を組み合わせてフィルタリングすることが多くあります。
AND条件（すべての条件を満たす） 各列でフィルタを設定すると、自動的にAND条件になります。
- 部署列で「営業部」のみチェック
- 売上列で「条件でフィルタ」→「より大きい」→「1000000」
OR条件（いずれかの条件を満たす） 同じ列内での複数選択はOR条件になります。
- 部署列で「営業部」と「企画部」の両方にチェック
日付でのフィルタリング
日付データのフィルタには特別な機能があります。
- 「今月」：当月のデータのみ表示
- 「先月」：前月のデータのみ表示
- 「今年」：当年のデータのみ表示
- 「カスタム日付範囲」：任意の期間を指定
実務での活用例：
請求書管理で「支払期限が今月中」のものを抽出：
- 支払期限列のフィルタボタンをクリック
- 「条件でフィルタ」→「日付が次の間」
- 月初日と月末日を入力
カスタム数式を使った高度なフィルタ
より複雑な条件でフィルタリングしたい場合は、カスタム数式を使用します。
- 複数列の条件を組み合わせる=AND(B2>100000,C2=”完了”)→ 売上が10万円以上かつステータスが完了
- 文字列の部分一致=REGEXMATCH(A2,”東京|大阪|名古屋”)→ 住所に東京、大阪、名古屋のいずれかを含む
- 計算結果でフィルタ=B2/C2>0.3→ 利益率（利益÷売上）が30%以上
スプレッドシートでフィルタ表示を保存・削除・共有する方法
フィルタ表示の作成と保存
頻繁に使用するフィルタ条件は、「フィルタ表示」として保存できます。
フィルタ表示の作成手順：
- 「データ」→「フィルタ表示」→「新しいフィルタ表示を作成」
- 画面上部に黒いバーが表示され、フィルタ表示モードに
- 必要なフィルタ条件を設定
- 「名前」欄に分かりやすい名前を入力（例：「東京営業所_今月分」）
- 必要な条件を設定後、右上の「ビューを保存」→「保存」。終了する場合は**右上の「×」**でビューを閉じます。
保存されたフィルタ表示の呼び出し：
「データ」→「フィルタ表示」から、保存した名前を選択するだけで、同じ条件のフィルタが即座に適用されます。
フィルタの削除と解除
フィルタを削除・解除する方法はいくつかあります。
通常フィルタの解除：
- 方法1：「データ」→「フィルタを削除」
- 方法2：ツールバーのフィルタ（漏斗）アイコンを再クリック
- 方法3（操作補助）：フィルタ済み列のメニューを開くショートカットは Ctrl + Alt + R（※フィルタの新規作成/解除そのもののショートカットはありません）。
特定列のフィルタのみ解除：
該当列のフィルタボタンをクリック→「OK」（条件をリセット）
フィルタ表示の削除：
対象のフィルタ表示を開き、右上のオプション（その他）アイコン → 「ビューを削除」。
フィルタ設定の共有方法
チームでフィルタを共有する場合の方法：
- 共有したいフィルタ表示を開く
- ブラウザのアドレスバーからURLをコピー
- メールやチャットでURLを共有
- 受け取った人がURLを開くと、同じフィルタが適用された状態で表示
- フィルタ表示を開いた状態で設定アイコンをクリック
- 「複製」を選択
- 新しい名前を付けて保存
- フィルタ表示はスプレッドシートの編集権限がある人のみ作成可能
- 閲覧権限のみのユーザーも、既存のフィルタ表示は使用可能
- フィルタ表示の名前は共有している全ユーザーに表示される
フィルタ表示の管理方法
フィルタ表示を効率的に運用するためには、以下のポイントを押さえておくと便利です。
- 命名規則を統一する
例：[部署名]_[期間]_[条件]「営業部_202412_売上100万以上」「人事部_2024年度_正社員のみ」など、一目で内容が分かる名前にします。 - 定期的に整理する
使われていないフィルタ表示は削除し、似た条件のものは統合します。チーム内で定期的にレビューすると重複や混乱を防げます。 - 権限を適切に設定する
重要なフィルタは管理者のみが編集できるようにし、作成権限や共有範囲もあらかじめ明確にしておきます。
こうしたルールを整えることで、誰でも安心してフィルタ表示を活用でき、チーム全体のデータ分析がスムーズに進みます。
スプレッドシートでのフィルタ活用例
売上データの分析
月次売上レポートでの活用例：
シナリオ： 全国の店舗売上データから、特定地域の成績優秀店舗を抽出
データ構造：
A列：店舗コード
B列：店舗名
C列：地域
D列：月間売上
E列：前年同月比
フィルタ設定：
- C列（地域）：「関東」のみ選択
- D列（月間売上）：「より大きい」→「5000000」
- E列（前年同月比）：「より大きい」→「110%」（または 「1.10」）
これにより、関東地域で売上500万円以上、かつ前年比110%以上の店舗のみが表示されます。
在庫管理での活用
適正在庫の維持のための活用例：
発注が必要な商品の抽出：
データ構造：
A列：商品コード
B列：商品名
C列：現在庫数
D列：安全在庫数
E列：発注点
フィルタ設定：
カスタム数式：=C2<=E2
→ 現在庫が発注点以下の商品を表示
過剰在庫の確認：
カスタム数式：=C2>D2*3
→ 安全在庫の3倍以上の在庫がある商品を表示
人事データの管理
従業員情報の効率的な管理例：
研修対象者の抽出：
条件：
– 入社3年目の社員
– マネージャー研修未受講
– 人事評価B以上
フィルタ設定：
- 入社年月：「2022年4月～2023年3月」
- 研修履歴：「マネージャー研修」を含まない
- 評価：「A」「B」のみ選択
経費精算での活用
経費データの確認と承認：
未承認経費の一覧表示：
フィルタ設定：
- ステータス列：「申請中」のみ選択
- 申請日：「先週」または「今週」
- 金額：並べ替えで降順に
承認者別フィルタ表示：
– 「山田承認分」：承認者列で「山田」を選択
– 「10万円以上要確認」：金額列で「より大きい」→「100000」
プロジェクト管理での活用
タスク管理とスケジュール確認：
遅延タスクの可視化：
カスタム数式：=AND(E2<TODAY(),F2<>”完了”)
→ 期限を過ぎているが未完了のタスク
優先度別表示：
- 優先度列：「高」のみ選択
- 期限列：「今週」
- 担当者列：特定のメンバーを選択
スプレッドシートで自分だけのフィルタを作成する方法
フィルタ表示の個人利用
チームで同じスプレッドシートを使用している場合、通常のフィルタを使うと他のメンバーの作業に影響を与えてしまいます。フィルタ表示を使えば、自分だけのビューを作成できます。
- 「データ」→「フィルタ表示」→「新しいフィルタ表示を作成」
- 自分の名前を含む名前を付ける（例：「田中_営業分析用」）
- 必要な条件を設定して保存
- 他のユーザーの表示に影響しない
- 複数のビューを切り替えて使用可能
- 自分の分析パターンを保存できる
作業別フィルタの使い分け
日々の業務に応じて、複数のフィルタ表示を作成し使い分けます。
例：経理担当者の場合
- 「日次チェック用」– 当日の取引のみ- 金額の大きい順に並べ替え
- 「月次締め作業用」– 当月の全取引- 未処理フラグがあるもの
- 「監査対応用」– 10万円以上の取引- 承認者情報を含む
スプレッドシートのフィルタ機能を使い分けよう
スプレッドシートのフィルタ機能は、通常のフィルタとフィルタ表示を状況に合わせて切り替えることで、業務に役立つデータ整理ができます。チーム全員で同じ条件を確認したいときは通常フィルタを、個人ごとに異なる条件で分析したいときはフィルタ表示を使うのが便利です。
例えば、営業データの地域別集計や在庫数のしきい値確認、人事データの抽出などに応用できます。保存・共有のルールを整えておけば、誰でも同じ基準でデータを確認でき、チーム全体の作業効率を高められます。
※ 掲載している情報は記事更新時点のものです。
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