バックオフィスから経営を強くする
新規登録
  1. 「マネーフォワード クラウド」
  2. 業務効率化の基礎知識
  3. スプレッドシートをPDFに変換するには？エクスポートや貼り付け方法まで解説
  • 作成日 : 2025年9月17日

スプレッドシートをPDFに変換するには？エクスポートや貼り付け方法まで解説

Googleスプレッドシートで作成した資料をPDFに変換すれば、レイアウトを崩さずに保存・共有できます。ソフトやブラウザの環境に左右されず、編集権限がない相手にも安全に渡せるほか、会議資料やレポートなどの印刷にも最適です。また、印刷用の資料として配布する際にも、PDFは最適な形式です。

この記事では、スプレッドシートをPDFに変換する基本手順から、複数シートや範囲指定での出力方法、変換できないときのトラブル解決法、さらにPDFをスプレッドシートに貼り付ける方法までを解説します。

スプレッドシートをPDFに変換する詳細な手順

STEP1：基本的なPDF変換方法

スプレッドシートをPDFに変換する方法を説明します。まず、PDF化したいスプレッドシートを開き、メニューバーの「ファイル」をクリックします。表示されるドロップダウンメニューから「ダウンロード」を選択し、さらに表示されるサブメニューから「PDFドキュメント（.pdf）」を選択します。

この操作により、PDF変換の詳細設定画面が表示されます。ここでは、用紙サイズ、向き、余白、スケールなど、PDFの出力形式を細かく調整できます。デフォルト設定のままでも問題ありませんが、用途に応じて最適な設定を選択することで、より見やすいPDFを作成できます。

設定画面の右側にはプレビューが表示され、実際のPDFがどのように見えるかを確認できます。プレビューを確認しながら設定を調整し、満足のいく結果が得られたら「エクスポート」ボタンをクリックします。これにより、PDFファイルがダウンロードフォルダに保存されます。

STEP2：印刷メニューからのPDF作成

もう一つの方法として、印刷メニューを経由したPDF作成があります。「ファイル」メニューから「印刷」を選択するか、キーボードショートカットのCtrl+P（MacではCmd+P）を押します。印刷プレビュー画面が表示されたら、画面右上の「次へ」ボタンをクリックします。

ブラウザの印刷ダイアログが開いたら、プリンターの選択欄で「PDFに保存」または「Microsoft Print to PDF」を選択します。この方法の利点は、ブラウザの印刷機能を活用できることです。ヘッダーやフッターの追加、ページ番号の挿入などの設定が可能です。

印刷プレビューで最終的なレイアウトを確認し、問題なければ「保存」ボタンをクリックします。保存先とファイル名を指定するダイアログが表示されるので、適切な場所を選択してPDFを保存します。この方法は、複数のシートを一度にPDF化する際にも便利です。

STEP3：範囲指定によるPDF変換

スプレッドシート全体ではなく、特定の範囲のみをPDF化したい場合の手順を説明します。まず、PDF化したい範囲をマウスでドラッグして選択します。次に、「ファイル」→「ダウンロード」→「PDFドキュメント（.pdf）」を選択します。

PDF設定画面で、「エクスポート」セクションの「現在のシート」の代わりに「選択中のセル」を選択します。これにより、選択した範囲のみがPDFに変換されます。大きな表の一部だけを共有したい場合や、特定のデータのみを抽出したい場合に便利な機能です。

範囲選択の際は、見出し行や列を含めることを忘れないようにしましょう。データだけでなく、そのコンテキストを理解するために必要な情報も含めることで、PDFを受け取った人が内容を正しく理解できます。また、印刷範囲を事前に設定しておくことで、毎回同じ範囲を簡単にPDF化することも可能です。

STEP4：複数シートのPDF化と結合

複数のシートを含むスプレッドシートを一つのPDFファイルにまとめる方法を解説します。PDF設定画面の「エクスポート」セクションで、「ワークブック」を選択すると、すべてのシートが一つのPDFに含まれます。各シートは別々のページとして出力されます。

特定のシートのみを選択してPDF化することも可能です。「選択範囲」オプションを選択し、PDF化したいシートにチェックを入れます。不要なシートは除外できるため、必要な情報だけを含むPDFを作成できます。シートの順序は、スプレッドシート内の並び順と同じになります。

各シートごとに異なる設定を適用したい場合は、シートを個別にPDF化してから、PDFマージツールを使用して結合する方法もあります。オンラインの無料PDFマージサービスや、Adobe Acrobatなどの専門ソフトを使用することで、複数のPDFを一つにまとめることができます。

STEP5：PDF変換の詳細設定とカスタマイズ

PDF変換時の詳細設定について、より深く解説します。「用紙サイズ」では、A4、レター、リーガルなどの標準サイズから選択できます。日本では主にA4が使用されますが、用途に応じて適切なサイズを選択してください。カスタムサイズの設定も可能で、特殊な用紙への印刷にも対応できます。

「ページの向き」は縦向きと横向きから選択できます。列数の多い表は横向き、行数の多いリストは縦向きが適しています。「スケール」設定では、「標準（100%）」「幅に合わせる」「高さに合わせる」「ページに合わせる」「カスタム」から選択できます。大きな表を1ページに収めたい場合は、「ページに合わせる」が便利です。

余白の設定も重要です。「標準」「狭い」「広い」から選択するか、カスタム設定で上下左右の余白を個別に指定できます。ヘッダーとフッターには、ページ番号、ファイル名、現在の日時、シート名などを挿入できます。これらの情報を含めることで、PDFの管理や識別が容易になります。

スプレッドシートをPDFに変換できない場合の対処法

ブラウザとシステムの問題を解決する

PDF変換ができない最も一般的な原因は、ブラウザの問題です。まず、使用しているブラウザが最新バージョンであることを確認してください。古いバージョンのブラウザでは、PDF変換機能が正しく動作しないことがあります。Google Chrome、Firefox、Safari、Microsoft Edgeの最新版を使用することを推奨します。

ブラウザのキャッシュとCookieが原因で変換エラーが発生することもあります。ブラウザの設定から閲覧履歴データを削除し、キャッシュとCookieをクリアしてください。その後、ブラウザを再起動してから再度PDF変換を試みます。プライベートブラウジングモードで試すことも、問題の切り分けに有効です。

拡張機能やアドオンが干渉している可能性もあります。特に広告ブロッカーやセキュリティ関連の拡張機能は、PDF変換プロセスを妨げることがあります。一時的にすべての拡張機能を無効にして、変換が成功するか確認してください。問題が解決した場合は、拡張機能を一つずつ有効にして、原因となっている拡張機能を特定します。

ファイルサイズと複雑性の問題への対応

大きなファイルや複雑な構造のスプレッドシートは、PDF変換に失敗することがあります。数万行のデータや、大量の画像、複雑な数式を含むファイルは、変換処理に時間がかかり、タイムアウトエラーが発生する可能性があります。

この問題を解決するには、まずファイルを分割することを検討してください。大きなデータセットを複数のシートやファイルに分け、それぞれを個別にPDF化してから結合する方法が効果的です。また、不要な書式設定や条件付き書式を削除することで、ファイルの複雑性を軽減できます。

画像が多数含まれている場合は、画像のサイズと解像度を最適化します。高解像度の画像は必要最小限のサイズに圧縮し、不要な画像は削除します。IMAGE関数で外部URLから画像を読み込んでいる場合、ネットワークの問題で変換が失敗することもあるため、画像をローカルに保存してから挿入することを検討してください。

アクセス権限とネットワークの問題

共有されているスプレッドシートの場合、適切なアクセス権限がないとPDF変換ができないことがあります。最低でも「閲覧者」権限が必要ですが、一部の高度な機能を使用したPDF変換には「編集者」権限が必要な場合があります。ファイルのオーナーに権限の確認と必要に応じた権限付与を依頼してください。

組織で管理されているGoogleアカウントを使用している場合、管理者によってPDFエクスポート機能が制限されている可能性があります。Google Workspace管理コンソールで、データのエクスポートに関するポリシーが設定されていないか確認する必要があります。制限がある場合は、IT管理者に相談して、必要な権限を取得してください。

ネットワーク接続が不安定な場合も、PDF変換に失敗することがあります。特に大きなファイルの変換では、安定した高速インターネット接続が必要です。Wi-Fi接続が不安定な場合は、有線接続に切り替えるか、ネットワークが安定している時間帯に変換を試みてください。

代替手段としてのサードパーティツールの活用

標準のPDF変換機能で問題が解決しない場合、サードパーティツールを使用する方法があります。まず、スプレッドシートをExcel形式（.xlsx）でダウンロードし、Microsoft ExcelやLibreOfficeなどの表計算ソフトでPDFに変換する方法があります。これらのソフトは、より詳細なPDF設定オプションを提供することがあります。

オンラインPDF変換サービスを利用することも可能です。スプレッドシートをCSVまたはExcel形式でエクスポートし、オンラインコンバーターにアップロードしてPDFに変換します。ただし、機密情報を含むファイルの場合は、セキュリティリスクを考慮する必要があります。

Google Apps Script（GAS）を使用して、プログラマティックにPDFを生成する方法もあります。カスタムスクリプトを作成することで、特定の条件に基づいた自動PDF生成や、複雑なレイアウトのPDF作成が可能になります。プログラミングの知識が必要ですが、高度なカスタマイズが可能です。

スプレッドシートにPDFを貼り付ける手順

STEP1：PDFを画像として挿入する基本的な方法

スプレッドシートに直接PDFファイルを埋め込むことはできませんが、PDFを画像に変換してから挿入する方法があります。まず、PDFを画像形式（PNG、JPEGなど）に変換する必要があります。オンラインのPDF変換ツールや、スクリーンショット機能を使用して、PDFの各ページを画像として保存します。

PDFを画像に変換したら、スプレッドシートの「挿入」メニューから「画像」を選択します。「セル内に画像を挿入」または「セル上に画像を挿入」のいずれかを選び、変換した画像ファイルをアップロードします。セル内の画像は、セルのサイズに自動的に調整され、データの一部として扱われます。セル上の画像は、自由にサイズと位置を調整できます。

複数ページのPDFの場合は、各ページを個別の画像として挿入する必要があります。ページ数が多い場合は作業が煩雑になりますが、重要なページのみを選択して挿入することで、効率的に情報を共有できます。画像のサイズと配置を調整して、見やすいレイアウトを作成してください。

STEP2：PDFへのリンクを作成する方法

PDFファイル全体をスプレッドシート内で参照したい場合、リンクを作成する方法が効果的です。まず、PDFファイルをGoogleドライブにアップロードします。Googleドライブを開き、「新規」ボタンから「ファイルをアップロード」を選択し、PDFファイルを選択してアップロードします。

アップロードが完了したら、PDFファイルを右クリックして「共有」を選択します。共有設定を確認し、必要に応じてアクセス権限を設定します。「リンクをコピー」ボタンをクリックして、共有リンクをクリップボードにコピーします。

スプレッドシートに戻り、リンクを挿入したいセルを選択します。「挿入」メニューから「リンク」を選択するか、Ctrl+K（MacではCmd+K）を押します。表示されるダイアログにコピーしたリンクを貼り付け、表示テキストを入力します。これにより、クリック可能なリンクが作成され、PDFファイルに簡単にアクセスできるようになります。

STEP3：PDFの内容をテキストとして貼り付ける

PDFの内容をテキストデータとしてスプレッドシートに取り込む方法を説明します。まず、PDFファイルをAdobe ReaderやブラウザのPDFビューアで開きます。取り込みたいテキスト部分を選択し、Ctrl+C（MacではCmd+C）でコピーします。

スプレッドシートの貼り付け先セルを選択し、Ctrl+V（MacではCmd+V）で貼り付けます。単純な貼り付けでは、書式が崩れることがあるため、「編集」メニューから「特殊貼り付け」→「値のみ貼り付け」を選択すると、テキストのみが貼り付けられます。

表形式のデータがPDFに含まれている場合、データの構造を保持したまま貼り付けることが難しい場合があります。この場合、PDFをExcel形式に変換してからインポートするか、GoogleドライブでPDFを開いて、そこからコピー＆ペーストする方法が効果的です。GoogleドライブはPDFのOCR機能も備えているため、スキャンされたPDFからもテキストを抽出できます。

STEP4：PDFのサムネイル表示とプレビュー機能の実装

PDFの内容を視覚的に確認できるようにサムネイル表示を実装する方法を解説します。PDFの最初のページや重要なページをスクリーンショットで撮影し、小さな画像としてスプレッドシートに挿入します。この画像にPDFへのリンクを設定することで、サムネイルをクリックしてPDF全体にアクセスできるようにします。

画像を挿入した後、その画像を右クリックして「リンクを挿入」を選択します。PDFファイルのGoogleドライブリンクを入力することで、画像がクリック可能なサムネイルとして機能します。複数のPDFファイルを管理する場合、この方法により視覚的なインデックスを作成できます。

さらに高度な実装として、Google Apps Scriptを使用してPDFのプレビュー機能を追加することも可能です。カスタムサイドバーやダイアログを作成し、選択したPDFのプレビューを表示する仕組みを構築できます。これにより、スプレッドシートを離れることなくPDFの内容を確認できるようになります。

STEP5：PDFデータの自動インポートと更新

定期的に更新されるPDFレポートなどを自動的にスプレッドシートに取り込む方法を説明します。Google Apps Scriptを使用して、特定のフォルダ内のPDFファイルを監視し、新しいファイルが追加されたときに自動的にリンクを作成するスクリプトを作成できます。

PDFから定期的にデータを抽出する必要がある場合、OCRツールやPDF解析ライブラリと連携したワークフローを構築することも可能です。外部のAPIサービスを利用してPDFをテキストに変換し、そのデータをスプレッドシートに自動的にインポートする仕組みを作ることができます。

Zapierやmake（旧Integromat）などの自動化ツールを使用すれば、プログラミング知識がなくてもPDFとスプレッドシートの連携を自動化できます。たとえば、特定のメールアドレスに送られてきたPDF添付ファイルを自動的にGoogleドライブに保存し、そのリンクをスプレッドシートに記録するワークフローを構築できます。

スプレッドシートをPDF化して効率的に共有しよう

GoogleスプレッドシートのPDF変換は、レイアウトを保持したまま情報を共有するために便利な機能です。PDF変換では、用紙サイズや余白、複数シートの扱いなど、詳細な設定を理解することで、用途に応じた最適な出力が可能になります。

PDFに変換できない場合は、ブラウザやファイルサイズ、権限設定を確認し、必要に応じてサードパーティツールやApps Scriptを活用するのが有効です。また、PDFをリンクや画像としてシートに貼り付ければ、資料管理の効率も高まります。

適切にPDF機能を使いこなすことで、Googleスプレッドシートはより実用的なビジネスツールとなり、共有や管理の手間を大幅に削減できます。


※ 掲載している情報は記事更新時点のものです。

  • 監修：マネーフォワード クラウド

    マネーフォワード クラウド 業務効率化の基礎知識 編集部では、業務効率化や生産性向上のノウハウ、クラウドツールの使い方など、ビジネスシーンで役立つ基礎知識をご紹介しています。

※本サイトは、法律的またはその他のアドバイスの提供を目的としたものではありません。当社は本サイトの記載内容（テンプレートを含む）の正確性、妥当性の確保に努めておりますが、ご利用にあたっては、個別の事情を適宜専門家にご相談いただくなど、ご自身の判断でご利用ください。

関連記事

  1. 「マネーフォワード クラウド」
  2. 業務効率化の基礎知識
  3. スプレッドシートをPDFに変換するには？エクスポートや貼り付け方法まで解説