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  • 作成日 : 2025年7月17日

社内回覧をExcel（エクセル）で電子化するには？運用の注意点や代替ツールを解説

社内回覧の電子化は、業務の効率化やペーパーレス化を進めるうえで有効な手段です。中でもExcel（エクセル）は導入しやすく、テンプレートの作成や承認フローの可視化により、紙の回覧に比べて柔軟かつスピーディな運用が可能になります。

本記事では、Excel（エクセル）による社内回覧の電子化方法を中心に、作成手順や運用上の注意点、他のツールとの比較を解説します。

Excel（エクセル）を使った社内回覧の電子化とは

社内回覧の電子化とは、社内の稟議書や通知文などの書類を紙ではなくデジタルデータで回覧・共有することです。従来は紙の文書を部署間で手渡ししたり社内便で送付したりして決裁を仰いでいたものを、電子ファイルで回すことでスピードアップと正確な情報共有を図ります。特にメールにExcelファイルを添付して送る方法は手軽な電子回覧手段として多くの企業で利用されています。Excelは社内で広く使われているツールであり、専用システムを導入しなくても既存の環境で回覧を始められる利点があります。

ただし、Excelファイルをメールで回覧する場合、誤送信のリスクや最新ファイルの管理といった課題も生じます。そのため、Excelを使った電子回覧を成功させるには、適切なテンプレート設計や運用ルールの整備が重要になります。

社内回覧を電子化するメリット

社内回覧をExcelなどで電子化することで、紙の文書を回覧する従来の方法では得られない多くの利点が生まれます。主なメリットを紹介します。

どこからでも迅速に確認・承認できる

紙の文書では、出張者や在宅勤務者に届くまでに時間がかかり、回覧が滞ることがしばしばあります。電子化された回覧であれば、社内ネットワークやクラウド経由で、どこにいても確認・承認が可能です。メールや共有ドライブを利用すれば、PCやスマートフォンから即座にアクセスできるため、時間と場所に縛られない柔軟な業務運用が可能になります。拠点が複数ある企業では、承認までの日数短縮につながり、結果として稟議や決裁スピードが大幅に向上します。

ペーパーレス化によるコストと工数の削減

電子回覧はそのままペーパーレス化に直結し、用紙や印刷代の削減につながります。これまで紙に印刷していた稟議書や通知文をデータでやり取りすれば、印刷やファイリング、物理的な保管スペースも不要になります。文書保管のためのキャビネットや倉庫のコストも軽減され、さらに押印や製本といった手作業も減るため、担当者の工数削減にもつながります。特に法務部門では契約書の保存義務が長期間に及ぶことが多く、電子化によりスペースと業務負担の両面で効果が見込めます。

履歴管理と文書検索が容易になる

電子回覧では、送信日時や承認状況といった情報が自動で記録されるため、進捗確認や証跡管理がしやすくなります。メールであれば送信履歴、クラウドであれば更新履歴やバージョン履歴が残り、承認の流れを後から追跡することが可能です。また、文書をフォルダや日付・案件名で整理しておけば、過去の稟議書や契約書をキーワード検索で即座に取り出せます。紙文書のように膨大なファイルを人力で探す必要がなくなり、業務のスピードアップに貢献します。

紛失リスクの低減と情報セキュリティの向上

紙文書は紛失や劣化のリスクが常に伴います。回覧中に行方不明になったり、長期保存によって内容が読みにくくなったりするといった問題は、電子化によって大幅に軽減されます。デジタルデータは複製やバックアップが容易であり、情報の永続性が保たれます。また、アクセス権限を設定することで関係者以外への情報漏えいも防止できます。ただし、電子データもサイバー攻撃や誤削除のリスクはあるため、暗号化やバックアップなど、社内ルールに沿ったセキュリティ管理が必要です。電子化は情報の扱いを根本から見直す契機ともいえるでしょう。

Excel（エクセル）で社内回覧を電子化する手順

Excelを活用した社内回覧の電子化は、紙ベースでの非効率な回覧を改善し、進捗の見える化や管理性の向上につながります。このセクションでは、テンプレート作成から運用の実際まで、ステップごとに解説します。

ステップ1：Excelテンプレートの作成

最初に、紙の申請書や回覧用紙を置き換えるExcelテンプレートを作成します。入力フォームとしての機能を備えるため、セル幅や高さを調整し、見やすいレイアウトを設計します。入力欄と項目名欄を分け、入力ミスを防ぐために色分けや網掛けなどの視覚的工夫も有効です。

また、Excelの「データ入力規則」や「条件付き書式」を使えば、入力形式の制限やアラート設定が可能になり、記入ミスの防止にもつながります。さらに、回覧フローに対応する「承認欄」「確認欄」「回付欄」もテンプレート内に設けておきましょう。各承認者が氏名・日付を入力する欄をあらかじめ設けることで、誰がどの段階で承認したのかを明確に記録できます。

ステップ2：社内回覧フローの設計

Excelを用いた回覧がスムーズに進むためには、回覧フロー（承認順序）をあらかじめ明確にしておく必要があります。例えば「起案者 → 部門上長 → 法務担当 → 部長決裁」といった流れを設定し、テンプレート内の承認欄と一致させます。

ExcelファイルをOneDriveやGoogleドライブなどのクラウドストレージ上で共有すれば、リアルタイムで進捗を確認できます。ファイルの進捗は各欄への記入状況で確認可能なので、空欄が残っていれば、その段階で止まっているとすぐに判断できます。

ただし、Excelファイルは誰でも編集できるため、意図しない修正や改ざんを防ぐために「セルの保護」や「編集履歴の記録」機能を活用することが望まれます。承認済み欄に保護をかけたり、回覧フローに従って順番に編集できたりするようなルールを設定することも、実務上有効です。

ステップ3：ファイルの回覧と運用

作成したExcelファイルを回覧する方法は大きく分けて2通りあります。ひとつはメール添付での送信です。承認者ごとに順番にメールを送信し、それぞれの担当者が承認後に次の担当者へ転送する形で進めます。この方法は導入が簡単ですが、メールの見落としや、誤送信による情報漏えいのリスクがある点に留意が必要です。

もうひとつは、クラウドストレージを使った共有運用です。ファイルを共有リンクで展開することで、常に同一の最新ファイルを確認・編集できます。Googleスプレッドシートなどを活用すれば、複数人によるリアルタイム編集も可能で、承認待ちの時間短縮に効果的です。ただし、同時編集に対応していない場合は、編集の競合やデータの上書きに注意が必要です。

クラウド運用時にも、承認者が記入完了後にメールやチャットで通知を行う運用ルールを設けておくと、回覧の滞留を防ぎやすくなります。また、ファイルにはパスワードを設定し、機密情報の流出対策も講じておきましょう。

Excel（エクセル）を使った電子回覧のリスク

Excelによる電子回覧は手軽で導入しやすい一方で、業務の信頼性や効率性を妨げるリスクも内在しています。このセクションでは、事前に把握しておくべき課題を紹介します。

手作業による負担や見落とし

Excelファイルをメールで回覧する場合、宛先指定や本文作成、ファイル添付など手作業が都度発生します。ワンクリックで回覧が完結する専用システムと比べると、業務が煩雑になりがちです。また、受信者がメールを見落とすと回覧が停滞する原因になります。確実に閲覧してもらうための運用ルールやリマインド体制が必要です。

誤送信や情報漏洩

メールでの送信は、宛先の間違いや意図しない社外への送付によって情報漏洩が起こるリスクがあります。Excelファイルそのものもパスワードを設定しなければ、簡単にコピー・持ち出しが可能です。暗号化や閲覧権限の制御など、文書管理の基本的な対策が不可欠です。

同時編集の制限と版管理の難しさ

通常のExcelファイルは一人ずつしか編集できず、複数人での同時作業には不向きです。内容を分割して別コピーで編集するとバージョン管理が複雑になり、最新版の特定が困難になります。「最終」「最終版」などファイル名が増える事態はよくある問題です。承認プロセスを強制できない点でも、内部統制上の不安が残ります。

改ざんリスク

Excelは自由に編集できるため、誤って他人の入力を上書きしたり、意図的な改ざんが行われたりする可能性も否定できません。

原本性を保つには、編集履歴を残す設定やセル保護を活用し、承認後はPDFに変換するなどのルールを整備しておくことが効果的です。回覧の正確性を担保するには技術面と運用面の両方での対策が求められます。

社内回覧の電子化に利用できる他ツールとExcel（エクセル）の違い

Excelを使った社内回覧の電子化は手軽で導入しやすい方法ですが、目的や規模に応じて他のツールの方が適している場合もあります。ここでは、Googleフォーム、Googleスプレッドシート、クラウド型ワークフローシステムとExcelとの違いを比較し、選択の参考になるポイントを解説します。

Googleフォーム：情報収集の効率化に有効

Googleフォームは、簡単な申請や既読確認など、一方向の情報収集に特化したツールです。たとえば、社内周知や法務部からの通達に対して、各部署や社員が「確認済み」と回答する用途で活用されます。回答内容は自動でスプレッドシートに集計され、管理も容易です。メール本文で個別に返信を求めるよりも効率的で、回覧後の確認作業の負担を大きく軽減できます。

ただし、Googleフォームは一方向の入力受付が基本で、複数段階の承認や複雑な回覧ルートには対応していません。承認が必要な場合は、フォームで入力を受け付けた後にメールなどで個別に通知を送る必要があり、手作業が増える可能性があります。そのため、稟議書や契約書の回覧といったプロセスには不向きですが、シンプルな情報収集には適しています。

Googleスプレッドシート：リアルタイム性と可視化の強み

Googleスプレッドシートは、Excelに似たクラウド型表計算ツールで、複数人による同時編集が可能です。これにより、承認状況や記入状況をリアルタイムで共有・更新でき、Excelのようにファイルを都度送受信する手間が省けます。稟議状況を一覧で管理し、承認者が順に記入していくといった運用に適しており、更新履歴が自動で保存される点も安心材料です。

また、スマートフォンからもアクセスできるため、出張先や在宅勤務中でも承認作業が行えます。一方で、社内でGoogleアカウントの利用が標準化されていない場合や、機密文書をGoogleのクラウド上に置くことに懸念がある場合には導入に工夫が必要です。また、高度な関数やマクロが必要な業務ではExcelの方が柔軟性が高い場合もあり、利用目的を明確にすることが求められます。

クラウド型ワークフローシステム：承認プロセスの自動化と統制強化

より高度で複雑な承認フローを管理したい場合は、クラウド型のワークフローシステムの導入が適しています。これらの専用システムでは、申請書のテンプレート化や承認ルートの事前設定が可能で、申請から承認、通知までを一貫して自動化できます。

申請が行われると、設定された承認者に自動で通知が届き、承認処理が記録されていきます。過去の申請はすべてシステム内で検索可能となり、監査証跡や内部統制にも対応できます。さらに、電子契約サービスや人事システムなど他の基幹システムとの連携が可能な製品も多く、業務全体のデジタル化に貢献します。

導入には一定のコストや社内展開の手間がありますが、最近のシステムはUIも直感的で、年配社員でも扱いやすい設計となっていることが多く、サポートも充実しています。運用定着までの支援体制を整えれば、Excel以上に確実でミスのない回覧フローを構築できます。

Excel（エクセル）を起点に、社内回覧の電子化を

社内回覧をExcelで電子化することで、承認の迅速化やペーパーレス化、履歴管理の効率向上といった多くのメリットが得られます。テンプレートの整備やフローの可視化によって、法務部門の契約書回覧や社内通知にも柔軟に対応可能です。

Googleフォームやスプレッドシート、クラウド型ワークフローシステムなど、目的や組織規模に応じて他ツールも併用し、最適な運用体制を構築して、社内回覧の電子化を成功させましょう。


※ 掲載している情報は記事更新時点のものです。

  • 【監修】マネーフォワード クラウド 業務効率化の基礎知識

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