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  • 作成日 : 2025年3月31日

仕事のメモ整理術！心理学を活用した効率的なまとめ方と最新アプリ比較

「メモを取ったのに必要なときに見つからない」「情報がバラバラで整理できない」そんな悩みを抱えていませんか？メモは単に書き留めるだけでなく、適切に整理・活用することで業務効率を大きく向上させます。この記事では、心理学を活用した効果的なメモの取り方、手書きとデジタルの使い分け、さらに最新のメモアプリの比較までを解説します。生産性を高めるメモ管理術を身につけ、業務の質を向上させましょう。

なぜ仕事でメモの整理が重要なのか？

新社会人やビジネスパーソンにとって、日々の業務で取るメモは情報の宝庫です。しかし、メモがあちこちにバラバラになっていては必要な情報をすぐ取り出せず、せっかくのメモを活用できません​。

会議の記録やアイデアの走り書き、取引先との打ち合わせ内容など、仕事上のメモを整理できていないと「どこに何を書いたか分からない…」という事態に陥りがちです。それは業務効率の低下や抜け漏れの原因にもなります。

一方、メモを整理しておけば必要な情報をあとから簡単に振り返り、仕事に活かすことができます​。

メモは単に書き残すだけでなく、後で見返して活用してこそ価値があります。メモがしっかり整理されていれば、重要なタスクを見落とすことなく対処できたり、業務の振り返りによる改善点が見つかったりと、仕事のパフォーマンス向上につながります。

仕事のメモを整理する基本ルール

仕事のメモを上手に整理するために、まずは基本となるルールを押さえておきましょう。以下にメモ整理の3つの基本を挙げます。

情報はシンプルに書く

会議中につい発言を一字一句書き取ろうとしていませんか？実はそれでは脳が情報を咀嚼せず受け身になってしまい、内容が記憶に残りにくくなります​。

メモは全文を書き写す必要はありません。要点とキーワードだけを自分の言葉で簡潔に記載しましょう​。

例えば会議の結論や重要な決定事項、次のアクションなど、「これだけ押さえれば思い出せる」というエッセンスに絞って書くことがポイントです。

情報を削ぎ落としてシンプルに書くことで、後から見返したときに内容を素早く理解でき、記憶にも定着しやすくなります。

分類やタグ付けを活用する

メモを書きっぱなしにせずカテゴリ別に整理しましょう。手書きの場合はノートを案件ごと・テーマごとに使い分けたり、ページの端に付箋や見出しを付けて分類すると探しやすくなります。一方デジタルメモではタグ機能をぜひ活用してください。メモにタグを付ければ、フォルダをまたいで関連メモを一括検索でき、必要な情報に素早くアクセスできます​。

例えば「重要」「要フォローアップ」などタグ付けしておけば、重要なメモだけを後から一覧表示するといったことも可能です​。

分類とタグ付けによりメモが体系立てて整理され、あの情報はどこだっけ？と探す手間が大幅に減ります。

手書きメモ vs デジタルメモを使い分ける

メモは手書きにもデジタルにもそれぞれ利点・欠点があります。それらを理解し、自分に合った方法を選ぶことが大切です。例えば、紙のノートに書く手書きメモは、実際に手を動かして書く分だけ記憶に残りやすいというメリットがあります​。

実際、プリンストン大学などの研究では手書きでメモを取ったグループの方が、パソコンでメモを取ったグループより後日のテストで内容の記憶・理解度が高かったとの結果が報告されています​。

手書きメモは自由度が高く図解もしやすい反面、一度書いた内容の並べ替えや追加が難しく、紙を持ち歩く必要があるなどのデメリットもあります​。

一方、デジタルメモ（PCやスマホのメモアプリ等）はテキストの検索性が高く、いつでも持ち運べて他人と共有しやすいのが利点です​。

後から項目を並べ替えたり追記したりもしやすく、写真やファイルの添付も簡単でしょう。ただし、キーボード入力中心のメモは頭を使わずに文字を写しがちで、記憶への定着度では手書きに劣る場合が多いとも言われます​。

どちらが優れているというより、自分の用途に合わせて使い分けるのがベストです。アイデアを練るブレストや頭に刻みたい内容は手書きでノートに、そして大量の情報を整理したり共有したい会議メモはデジタルで、という具合に状況に応じて使い分けるとよいでしょう。

実際に手書きメモとデジタルメモを両方試してみて、自分がストレスなく続けられる方法を選ぶのが一番です。

心理学を活用した仕事のメモ術

ここからは、記憶に定着しやすいメモの取り方や、メモとタスク管理を結びつけるテクニックを紹介します。せっかくメモを取るなら、その内容をしっかり理解し覚えて仕事に活かしたいですよね。認知心理学や学習法の知見を取り入れたメモ術を身につければ、ただ書いて終わりではない“使えるメモ”が手に入ります。

記憶に残るメモの取り方：コーネル式ノート術

コーネルメソッドは、コーネル大学の教授が考案した有名なノート術で、多くのビジネスリーダーも活用しています。マイクロソフト創業者のビル・ゲイツ氏もこのコーネル式でメモを取り、毎週メモを見直す習慣を続けていたそうです​。

コーネル式ではノートを以下のように3つのエリアに分割して書きます​。

  1. メインエリア（右側）：会議や講義の内容など事実や情報を書く欄。
  2. キューエリア（左側）：内容を聞いて生じた疑問点や課題、キーワードを書く欄。
  3. サマリーエリア（下部）：そのページの内容をひと目で思い出せるよう、要約を書いておく欄。

このように事実と自身の疑問・要点をセットで記録し、最後に要約まで付けるのがコーネル式の特徴です。単に話された内容を写すだけではなく、自分が「何を課題と感じたか」「何が重要だったか」を書き留めることで、受け取った情報を自分ごと化できます​。

他人の話も自分の課題として捉えると記憶に残りやすくなるとされます​。

また、要約を書くために「結局何がポイントだったのか？」と考える過程自体が理解を深め、内容を頭に刻むのに役立ちます​。

例えば会議中、発言内容を右エリアにメモしつつ、「次回までに解決する課題は何か？」や「顧客が本当に望んでいる改善点はどこか？」といった疑問やアイデアを左エリアに書き出します。最後に下部にその会議の要旨を一行でまとめておけば、後から見返したとき一瞬で内容を思い出せます。コーネル式ノート術を活用すれば、記憶に残りやすい上に行動につながるメモを取ることができるのです。

深い理解につなげる：ファインマン・テクニック

メモの内容を「理解したつもり」で終わらせず、本当に腹落ちさせるための方法として知られるのがファインマン・テクニックです。これは物理学者リチャード・ファインマン氏が実践していた学習法で、学んだことを人に教えるように説明できるまで理解を深めるというものです​。

具体的には次の4ステップで実施します。​

  1. 内容を子どもに教えるつもりで説明する。まず白紙に、学んだことを小学生にもわかる平易な言葉で書き出します。専門用語に頼らず、自分の言葉で噛み砕いて説明してみるのがポイントです。
  2. 理解が不十分な箇所を見つけて埋める。書き出してみて説明が詰まった部分があれば、そこが自分の理解の穴です。資料に戻ったり調べ直したりして知識を補完します。
  3. 内容を整理して簡潔にまとめる。改めて重要なポイントを整理し、できるだけシンプルな表現でまとめ直します。専門用語は平易な言葉に言い換え、本質がひと目で分かる説明にブラッシュアップします。
  4. 他人に教える／アウトプットする。最後に、理解した内容を同僚や部下に話したり発信したりしてアウトプットします。人に教えることで自分の理解もより確かなものになります。

このプロセスを通じて、自分のメモに書かれた内容を「本当に理解して使いこなせる知識」へと昇華させることができるのです。日々の業務で得た知見や上司からの指示も、ファインマン・テクニックで自分の言葉に落とし込んでおけば、より確実に身につき応用できるようになるでしょう。

仕事メモとタスク管理を組み合わせる方法

仕事のメモには、アイデアや記録だけでなく「次にやるべきこと」も多く含まれます。そこで重要なのがメモをToDo化することです。

例えば会議のメモを取った後、その中から自分やチームのタスクを洗い出してリスト化します。手書きメモならハイライトや付箋で「★」印をつけた箇所を会議後にチェックし、別途タスクリストに転記するとよいでしょう。

デジタルメモなら最初からチェックボックス付きのリストとしてメモを取っておき、完了したらチェックを入れる習慣にすると抜け漏れが防げます。

最近はメモアプリとタスク管理アプリの連携も簡単です。例えばGoogle Keepにはリマインダー機能があり、メモした内容に期限を設定して時間が来たら通知させることができます​。

MicrosoftのTo Doやタスク管理ツールを使って、メモから抽出したToDoを期限付きで管理するのも良いでしょう​。

実際「メモ＋タスク管理」を実践すると、「メモしただけで満足して忘れていた…」という事態が激減します。メモの段階でやるべきことに印を付け、すぐ行動に移せる形に整理する習慣をつけましょう。

仕事メモの書き方や活用方法

メモは書いて終わりではなく、将来の自分の財産として長期的に活用できる形で残すことが理想です。そのためのポイントをいくつか挙げます。

メモにタイトル・日付・背景を入れる

後から見返したときに文脈がわかるよう、「○月○日の営業会議メモ」「△△プロジェクト企画メモ」などタイトルや日付、場所・案件名を必ず記載しましょう。

いつ・何のためのメモだったかが一目で分かれば、時間が経ってからでも内容を理解しやすくなります​。

自分なりのフォーマットを決める

毎回メモの書き方がバラバラだと、見返すたびに脳が情報を再整理しなくてはなりません。例えば「会議メモは議題・決定事項・課題の3項目に分類して書く」「電話メモは5W1H（誰が、いつ、どこで、何を、なぜ、どうやって）の項目を必ず書く」といった具合に、メモのテンプレートや書式を統一しておくと整理・活用しやすくなります​。

社内で共有する議事録なども、フォーマットが統一されていれば情報共有がスムーズになるでしょう。

後で検索できる工夫をする

デジタルメモならキーワード検索が使えますが、手書きでもノートの最後に索引ページを作りトピックごとにページ番号を書く、重要語にマーカーを引いておくなど、後から探せる目印をつけておくと長期間にわたって有用なナレッジとなります。

こうした工夫により、書き溜めたメモが自分だけのデータベースになっていきます。時が経っても価値が色褪せないメモを目指して、最初から将来の活用を見据えた書き方を心がけましょう。

仕事メモの整理におすすめのアプリやツール比較

続いて、メモ整理に役立つアプリやツール選びについてです。ここでは代表的なメモアプリ4種（Evernote, Notion, OneNote, Google Keep）の特徴を紹介します。自分の用途に合ったものを選ぶ参考にしてください。

Evernote（エバーノート）

老舗の定番メモアプリです。テキストはもちろん、画像・PDF・音声など様々な形式の情報を一箇所に保存できます。タグやノートブックで大量のメモを整理しやすく、強力な検索機能で欲しい情報をすぐ見つけられます。​

また他サービスとの連携やWebクリップ機能が充実しており、情報収集ツールとしても優秀です​。

手書き文字の認識補正や図形描画にも対応しており多機能ですが、その分ツールに慣れるまでは機能を持て余すかもしれません​。

★こんな人におすすめ: 複数デバイスでメモを同期しながら使いたい、Webの情報クリップや資料管理まで含めてあらゆる情報を一元管理したい人​。

※無料プランだと同期できる端末が2台までという制限があり、本格利用には有料プラン検討が必要です​。

Notion（ノーション）

オールインワンの情報管理ツール。近年注目度急上昇の多機能アプリで、メモだけでなくタスク管理やデータベース構築、Wiki的な使い方まで自由自在です。箇条書きや表、看板（カンバン）など様々なレイアウトで情報を整理でき、まさに「何でもできる」ツールと言えます。

プロジェクトのアイデア出しから読書記録、目標管理まで一箇所でやりたい人には理想的でしょう​。

一方で機能が膨大なぶん習熟に時間がかかる点には注意しましょう。直感的に操作しやすいデザインではありますが、自分なりの使い方を構築するまで試行錯誤が必要です。

★こんな人におすすめ: メモだけでなくタスクやデータベースも一括で管理したい人、クリエイティブに情報をカスタマイズして整理したい人​

OneNote（ワンノート）

Microsoft製の安心感、手書きもできるノート。Microsoft 365の一部として提供されており、Windowsユーザーにはお馴染みの画面で使えます​。

特徴は紙のノートのような自由度で、ページ上の好きな位置にテキストや手描き文字を書き込めること​。会議中に図を描いたり箇条書きを並べてメモしたりとレイアウトが柔軟です。

各ページをセクションやノートブックで仕切り、タグ付けもできるので整理もしやすいです​。さらにチェックボックス付きのToDoリスト機能もあり、そのままタスク管理に活用することもできます​。

欠点としてはアプリの動作がやや重く、起動に時間がかかる点が指摘されています​。特にモバイル版やiPadでは動作が緩慢な場合があり、「思いついた瞬間すぐメモ」には不向きかもしれません​。

★こんな人におすすめ: 普段からOffice製品を使っており馴染みのあるUIでメモしたい人、自由なレイアウトでノートを書きたい人​

逆にサッとメモを取りたい場面が多い人は少しストレスを感じるかもしれません。

Google Keep（グーグル・キープ）

シンプル＆スピーディーなメモ帳。Google提供のメモアプリで、余計な機能を省いたシンプルさが魅力です。起動が非常に早く、思いついたらすぐメモを書き留めるのに適しています​。

テキストメモのほかチェックリストや画像添付、音声メモも可能で、ラベル（タグ）や色分けで整理もできます​。特定の日時や場所でリマインド通知する機能があり、「〇時になったらこのメモを知らせて」といった使い方でタスクの抜け漏れ防止もできます​。

ただし機能は最低限のため、例えば長文を書いたり表やファイルを貼り付けるような使い方には向いていません。画像を貼ると本文の一番上に固定される、アーカイブ的な整理は不得意などあくまで簡易メモ用途に特化しています​。

★こんな人におすすめ: とにかく素早くメモを取りたい人、シンプルな付箋代わりにメモを残したい人​

深い階層の整理や凝った書式は必要なく、「思いつきをスマホですぐ書き留めたい」という用途にピッタリです。

整理したメモを仕事に活かすための運用ルール

メモの取り方やツールを工夫して整理できても、使わなければ意味がありません。整理したメモを日々の仕事に活かすための運用ルールを紹介します。メモは継続してこそ威力を発揮しますので、ぜひ以下のポイントを習慣にしてみてください。

定期的にメモを見返す

メモを書いたら終わりではなく、時間をおいて繰り返し見直すことで記憶への定着と理解が深まります​。

ビル・ゲイツ氏も毎週自分のメモを振り返っていたように​、週末や翌朝など区切りのタイミングでメモ帳を読み返す習慣をつけましょう。

特に重要な会議メモは、会議直後・翌日・一週間後…というように何度か復習すると内容を忘れずにいられます。「見返すなんて時間がない」と思うかもしれませんが、逆に言えば見返さないメモは取る意味が半減します。

ほんの5分でもよいので、定期的にメモをチェックする時間をスケジュールに組み込んでください。そうすることでせっかく整理した情報を脳内にもしっかり焼き付け、必要なとき即座に引き出せるようになります。

情報を一元化しバックアップする

メモの散逸を防ぐために、情報はなるべく一元管理しましょう。仕事用のメモ帳をプロジェクトごとに分けすぎない、メモアプリをあれこれ併用しすぎない、といった工夫です。あちこちに情報が分かれていると管理も大変ですし、どこに書いたか探す手間が増えます。理想は「メモはここに行けばすべてある」という状態を作ることです。一元化のためにデジタルツールを活用するのも有効です​。

例えば紙のノートで書いたメモも重要なものは写真に撮ってクラウドに保存しておく、議事録は最初から社内の共有ツール（Wikiやノートアプリ）に書く、といった形でデータを集約しておきます。

加えてバックアップも忘れずに。クラウド同期しておけばデータ紛失のリスクは低減しますが​、万が一に備えて定期的にエクスポートを取る、紙のメモはスキャンしてデジタル化するなど、大事なメモが消えない仕組みを整えておきましょう。

カレンダー・タスク管理ツールと連携する

メモに書いた内容を実行に移すために、スケジュール表やタスクリストと結びつけることも重要です。例えば、会議メモで「来週金曜までに報告資料作成」と書いてあれば、その場で自分のカレンダーの来週金曜に「報告資料提出〆切」と予定を入れておきます。

こうすることでメモしたタスクを確実に実行に移せます。また前述のように、メモアプリのリマインダー機能やタスク管理アプリを使って、メモからタスクを起こして管理するのも効果的です​。

メモ→タスク→実行という一連の流れを習慣化すれば、「書いて満足」を防ぎ仕事の抜け漏れもなくなるでしょう。カレンダーやタスクツールとセットで運用することで、メモが生きた行動指針に変わります。

以上のような運用ルールを取り入れると、メモ整理術はさらに効果を発揮します。情報を整理して終わりではなく、その先の活用（行動・記憶定着）まで見据えてこそ真のメモ術です。

効率的なメモ整理で仕事のパフォーマンスを向上

メモ整理のコツ自体はシンプルですが、最も大切なのは自分に合った方法を見つけて継続することです。人によって情報整理のスタイルや仕事の内容は異なりますから、色々試してみてしっくりくるやり方を採用してください。この記事で紹介したツールやテクニックも、一度に全部は難しくても気になるものから取り入れてみましょう。

今日から早速、机の上やスマホの中のメモを見直してみてください。不要な情報を整理し、大事なメモはカテゴリ分けやタグ付けをしてみるだけでも効果を実感できるはずです。

メモがスッキリ整理されれば頭の中も整理され、仕事に余裕が生まれます。効率的なメモ習慣を手に入れて、ぜひ仕事のパフォーマンス向上につなげてください。

まずは一つ、気になったメモ術を試してみることから始めましょう。あなたのメモが変われば、きっと仕事もうまく回り始めますよ。


※ 掲載している情報は記事更新時点のものです。

  • 監修：青井 真吾（AOIS Consulting株式会社代表取締役）

    大学卒業後はIT企業に入社。システムエンジニアとして大手企業向けのERPシステム開発を経験。その後ITコンサルタントとして独立。人材派遣会社の基幹システムの開発、不動産会社の商業施設での販促システムの導入、自動車メーカーでコネクティッドカー開発のプロジェクト管理、SIerでのSalesforceの導入、ファッション業界の企業でのDX推進プロジェクトを経験。現在はAOIS Consulting株式会社を設立し、コンサルティングの傍らIT記事の監修および執筆を手掛ける。

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