• 更新日 : 2024年12月12日

セミナーはタイムスケジュールが大切！テンプレートや司会台本の例文

セミナーを成功させるためには、参加者にとってスムーズな進行が求められます。その鍵となるのが、しっかりとしたタイムスケジュールの作成です。特に、オンラインとオフラインのどちらであっても、細かい時間配分や会場設営に関する準備が重要です。

当記事では、セミナーの企画に欠かせないタイムスケジュールを作成する際のポイントを3つに分けて解説します。適切な準備を行い、セミナーがスムーズに進行できるようにしましょう。

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セミナーのタイムスケジュールを作成する際のポイント

オンラインやオフラインのセミナーを企画する際は、タイムスケジュールを慎重に作成することが大切です。適切なタイムスケジュールがあるかどうかが、セミナーを成功させる鍵を握っているためです。以下では、作成する際のポイントを3つ取り上げて解説します。

当日の流れやツールの操作方法を確認しておく

タイムスケジュールを作成する前は、会場の準備段階からセミナーを終了するまでの一連の流れ、使用するツールの操作方法を確認しておきます。万全の準備を整えることが、セミナーを成功に導くポイントです。

タイムスケジュールにはセミナーの構成や概要はもちろん、会場スタッフのタスクを時系列で記載しておくと、セミナーを円滑に進めやすくなります。加えて、司会者のセリフも記載すると、当日の流れを詳細に把握しやすくなるでしょう。

オンラインでセミナーを行う場合は、会場と参加者を結ぶインターネット環境に必要なツールの操作方法を確認します。講師への質問を受け付けるチャット機能やアンケート機能など、各種ツールを本番できちんと操作できるように準備してください。

バッファをもたせた時間配分にする

セミナーのタイムスケジュールは、バッファをもたせた時間配分にすることが必要です。セミナーでは予想外のできごとが発生したり、講師の話が予定時間を超過したりして、時間が不足する可能性が少なからずあるためです。

参加者数に合わせて準備した机や椅子、資料の数が不足していた場合など、不測の事態に対応するため、セミナー会場の設営時間には特に余裕をもたせてください。時間に余裕があれば、不備によって参加者に迷惑をかけるリスクを減らせます。

セミナーの構成や形式・参加者数・会場設備といった条件も考慮してください。定員数が多く、会場の規模が大きくなれば、人の移動にも時間がかかります。実質的に必要となる時間に加え、1割程度のバッファをもたせてタイムスケジュールを作成することがおすすめです。

本番のシミュレーションをしておく

シミュレーションすれば、現実的なタイムスケジュールを作成しやすくなります。シミュレーションでは、会場の設営時間や参加者の受付時間、司会者と講師の持ち時間や質疑応答時間などを想定します。

会場からトイレや自動販売機などへの移動時間、ワークショップをする際の机や椅子を配置換えする時間といった、細々とした時間もシミュレーションしてください。わずかな時間の積み重ねを計算し、本番で時間が不足しないように準備します。

会場の下見を行うことも検討してください。現実的な移動時間を計測できます。机上で想定していた時間よりも長く、あるいは短くできる項目があれば、タイムスケジュールに反映することが可能です。

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セミナーの司会進行役の役割

セミナーの司会進行役は、セミナーを開始から終了まで円滑に進めるため、さまざまな役割を担います。主な役割は以下の通りです。

司会進行役が受け持つ重要な役割の1つは、タイムスケジュールを確認しながら、セミナーを進行することです。司会進行役は要所要所で単に話をするのみでなく、講師や参加者をサポートする役割も担います。

例えば、タイムキーパーの役割です。司会進行役がタイムスケジュール通りに時間を計測し、進行することで、講師は自身の講演内容に集中できます。また、講師の持ち時間が余った場合は質疑応答時間を長くするなど、柔軟な対応も求められます。

セミナーに欠かせない司会台本の例文

タイムスケジュールに沿ってセミナーをスムーズに進行するには、事前に台本を用意することをおすすめします。以下では、セミナーに欠かせない司会台本の例文を、4つの項目に分けて紹介します。

開会の挨拶

開会の挨拶は、セミナーの印象を良くも悪くもする可能性がある重要なパートです。このため、司会進行役は参加者がセミナーに対して良い印象を抱くような挨拶を簡潔に行う必要があります。

【例文】

開会の挨拶では、参加者への感謝を伝えるとともに、簡潔な自己紹介をします。司会進行役の経験が少ない人は「至らぬ点もあるかと存じますが、よろしくお願いいたします」などと述べると好感を与えられるでしょう。

主催者の挨拶がある場合は、開会の挨拶をした後に「主催者であります〇〇より、ご挨拶を申し上げます」などと加えます。

会場の案内・注意事項

セミナーを実施する会場の案内や注意事項を伝えるのも司会進行役の役割です。非常口がある場所の案内、会場における飲食や喫煙に関するルールといった注意事項を参加者にアナウンスします。

例文

セミナーに支障をきたさないため、携帯電話の使用を制限したい場合も注意事項に含めます。例えば、「携帯電話は電源を切るか、マナーモードにするなど、ご配慮くださいますようお願いいたします」などと伝えてください。

休憩の案内

セミナーが長時間に及び、途中に休憩が入る場合は、司会進行役が休憩の案内をします。

例文

休憩の案内では、休憩時間や再開時間を告知します。参加者が休憩を有効に利用できるように、お手洗いや自動販売機などの場所を分かりやすくアナウンスすることがポイントです。タイムスケジュール通りに進行するため、時間を厳守してほしい旨も伝えてください。

閉会の挨拶

閉会の挨拶では、セミナーの終了を宣言するとともに、参加者への感謝を改めて述べます。

例文

アンケート用紙を配布していた場合は、回収率を上げるためにも、回収箱がある場所などを明確にし、参加者に協力を求めます。最後は帰路に配慮する言葉も忘れずに伝えて、挨拶を締めます。

タイムスケジュールに沿ってセミナーを進行するには事前準備が大切

セミナーのタイムスケジュールをしっかりと作成すれば、参加者にとって快適な体験を提供できます。バッファを持たせた時間配分や、シミュレーションによる準備は、予期しない事態にも対応できる柔軟性を高めることが可能です。

また、司会者が役割を的確に果たすことで、全体の進行が円滑に進みます。無料テンプレートも活用し、セミナーの成功を目指してください。

• 監修：マネーフォワード クラウド

  マネーフォワード クラウド 業務効率化の基礎知識 編集部では、業務効率化や生産性向上のノウハウ、クラウドツールの使い方など、ビジネスシーンで役立つ基礎知識をご紹介しています。