- 更新日 : 2024年12月12日
システム開発の提案依頼書（RFP）とは？テンプレートも
自社に新しいシステムを導入検討する際には、業務の関係者で自社の課題や開発の目的、システムの要件などを考え、候補となる開発会社に送る「提案依頼書」を作成します。作成する工数はかかるものの、作成することで明確に依頼側の課題や要望を伝えられるなどのメリットも多くあります。
当記事では、システム開発の提案依頼書の意味や作成する目的、作成方法などを解説します。提案依頼書のテンプレートも紹介しているため、ぜひご活用ください。
目次
システム開発の提案依頼書（RFP）とは？
システム開発の提案依頼書（RFP：Request for Proposal）とは、システムの開発会社に依頼する際に作成する書類のことです。自社が開発したいシステムの要件や解決したい課題、実現したい業務などを開発会社と共有するために作成します。
システム開発の提案依頼書（RFP）を作成する目的
システム開発の提案依頼書は自社（発注者側）の依頼内容を整理したものであり、システム発注の際には必ず用意すべき書類と言えます。なぜなら、システム開発の提案依頼書を作らずに口頭で依頼や情報提供を行った場合、自社の意図が開発会社側に正しく伝わらない可能性が高いためです。
開発会社はシステム開発のプロですが、発注者側の意図や事情をすべて理解しているわけではありません。発注者それぞれにマッチしたシステム開発を行うためには、発注者側がシステムに求める要件を可能な限り正確に提示し、認識のすり合わせを行うことが不可欠です。システム開発の提案依頼書を作成すれば、発注者・開発会社双方の認識のすり合わせを確実にできるほか、開発会社から自社の要望に合った提案を得られやすくなります。
システム開発の提案依頼書（RFP）の無料テンプレート
システム開発の提案依頼書を初めて作る場合、一からフォーマットを準備すると時間や手間がかかります。システム開発の提案依頼書を作るときは、テンプレートを使用するとスムーズに手間なく作成できるでしょう。以下のリンク先からテンプレートを無料でダウンロードできるので、ぜひ利用してください。
システム開発の提案依頼書（RFP）を作成するメリット
システム開発の提案依頼書を作成するメリットとしては、以下のような内容が挙げられます。
| 自社システムに必要な要件を正確に伝えられる |
|---|
| 口頭での依頼は要件の抜け漏れが発生しやすいほか、開発会社内で伝達が行われる中で、情報の正確性が失われる可能性が高くなります。結果として、開発会社から自社の希望とは異なる提案を受け、軌道修正に余計な時間がかかるケースも少なくありません。システム開発の提案依頼書を作成することで双方の自社システムに必要な要件を正確に伝えられ、システム開発のスムーズな進行が可能になります。 |
| 自社の要望に合った提案を受けられる可能性が上がる |
|---|
| 発注者側で必要な要件がまだ具体化できていない場合でも、可能な限り要件を文章化することで、「何をしたいか」という大まかな部分は開発会社に伝えられます。そのため、開発会社から自社の希望にマッチした提案を受けられる可能性が高まる点が大きなメリットです。システム開発の提案依頼書があることで開発会社から必要な知識を補うこともできるため、自社内でシステム開発の知識が乏しい場合こそシステム開発の提案依頼書を作るべきと言えるでしょう。 |
| トラブルを未然に防げる |
|---|
| 依頼内容や納期などの情報共有を口頭で行うと、言った言わないの水掛け論や認識のずれが生じやすくなります。トラブルがこじれれば、最悪の場合訴訟問題に発展するケースもあるため注意が必要です。システム開発の提案依頼書によって情報や要望を明確に文書化しておけば、トラブルを未然に防げます。 |
システム開発の提案依頼書（RFP）の作り方
システム開発は以下のような流れで進めるのが一般的です。
| 1 | プロジェクトチームを編成する |
|---|---|
| 2 | 課題の洗い出しやシステム開発の目的の明確化を行う |
| 3 | 情報収集と評価基準の設定を行う |
| 4 | システム開発の提案依頼書を作成・提出する |
| 5 | 各開発会社から受領した提案書・見積書を比較検討する |
| 6 | 開発会社を決定し契約を締結する |
以下ではシステム開発の提案依頼書の書き方・作り方について解説するので、参考にしてください。
概要
まずは、システム開発の提案依頼書の内容がどのようなものかをまとめた概要を記載します。概要を読むだけで、書類の位置づけや大まかな依頼内容が伝わるように書くことが重要です。
概要には以下のような項目を記載するとよいでしょう。
| 目的 | システム開発の提案依頼書の目的や位置づけを記載します。 |
|---|---|
| プロジェクトの背景 | システム開発のプロジェクトが立ち上がった背景を記載してください。 |
| 解決したい課題 | 現在自社がどのようなことに困っているかを記載します。 |
| システム化の目的 | なぜシステムを導入したいのかを記載します。 |
| ゴール | プロジェクト自体のゴールを記載しましょう。ゴールとは、システムに求める品質や予算、納期などを指します。 |
| プロジェクトの範囲 | プロジェクトの範囲はシステム開発のみなのか、保守も含むのかといった部分を明記することも大切です。 |
| 会社情報 | 自社の業種や商品・サービスの内容、販売形態、組織図などを記載します。 |
| 現行のシステム構成 | 現在運用しているシステムの構成図やシステムパッケージを記載してください。 |
| 機器情報 | 現行PCやサーバーの台数、スペックなどの情報を記載します。 |
提案依頼内容
提案依頼内容とは、開発会社側が作成する提案書に盛り込んでほしい情報のことです。具体的には以下のような内容を記載し、必要に応じて項目を追加するとよいでしょう。
| 開発会社の情報 | 開発会社側に関する基本情報を確認する項目です。 |
|---|---|
| 提案システム概要・構成 | システムの概要や構成を確認します。 |
| 機能要件 | システムに実装してもらいたい機能を明記します。 |
| スケジュール | 発注から開発・納品までのスケジュールを確認しましょう。 |
| サポート体制 | システム障害が発生した際などのサポート体制や窓口の対応フローなどを確認します。 |
| 納品物一覧 | 納品物の内容と納品の時期・形式などを確認します。 |
| ドキュメントサンプル | 納品物の品質が分かるような過去のサンプルや資料をもらっておくとよいでしょう。 |
| 概算費用 | 初期費用や月額費用の概算見積もりを取ります。 |
| 制約事項 | 現状判明している制約事項やリスクを確認します。 |
| 契約内容 | 請負・準委任・派遣といった契約形態を明確にしましょう。 |
| 支払い方法 | 一括・分割といった支払い方法の確認をしておきます。 |
選考の進め方
候補となっている開発会社に対して、スケジュールや評価基準といった選考の進め方を伝えておくことも大切です。選考の進め方では以下の3つの項目を記載するとよいでしょう。
自社で想定している選考のスケジュールを具体的に記載します。提案書の提出期限、内容の精査にかかる時間、プレゼンテーションの日程、選考結果の連絡日や連絡方法などを記載するとよいでしょう。なお、一般的にシステム開発の提案依頼書の提出から提案書の受領までにかかる期間は2～3週間程度です。
開発会社側が、システム開発の提案依頼書をいつ・誰に・どのような方法で提出すべきかを記載します。提出先の名称や担当者名、住所、メールアドレスといった必要事項は必ず記載しましょう。
提案書の評価基準や方針、重視するポイントなどを記載します。評価基準の記載は必須ではないものの、評価のポイントを明らかにしておくことで、自社の要望にマッチした提案をもらいやすくなるというメリットもあります。 |
システム開発の提案依頼書（RFP）作成時のポイント
システム開発の提案依頼書を作成する際には、以下のポイントを踏まえるのがおすすめです。
システム開発の提案依頼書の内容は正確に記載し、曖昧な表現は避けましょう。要望や目的・課題などを正しく伝えることで、開発方針がぶれるのを予防でき、システム開発の品質向上が期待できます。
ゴールの設定が曖昧だと、システム開発が完了しても最終的にプロジェクトが成功したかを判定するのが難しくなります。「顧客満足度を○％向上させる」のように、ゴールは数値などを用いて明確にし、システム開発の成果を把握できるようにしましょう。
契約締結後にシステム開発の提案依頼書への記載がない追加要求が発生すると、プロジェクト全体の見直しといった影響が出る可能性があります。スケジュールの遅れや追加費用が発生する恐れもあるため、可能な限り避けてください。 |
システム開発の提案依頼書を作成して発注側との認識のすり合わせを確実にしよう
システム開発の提案依頼書（RFP）とは、システムの開発会社に自社が開発したいシステムの要件や解決したい課題、実現したい業務などを共有するために作成する書類です。ほかにも、作成することで自社の要望にあった提案を受けられる可能性が上がったり、認識のずれによるトラブルを未然に防げたりするメリットがあります。
自身で一から作成する際はフォーマットから作成する必要がありますが、テンプレートを利用すれば要望を打ち込むだけのため時短になります。今回紹介した手順やポイントを参考に、ぜひ要望をしっかりと伝えられる提案依頼書を作成してください。
※ 掲載している情報は記事更新時点のものです。
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