- 更新日 : 2024年10月16日
かっこいいメール署名の無料テンプレート・作る際のポイント
ビジネスメールにおいては、相手に会社名や名前、連絡先といった送信者の情報を正しく伝えるための「署名」を末尾に記載することが一般的です。会社や部署であらかじめ署名テンプレートが用意されているケースもあるものの、「メール署名をかっこよくしたい」と考えている方も多いでしょう。
署名はあくまでも送信者の情報を伝えるためのものであるため、「情報の伝わりやすさ」を意識して署名デザインを考えることが大切です。そこで今回は、かっこいいメール署名の特徴やメールサービス別の設定方法、さらにかっこいいメール署名を使う際の注意点まで解説します。
目次
かっこいいメール署名とは
メール署名とは、メール本文の末尾に記載する差出人の情報です。具体的には、送信者の氏名や会社・部署名、連絡先といった情報が含まれます。名刺のような役割を果たし、送信者の情報を明確にして信頼性を高める効果があります。
通常、会社や部署などでテンプレートが用意されていることが多いものの、個人でデザインを工夫し、「かっこいいメール署名」を作成する方もいます。
かっこいいメール署名には、次のような特徴があります。
氏名や会社・部署名、連絡先に加えて、自身のSNSアカウントやWebサイトなどの情報を詰め込みすぎると、署名が非常に読みづらくなります。かっこいいメール署名は必要な情報のみがシンプルに記載され、相手に必要な情報がすぐに伝わります。
かっこいいメール署名は、一見シンプルでありながら、個性を感じられるのが特徴です。個性的なデザインは相手の印象に残り、署名を見た瞬間に、差出人が誰なのかをすぐに思い浮かべてもらえる効果があります。 |
具体的なかっこいいメール署名のデザインは以下の通りです。
多くの色を使うと、色同士がぶつかり合い、せっかく準備したデザインが台無しになります。かっこいい署名は、色を2色程度に絞ることで、シンプルながら洗練されたデザインに仕上がっているのが特徴です。色の使い方にメリハリをつけることで、見やすく印象的な署名を作ることができます。
フォントの種類が多くなると、署名の情報よりもフォントが目立ち、読みにくくなります。特定の情報を強調したい場合は、複数のフォントを使うのではなく、太字や斜体などのスタイルをうまく活用できるフォントを選ぶことが重要です。強調したい部分だけに異なるスタイルを適用すると、読みやすさを保ちつつ、その部分を効果的に目立たせることができます。
情報が詰め込みすぎた署名は、視認性が悪くなり、相手に必要な情報が伝わりにくくなります。そのため、署名に適度な余白を取り入れることが重要です。余白を適切に使うことで、情報同士の区切りが明確になり、見やすく整理された印象を与えます。 |
かっこいいメール署名に必要な情報
かっこいいメール署名を作成するために必要な情報は、下記の項目が挙げられます。
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基本的にこれらの項目は、上記の順番で記載します。下記は実際の署名例です。
－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－ 株式会社 〇〇〇 〇〇〇部／〇〇〇（部署名／役職） 〇〇〇 〇〇〇（氏名） 〒000-0000 〇〇〇県〇〇〇市〇〇〇 TEL：000-0000-0000 FAX：000-0000-0000 Email：xxxxx＠xxx.com URL: https://xxxxx.com/ －－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－ |
ビジネスパーソンと就活中の学生では、署名に記載する内容が異なる点にも注意が必要です。就活中の学生の場合は、下記の項目を順に記載しましょう。
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企業側からExcel、Word、PowerPointなどの資料が送られてくる可能性があるため、メールアドレスは携帯のものではなく、PC用アドレスの使用がおすすめです。
かっこいいメール署名の無料テンプレート
「かっこいいメール署名を使いたいものの、うまくデザインできる自信がない」「自分で1からメール署名を作成すると、情報の抜け漏れが心配」という場合は、メール署名のテンプレート利用が得策です。テンプレートをコピーして使えば、簡単かつスムーズにかっこいいメール署名を作成できます。
下記は、マネーフォワード クラウドが提供するかっこいいメール署名のテンプレートです。無料でダウンロードできるため、ぜひご活用ください。
かっこいいメール署名の無料テンプレートのダウンロードはこちら
かっこいいメール署名の設定方法
かっこいいメール署名を作成した後は、署名の設定をしておくと便利です。署名設定をすれば、メール作成時に自動的に署名が本文の末尾に挿入されるようになります。ビジネスパーソンの多くが、毎回手動で署名を入力するのではなく、この署名設定を活用しています。
メール署名の設定方法は、使用するメールサービスによって異なります。以下では、主要なメールサービスであるGmail、Outlook、Thunderbirdの署名設定方法を分かりやすく紹介します。なお、すべてパソコンでの設定方法となっており、スマホから設定する場合は操作が異なる点に注意してください。
Gmailでメール署名を設定する方法
Gmailでの署名設定方法は、下記の通りです。
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「+新規作成」をクリックした際に表示されるポップアップ内の入力ボックスには、署名の名前（タイトル）を入力します。この名前はメール本文には表示されません。本文に表示したい署名は、署名の名前を入力した後に表示される入力ボックスに記入しましょう。
Outlookでメール署名を設定する方法
Outlookでの署名設定方法は、下記の通りです。
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Outlookでの署名設定方法はGmailとほとんど変わりませんが、Outlookでは新規メールの作成画面から署名を自動設定することも可能です。メール作成画面から署名を作成・設定する場合は、「新規メール」をクリックし、「挿入」タブを選択して「署名」をクリックします。この手順で、上記の手順2と同じ設定画面が表示されます。
Thunderbirdでメール署名を設定する方法
Thunderbirdでの署名設定方法は、下記の通りです。
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Thunderbirdの設定画面や手順は非常にシンプルで、GmailやOutlookと同様にフォントの変更や文字装飾、さらにロゴ画像の挿入も可能です。フォントの変更などを行いたい場合は、入力ボックスの上部にある「HTML形式で記述する」にチェックを入れましょう。
かっこいいメール署名を使うときの注意点
メール署名を使う際には、いくつかの点に注意しなければ、相手が必要な情報をキャッチできなくなったり、メールの信頼性が低下したりする恐れがあります。
相手に「かっこいい署名」や「印象に残る署名」と思ってもらうために、ここから紹介する3つの注意点をおさえておきましょう。
署名は読みやすくする
メール署名を設定する際は、読みやすさを重視することが大切です。かっこいいメール署名を設定しようと、無駄な間隔や装飾を入れてしまうケースもあります。しかし、凝りすぎた派手な装飾は視認性を下げ、必要な情報をキャッチできなくなった相手に悪印象を与える可能性もあるでしょう。
ビジネスメールにおいては通常、見栄えやおしゃれさよりも、情報の受け取りやすさやシンプルなデザインが重要視されます。メール署名を読みやすくすることは、ビジネスパーソンとしてのイメージや信頼性の向上につながると言えます。
表示が崩れていないか確認する
メール署名を設定する際には、正しく表示されていても、受信者が使用するメールツールやデバイスによって表示が崩れる可能性があります。表示の崩れたメール署名は、視認性を大きく下げる恐れがあるため注意が必要です。
表示が崩れる代表的な原因として、「1行の文字数が多い（1行が長い）」ことが挙げられます。改行や項目分け、文字サイズ設定を行い、1行の文字数をできる限り短くしましょう。また、環境依存文字や特殊記号を使用すると、文字化けが起こる可能性があるため、使用は控えた方が良いでしょう。
オリジナルの署名を設定した後は、まず自分宛てにテスト送信を行い、表示が崩れていないか確認することが大切です。このとき、別サービスのメールアドレスや、スマホ・パソコン・タブレットなどの各種端末で確認しておくのが望ましいです。
情報が変わったら内容を更新する
自動署名を設定した後に起こりやすいミスとして、「オフィスを移転したものの、署名の住所を変更できていなかった」といった古い情報の修正漏れが挙げられます。特に、企業のキャンペーン情報やお知らせなどの時事的な情報を自動署名に組み込んでいる場合は、こうしたミスが起こりやすいことに注意が必要です。
ビジネスメールにおいては、署名に記載されているメールアドレスや電話番号を見て連絡するケースが多くあります。常に最新の情報を知らせるためにも、署名に記述している項目に変更があった場合は、すぐに内容を更新しましょう。
差出人情報が一目で分かるかっこいいメール署名を設定しよう
メール署名は、本文末尾に導入する差出人情報のことであり、送信者の会社名や氏名、連絡先情報が記載されます。送信者の情報を明らかにすることで信頼性を高め、名刺のような役割を果たしています。
かっこいいメール署名は、シンプルでありながら個性にあふれているのが特徴です。どのメールツールやデバイスからメールを開いても表示が崩れず、一目で必要な情報をキャッチできるかっこいいメール署名は、ビジネスパーソンとしての評価向上につながるでしょう。
※ 掲載している情報は記事更新時点のものです。
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