- 更新日 : 2024年12月12日
イベント報告書・レポートの書き方やポイントは？無料テンプレートつき
企業は、自社の知名度アップや集客に向けてイベントを開催することがあります。なお、イベントを開催したあとは、実施内容などの報告を記載した報告書やレポートの作成が必要です。
今回は、イベント報告書・レポートの書き方やポイントについて解説します。無料テンプレートや例文なども紹介しているので、あわせて参考にしてください。
目次
イベント報告書・レポートを作成する目的は？
イベント報告書またはイベントレポートを作成する目的は、次の3つが考えられます。
次回開催する場合の振り返り資料として活用
イベント報告書は、実施した内容を次回開催までに振り返る目的で作成します。毎月定期的に開催するイベントではなく、年に1回のイベントの場合は必要な準備や注意事項などを記載しておくことで振り返り資料の役割を担うのです。
関係者との情報共有に活用
イベント報告書は、イベントに関わる関係者との情報共有を目的として作成されます。イベントの実施には、パートナー企業の参加や協力が必要な場合があり、また、社内の他部署からの支援で成り立つことも多々あるでしょう。こうした状況において、イベント報告書は、次回以降のイベントでも引き続き協力を得るために、関係者との情報共有の資料として重要な役割を果たすのです。
参加促進のために活用
イベント報告書は、開催関係者に向けた資料だけではなく、自社ビジネスの顧客となるイベント参加者への参加促進を目的として作成します。
開催したイベントには、都合で参加できなかった方やイベントの存在自体を知らなかった方などもいるでしょう。イベント報告書は、そのような参加していない層に向けた参加促進の資料にも役立ちます。
イベント報告書・レポートの記載内容は？
イベント報告書・レポートの記載内容は、次の項目に沿って書くことが一般的です。
イベントタイトル
イベントタイトルの記載は、「どのようなイベントなのか」を伝えるために重要なポイントとなるでしょう。事後報告となるため、開催時のイベント名をそのまま使う必要があります。
実施目的
イベントの実施目的は、実施したイベントの開催目的を一言で表現する項目です。イベントの存在自体を知らないターゲット層に向けて、イベントの開催意義の伝える役割をはたします。なお、実施目的はBtoBの内容とBtoCの内容では書き方が異なるので、その点を意識しましょう。
- BtoBの内容（パートナー企業向け）：どのようなビジネス目的で開催したか
- BtoCの内容（顧客・ターゲット層向け）：どのような体験ができるイベントなのか
イベント報告書は、必要に応じて実施目的の書き方を変更しましょう。
イベント詳細
イベント報告書には、イベントの実施内容の説明にあたる「イベント詳細」の項目が必要です。「イベント詳細」の内容には、次の項目を記載します。
- 内容：当日に実施した内容
- 日時と場所：次回開催の参考として建物名だけではなく、建物内の場所まで指定
- ターゲット（BtoBの場合）：その後のビジネスに期待する参加者の属性を記載
- 告知方法（BtoBの場合）：告知に使った媒体を記載
- 協賛者：協賛が入る場合は全て記載
- 予算：イベント開催に投入した予算
- 目標に対する実績：来場者数や販売数、予約数など
- 来場者の反応：イベントの催しに対しての実績や改善点などを記載
なお、イベント報告書では、「イベントの詳細」を読むだけでイベントの振り返りができる情報量でまとめましょう。
総括
イベント報告書の「総括」では、開催による所感や評価できる点、今後の開催に向けた方向性などを記載します。
イベント報告書・レポートの無料テンプレート
イベント報告書やイベントレポートは、必要な項目や記載例が入ったテンプレートが利用できます。テンプレートの利用は、記載例を自社で開催したイベント内容に書き換えるだけで作成できるでしょう。以下より無料のテンプレートがダウンロードできます。
イベント報告書・レポートの作成例は？
イベント報告書（イベントレポート）には、参考となる作成例があります。ここでは、いくつかの作成例を紹介しましょう。
【作成例1】
報告日 令和○年○月○日 ○○株式会社 ○○部○○課 社員ID○○ ご担当者名○○○様 イベント報告書
開催したイベントのタイトルを記載
報告先に適切な内容で記載（※BtoBとBtoCで書き方を変更する）
○○株式会社 広報担当 ○○○ |
こちらの作成例は、開催したイベントの内容をまとめて報告する形式の書き方です。「イベント詳細」の「来場者の反応」や「総括」の項目以外は、箇条書きで記載しています。
【作成例2】
| イベント概要 | イベント名 | ○○○イベント |
|---|---|---|
| 実施期間 | 令和○年○月○日 ～ 令和○年○月○日 | |
| 開催会場 | ○○○町○○ホールイベント広場 | |
| 主催/協賛 | 株式会社○○ ○○株式会社 株式会社○○ | |
| 実施目的 | 開催意義、求める成果などを記載 | |
| イベント内容 | 端的に表現した内容を記載 | |
| 来場者数 | 目標来場者数：○○名 | |
| 実質来場者数：○○名 | ||
| イベント費用 | 概算○○○万円 | |
| イベント詳細 | 実施内容 | 開催した催し物の説明 |
| 開催結果 | 参加者達成率○○％ | |
| 参加者アンケートの結果 | ||
| 開催後の所感 | ||
| 次回開催に向けての改善点など |
こちらの作成例は、協賛企業が多く規模の大きなイベント実施についての報告書の書き方です。協賛企業やイベントの催し物が多ければ、記載する項目も増えます。また、開催期間が長ければ、開催日ごとの報告書が必要になるでしょう。
イベント報告書・レポートを書くときのポイントは？
イベント報告書（レポート）は、次のポイントを理解したうえで書きましょう。
時系列に分かりやすくまとめる
イベント報告書を書くうえでのポイントは、読み手の理解を促すことです。そのためには、時系列で情報を整理する必要があります。また、冗長な文章では読みにくくなるため、端的な表現で箇条書きにまとめて記載しましょう。
開催結果は具体的な数値データを使う
イベント開催結果については、作成者の裁量的な所感だけではなく、共通認識のできる具体的な数値データによる記載が必要です。例えば、来場者数であれば、前年開催時の来場者数と比較した割合を使って「来場者数○○％増加」などと記載しましょう。
イベント報告書・レポートを書くときの注意点は？
イベント報告書（レポート）を書くときは、補足で使う画像の扱いに注意しましょう。イベント報告書の開催内容を説明する場合、画像を入れることでイメージを伝えやすくできます。ただし、画像の使用については注意が必要です。イベントの内容を紹介する画像には、参加者が写りこんでしまうことも考えられます。他人の承諾なしに容姿を撮影したものを公開することは、肖像権の侵害に当たる可能性があるので、注意が必要です。
使用する画像は権利侵害を疑われないよう、「本人から許可を取る」または、「本人が写らないように加工するか」などの編集で対応します。
イベント報告書・レポートを書くときはコンパクトにまとめよう
イベント報告書・レポートは、実施したイベントの事後報告に使う報告書です。ただし、関係者への報告だけではなく、自社ビジネスのターゲット層の集客にも活用できます。
イベント報告書を作成するときは、報告書の提出先や公開先に適した内容で記載しましょう。冗長な言い回しや長文を避け、コンパクトにまとめることがポイントです。本記事と無料テンプレートを参考にしながら、読み手目線のイベント報告書・レポートを作成しましょう。
※ 掲載している情報は記事更新時点のものです。
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