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  • 更新日 : 2024年12月12日

アンケート依頼文の書き方とは？回答率向上のポイントやテンプレを解説

アンケート依頼文は、単なる依頼ではなく、効果的に回答を引き出すための重要な要素です。特に、オンラインアンケートにおいては、依頼文の書き方で回答率が大きく左右されます。アンケートの目的や個人情報の取り扱い方法を明記することで、信頼性が高まり、ユーザーの協力を得やすくなるでしょう。当記事では、アンケート依頼文を作成する際のポイントや例文を交えて、回答率向上のためのコツを解説します。

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アンケート依頼文の書き方・必須項目とは？

アンケートへの回答を依頼するときは、依頼文をどう書くかが非常に重要なポイントとなります。依頼文の内容が不十分だったり不快感を与えるものだったりすれば、アンケートページにアクセスさえしてもらえない可能性があるためです。

ここでは、回答を促す依頼文に記載すべき項目や基本的な書き方について解説します。

アンケートの使用目的を明記する

まずは、アンケートを取る目的を依頼文に明記しましょう。アンケートの回答が何に使われるか分からなければ、相手は警戒して答えてくれません。「皆様のご意見をサービス・製品の改善に生かすため」「満足度調査」など、アンケート調査の目的や回答の用途を分かりやすい位置に記載しましょう。

用途が分かれば、ユーザーも安心して答えられます。答える意義が感じられる場合、アンケート回答率が上がる可能性があります。

回答期限や所要時間・設問数を記載する

アンケートの設問数や内容、選択式か記述式かなどによって回答にかかる時間は異なります。そこで、アンケート回答にかかる時間の目安や設問数なども記載しましょう。

先に「所要時間は約3分」などの記載があれば「それぐらいで済むなら」と答えてくれる可能性が上がります。10分や15分など長めのアンケートの場合も、目安時間は明記しておきましょう。所要時間に納得した上で回答するため、長くても途中で不満が起きにくくなります。

所要時間を書かず、2～3分で済むだろうと考えて取りかかったアンケートが15分かかるものであれば、途中で面倒になって離脱したり、おざなりな回答内容になったりする場合もあるでしょう。

アンケート回答期限を示すことも大切です。期限がないと後回しにされやすく、そのまま忘れてしまう可能性もあります。期限までが長い場合も忘れられる可能性が高いため、先に回答期限を示した上で、締め切りが近づいたら未回答者にリマインドメールを送るのも効果的です。

依頼文にユーザーの名前を記載する

依頼文には「お客様各位」「関係者各位」などではなく、送付先のユーザーの名前を記載しましょう。一斉送信メールだと分かると、その時点でユーザーが読むのをやめる可能性が高くなるためです。

名前を記載すれば、受け取ったユーザーが自分に関係することと捉えて回答する可能性が上がります。宛名差し込み機能のあるメール配信ソフトを利用すれば、一斉送信メールでもユーザーごとに名前が簡単に入れられます。

個人情報の取り扱い方法を明記する

アンケートの中に氏名や年齢、住所といった個人情報に関する項目があるときは、取り扱い方法を明記する必要があります。おもに以下の3点を記載しましょう。

  • 個人情報を取得・利用する理由
  • 個人情報の管理方法
  • 個人情報を第三者に提供するかどうか

収集した個人情報を第三者に開示する予定がある場合、あらかじめアンケート回答者から同意を得ておく必要があります。ただし、一般的にユーザーは第三者への開示には抵抗や警戒心を覚えるものです。得た個人情報は公的機関（警察など）からの要請を除き、第三者に開示しないほうがよいでしょう。

なお、個人情報保護法で個人情報として定義しているのは下記の内容です。該当する情報を収集するときは、十分に注意して扱いましょう。

  • 氏名、生年月日、住所、顔写真など個人を特定する情報を指す
  • メールアドレスでもユーザー名やドメイン名から特定の個人を識別できる場合は該当する
  • マイナンバーや住民票コードなど、政令や規則で定められ単体で個人を特定できる個人識別符号が含まれる情報も個人情報として扱う

出典：「政府広報オンライン」「個人情報保護法」をわかりやすく解説　個人情報の取扱いルールとは？

アンケート報酬がある場合は明記する

アンケートに答えたユーザーに対して謝礼を用意している場合は、必ず明記しましょう。ユーザーにとって、アンケートへの回答は面倒な行為です。しかし、報酬を受け取れるのであれば回答意欲が湧き、回答率が向上する可能性があります。

シンプルに「謝礼あり」などとだけ書くのではなく、以下の点を記すようにしましょう。

  • 回答者全員が受け取れるのか、抽選か
  • 何がもらえるのか
  • いつのタイミングで受け取れるのか

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アンケートの回答率を向上させるためのポイント

アンケートの依頼文を作成・送付する際は、押さえておきたいポイントがいくつかあります。以下で紹介するポイントを踏まえてアンケート依頼文を作成すれば、回答してもらいやすくなります。

ここでは、特に気をつけたい点を3つ紹介します。

件名や本文は簡潔かつ明確にする

アンケート依頼メールの件名や本文は、分かりやすく簡潔に書くことが鉄則です。

件名を「お客様へのお願い」など具体的な内容が分からないものにすると、未開封のまま放置される恐れがあります。「○○に関するアンケートご回答のお願い」など、一目で用件が分かる件名にしましょう。謝礼がある場合は、件名に【謝礼進呈】などと入れておくとメール開封率が上がります。

メール本文では、最初に日ごろの感謝を述べ、続けてアンケートに回答してほしい旨を丁寧に伝えましょう。ただし、丁寧な文面を意識するあまり回りくどい言い方が続くと離脱される可能性が上がるため、簡潔に書くことも意識してください。

アンケートURLは分かりやすく掲載する

答えてほしいアンケートのURLは「アンケートはこちら」などの文章とともに、分かりやすい位置に記載するのがコツです。

アンケートURL以外の、ほかのキャンペーンやサービス紹介などのURLを載せるのは避けましょう。貼られた別のリンクに意識がいったり、どれがアンケートなのか分からず回答をやめたりする恐れがあります。

アンケート依頼文を送信する時間帯に注意する

アンケートの送信時間は、回答率に影響を与えます。送付するターゲット層の特性を考慮してベストな送信時間を考えましょう。

例えば、企業担当者向けの場合、夜間や休日に送付してもアンケートに気づかれない可能性があるため、先方の営業時間内に送付することが基本です。相手の業種にもよりますが、午前9～10時であれば時間に余裕があり、回答してもらいやすいでしょう。

一般消費者には、日中は学業や仕事があるため、18時以降の送付が効果的です。

アンケート依頼文の例文

ここでは、実際にユーザーにアンケートを依頼するメールの例文を紹介します。状況に応じて内容をアレンジして使ってください。

件名：【謝礼進呈】○○に関するアンケート回答のご依頼

本文：

○○○○様

平素より○○（サービスや商品名）をご利用いただき、誠にありがとうございます。このたび、サービス向上を目的としてユーザーの皆様にアンケートを実施することとなりました。

つきましては、大変恐れ入りますが、下記のURLからアンケートにご回答いただきますようお願いいたします。ぜひ、皆様の貴重なご意見をお聞かせください。

回答はこちらから▼

（アンケートURL）

※設問数は〇問で、回答にかかる時間は約5分です。

〇月〇日（〇） 23:59までにご回答いただいた方の中から抽選で○名様に、謝礼としてデジタルギフト500円相当分をメールにて進呈いたします。

なお、いただいたご回答は統計的に処理され、当アンケート以外の目的で使用することなく、特定の個人が識別できる情報として公表されることもありません。

お手数をおかけしますが、ご協力のほどよろしくお願いいたします。

メールに記載したアンケートURLは、きちんとリンク挿入できているか、必ず送信前に確認しましょう。

アンケート依頼文を送るときは回答率アップを狙った書き方をしよう

アンケート依頼文は、回答率を左右する重要な役割を果たします。目的や個人情報の取り扱い方法を明記し、信頼感を与えることが大切です。また、所要時間や設問数などの情報をしっかり伝えて回答者の負担を減らし、スムーズに回答してもらえるよう工夫しましょう。当記事で紹介したポイントを押さえ、効果的なアンケート依頼文を作成してみてください。


※ 掲載している情報は記事更新時点のものです。

  • 【監修】マネーフォワード クラウド 業務効率化の基礎知識 編集部

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