- 更新日 : 2024年12月12日
アンケート注意書きのポイント！個人情報の取り扱いやテンプレを紹介
アンケートを実施する際、回答者の個人情報を取得する場合には、慎重な取り扱いが求められます。特に個人情報保護法を遵守し、適切な管理を行うことが必須です。
しかし、どのような注意書きを記載すべきか悩む企業担当者も少なくありません。当記事では、アンケートにおける個人情報の取り扱い方や、注意書きを作成する際のポイントを解説します。
目次
アンケートで注意書きが必要となるケース
自社のビジネスに対する評価を知りたいときや、新製品・新サービスを導入する際などには、アンケート調査を行うのが有効です。ただし、アンケート調査によって回答者の個人情報を取得する場合、個人情報保護法を遵守する義務が発生します。
個人情報とは、個人を特定できる情報のことです。氏名や生年月日、住所、電話番号、顔写真にくわえ、メールアドレスや会員IDなど、ほかの情報と合わせると個人を特定できる情報も含まれます。
個人情報を取り扱う事業者は、問い合わせ窓口の設置や利用目的の開示などを行う必要があります。その上で、回答者の不安を払拭するためにも、個人情報の取り扱いに関する注意書きをアンケートに記載することが大切です。
アンケート注意書きの無料テンプレート
個人情報を取得するタイプのアンケートを初めて実施する場合、具体的な注意書きの書き方が分からない方も多いのではないでしょうか。アンケートの注意書きは、テンプレートを使用するとスムーズかつ簡単に作成できます。以下のリンクからテンプレートを無料でダウンロードできるので、ぜひ活用してください。
個人情報保護法とは？アンケート実施時に押さえておきたいポイント
個人情報保護法とは、生存する個人の情報を守るための法律です。個人情報の悪用を防ぎ、個人を守るために、個人情報などを取り扱う際のルールについて定めています。
個人情報はビジネス活動において、サービスの向上や業務の効率化に活用できる要素です。一方で、個人情報を他者に預けることで個人の利益が侵害されるリスクが高まっています。そのため、個人情報の取り扱いについてはルールが定められており、違反した場合は指導や勧告、罰金などにつながる恐れがあります。
アンケートの実施によって個人情報を取得する際には、以下の3つのポイントを押さえることが大切です。
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それぞれのポイントについて詳しく紹介するので、確認の上、アンケート実施の際には遵守するようにしましょう。
出典：「政府広報オンライン」「個人情報保護法」をわかりやすく解説 個人情報の取扱いルールとは？
個人情報の使用目的を明示する
アンケート調査で個人情報を収集する場合、個人情報の使用目的を特定し、回答者に明示する必要があります。アンケートに回答した方の個人情報の使用目的として一般的に挙げられるのは、サービスの向上や特典の郵送、新商品の開発などです。例えば「ご入力いただいた個人情報は、アンケートの回答特典の郵送に使用します」のように明記するとよいでしょう。
明示した目的以外に個人情報を無断で使用した場合、個人情報保護法違反につながるため注意が必要です。アンケートの回答特典の郵送と明示したケースであれば、後日DMの発送に個人情報を使用するといったことはできません。
使用目的以外で個人情報を利用する場合は本人の同意を得る
万が一、明示した使用目的以外で個人情報を利用する場合は、必ず本人の同意を得なければなりません。基本的には、使用目的以外で個人情報を利用しない旨を注意書きに記載することになります。
また、取得した個人情報を第三者に開示する行為は、個人情報保護法に反します。ただし、本人の同意を得られれば、個人情報を第三者に開示しても問題ありません。とは言え、口約束はトラブルの元になりかねないため、同意を得る際には書面を取り交わし、証言を残しておきましょう。
アンケート調査においては、取得した個人情報を第三者に提供するケースはほとんどないと言えます。また、アンケートに回答する方の多くが個人情報をむやみに開示したくないことが考えられるため、前提として第三者への提供は考えないのがベストです。アンケートには、「記入いただいた個人情報を第三者に提供することはありません」と明確に記載すると回答者が安心でき、回答率アップにもつながるでしょう。
個人情報の問い合わせ窓口を設置する
個人情報の取り扱いに関する注意書きを記載しても、アンケート回答者から個人情報に関する問い合わせがくることは考えられます。また、取得した個人情報に関して苦情やトラブルが発生する可能性もゼロではありません。そのため、個人情報を取り扱う事業者は、個人情報の問い合わせ窓口を設置し、問い合わせに対してきちんと対応する義務があります。
個人情報の問い合わせ窓口に関する情報は、アンケートにも記載しておくのが一般的です。問い合わせ窓口の担当者名や連絡先などを明記しましょう。
アンケートで個人情報を取得する際の注意書きの例文
アンケート内容によっては、回答者に氏名や生年月日、住所といった個人情報を記載してもらうケースも少なくありません。アンケート調査で回答者の個人情報を取得する場合は、以下の例文を参考に注意書きを記載するとよいでしょう。
【個人情報取り扱いに関する注意事項】
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実際の個人情報の利用方法・管理方法に応じて、上記のような注意書きを記載するとともに、個人情報の問い合わせ窓口に関する情報も明記してください。
個人情報取り扱いの注意書き以外に明記したほうがよいこと
アンケートを負担に感じ、回答を避ける方は少なくありません。特に、個人情報を記載する必要のあるアンケートの場合、不安を感じる方が増えて回答率低下につながるケースがあります。アンケートの回答率を上げるためには、個人情報取り扱いの注意書き以外に、以下の3点を明記するとよいでしょう。
アンケートの最初に、回答にかかる時間の目安や質問数を記載するのは有効な手段の1つです。事前に必要な時間が分からないと、忙しい方は回答を避けやすい傾向があります。例えば「回答の所要時間は2～3分程度です」のように、所要時間が記載されていれば回答に前向きになる方も増えるでしょう。くわえて、顧客などに依頼するアンケートは、長くても5分以内に答えられる内容で作成するのがおすすめです。
アンケートに答えることで回答者にメリットがある場合、アピール次第で回答率が向上します。「次回会計時に10％OFF」や「商品サンプルをプレゼント」など、アンケート回答の特典がある場合は明記しましょう。ただし、特典が豪華すぎると、回答者が企業に好意的な回答をしやすくなり、本音を引き出しにくくなる可能性があるため注意が必要です。
アンケートは実施目的を明記し、回答者に協力したいと思ってもらうことも重要と言えます。「当社のサービス品質改善のため」など、実施目的を簡潔に記載しましょう。 |
なお、アンケートは紙媒体での実施も多く見られますが、オンラインアンケートを併用すると回答率が向上する可能性があります。オンラインでのアンケートは用紙に印刷する必要がないため、コスト削減にもつながるでしょう。
アンケートで個人情報を取得する際は必ず注意書きを記載しよう
アンケートにおいて個人情報を取り扱う際は、個人情報保護法に則った適切な対応が求められます。使用目的の明示や、問い合わせ窓口の設置といった基本的なポイントを押さえれば、回答者の信頼を得ることができ、アンケートの回答率向上にもつながるでしょう。
テンプレートを活用しつつ、今回紹介したポイントを参考に、安心してアンケートを実施できる環境を整えてください。
※ 掲載している情報は記事更新時点のものです。
※本サイトは、法律的またはその他のアドバイスの提供を目的としたものではありません。当社は本サイトの記載内容（テンプレートを含む）の正確性、妥当性の確保に努めておりますが、ご利用にあたっては、個別の事情を適宜専門家にご相談いただくなど、ご自身の判断でご利用ください。
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