• 更新日 : 2026年1月28日

5W1Hとは？ビジネスでの使い方や例文、最適な順番、5W2Hとの違いを簡単に解説

上司への報告や企画書の作成で、「もっと具体的に話して」「言いたいことがわからない」と言われた経験はありませんか？そんな時に役立つのが、情報を漏れなく整理し、相手に正確に伝えるための最強のフレームワーク「5W1H（ゴ・ダブリュー・イチ・エイチ）」です。

この記事では、5W1Hの意味や読み方はもちろん、ビジネスシーンですぐに使える具体的な例文、目的によって使い分けるべき最適な順番、そして無料のテンプレートまでをわかりやすくご紹介します。

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5W1Hとはどのような意味・読み方か？

5W1Hとは、情報を正しく伝えたり、物事を論理的に整理したりするために必要な「6つの要素」の頭文字をとった言葉です。読み方は「ご・だぶりゅー・いち・えいち」です。

いつ（When）、どこで（Where）、誰が（Who）、何を（What）、なぜ（Why）、どのように（How）という6つの視点を持つことで、情報の抜け漏れを防ぎ、コミュニケーションを円滑にする効果があります。

5W1Hの構成要素一覧（表）

ビジネスシーンで5W1Hが重要な理由は？

ビジネスにおいて5W1Hが重要視される最大の理由は、「認識のズレ」をなくし、業務効率を最大化できるからです。

曖昧な指示や報告は、手戻りやミスの原因になります。「なるべく早くやって」ではなく「明日の15時までに提出して（When）」と伝えるだけで、相手の行動は明確になります。

また、新しい企画を立てる際や、トラブルの原因分析をする際にも、5W1Hの枠組みを使うことで、思考の死角をなくすことができます。

【例文】5W1Hを活用したビジネスメール・報告の例は？

では実際に、5W1Hを使った場合と使わなかった場合で、どれくらい伝わり方が違うのかを見てみましょう。

悪い例（5W1Hがない）

「会議の資料を作っておいてください。早めにお願いします。」

これでは、「何の会議か（What）」「いつまでか（When）」「どのような形式か（How）」が分からず、受け手は混乱します。

良い例（5W1Hがある）

「来週の営業定例会（What）で使用する資料を、私（Who）が作成します。今週金曜日の17時まで（When）に、共有フォルダ（Where）に格納します。売上データの分析（Why）が必要なので、Excelを使ってグラフ化（How）します。」

このように要素を埋めるだけで、誰が見ても誤解のない完璧な報告になります。

5W1Hの最適な「順番」とは？（目的別）

5W1Hには「決まった順番」はありませんが、伝える目的によって「効果的な順番」は存在します。

1. 報告・連絡・相談（ホウレンソウ）の場合

【When（いつ）→ Where（どこで）→ Who（誰が）→ What（何を）→ Why（なぜ）→ How（どのように）】

事実を正確に伝えることが最優先される場面では、5W1Hの基本順序通りに伝えるのが最も誤解が少なく、分かりやすい構成になります。新聞記事などもこの構成（逆三角形スタイル）が基本です。

2. プレゼン・企画提案の場合

【Why（なぜ）→ What（何を）→ How（どのように）…】

相手を説得したい、共感を得たい場合は、「なぜそれをやるのか（Why）」という目的や背景から話し始めるのが鉄則です。

スティーブ・ジョブズなどの名プレゼンターも、「なぜ我々がここにいるのか（Why）」から語り始め、「どのような製品か（What）」「どうやって使うか（How）」へと繋げる手法（ゴールデンサークル理論）を多用しています。

3. 問題解決・改善提案の場合

【Where（どこで）→ When（いつ）→ What（何を）→ Who（誰が）→ Why（なぜ）→ How（どのように）】

トラブル対応などでは、「どこで何が起きているか（現状把握）」を先に伝え、その後に「原因（Why）」と「対策（How）」を提示するとスムーズです。

5W1Hと「5W2H」「5W3H」の違いは？

5W1Hを発展させたフレームワークとして、「5W2H」や「5W3H」があります。ビジネスではコスト意識が不可欠なため、これらも頻繁に使われます。

5W2Hとは？（＋How much）

5W1Hに「How much（いくらで）」を加えたものです。

5W3Hとは？（＋How many）

5W2Hにさらに「How many（どのくらい）」を加えたものです。

すぐに使える5W1Hの無料テンプレート

頭の中だけで5W1Hを整理するのは意外と難しいものです。書き出すことで思考がクリアになります。

会議の議事録、企画書の構成案、日報の作成などに使えるシンプルなテンプレートを用意しました。

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5W1Hを意識して「伝わる」ビジネスパーソンになろう

5W1Hは、新入社員から経営者まで、すべてのビジネスパーソンに必須のスキルです。

メールを送信する前、上司に報告する前に、この6つの要素が揃っているかを確認する癖をつけましょう。それだけで、あなたの仕事の質と評価は確実に向上します。

• 監修：青井 真吾（AOIS Consulting株式会社代表取締役）

  大学卒業後はIT企業に入社。システムエンジニアとして大手企業向けのERPシステム開発を経験。その後ITコンサルタントとして独立。人材派遣会社の基幹システムの開発、不動産会社の商業施設での販促システムの導入、自動車メーカーでコネクティッドカー開発のプロジェクト管理、SIerでのSalesforceの導入、ファッション業界の企業でのDX推進プロジェクトを経験。現在はAOIS Consulting株式会社を設立し、コンサルティングの傍らIT記事の監修および執筆を手掛ける。