• 作成日 : 2024年8月15日

チャットとメールの違い4つ｜メリットとデメリット・使い分け方も

近年では多くの企業が連絡手段としてチャットとメールを使い分けています。チャットとメールそれぞれの特徴を知り使い分けることで、業務の効率化や従業員同士、また顧客との円滑なやり取りが図れるでしょう。

当記事では、チャットとメールの違いやそれぞれのメリット・デメリットについて解説します。チャット導入にあたってメールとの使い分けに困っている方は、ぜひご覧ください。

チャットとメールの違い

ソーシャルネットワークサービスなどの普及により、メールが日常生活で登場する機会は減少しました。しかし、ビジネスにおいては、現在でもクライアントのやり取りにはメールが使われています。

また、近年ではテレワークの普及などを背景として、ビジネスシーンにおけるチャットの導入が進んでいます。メールとチャットを併用する企業も多く見られるようになりました。

チャットとメールは、それぞれの特徴を理解して適切に使い分けることで、ビジネスコミュニケーションの効率化が期待できます。両者は具体的にどのような違いがあるのか、次の4つの項目に分けて解説します。

やり取りに必要なもの

チャットとメールで大きく異なる点は、メッセージをやり取りする際に必要なツールです。チャットは、利用者が専用のアカウントやIDを作成し、アカウントを使ってメッセージを送受信します。また、メッセージを送り合う者同士が、同じチャットツールに登録してアカウントを所有する必要があるのも特徴です。

一方、メールはメールアドレスを使ってメッセージを送受信します。宛先に正しいメールアドレスを設定すれば、相手が同じメールソフトを使っていない場合でも連絡可能です。

メッセージのスタイル

チャットでは、気軽にメッセージを送信し、後からでもメッセージ内容を編集できます。しかし、メールでは文章の形式が重要視されやすい傾向があります。

ビジネスメールでは、挨拶・内容・結びの挨拶・署名といった順番が決まっていて、それぞれに基本的なマナーが存在するのが特徴です。礼儀に沿って正しい形式でメッセージを送ることで、ビジネスパートナーとして好印象を与えられる可能性があります。

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リアルタイム性

リアルタイム性においても、チャットとメールの両者は大きく異なります。チャットでは、メッセージに対して即座に返信・対応・反応できるのが特徴的なポイントです。

メールは、相手先がメッセージを確認するまでの時間が、メールサーバーの性能やメールソフトの設定などによって左右されるケースもあります。メッセージのやり取りにおけるリアルタイム性には欠けるものの、送信した時点の内容が削除・編集されずに残る点がメール固有の特徴です。

コミュニケーション内容

チャットは、スピーディな情報共有を得意とするツールです。グループ機能を使えば、複数人でも会話形式でリアルタイムのコミュニケーションが取れます。日常の報告や業務連絡といった、社内でのフランクなやり取りに適しています。

一方、手紙に代わる連絡方法として普及したメールは、社外との情報交換やフォーマルなやり取りにも適したツールです。

チャットとメールのメリット・デメリット

チャットとメールのメリットとデメリットを正しく理解しておけば、特性を生かしてうまく使い分けできます。両者のメリットとデメリットを具体的に紹介するため、コミュニケーションツールを効率的に活用するための参考にしてください。

チャットのメリット・デメリット

チャットのメリット・デメリットは以下の通りです。

チャット上では、スクロールによってメッセージ履歴が時系列で確認できるほか、外部ツールとの連携も可能です。タスク管理ツールや離職防止システムなどと連携させることで、職場環境を改善する取り組みが広がっています。

ただし、チャットシステムの便利なやり取りに慣れてしまうと、社内における対面コミュニケーションが減少する恐れがあります。頻繁にメッセージ通知が来ると、集中力や生産性が低下しやすいのもデメリットです。

システムへの不正侵入などによって、機密情報や登録した個人情報が外部へ漏洩する危険性がある点にも注意が必要です。

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メールのメリット・デメリット

メールのメリット・デメリットは以下の通りです。

メールは、ビジネスマナーが重視されるため、社外向けのフォーマルなやり取りにも使用できます。リアルタイムでのやり取りを前提としていないため、受信・送信時間に制約がなく、相手の時間を拘束しないのも利点です。

デメリットとしては、送信後のメッセージを修正・削除できない点が挙げられます。また、開封機能がついていないメールの場合は、返信などのアクションがない限り受信者が内容を確認したかどうかが分かりません。メールにおいては、コミュニケーションが無機質になりやすいため、表現や言い回しを工夫するのも大切です。

チャットとメールの使い分けのポイント

一般的に気軽に利用できるチャットは社内、丁寧な対応が必要となるメールは社外向けのコミュニケーション手段として使い分けている企業が多くみられます。両者をうまく使い分けて業務効率を向上させるために、以下のポイントも参考にしてください。

迅速な連絡・対応を重視するならチャット

通知機能があり、リアルタイムで会話形式のコミュニケーションが取れるチャットは、迅速な連絡・対応を重視する場合に適しています。

チャットはSNSのような感覚で、要件のみのやり取りが可能なため、情報共有の手間が削減できる効果も期待できます。特に、社内コミュニケーションへ適切にチャットを取り入れると、仕事を素早く進めるために役立つでしょう。

例えば、社内プロジェクトにおける担当間やグループ全体で緊急度・優先度の高い内容を共有する際にもおすすめです。ただし、いくら緊急性があっても、謝罪などの内容を伝える際は慎重になる必要があります。電話やメールといった手段がある場合は、チャットでの連絡を避けて、丁寧な言葉でより誠意が伝わる対応を意識しましょう。

複数人で情報を共有するならチャット

グループチャット機能を使えば、複数の関係者に対して同時に情報を共有できます。例えば、プロジェクトメンバーに対して個別にメッセージを送る必要がないため、大幅な業務効率化につながる場合があります。

また、チャットでは前後の会話の流れが見やすいため、複数人でもスムーズにやり取りが可能です。部署単位やチーム単位での情報共有に課題がある場合は、チャットの活用を検討してみましょう。

エビデンスを残すならメール

チャットはリアルタイムで迅速にコミュニケーションが取れる反面、メッセージの流動性が高いのが特徴です。1つのスレッドで会話が進んでいくため、重要な情報が流れて、見落としや抜け漏れにつながるリスクがあります。

一方、メールの場合は、相手が内容を確認するまで未読の状態で受信ボックスに残ります。送信の証拠が残るメールは見落としリスクが低いため、契約書などの重要性が高い文書のやり取りにもおすすめです。また、メール送信後は内容を修正・編集できないため、決定事項が改ざんされる恐れもありません。

長文を送るならメール

重要な内容や丁寧なメッセージを送りたいときなど、長文でコミュニケーションを取る場面には、メールが適しています。メッセージスペースの横幅が狭いチャットで長い文章を送ると、読みづらいケースがあるためです。

また、チャットでは、メールのような丁寧な挨拶文が省かれる場合も少なくありません。取引先や目上の人とのやり取りでは、メールで丁寧な文章を作成するのがおすすめです。

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チャットとメールを使い分けて業務効率化を図ろう

チャットはリアルタイムでやり取りができ、送信後もメッセージの編集ができる柔軟性が特徴です。一方でメールはチャットと比較してリアルタイム性に欠け、送信後のメッセージの編集もできません。しかし、エビデンスを残したい重要なやり取りには改ざんのできないメールが大いに役立ちます。

多くの企業では一般的に社内はチャット、社外はメールといった使い分けをしていますが、縛られず自社にあった使い分けで円滑なコミュニケーションを目指しましょう。

• 監修：マネーフォワード クラウド

  マネーフォワード クラウド 業務効率化の基礎知識 編集部では、業務効率化や生産性向上のノウハウ、クラウドツールの使い方など、ビジネスシーンで役立つ基礎知識をご紹介しています。