- 更新日 : 2024年9月11日
エクセルで工程表を作成するメリットは？無料テンプレートもご紹介
建設業や製造業では、エクセルを使って多くの企業が工程表を作成しています。
日頃からよく使うエクセルで工程表を作成すれば、導入費用がかからず、使い慣れた操作で簡単に共有できるといったメリットがあり便利です。
この記事では、エクセルで作成できる工程表の種類とメリット・デメリット、工程管理に使えるエクセルの無料テンプレートを紹介します。
目次
エクセルで作成できる工程表の種類
エクセルで作成できる工程表にはいくつかの種類があり、代表的なのが「バーチャート工程表」と「ガントチャート工程表」です。
2つの工程表の特徴とエクセルでの作成手順を解説します。
バーチャート工程表
バーチャート工程表は、縦軸に作業項目、横軸に日付を記載するタイプの工程表です。各作業項目について「いつからいつまで作業を行うのか」を横軸に沿ってバーで表します。
バーチャート工程表は作成が簡単で、スケジュールを一目で把握できる点がメリットです。しかし、各工程の結びつきがわかりにくいため、表示の仕方に工夫が求められます。
エクセルでバーチャート工程表を作成するには、以下の手順に従います。
| 1. 工程表のフォーマットを作成する |
|---|
| まずはエクセルで1か月分程度のフォーマットを作成しましょう。 作業を縦軸、日付を横軸に設定します。 フォーマットを作るときに工程の入力ルールを定めておくと、入力方法が一貫した見やすい工程表を作成できます。 |
| 2. タスクを洗い出す |
|---|
| タスク管理をする際には、タスクの洗い出しが必要不可欠です。 実際の作業内容に基づいて、工程表で管理するタスクをリストアップします。 |
| 3. タスクを並べて記入する |
|---|
| 洗い出したタスクを並べてフォーマットに記入します。 タスクは重要度と緊急度で順位付けし、施行の流れに沿って並べるとよいでしょう。 |
| 4. タスクの期限を見積もる |
|---|
| 仕事の納期から逆算して、各タスクの期限を決定します。 見積もりの際には余裕を持たせ、休業日も忘れずに含みます。 |
| 5. 担当者を選出する |
|---|
| それぞれのタスクに応じた担当者を割り当て、表に記載します。 |
| 6. タスクごとにバーを記入する |
|---|
| 各タスクの完了予定日を記載し、作業時間をバーで示します。 |
以上でバーチャート工程表の作成は完了です。
ガントチャート工程表
ガントチャート工程表は、縦軸に作業項目、横軸に進捗率を記載するタイプの工程表です。タスクごとに進捗を記載するため、作業の進捗状況が一目でわかるのが特徴です。
ガントチャート工程表で進捗率を出す場合、エクセルで数式を組み込む必要があるため、ITが得意でない人には難しいかもしれません。
エクセルでガントチャート工程表を作成するには、以下の手順に従います。
| 1. 工程表のフォーマットを作成する |
|---|
| まずは縦軸に作業項目、横軸に進捗率を設定する形式で工程表のフォーマットを作成しましょう。 |
| 2. タスクを洗い出す |
|---|
| 続いて、タスクの洗い出しを行います。 タスクを細かく分けておくと、必要な作業を把握しやすくなります。 |
| 3. タスクの依存関係を整理する |
|---|
| タスクの依存関係は、あるタスクが完了しないと次のタスクが開始できないという関係性を指します。 タスクの依存関係を可視化すると、タスクの優先順位や締切を決めやすくなります。 |
| 4. タスクごとに作業日程と担当者を決める |
|---|
| タスクの依存関係をもとにしてタスクごとに作業日程を決定します。 各タスクに応じた担当者の割り当ても行いましょう。 |
| 5. 工程表に情報を打ち込む |
|---|
| 工程表のフォーマットにタスク・作業日程・担当者を打ち込んでください。 |
| 6. タスクごとにバーを記入する |
|---|
| 各タスクの完了予定日を記載し、作業時間をバーで示します。 |
以上でガントチャート工程表の作成は完了です。
エクセルで工程表を作成するメリット
工程表をエクセルで作成する代表的なメリットは、以下の4つです。
- 操作が簡単にできる
- ファイルを共有しやすい
- 導入費用がかからない場合が多い
- 簡単にレイアウトを変更できる
それぞれのメリットについてみていきましょう。
操作が簡単にできる
エクセルは多くの企業で使われている標準的なツールです。
日頃からエクセルを使い慣れている方も多く、簡単な表やグラフが作れるのであれば同じような感覚で工程表も作成できます。
操作が簡単で、使う人を選ばない点は大きな魅力でしょう。
ファイルを共有しやすい
エクセルで工程表を作成すれば、社内でのファイル共有が簡単に行えます。
さまざまなアプリやシステムとスムーズに連携でき、柔軟性も高いです。
またエクセルは多くの企業が導入しているため、企業間での共有もしやすいといったメリットも挙げられます。
導入費用がかからない場合が多い
エクセルで工程表を作成する場合、すでにエクセルを導入している企業は導入費用がかかりません。
システムを新たに導入する必要がなく、導入コストを抑えられるのは大きなメリットです。
簡単にレイアウトを変更できる
エクセルはカスタム性に優れており、簡単にレイアウトを変更できます。
使い慣れた操作性で感覚的にレイアウトを変更できますので、新しい操作方法を覚える必要もありません。
エクセルで工程表を作成するデメリット
工程表をエクセルで作成すると、以下のようなデメリットがあります。
- エクセルのバージョンが違うと開けない
- リアルタイムで共有できない
- 管理が難しい場合がある
デメリットをひとつずつみていきましょう。
エクセルのバージョンが違うと開けない
エクセルのバージョンが適正でない場合は、データを開けないことがあります。
旧バージョンのエクセルで工程表を作成すると、別のパソコンで開けなかったり、レイアウトが崩れてしまったりするなどの不具合が生じる可能性はあります。
複数の環境で作業するようでしたら、各デバイスで利用しているエクセルのバージョンを常に最新に保つよう心がけましょう。
リアルタイムで共有できない
エクセルはリアルタイムでの情報共有が難しいというデメリットがあります。
作業工程を正しく把握するにはリアルタイムでの情報共有が欠かせませんが、エクセルは複数人での同時編集に対応していないため、情報のアップデートに時間がかかります。
エクセルを使って工程表を作成する場合は、最新ファイルを編集・共有するためのルール作りが必要です。
管理が難しい場合がある
エクセルでの工程表作成は簡単に行えますが、作成後の管理は難しい場合があります。
例えば、工程表をいくつも作成していると、すべてが独立したファイルになるため「どれが最新のデータかわからなくなる」といった問題が生じやすくなります。
上記のような問題を防ぐには、ファイル編集を行った後に日付を打ち直して保存するなどして、ファイル管理を徹底することが重要です。
工程表（エクセル）の無料テンプレート
エクセルのテンプレートに従って情報を入力すれば、誰でも簡単に工程表が作成できます。
以下のURLから、工程管理に役立つエクセルの無料テンプレートをダウンロードできるので、ぜひご自由にご利用ください。
エクセルで工程表を作成して業務に役立てよう
本記事では、エクセルで作成できる工程表の種類とメリット・デメリット、工程管理に使えるエクセルの無料テンプレートを紹介しました。
エクセルで作成できる工程表は、「バーチャート工程表」と「ガントチャート工程表」の2種類が一般的です。
エクセルは導入費用がかからないことや操作が簡単など多くのメリットがある一方で、リアルタイムでの共有や管理が難しいといったデメリットも挙げられます。
今回紹介した内容を参考にして、エクセルを使った工程表の作成に役立ててください。
※ 掲載している情報は記事更新時点のものです。
※本サイトは、法律的またはその他のアドバイスの提供を目的としたものではありません。当社は本サイトの記載内容（テンプレートを含む）の正確性、妥当性の確保に努めておりますが、ご利用にあたっては、個別の事情を適宜専門家にご相談いただくなど、ご自身の判断でご利用ください。
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