更新日 : 2024年7月3日

iCloudドライブとは？どこにある？使い方や容量の減らし方を解説

iCloudドライブとは、iCloudに保存してあるデータを、ほかの端末やユーザーにも共有し閲覧、編集できる機能です。iCloudドライブは現在、業務効率化の手段として注目を集めています。

この記事ではiCloudにどのような機能があるのか、どうやってアクセスできるのかなどを紹介します。業務効率化に関心がある人はぜひ最後までご覧ください。

iCloudドライブとは？

iCloudドライブとは、クラウド上に保存してあるファイルやフォルダを直接ほかユーザーに共有できる機能です。iCloudドライブを活用することで、各ユーザーにファイルやフォルダを送信しなくても、データの共有と共同編集ができるようになります。

また、共有中のファイルでは誰がアクセスしているのかや、ほかの参加者が残したコメントなども確認できるため、普段の業務を効率化するグループウェアとしても活用できます。

ほかにも、写真のバックアップやファイルのダウンロード先としても利用でき、業務効率化だけでなく日々の生活でも有効活用できるでしょう。

iCloudとiCloud Driveの違い

iCloudドライブの機能を知ると「そもそもiCloudとiCloudドライブは何が違うのか」と疑問に思うかもしれません。

iCloudとは、写真やファイル、スマートフォンのバックアップデータなどを保存しているクラウドストレージそのものを指します。そして、iCloudドライブはiCloud内に保存してある写真やファイルなどを、ほかの端末・ユーザーと共有する機能です。

つまり、iCloudの機能のひとつとして、iCloudドライブがあるということになります。

iCloudドライブが利用されるケース

iCloudドライブ自体は便利な機能で、さまざまな使い方ができます。しかし、有効的な使い方を知らなければ、iCloudドライブをうまく活用しきれないでしょう。

ここではiCloudドライブが使用されるケースを以下の4点紹介します。

ファイルのダウンロード先として
写真の自動バックアップ
デバイス間でのファイル共有
重要ファイルのクラウドバックアップ

業務効率化を目的にiCloudドライブの導入を検討している人も、これらの方法を把握しておきましょう。

ファイルのダウンロード先として

iCloudドライブは、ファイルのダウンロード先としても活用できます。端末本体のストレージではなく、クラウドストレージにダウンロードするため、本体のストレージ容量を節約できます。仕事でしか利用しないフォルダや、ファイルを端末本体にダウンロードしたくない人にもおすすめです。

また、iPhoneやiPadの場合、ダウンロードしたフォルダがどこに保存されているのかわからなくなってしまうこともあります。iCloudドライブをダウンロード先として固定することで、ダウンロードしたファイルを見失うこともなくなるでしょう。

写真の自動バックアップ

iPhoneでは、撮った写真が自動でiCloudドライブ内にバックアップされる機能が搭載されています。そのため、iCloudの容量が許す限り、撮影した写真や動画はiPhone本体以外にもバックアップが保存されます。別の端末に写真やビデオを共有したい時や、機種変更の際に写真アプリ内のデータを移行する時にiCloudドライブが役立つでしょう。

ただし、iCloud自体が「写真」アプリと同期していない場合、自動バックアップ機能は使えません。写真のバックアップが必要であれば、事前に確認しておきましょう。

デバイス間でのファイル共有

iCloudドライブ内に保存しているファイルは、ほかのユーザーや別端末とも容易に共有可能です。

たとえば、職場の同じ部署内でファイルを共有し、複数の人が提案や改善案を書き込みながら共同編集することもできるでしょう。ほかにもパソコンで作業したファイルをiCloudドライブ内に保存しておき、同じApple IDでログインしたiPadからアクセスして資料として活用するといったこともできます。

わざわざ各デバイス間でファイルを送信する手間が省けるため、業務効率化へとつながります。

重要ファイルのクラウドバックアップ

ハードウェアに保存されているデータは、ハードウェアの故障や誤操作、盗難、自然災害などによって失われるリスクがあります。このようなリスクを回避するために、クラウドへのバックアップが推奨されています。iCloudは重要データのバックアップ先としても活用することが可能です。

iCloudドライブはAppleが管理しており、セキュリティ対策も実施されているため、情報の安全性が高く、不正アクセスやデータ漏洩のリスクが低減されます。

とはいえ、過去にiCloudからの情報漏えいが完全になかったわけではありません。iCloudドライブをバックアップ先として利用するのは、あくまで自己責任であることを心がけておきましょう。

iCloudドライブはどこにある？

iCloudドライブを利用するためには、iCloudドライブがどこにあるのか端末ごとに把握しておかなければなりません。そこで「iPhone、iPad」「Windows パソコン」「Mac」の3つの端末で、iCloudドライブにアクセスする方法を紹介します。

また、iCloudドライブを利用する際に知っておくべき事前設定についても触れます。iCloudドライブの利用を検討している人は、しっかりとこれらの項目を把握しておきましょう。

iPhone、iPadの場合

ファイルを保存しているiCloudドライブには「ファイル」アプリ内の「ブラウズ」からアクセス可能です。

一方、事前にiCloudドライブと「写真」アプリが同期されている場合、アプリ内の写真やビデオは自動的にiCloud内に保存されています。アプリ内の写真やビデオを削除した場合、iCloudドライブ内からも削除されます。

Windows パソコンの場合

WindowsパソコンでiCloudドライブを利用する場合、あらかじめWindows用iCloudをインストールしておきましょう。その後、Apple IDを使用してサインインし、iCloudドライブもオンにすると、WindowsパソコンからもiCloudドライブへアクセスできるようになります。

iCloudドライブはファイルエクスプローラーもしくはWindowsエクスプローラーにあり、クリックして開くと保存してあるファイルや写真にアクセスできます。

Mac の場合

Macの場合もWindows同様、ファイルを管理しているFinderからiCloudドライブにアクセスできます。

また、Mac本体に保存されている「デスクトップ」フォルダや「書類」フォルダをiCloudドライブに追加すると、これらのフォルダの中に入っているすべてのファイルに、iCloudドライブからアクセスできるようになります。

もちろん、一部のファイルをiCloudドライブへ移動することも可能です。用途に合わせて使い分けましょう。

iCloudドライブの「オン」「オフ」の意味

各端末でiCloudやiCloudドライブを活用するには「設定」アプリや「メニュー」などから、本体もしくはほかのアプリとの同期をオンにする必要があります。もし、この設定がオフのままでは、Apple IDを持っていたとしても、iCloudドライブへの保存や共有ができなくなります。

iCloudドライブを使用する際には、必ずほかのアプリとの同期がオンになっているのかを確認しておきましょう。

iCloudにバックアップした写真を見る方法

iPhoneでiCloudドライブと「写真」アプリが同期されている場合、アプリ内の写真はすべてiCloudドライブでバックアップされています。そのため、別のライブラリやフォルダを探す必要はありません。

MacではiPhoneと同じく「写真」アプリから、iCloudドライブにバックアップされた写真を見ることができます。この時、Macの「写真」アプリがiCloudと同期しているのか確認しておきましょう。

Windowsパソコンの場合、ファイルエクスプローラーに表示されている「iCloud写真」より、iCloudドライブに保存された写真を見ることができます。

iCloudドライブの容量の減らし方

iCloudドライブでは、ファイルや写真、バックアップなどさまざまなデータを保存できます。

しかし、当然ながらiCloudドライブにも容量があり、データを保存しすぎると容量が足りなくなってしまうでしょう。そこで、定期的にiCloudドライブ内のデータを削除して、容量を減らさなければなりません。

ファイルなら「フォルダ」アプリ、写真やビデオなら「写真」アプリから、iCloudドライブに保存されているデータへアクセスし、アプリ内でデータを削除すれば完了です。

Windowsの場合も、フォルダエクスプローラーより各データへアクセスしてごみ箱へ移行すれば、iCloudドライブ上からデータを削除できます。

iCloudドライブで削除したファイルは復元できる？

容量節約のために今後使わないであろうファイルを削除していると、誤って別のデータを削除してしまったり、後からもう一度必要になってしまったりすることもあるでしょう。

iCloudドライブを活用するのであれば、削除してしまったファイルの復元方法も押さえておかなければいけません。ここでは削除したファイルの復元方法を端末ごとに紹介します。

iPhone、iPadの場合

iPhone、iPadでiCloudドライブで削除したファイルを復元する場合、まず「ファイル」アプリより「最近削除した項目」をタップします。すると、過去30日以内に削除したファイルが表示されるため、必要なファイルを選択し復元しましょう。復元されたファイルは削除前にあった場所に戻ります。

また、削除してから30日が経過すると「最近削除した項目」からも削除されるため、復元ができません。重要度の高いファイルであれば、削除前に必ず上司や同僚に確認を取るようにしましょう。

Windows パソコンの場合

Windowsパソコンで削除したiCloudドライブ内のファイルは、通常のファイルと同じく「ごみ箱」へと移動されます。「ごみ箱」内のデータを削除していなければ、iCloudドライブから削除されたファイルもこちらに移動されているでしょう。必要なファイルを戻したいファイルへドラッグ＆ドロップすれば復元完了です。

ただし「ごみ箱」に移動されてから30日以上が経過すると「ごみ箱」からも自動で削除され、利用者からは復元ができなくなります。完全に削除されたファイルを復元したい場合は、専門のツールやデータ復旧サービスを利用する必要があります。

Mac の場合

Macでも削除されたデータは、Dockの右端にある「ごみ箱」に移動されます。Windowsパソコンと同様「ごみ箱」へアクセスし、戻したいファイルを別のフォルダへドラッグ＆ドロップすれば、削除してしまったファイルを復元可能です。

こちらも「ごみ箱」に移動されてから30日以上が経過すると、自動で「ごみ箱」内からも削除されます。iCloudドライブからファイルを削除する際は、誤りや確認不足がないかを入念にチェックしましょう。

iCloudドライブを利用してファイルや写真を効率的に管理しよう

iCloudドライブとは、iCloudに保存してあるファイルや写真を、ほかの端末やユーザーに共有できる機能です。また、共有したファイルではほかのユーザーと共同編集が行えるため、業務を効率化するグループウェアとしても機能します。

ただし、保存できる容量には制限があるため、iCloudドライブ内のデータを整理する必要があるでしょう。
iCloudドライブから削除しても、30日以内であれば復元できます。30日を超えると完全に削除されてしまうため、仕事に必要な書類を整理する際は、本当に削除しても大丈夫なのか事前に確認しておきましょう。

※ 掲載している情報は記事更新時点のものです。