- 更新日 : 2024年7月3日
Zoomで資料共有する方法は？iPadからの画面共有やできない原因を解説
Web会議ツールとして数多くの企業が利用しているZoomには、資料を共有する便利な機能があります。iPadやiPhoneなどのモバイル端末からも資料を共有できるため、外出先でもスムーズな会議が可能です。
本記事では、Zoomで資料共有する方法と、共有できないときの原因や解決方法について解説します。
Zoomの資料共有にお困りの方は、ぜひ、最後まで記事をご覧ください。
目次
Zoomで資料共有する方法は？
Zoomで資料共有する方法を2つ紹介します。
- 画面共有で共有する
- チャット機能で共有する
それぞれの方法について、詳しく見ていきましょう。
画面共有で共有する
Zoomの画面共有機能を利用して資料を共有する手順は、次のとおりです。
- Zoomミーティングに参加する
- ミーティング画面の下部にある「画面共有」を選択する
- 一覧から共有したい項目（デスクトップ・アプリケーションなど）を選択する
デスクトップ全体：デスクトップ画面全体を共有する
アプリケーション： 特定のアプリケーションウィンドウのみを共有する
ホワイトボード：ホワイトボードを使って、図や文字を共有できる
iPhone/iPad：スマートフォンやタブレットの画面を共有できる - 「共有」をクリックする
画面共有は、デスクトップ全体のほかに複数のアプリケーションも同時に共有できます。ただし、共有できるのは同じ画面上に選択したアプリケーションがある場合のみなので、注意しなければなりません。
チャット機能で共有する
Zoomのチャット機能を利用して資料を共有する方法は、次のとおりです。
- Zoomミーティング中に、画面下部の「チャット」ボタンをクリックする
- プルダウンでファイルを送信する相手を選択する
- 「ファイル」アイコンをクリックする
- 共有したい資料を選択する
- 「開く」ボタンをクリックする
- 資料が送信される
※参加者は、チャット画面で資料をダウンロードできる
資料共有は、パソコン内のファイルはもちろん、Zoomと連携しているファイル共有サービスから共有することも可能です。
ZoomでiPad・iPhoneから資料共有する方法
iPadやiPhoneでZoomを使用しているときも資料共有できます。手順は次のとおりです。
- 設定よりコントロールセンターにアクセスする
- 「画面収録」をタップして、コントロールセンターに追加する
- Zoomを開始する
- 画面下部の「共有」をタップする
- 「画面」を選択し「ブロードキャストの開始」をタップしてデバイスの画面を共有する
※1、2の手順については初回のみ必要
iPadやiPhoneの画面共有は、iOS11以降で可能です。手順どおりに進めても共有できない場合は、iOSのバージョンを確認し、最新の状態にしてから共有しましょう
Zoomで複数の資料を共有する方法
Zoomでのミーティング中に、2つ以上の資料（画面）を共有する方法を紹介します。
- Zoomのツールバーから「画面共有」の隣にある上向きの矢印をクリックする
- 「同時共有する参加数」で「複数の参加者が同時に共有可能」を選択する
- 「画面共有」をクリックすると「共有するウィンドウまたはアプリケーションの選択」画面が表示される
- shiftキーを押しながら、共有したい複数の画面を選択する
- 「共有ボタン」を押すと、複数の画面の共有が開始される
画面の共有は、画面共有の右にある上向きの矢印でいつでも切り替え可能です。
Zoomで資料共有できない原因や対処法
Zoomで資料共有ができない主な理由として、次のようなことが考えられます。
- ホストによる画面共有が許可されていない
- アプリケーションが最新版になっていない
Zoomでは、セキュリティ対策としてホストが画面共有の権限を所持しています。参加者が画面共有できない場合は、この設定がオフになっている可能性があるので、設定を確認しましょう。
また、Zoomのアプリケーションが最新版でない場合は共有できないことがあります。バージョンを確認し、最新版になっていない場合はアップデートしましょう。
Zoomでの資料共有で気をつけること
Zoomでの資料共有をするときに気をつけたいことを3つ紹介します。
- 共有できる資料・ファイルの種類を確認する
- 資料を保存し忘れる
- 資料を更新した後は再度共有し直す
詳しく見ていきましょう。
共有できる資料・ファイルの種類を確認する
ズームのチャット機能では、PDFやテキストデータはもちろん、画像や音声データの共有も可能です。さらに、管理者がファイル共有の連携を有効にしていれば、サードパーティのサービスも利用できます。
チャット機能で資料を共有するときには、ファイルサイズにも気をつけましょう。送信可能な最大ファイルサイズは512MBです。ファイルサイズがオーバーする場合は、圧縮する・分割して送信するなどの方法をとりましょう。
資料を保存し忘れる
資料を共有しながら会議した場合、終了後に資料の保存を忘れるリスクがあります。チャットで資料を送信しても、参加者がダウンロードしているのか送信者側はわかりません。そのため、後日確認し、ダウンロードし忘れた参加者に新たに資料を送る手間が発生するケースも見られます。
会議で使用した資料は、忘れずに保存しましょう。
資料を更新した後は再度共有し直す
Zoomで使用した資料に追加や変更を加えたときには、再度参加者に共有し直しましょう。資料をもとにして会議をしている際に、変更点が生じることはよくあります。参加者が所有している資料は変更前のもののため、必ず最新の資料を共有しなければなりません。
ただし、何度も共有し直すと似たようなファイルがいくつも存在することになり、どれが最新のものなのかわからなくなります。手間も増え、作業効率の低下を招く恐れがあるので、共有する際には注意しましょう。
Zoomで効率よく資料共有し会議をスムーズに進めよう
Zoomは、オンライン会議によく使われる、画面共有やチャットでの資料共有ができる便利なツールです。iPadやiPhoneをはじめとしたモバイル端末でも共有可能なため、外出先でも会議に参加できます。
Zoomで会議をしていると、資料が共有可能なサイズを超えている・資料をダウンロードし忘れる、などのトラブルも発生しがちです。会議をスムーズに行うためにも、ファイルサイズがオーバーしていないか、資料をダウンロードしているか確認しましょう。
※ 掲載している情報は記事更新時点のものです。
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