• 更新日 : 2024年10月17日

マニュアルのテンプレートサイト8選！選び方や作成のポイントを解説

新入社員が配属されたときや引き継ぎが発生した際、マニュアルがあれば簡単なのにと思ったことはないでしょうか。マニュアルの作成には時間がかかるイメージがあるかもしれませんが、テンプレートを使えば効率的に見栄えのよいマニュアルを作成できます。

この記事ではマニュアル作成でテンプレートを利用するメリットやポイント、おすすめのテンプレートサイトを紹介します。

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マニュアルを作成する理由

マニュアルにはタスクの内容や手順、注意点などが記載されています。マニュアルを作成する理由は主に次の4つです。

業務を効率化する

マニュアルを作成すると業務をスムーズに遂行できるようになります。

新人教育の際に業務内容の説明をすべて社員が担当するとなると、教える側・教えられる側の双方に負担がかかります。教える側は教育に時間が取られ通常業務ができなくなり、教えられる側は自主的な学びができず、ほかの社員の時間を奪ってしまうことに申し訳なさも抱いてしまうでしょう。

マニュアルがあれば口頭での説明やデモンストレーションは最小限で済むため、教える側は通常業務との両立がしやすくなります。また、教えられる側はマニュアルと照らし合わせながら自主的に業務を進められ、質問頻度の削減も可能です。

業務の属人化を防ぐ

マニュアルを作成し共有すれば特定の社員にしかできない業務がなくなり、安定したスピードと品質を維持して業務を遂行できるようになります。

マニュアルがない職場では、難易度の高い業務や実施頻度の少ない業務の遂行を勤続年数の長い社員に頼りがちです。その社員が常に出社していれば問題ないかもしれませんが、突然の病欠や長期出張などが発生した場合、業務が滞ってしまいます。また、特定の社員にタスクが偏ることで不公平も生まれます。

マニュアルを作成しておけば業務の属人化を防げるため、特定の社員の経験や知識に依存せず業務を継続可能です。

業務の品質を均一にする

わかりやすいマニュアルを作成すれば、社員の能力に関係なく常に一定水準の業務を行えるようになります。

マニュアルがない場合社員個人の判断に任せる部分が多いため、業務の品質に偏りが生まれたり、ミスが頻発したりする恐れがあります。マニュアルで効率的な手順や見逃しやすいポイント、判断基準などを全員が共有できるようにすれば、個人の知識に依存せずに業務を遂行可能です。

引き継ぎがしやすい

マニュアルがあることで引き継ぎも容易になります。部署異動や退職による引き継ぎは時間が限られていることが多く、漏れなく引き継ぎを完了するのは困難です。さらに引き継ぎ後に質問がある場合、前任の社員がすでに退職してしまっていると業務が完全にストップしてしまうこともあります。

こうしたトラブルを予防するには、注意点やよくある質問も網羅したマニュアルを用意しておくことが大切です。

マニュアル作成でテンプレートを利用するメリット

マニュアルを作成する際はテンプレートの利用がおすすめです。テンプレートの利用には次のメリットがあります。

作成時間が短縮できる

テンプレートを利用すればマニュアル作成に費やす時間を短縮できます。テンプレートがない場合、レイアウトや必要な項目、記載する順番まですべて作成者が1から考えなければいけません。

テンプレートならレイアウトやフォーマットを考える必要がなく、項目や順番もあらかじめ記載されているとおりに記入していけばよいので、サクサク進められます。

フォーマット・デザインが統一される

テンプレートを利用すると、誰が作成したかに関係なく統一したフォーマット・デザインのマニュアルを作成可能です。

マニュアルのデザインやフォーマットにバラつきがあると読みづらくなり、視覚的に混乱して重要事項を見落としてしまう恐れがあります。テンプレートを利用すればすっきりとした見た目のフォーマット・デザインに統一できるため、読み手に負担をかけず、情報を整理する助けにもなります。

必要項目の抜け漏れを防ぐ

テンプレートを利用すると必要項目の抜け漏れを防ぎやすくなります。マニュアルのテンプレートには一般的な必要項目がすでに網羅されており、テンプレートに沿って情報を記入していくだけで記載漏れを回避可能です。

作成途中や完成後に記載漏れに気づくと、全体の構成を見直さなければいけないこともあります。無駄な時間と労力をかけなくてよいよう、テンプレートを利用してマニュアルを作りましょう。

マニュアルの無料テンプレート

マネーフォワード クラウドでは、マニュアルの無料テンプレートをご用意しております。ご自由にダウンロードしていただけますので、ぜひお気軽にご利用ください。

マニュアルのテンプレートサイト8選

ここでは、実際にマニュアルを作成するときに使えるマニュアルのテンプレートサイトを9つ紹介します。

bizocean

bizoceanには2.8万点以上の無料テンプレートがあり、毎日約7,000回も書式がダウンロードされている人気のテンプレートサイトです。マニュアルのほか請求書やプレゼン資料もあり、Word・PowerPoint・Excelなどで利用可能です。

※2024年1月18日時点

Microsoft 365

Microsoft 365のテンプレートには、ビジネスや教育などに使えるさまざまなマニュアルのテンプレートがあります。Microsoft Officeが使える環境であれば、ほとんどのテンプレートが利用可能です。

※2024年1月18日時点

テンプレートBANK

テンプレートBANKでは5,000以上のテンプレートを無料でダウンロードできます。各種テンプレートのほか、マニュアルに利用できるイラスト・写真素材もダウンロード可能です。

※2024年1月18日時点

bizroute

bizrouteは経理や総務、営業などで使えるさまざまなテンプレートを提供しているサイトです。自社内での使用であればテンプレートを改変して使用・共有もできます。テンプレートの使い方に関する記事も掲載されているので、マニュアル作成の参考にするとよいでしょう。

※2024年1月18日時点

プレゼンデザイン

プレゼンデザインは、PowerPointを使ったプレゼンや資料作りに便利なテンプレートを提供しています。テーマカラーを変えたり、パーツ集をダウンロードしたりして簡単にデザインのカスタマイズができます。テンプレートには「A4」と「ワイド画面」の2種類があり、社内で利用するマニュアルにはA4がおすすめです。

※2024年1月18日時点

Excelフリーソフト館

Excelフリーソフト館ではExcelのテンプレートがダウンロードできます。表紙と目次も付いています。無料イラストやフリー素材もあるので、必要に応じて活用しましょう。

※2024年1月18日時点

SILAND.JP

SILAND.JPにはWordのマニュアルテンプレートをダウンロードできます。操作マニュアルや運用マニュアルを作成したいときに便利です。ナビゲーションの利用により読みたい項目へ瞬時に移動もできます。対応しているのはWord2007以上なので、正常に作動しない場合はバージョンを確認してみてください。

※2024年1月18日時点

経費削減実行委員会

経費削減実行委員会は、企業のコスト削減や業務効率の改善に役立つ多様なテンプレートを提供しています。とくに「業務引継セット」には引き継ぎ項目確認目次や引き継ぎスケジュール、引き継ぎ作業補足マニュアルなどが含まれており、異動や退職に伴う引き継ぎ時のマニュアル作成におすすめです。

※2024年1月18日時点

［文書］テンプレート

［文書］テンプレートは、主にWordやExcelで作成したさまざまなテンプレートを無料で提供しているサイトです。登録不要で欲しいテンプレートをすぐにダウンロードできます。ダウンロードページではマニュアル作成時のコツも紹介されているので、参考にしながら作成してみましょう。

※2024年1月18日時点

マニュアル作成でテンプレートを使う際のポイント

マニュアル作成においてテンプレートを使う際は、次のポイントに気をつけましょう。

業務内容に合ったテンプレートを利用する

テンプレートは業務内容に合わせて適切なものを選びましょう。

マニュアルのテンプレートにはそれぞれ特徴があり、ToDoリストのようになっているものや図形が挿入できるものなどがあります。注意事項が多い場合は、付箋のように目立つ補足を付け加えられるものだとわかりやすいでしょう。

マニュアルが必要になるシーンを具体的に想定し、どのようなテンプレートなら業務を進めながら利用しやすいか考えてみてください。

イラストや図表などを挿入できるものを選ぶ

視覚的にわかりやすいマニュアルを作れるよう、イラストや図表なども挿入できるテンプレートを選びましょう。

文字だけのマニュアルは読み手が内容をイメージしづらく、情報が正確に伝わらないことがあります。「テンプレートBANK」のようにイラストがダウンロードできるテンプレートサイトもあるので、適宜イラストや図表を加えて情報を整理しましょう。

ただし、提供されているイラストの中には商用利用ものや利用場面が限定されているものもあるため、あらかじめ利用規約をよく確認してください。

5W1Hを意識して作成する

マニュアルを作るときは5W1Hを大切にしましょう。

5W1Hとは次の6つの要素のことです。

5W1Hを意識して作成することでマニュアルの情報が具体的になり、読み手の疑問が少なくなります。作成する項目ごとに5W1Hがすべて含まれているかを確認し、足りない情報があるかチェックしましょう。

わかりやすい表現で説明する

マニュアルは社内の誰が読んでもわかるよう、やさしい表現で作成しましょう。

専門用語ばかりのマニュアルは、たとえ社内でよく使う言葉であっても、新入社員にとってはわかりにくい資料となってしまいます。また、「予め（あらかじめ）」や「凡そ（およそ）」のように、普段使わない漢字を含めるのも好ましくありません。

マニュアルは業務を簡単に進められるよう作成するものです。マニュアル自体が難しくては読み手の負担となるので、わかりやすさを重視しましょう。

テンプレートを利用してわかりやすいマニュアルを作ろう

マニュアルは業務の効率化や高い品質の維持などに役立ちます。マニュアルを1から作ると労力がかかり、必要項目の抜け漏れも発生しやすいため、テンプレートを利用してわかりやすいマニュアルを簡単に作成しましょう。

今回紹介したテンプレートサイトを参考に、業務内容に合うテンプレートを選んで実際にマニュアルを作成してみてください。

• 監修：佐矢りん

  フリーランスのライター・通訳・翻訳家。広告代理店出身。スタートアップの会社で社内資料が乏しかったため、請求書のテンプレートやその他経理関係資料の作成を担当する。新しい支社の立ち上げにもかかわり、全支社共通業務のマニュアルや引継ぎ書のテンプレート作成などを担当。社内の状況に応じて営業やライターなども兼任しながら、社内全体のコミュニケーションの改善に努める。現在は会社員時代の経験を活かしながら業務の効率化に関する記事を担当。

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