• 作成日 : 2025年11月25日

会議の非効率はワークフローが原因？システム導入で改善する方法

会議の非効率は、会議そのものよりも「会議のワークフロー」が見えない状態で進むことが大きな原因の1つと考えられます。開催申請、資料レビュー、議事録承認、決定事項のタスク化といった一連のプロセスが属人化していると、どこかで停滞が生じやすくなります。

当記事では、会議運営を妨げるワークフロー上の課題と、ワークフローシステムによる改善方法を解説します。

会議の生産性を下げる「見えない」ワークフロー

会議が思うように進まない背景には、会議そのものよりも「会議前後のワークフロー」が見えないまま進んでいることが影響しています。ここでは、特に問題が起こりやすい4つのプロセスについて詳しく解説します。

煩雑な「会議開催」の承認プロセス

会議開催の承認ルートが曖昧なままだと、会議が立ち上がるまでに大幅な時間がかかります。メールで依頼する人もいれば、チャットや口頭で伝える人もいるなど、依頼方法が統一されていないと、承認者の判断が遅れたり、依頼自体が埋もれてしまったりといった問題が起きます。

また、「誰に承認を依頼するべきか」が明文化されていない企業では、申請者が毎回確認しなければならず、これが小さなムダの積み重ねにつながります。承認者が複数いる場合は、1人の確認待ちが全体を止めてしまい、結果として会議日程が決まらない、準備が間に合わないといった影響が発生します。

非効率な「資料レビュー」の承認プロセス

資料のレビュー手順が標準化されていないと、資料が何度もメールで往復し、どれが最新版なのか分からなくなる状況が生まれます。たとえば「Ver3」「Ver3修正版」「final」「final2」など複数ファイルが同時に存在し、承認者によって指摘内容が重複することもあります。

こうした混乱は、修正漏れや再確認の発生につながり、会議前の準備を圧迫します。レビューの効率が悪いと、資料の質が高まらないだけでなく、会議そのものの内容も浅いものになってしまいます。

停滞しがちな「議事録承認」のプロセス

議事録の承認が滞ると、決定事項の実行が遅れ、会議の価値が十分に発揮されなくなります。議事録承認プロセスが属人的で、「確認お願いします」とチャットで送るだけの運用になっている企業も多く見られます。

承認期限が決まっていなかったり、修正依頼が複数の経路から届いたりすると、誰がどの修正を反映したか分からなくなり、承認作業が後回しになりやすくなります。

実行に移されない「決定事項」のタスク化

会議で決めた事柄は、タスクとして明確に落とし込まれなければ意味がありません。「決定はしたのに誰も動いていない」という状況の主な原因の1つは、タスクの割り振りが曖昧で、期限設定やフォローの仕組みがないことです。

担当者が明確でない、進捗管理が個人任せになっている、引き継ぎの基準がないといった状態では、タスクは自然と忘れられてしまいます。会議の重要な目的の1つは決定事項を実行につなげることであるため、決定事項がタスクに変換されないことは、会議の生産性を大きく低下させる要因となり得ます。

ワークフローシステムが会議関連業務を効率化する仕組み

会議の非効率を解消するには、会議そのものの改善だけでは不十分で、会議前後のワークフローを仕組みとして整えることが欠かせません。ここでは、特に会議関連業務の改善に直結する3つの仕組みを解説します。

申請・承認ルートの可視化と自動化

ワークフローシステムの強みの1つは、申請から承認までの流れが明確になり、自動で処理が進む点にあります。承認ルートが見える化されることで、誰がどの段階で承認するのかが一目で分かり、依頼者が迷うことがなくなります。

さらに、承認依頼はシステムが自動通知するため、メールやチャットで個別に依頼する必要がなく、承認の抜け漏れも防げます。承認者が不在の場合も代理承認を設定できるため、「承認待ちで会議が進まない」という状況を避けられます。

文書（資料・議事録）の一元管理と版管理

資料レビューや議事録承認で頻発する「最新版が分からない」「修正が反映されていない」という混乱は、文書管理の仕組みが十分に整っていないことなどが大きな要因です。ワークフローシステムを導入すると、資料や議事録はクラウド上で一元管理され、常に最新版へアクセスできるようになります。

履歴が自動的に残る版管理（バージョン管理）機能により、誰がいつどのような修正を行ったのかが明確になるため、コメントの重複や反映漏れを防げます。また、GoogleドキュメントやMicrosoft 365（旧Office 365）などのクラウドツールと連携すれば、メールでのファイル往復が不要になり、複数人で同時編集することも可能です。

期限やタスクの自動通知・リマインド

ワークフローシステムでは、タスクや承認に「期限」を設定し、期日が近づくと自動で担当者へリマインド通知が送られます。人が催促する手間がなくなり、心理的負担も軽減されます。

また、会議の決定事項をタスクとしてシステム上で自動生成できるため、「決めたのに実行されない」という問題を減らせます。担当者・期限・進捗が一覧で把握できるため、上長や管理者は状況を把握しやすく、必要なフォローも的確に行えます。

ワークフローシステム導入で変わる会議の前後プロセス

ワークフローシステムを導入すると、会議の「前」も「後」もプロセスを標準化しやすくなり、準備や実行もスムーズに進められるようになります。ここでは、会議前後で具体的にどのような変化が生まれるのかを解説します。

会議「前」：アジェンダ・資料準備の迅速化

ワークフローシステムによって、アジェンダ提出や資料作成に必要なステップが一定の流れに沿って進むため、準備作業が迷いなく進みます。

まず、アジェンダ提出フォームが統一されることで、関連情報が漏れなく収集され、上長や関係者への申請も自動的に送られます。資料レビューも、決められた承認ルートに沿って自動で回付され、誰の確認待ちなのかが一目で分かります。

これにより、メールの往復や最新版ファイルの探し直しといったムダが削減され、会議当日に向けて必要な準備が着実に整います。

会議「後」：議事録承認とネクストアクションの確実な実行

会議後は、議事録承認と決定事項のタスク化が迅速に進むようになります。ワークフローシステムでは、議事録をアップロードすると、そのまま定められた承認ルートへ自動で送られ、承認者は通知を受けてスムーズに確認作業を進められます。

また、会議で決定した内容はタスクとして自動生成され、担当者・期限・優先度が明確化されます。進捗状況も一覧で確認でき、管理者は必要に応じて適切なフォローが可能です。リマインド機能により、タスクの放置や対応遅れを避けやすくなり、会議後の実行力も高めやすくなります。

システム導入と併用したい会議効率化のポイント

ワークフローシステムの導入は会議の効率化に寄与しますが、同時に「会議そのものの質」を高める工夫を取り入れることで、効果はさらに大きくなります。ここでは、併用することで高い効果を発揮する3つのポイントを紹介します。

会議の目的・ゴール・アジェンダの事前共有

会議の目的が曖昧なまま進むと、議論が脱線したり、決定が先送りになったりと非効率が生まれます。ワークフローシステムを活用しつつ、最初に「何のための会議なのか」「どこまで決めるのか」を共有しておくことで、会議全体の生産性が向上します。

アジェンダの事前共有は、参加者が準備する資料や情報のレベル感を揃える意味でも重要です。システムを使えば、アジェンダ提出をテンプレート化でき、開催前に関係者へ自動送付できます。これにより、当日になって準備不足が発覚するリスクを防ぎ、会議本番の時間を効果的に使えるようになります。

適切な参加者の選定と役割分担の明確化

会議の効率は「参加すべき人が参加し、必要な判断がその場でできるか」によって左右されます。必要以上に参加者が多い会議は議論が散漫になりがちで、反対に必要な人が欠けると、承認や判断が持ち帰りになり、再度会議を開くことにもつながります。

ワークフローシステムを使えば、会議ごとに必要な承認者や関係部門を事前に整理し、参加者リストに自動反映できます。あわせて、会議中の役割（ファシリテーター、書記、決定者など）を明確にしておくことで、会議が滞らずスムーズに進みます。

Web会議やビジネスチャットなど他ツールの活用

会議中のやり取りについてはWeb会議ツールやビジネスチャットとの連携が有効です。オンライン会議の場合、資料共有や録画機能を活用することで、議論の抜け漏れを防ぎ、参加できなかったメンバーのキャッチアップも容易になります。

また、会議中に出たタスクをチャット上で即時共有し、それをワークフローシステム側のタスク管理へ自動連携させる運用も効果的です。これにより、会議後にタスクを手動で整理する手間がなくなり、決定事項がすぐに実行フェーズへと移行します。

会議効率化につながるワークフローシステムの選び方

ワークフローシステムは多くの企業で導入が進んでいますが、会議効率化に直結させるためには、自社の業務に合うシステムを見極めることが欠かせません。「提供形態」「連携性」「モバイル対応」「承認フローの柔軟性」という4つの観点が選定の重要ポイントです。

提供形態はクラウド型かオンプレミス型か

ワークフローシステムを選ぶ際にまず考えるべきは、クラウド型とオンプレミス型のどちらを採用するかです。導入スピードや運用負荷を軽減したい場合はクラウド型、カスタマイズ性やセキュリティ要件を重視する場合はオンプレミス型が適しています。

クラウド型はインターネット環境さえあればすぐに利用でき、サーバー管理やアップデートが不要なため、運用負担が軽い点がメリットです。一方、オンプレミス型は自社環境に合わせた細かい設定が可能で、厳しい情報管理が求められる企業でも採用されやすい傾向があります。

既存の会議・チャットツールとの連携性に問題はないか

ワークフローシステム単体で業務が完結することは少なく、既存の会議ツールやチャットツールと連携できるかどうかは重要な選定ポイントです。普段利用しているツールとスムーズに連携できるシステムほど、導入後の運用負荷は小さくなります。

たとえば、Microsoft Teams、Google Meet、Zoomといったオンライン会議ツールとの連携が可能であれば、会議予約や資料共有が自動化されます。また、Slackやビジネスチャットとの連携を活用すれば、承認依頼やタスク通知をリアルタイムに受け取れるため、確認の遅延を防げます。

モバイル端末に対応しているか

会議関連業務は、必ずしもデスクにいるときだけ発生するものではありません。スマートフォンやタブレットで操作できるワークフローシステムは、承認の滞留を減らし、全体のスピード向上に貢献します。

移動中や外出先でも、申請確認・承認・タスクの進捗確認ができる環境が整っていれば、会議前後の作業が止まる時間を最小限にできます。また、プッシュ通知によって承認依頼や期日が即時に届くため、対応漏れが発生しにくい点もメリットです。

自社の承認フローに合わせた設定の柔軟性はあるか

会議関連のワークフローは企業によって異なるため、設定の柔軟性は重要ポイントです。自社の組織構造や判断基準に合わせて承認ルートを自在に設定できるシステムほど、現場に定着しやすく、導入効果が長続きします。

一般的なワークフローでは「申請 → 上長承認 → 部長承認 → 管理部確認」など複数段階のチェックが必要になります。また、会議の種類によって承認者が変わることも多く、条件分岐が設定できるシステムであれば業務に適した形で運用できます。さらに、例外ルートや代理承認の設定ができると、不在時や緊急時の対応もスムーズです。

会議ワークフローを整えて生産性を底上げしよう

会議の生産性は、会議そのものに加えて「会議ワークフロー」を整えることで向上します。開催申請や資料レビュー、議事録承認などの停滞は、ワークフローシステムで可視化・自動化することで大きく軽減できます。さらに、ツール連携や柔軟な承認設定を備えたシステムを選べば、決定事項が実行されやすくなり、日常業務全体の効率化にもつながります。会議の質とスピードを高めたい企業は、会議ワークフローの改善に取り組みましょう。

• 監修：マネーフォワード クラウド

  マネーフォワード クラウド 業務効率化の基礎知識 編集部では、業務効率化や生産性向上のノウハウ、クラウドツールの使い方など、ビジネスシーンで役立つ基礎知識をご紹介しています。