• 作成日 : 2025年11月25日

Notionのワークフローとは？構築手順や活用例・注意点を解説！

Notionのワークフローとは、タスクや情報を「誰が・いつまでに・どの順番で進めるか」をNotion上で一元管理できる仕組みのことです。この記事では、Notionのワークフローの基本から構築手順、ビジネスでの活用例、運用時の注意点までを整理して解説します。属人化したタスク管理から脱却し、チームで使える業務フローを作りたい方は、ぜひ参考にしてください。

Notionのワークフローとは？

Notionのワークフローとは、業務の流れをデータベースとページで可視化し、ステータスや担当者を管理する仕組みです。タスク管理ツールとナレッジ管理ツールの役割を一つにまとめられる点が特徴です。

Notionは「オールインワンワークスペース」として、ページ・データベース・テンプレートなどを組み合わせて使えます。そのため、単なるToDoリストではなく、案件や顧客情報、マニュアルなども含めて一貫したワークフローを構築できます。

具体的には、次のような要素を組み合わせて「Notion ワークフロー」を作ります。

これらをうまく設計することで、「誰が何をどこまで進めているか」が一目で分かる、チーム共通のワークフロー基盤を作ることができます。

Notionのワークフローでできること

Notionのワークフローでできる主なことは次の通りです。

Notionでワークフローを構築する手順

Notionでワークフローを構築する手順は以下の通りです。

STEP1：業務フローを整理する

まず、Notionでどの業務をワークフロー化するかを決め、現状の流れを簡単に書き出します。営業なら「リード獲得→初回コンタクト→ヒアリング→見積り→受注/失注」など、紙でも良いのでざっくり可視化しておくと後の設計がスムーズです。

STEP2：必要なデータベースと項目を決める

次に、案件DB・顧客DB・問い合わせDBなど、運用の中心となるデータベースを決定します。プロパティはタイトル、ステータス、担当者、期限、カテゴリ、関連（他DBとの紐づけ）など最小限に留め、運用しながら調整する前提で設計します。

STEP3：カンバンやカレンダーなどのビューを作る

作成したDBを使いやすくするため、カンバン（進捗管理）、テーブル（一覧確認）、カレンダー（期限管理）、ギャラリー（カード表示）など複数のビューを作成します。用途ごとに「自分専用」「遅延タスクのみ」などのフィルタビューを用意すると効率的です。

STEP4：テンプレートを整える

案件登録、オンボーディング、問い合わせ対応など、繰り返す業務にはテンプレートを作成。チェックリストや項目を共通化することで、誰が担当しても同じクオリティで情報を残せるようになります。

STEP5：運用ルールと見直し方法を決める

最後に「誰がいつ更新するか」を明確にします。作業完了時のステータス更新、週1の進捗確認、月1のプロパティ見直しなど、運用と改善サイクルをセットで決めることでワークフローが形骸化しません。

ビジネスで使えるNotionワークフロー活用例

Notionのワークフローは、業務内容に合わせて多様な形に応用できます。ここからは、特にビジネスシーンで活用しやすい代表的なワークフローの例を紹介します。

案件管理・営業進捗

Notionのワークフローは、営業案件の「パイプライン管理」にとても適しています。案件ごとの進捗や見込みを、チーム全体で共有できるようになります。

これにより、「誰がどの案件をどこまで進めているのか」「今月・来月の売上見込みはいくらか」といった情報を、スプレッドシートだけに頼らず、Notionのワークフロー上で一元的に把握できるようになります。

採用・オンボーディング

採用活動や入社後のオンボーディングも、Notionのワークフローで標準化できます。候補者管理から入社後フォローまでを一つのスペースでつなげられるのが強みです。

こうしたNotionのワークフローを採用・オンボーディングに活用することで、属人的になりがちな「入社初日の説明」「業務の引き継ぎ」を標準化し、誰が担当しても同じレベルのオンボーディング体験を提供しやすくなります。

顧客対応・問い合わせ管理

顧客からの問い合わせやサポート対応も、Notionのワークフローに乗せることで、対応漏れや重複対応を防ぎやすくなります。

こうした問い合わせワークフローをNotionに構築することで、「誰かがすでに対応していた」「対応が止まっていた」といったトラブルを減らし、顧客対応の品質を安定させることができます。

Notionでワークフローを構築する際の注意点

Notionのワークフローは柔軟に設計できる一方で、運用方法を誤ると使いづらくなることがあります。ここからは、Notionでワークフローを構築・運用する際に押さえておくべき注意点を紹介します。

タスクや作業手順を明確に記述する

Notionのワークフローでは、「何を・どの順番で・どのレベルまで行うのか」を明確にすることが重要です。タスク名だけでは伝わらない作業は、ページ内で手順を書き残しましょう。

このように、Notionのワークフロー上で「作業の中身」を共有しておくことで、誰が担当しても同じ品質でタスクを進めやすくなります。

スキルや経験を考慮して担当者を割り当てる

ワークフローを設計する際は、「誰がどのタスクを担当すべきか」をスキルセットや経験に合わせて考えることが大切です。Notionのプロパティで担当者を割り当てるだけでなく、役割分担の方針も決めておきましょう。

こうした情報をワークフローに組み込むことで、属人的なアサインから脱却し、メンバーの成長や負荷分散も意識したタスク管理がしやすくなります。

定期的にワークフローを見直し改善する

Notionのワークフローは、一度作って終わりではなく「運用しながら改善する」ことが前提です。実際に使う中で見えてくる課題を、定期的な見直しで解消しましょう。

Notionは構造を後から柔軟に変更できるツールです。最初から完璧なワークフローを目指すよりも、「まずはシンプルに作って、定期的にアップデートしていく」というスタンスの方が、結果的に現場にフィットした仕組みになりやすいでしょう。

Notionワークフロー活用のポイントをおさらい

Notionのワークフローは、「業務の流れを可視化し、タスクと情報を一元管理するための仕組み」です。データベースとページ、テンプレート、ビューを組み合わせることで、営業・採用・問い合わせ対応など、さまざまな業務プロセスをNotion上に再現できます。自社やチームの状況に合わせてNotionのワークフローを設計し、タスク管理や情報共有を統一することで、生産性と透明性の高い働き方を実現しましょう。

• 監修：マネーフォワード クラウド

  マネーフォワード クラウド 業務効率化の基礎知識 編集部では、業務効率化や生産性向上のノウハウ、クラウドツールの使い方など、ビジネスシーンで役立つ基礎知識をご紹介しています。