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  • 更新日 : 2025年8月5日

Excel（エクセル）の裏技・便利技！ショートカットや時短テクニックを解説

Excelの基本操作に慣れてきたら、次に身につけたいのが「時短テクニック」や「裏技」です。実は、ちょっとしたショートカットや関数の使い方を知っているだけで、毎日の作業が何倍もスムーズになります。

この記事では、初心者でもすぐに実践できるExcelの裏技を厳選してご紹介します。入力・選択・計算・印刷といった日常業務を劇的に効率化し、作業時間をグッと短縮できるので、ぜひ参考にしてください。

Excel操作の基本の裏技

Excelを効率よく使いこなすためには、まず「基本操作」の時短テクニックを身につけることが大切です。ここでは、データ入力、セル選択、書式設定といった日常的な作業を格段にスピードアップさせる裏技をご紹介します。

データ入力が爆速に！入力規則とオートフィルを使いこなす

データ入力はExcel作業の中心ですが、時間がかかりやすく、ミスも発生しがちです。ここでは、入力を爆速化するテクニックを3つご紹介します。

同じデータを一括で入力するテクニック「Ctrl + Enter」

選択した範囲にある複数のセルに、アクティブセルと同じ値を一度に入力したいときに使えます。データ入力の対象となるセルをすべて選択してください。選択範囲の先頭セルにデータを入力したら、Ctrlキーを押しながらEnterキーを押しましょう。部署名や商品名をまとめて入力する場面などで便利です。

Ctrl + Enterキーの操作は、離れたセルを選択している場合におすすめです。セルが離れていると次に紹介するオートフィル機能は効果的ではなく、一つひとつのセルに対しコピーした内容を貼り付ける作業も工数がかかります。Ctrlキーを使って離れたセルを同時に選択し、データを入力してからCtrl + Enterキーを押すと、一括で入力されます。

パターン入力、連続データの自動生成には「オートフィル」の応用

日付や曜日、連番などを入力する際、最初のデータを入力してセルの右下にあるフィルハンドル（小さな四角）をドラッグすると、連続データが自動で入力されます。

たとえば「1月、4月、7月…」のように3ヶ月ごとのデータを入力したい場合、最初の2つのデータ（この場合は「1月」と「4月」）を入力し、その2つのセルを選択した状態でフィルハンドルをドラッグすると、Excelがその規則性を認識し、自動で入力してくれます。フィルハンドルを右クリックしながらドラッグすると、コピーする内容（連続データ、書式のみコピーなど）を選択できるメニューが表示されるため、より細かな操作が可能です。

入力ミスを防ぐ「入力規則」の活用

特定のセルに入力できるデータの種類を制限したい場合、「データ」タブの「データの入力規則」を活用しましょう。

たとえば、日付または時刻しか入力できないようにしたり、ドロップダウンリストから選択させたりすることで、入力ミスや表記の揺れを防ぎ、データの整合性を高められます。

エラーメッセージを設定しておけば、間違ったデータが入力された際に注意を促すことも可能です。

マウス操作を減らして効率アップ！セル選択の時短テクニック

大量のデータが入力されたシートでは、目的のセル範囲をマウスでドラッグして選択するのは手間がかかります。キーボードショートカットを活用することで、作業効率を大幅に向上できます。

広範囲のセルを一瞬で全選択する方法「Ctrl + Shift + 矢印キー」

データが入力されている範囲の端まで一気に選択したい場合、起点となるセルを選択し、CtrlキーとShiftキーを押しながら、選択したい方向の矢印キー（↑↓←→）を押します。たとえば、Ctrl + Shift + ↓で、現在のセルからその列のデータ入力最終セルまでを一括選択できます。空白セルがあるとそこで選択が止まるため、データの連続性を意識することも大切です。

離れた複数のセルを同時に選択するコツ「Ctrl + クリック」

隣接していない複数のセルやセル範囲を同時に選択したい場合は、Ctrlキーを押しながら、選択したいセルやセル範囲を順にクリックしていきます。これにより、一度に複数の箇所に対して、書式設定やデータ入力などを行えます。

アクティブセルを自在に移動するショートカット

選択範囲内でアクティブセル（入力や編集の対象となるセル）を移動させたい場合、Enterキーで下に、Shift + Enterキーで上に、Tabキーで右に、Shift + Tabキーで左に移動できます。これは特に、広範囲を選択して連続でデータを入力していく際に便利です。

書式設定を整えるコマンド

Excelで作成する資料は、内容だけでなく見た目のわかりやすさも重要です。書式設定をうまく活用すれば、作業時間を短縮できるだけでなく、読み手に伝わりやすい資料を効率よく作成できます。

書式を一括コピー「書式のコピー/貼り付け」

特定のセルのフォント、色、罫線などの書式だけを他のセルに適用したい場合、「ホーム」タブにある「書式のコピー/貼り付け」（ハケのアイコン）を使います。

コピー元のセルを選択後、このアイコンをクリックし、書式を適用したいセルまたはセル範囲をクリック（またはドラッグ）します。アイコンをダブルクリックすると、連続して複数の箇所に書式を貼り付けられます。

条件付き書式で重要なセルを強調

特定の条件に合致するセル（たとえば目標値を達成したセル、期限が迫っているセルなど）を自動的に目立たせたい場合、「ホーム」タブの「条件付き書式」が非常に有効です。

数値の大小、特定の日付、文字列など、さまざまな条件に基づいてセルの背景色や文字色、データバーなどを自動で変更できます。これにより、データの傾向や重要なポイントが一目で把握できるようになります。

セルの結合よりも「選択範囲内で中央」が便利

複数のセルを結合して文字列を中央に配置する「セルの結合をして中央揃え」はよく使われますが、後で並べ替えやフィルター操作を行う際に不都合が生じることがあります。

代わりに、結合したい範囲のセルを選択し、Ctrl + 1で「セルの書式設定」ダイアログボックスを開き、「配置」タブの「横位置」で「選択範囲内で中央」を選びましょう。

見た目はセルを結合した場合と同じように中央に配置されますが、各セルは独立したままなので、後のデータ操作に影響を与えません。

計算・関数で差をつける！Excel集計・分析の裏技

Excelの真骨頂は、やはり計算やデータ集計・分析機能にあります。SUM関数以外にも便利な関数は数多く存在し、それらを使いこなすことで、複雑な集計や分析も効率的に行えるようになります。

SUM関数だけじゃない！覚えておきたい便利関数

まず押さえておきたいのが、平均・最大・最小を一瞬で求められる以下の3つの関数です。

平均、最大、最小値を一瞬で求める関数
  • AVERAGE(範囲)：指定した範囲の数値の平均値
  • MAX(範囲)：指定した範囲の数値の最大値
  • MIN(範囲)：指定した範囲の数値の最小値

これらの関数は、アンケート結果の分析や売上データの傾向把握などに役立ちます。

条件付きで集計・カウントする関数
  • SUMIF(範囲, 検索条件, [合計範囲])：指定した「範囲」の中から「検索条件」に一致するセルを検索し、対応する「合計範囲」の数値を合計します。
    例）商品名リストの中から特定の商品だけの売上を合計する場合などに使用します。
  • COUNTIF(範囲, 検索条件)：指定した「範囲」の中から「検索条件」に一致するセルの個数をカウントします。
    例）アンケートの回答で「はい」と答えた人の数を数える場合などに便利です。

より複雑な複数条件に対応できる SUMIFS 関数や COUNTIFS 関数もマスターすると、データ分析の幅が大きく広がります。

日付・期間を扱う関数
  • =TODAY()：今日の日付を表示。ファイルを開くたびに自動で更新される。
  • =DATE(年, 月, 日)：指定した年、月、日のシリアル値を返す。
  • =DATEDIF(開始日, 終了日, 単位)：2つの日付間の期間を、指定した単位（年数 “Y”、月数 “M”、日数 “D” など）で求める。
    活用例：契約期間の計算や年齢計算などに便利です。
  • =EOMONTH(開始日, 月)：指定した「開始日」から数えて、指定した「月」数だけ前または後の月の最終日のシリアル値を返す。
    活用例：請求書の支払期限日を計算する際などに役立ちます。

数式エラーとさよなら！エラー回避とデバッグのコツ

数式を入力していると、#VALUE! や #DIV/0! といったエラーメッセージが表示されることがあります。

よくあるエラーメッセージと原因・対策
  • #NAME?：関数名や参照名が間違っている場合に表示。スペルミスがないか確認しましょう。
  • #VALUE!：数式の引数の種類が正しくない場合に表示。たとえば、数値が期待される箇所に文字列が入力されている場合などです。
  • #DIV/0!：数値を0で割ろうとした場合に表示。割り算の分母が0または空白セルになっていないか確認しましょう。
  • #REF!：数式が参照しているセルが無効な場合に表示。参照先のセルが削除された場合などに起こります。
  • #N/A：参照値が見つからなかった場合に表示。VLOOKUP関数、XLOOKUP関数、HLOOKUP関数、LOOKUP関数、または MATCH 関数で、参照値がデータソースに入力されているか確認しましょう。

参照関係の確認には「トレース機能」

数式が複雑になってくると、どのセルを参照しているのかわかりにくくなることがあります。そのような場合は、数式が入力されているセルを選択し、「数式」タブの「数式の監査」グループにある「参照元のトレース」や「参照先のトレース」機能を使ってみましょう。

数式とセルの関連性が矢印で視覚的に表示され、エラーの原因究明や数式の理解に役立ちます。

「IFERROR関数」でエラー表示をスマートに

数式の結果がエラーになる可能性がある場合、IFERROR関数を使うと、エラーが発生した際に特定の文字列（たとえば空白や “該当なし” など）を表示できます。

=IFERROR(値, エラーの場合の値)

これにより、エラーメッセージがそのまま表示されるのを防ぎ、表の見栄えを整えられます。

例：=IFERROR(A1/B1, “計算できません”) → B1が0の場合でも #DIV/0! ではなく “計算できません” と表示されます。

大量のデータも怖くない！集計作業を自動化するテクニック

Excelに蓄積された大量のデータから必要な情報を抽出し、集計・分析する作業は骨が折れるものです。しかし、Excelにはこれらの作業を効率化するための強力な機能が備わっています。

ピボットテーブルは、ドラッグ＆ドロップで簡単集計

「ピボットテーブル」は、大量のデータリストから必要な項目をドラッグ アンド ドロップするだけで、クロス集計表やさまざまな角度からの集計レポートを簡単に作成できる機能です。売上データから商品別・月別の売上集計表を作成したり、顧客データから地域別・年齢層別の購入傾向を分析したりと、活用範囲は無限大です。最初は難しく感じるかもしれませんが、一度使い方を覚えれば、データ分析の強力な武器になります。事前に分析したいデータを「テーブル」として書式設定しておくと、最適な結果が得られるのでおすすめです。 「挿入」タブから「ピボットテーブル」を選択し、指示に従って操作してみてください。

SUBTOTAL関数でフィルター結果を集計

表にフィルターをかけて表示されているデータだけを合計したり、平均を求めたりしたい場合、SUM関数やAVERAGE関数では非表示のデータも計算対象に含まれてしまいます。フィルター処理された非表示のセルを常に除外したい場合には 、SUBTOTAL関数を使いましょう。

=SUBTOTAL(集計方法,範囲 1,[範囲 2],…)

「集計方法」の引数に特定の数値を指定することで、使用する関数を選ぶとともに、表示されているデータのみを対象とするのか、非表示のデータも含んで計算をするのかを切り替えられます。

たとえば、合計したい場合は9または109）、平均したい場合は1または101）、個数を数えたい場合は2または102を指定することで集計値を求められます。100番台は、非表示の行は除外して計算する際に指定してください。

テーブル機能で集計しやすい表に変換

データが入力されている範囲を「テーブル」化（Ctrl + T またはホーム」タブの「テーブルとして書式設定」）すると、さまざまなメリットがあります。たとえばテーブルの最終行に新しいデータを追加すると、設定した数式や書式が自動的に新しい行にも適用されるのです。関数を使用せずに集計行を追加できたり、縞模様のスタイルが自動で設定されたりします。タイトル行の固定やフィルター機能も自動で設定されるため、データ管理が格段に楽になるためおすすめです。

見やすい資料は作れる！Excel表示・印刷の裏技

Excelで作成した資料は、自分だけでなく他の人に見せる機会も多いでしょう。内容が正しくても、見にくかったり、印刷した際にレイアウトが崩れていたりすると、せっかくの資料も評価が下がってしまいます。ここでは、作業効率と資料の質を両方高める表示・印刷の裏技を紹介します。

画面表示をカスタマイズ！作業効率を上げる表示テクニック

長大なデータや複雑な表を扱う際、画面表示を工夫することで、格段に作業しやすくなります。

  • ウィンドウ枠の固定で見出しを常に表示
    スクロールすると見出し行や見出し列が見えなくなり、どのデータが何を示しているのかわからなくなることがあります。これを防ぐには、「表示」タブの「ウィンドウ枠の固定」機能を使いましょう。固定したい行の下、または固定したい列の右のセルを選択し、「ウィンドウ枠の固定」を実行すると、スクロールしても指定した行や列が常に表示されるようになります。
  • ズーム機能で作業しやすい大きさに調整
    画面右下のズームスライダーや、「表示」タブの「ズーム」機能を使うことで、ワークシートの表示倍率を自由に変更できます。全体像を把握したいときは縮小し、細かいデータを確認・編集したいときは拡大するなど、作業内容に合わせて調整しましょう。Ctrlキーを押しながらマウスホイールを回転させることでも、簡単に拡大・縮小が可能です。
  • 改ページプレビューで印刷範囲を一目で確認
    資料を印刷する前に、「表示」タブの「改ページプレビュー」に切り替えてみましょう。印刷される範囲や、どこで改ページされるのかが青い線で表示され、ドラッグすることで印刷範囲や改ページ位置を直感的に調整できます。意図しないところで改ページされてしまうといった印刷時の失敗を防ぐのに役立ちます。

印刷ミスを大幅に減らす！知っておきたい印刷設定のコツ

Excelの印刷は、設定項目が多く、思い通りに印刷できずにイライラした経験がある方も多いのではないでしょうか。いくつかのポイントを押さえておけば、印刷ミスを大幅に減らせます。

  • 複数ページにわたる表のタイトル行を全ページに印刷する方法
    複数ページに印刷される表の場合、2ページ目以降にもタイトル行（項目名など）が印刷されるように設定しておくと、格段に見やすい資料になります。「ページレイアウト」タブの「印刷タイトル」をクリックし、「ページ設定」ダイアログボックスの「シート」タブにある「タイトル行」に、常に印刷したい行を指定します。
  • 指定した範囲だけをきれいに印刷するテクニック
    ワークシートの一部分だけを印刷したい場合は、まず印刷したいセル範囲を選択します。その後、「ファイル」タブから「印刷」を選び、「設定」の中にある「作業中のシートを印刷」から「選択した部分を印刷」を選択します。これで、選択した範囲だけが印刷対象となります。別の方法として、「ページレイアウト」タブの「印刷範囲」から「印刷範囲の設定」をクリックすることも可能です。
  • 「ページ設定」で余白や拡大縮小を自由自在に
    印刷ページ上のワークシートの配置を、ページ設定で印刷前に改善することも検討しましょう。「ページ設定」ダイアログボックスを開く方法は次の通りです。

    1. 「ページレイアウト」タブの「ページ設定」グループにある小さな矢印（ダイアログボックス起動ツール）をクリック
    2. 「ファイル」タブの「印刷」画面の下部にある「ページ設定」リンクをクリック

ここでは、余白の調整、印刷の向き（縦・横）、拡大縮小率（たとえば「次のページ数に合わせて印刷」で1ページに収めるなど）、ヘッダー/フッターの設定など、印刷に関する詳細な設定が行えます。印刷プレビューを確認しながら、最適な設定を見つけましょう。

これだけは覚えたい！厳選ショートカットキー集

Excel作業の効率を飛躍的に向上させる最も効果的な方法の一つが、ショートカットキーの活用です。マウス操作を減らし、キーボード中心で作業することで、思考を中断せずに、スムーズに業務を進められます。ここでは、特に使用頻度が高く、覚えておくと便利なショートカットキーを厳選して紹介します。

基本操作系ショートカットキー

下記のショートカットキーはExcelに限らず、多くのWindowsアプリケーションで共通して使えるものも含まれます。

  • Ctrl + C：コピー
  • Ctrl + X：切り取り
  • Ctrl + V：貼り付け
  • Ctrl + Z：元に戻す（操作を取り消す）
  • Ctrl + Y：やり直し（元に戻した操作を再度実行する）
  • Ctrl + S：上書き保存
  • F12：名前を付けて保存
  • Ctrl + P：印刷
  • Ctrl + F：検索
  • Ctrl + H：置換
  • Ctrl + N：新しいブックを開く
  • Ctrl + W：ブックを閉じる
  • Alt + Tab：アプリケーションの切り替え

セル操作・編集系ショートカットキー

Excel独自の操作や、セル編集を快適にするショートカットキーです。

  • F2：アクティブセルを編集モードにする
  • Enter：入力を確定し、アクティブセルを一つ下に移動
  • Shift + Enter：入力を確定し、アクティブセルを一つ上に移動
  • Tab：入力を確定し、アクティブセルを一つ右に移動
  • Shift + Tab：入力を確定し、アクティブセルを一つ左に移動
  • Ctrl + A：ワークシート全体を選択（データ範囲内ならその範囲を選択）
  • Ctrl + Space：列全体を選択
  • Shift + Space：行全体を選択
  • Ctrl + ;（セミコロン）：現在の日付を入力
  • Ctrl + Shift + :（コロン）：現在の時刻を入力
  • Ctrl + D：上のセルの内容と書式をコピー（フィルダウン）
  • Ctrl + R：左のセルの内容と書式をコピー（フィルライト）
  • Ctrl + 1（数字のイチ）：「セルの書式設定」ダイアログボックスを開く
  • Alt + Enter：セル内で改行する
  • Ctrl + Shift + L：フィルターの設定/解除
  • Ctrl + PageDown / Ctrl + PageUp：ブック内で隣のシートへ移動

これらはほんの一部ですが、まずはこれらのショートカットキーから意識して使ってみましょう。指が自然に動くようになれば、あなたのExcelスキルは格段に向上しているはずです。

エクセル裏技で業務効率を飛躍的にアップ！

Excelは「知っているかどうか」で作業効率が大きく変わるツールです。今回紹介したエクセルの裏技を活用すれば、単なる作業時間の短縮にとどまらず、ヒューマンエラーの防止や資料の見栄え向上にもつながります。

ショートカット操作から関数活用、書式設定や入力規則まで、日々の業務をよりスムーズにこなすために、ぜひ今日から実践してみましょう。ちょっとした工夫が、大きな成果につながります。


※ 掲載している情報は記事更新時点のものです。

  • 監修：タキガワクミコ

    業務効率化ツールをインストールしたMacとiPhoneを活用し、日豪を拠点にワーケーションを実践するフリーランスライター。日程調整やPBXなどバックオフィス業務や物流・運行管理の効率化に役立つSaaS関連、DX・AI関連の記事を多数執筆。

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