作成日 : 2025年7月17日

タスクとスケジュールの管理術！組み立て方や具体例、テンプレートを紹介

日々の業務や生活を円滑に進めるために、「タスク管理」と「スケジュール管理」の両方を適切に行うことが欠かせません。しかし、やるべきことを忘れる、予定がずれて焦るといった経験はありませんか？「タスク漏れが多い」「スケジュール通りに進まない」と悩んでいる人は少なくありません。この記事では、タスク管理とスケジュール管理の違いから、効果的な実践方法、ツールの選び方までをわかりやすく解説します。

タスク管理とスケジュール管理とは？
- タスク管理とスケジュール管理の違い
タスク管理やスケジュール管理が苦手な人の共通点
タスク管理やスケジュール管理の組み立て方
タスクとスケジュールの組み方の具体例
- 個人作業のタスク・スケジュール管理の流れ
- プロジェクト（グループ）タスク・スケジュール管理の流れ
タスク管理・スケジュール管理テンプレート
タスク管理やスケジュール管理を効果的に行う方法
タスク管理やスケジュール管理のツールやアプリの紹介
タスク管理とスケジュール管理で毎日をスムーズに

タスク管理とスケジュール管理とは？

タスク管理は「何をやるか（＝事）」、スケジュール管理は「いつやるか（＝時間）」を決めることです。

タスク管理は、やるべきことをリストアップして整理するものです。例えば、「会議資料の準備」「健康診断の予約」「買い物」などの“事”を洗い出します。

スケジュール管理は、それらのタスクを「月曜の午後に資料作成」「火曜の午前に病院へ行く」など、時間の中に具体的に落とし込む作業です。

どちらか一方だけではうまくいきません。タスクだけ書き出しても、実行のタイミングが決まっていなければ後回しになりますし、時間だけ決めても中身が曖昧では成果に結びつきません。

タスク管理とスケジュール管理の違い

タスク管理とスケジュール管理は、目的・対象・進め方のすべてが異なり、両方を連携させて初めて、確実な実行と成果に結びつきます。

下記にタスク管理とスケジュール管理の違いを整理しました。

比較項目	タスク管理	スケジュール管理
主な目的	やるべき作業を整理すること	やるべき作業の時間を計画的に確保すること
対象	「何をやるか」	「いつやるか」
単位	作業内容やToDoリスト	カレンダー、タイムテーブル
管理内容	タスクの内容、優先順位、進捗状況	作業時間、期限、予定の割り当て
使うツールの例	Todoist、Trello、Notionなど	Googleカレンダー、Outlookカレンダーなど
成功のコツ	タスクの細分化、優先度の判断	時間の見積もり、余裕時間の設定
よくあるつまずき	タスクが多すぎて整理できない	時間の見積もりが甘く予定通りに進まない
管理の必要な頻度	状況ごと、タスク発生のたび	毎日または週単位での調整が必要

タスク管理やスケジュール管理が苦手な人の共通点

タスク管理やスケジュール管理が苦手な人の多くは、「やること」と「時間」が混在しており、管理がうまくいきません。

やることを思いついたまま放置したり、予定だけ詰め込んで内容が決まっていなかったりするため、タスク漏れや締切直前の混乱、スケジュールの遅延などのトラブルが発生しやすくなります。

このような悩みを抱える人には、以下のような共通点があります。

頭の中でタスクを管理している

やるべきことを頭の中だけで覚えていると、うっかり忘れたり、順序を誤ったりしがちです。書き出す習慣がないと優先順位も曖昧になり、気づいたときには手遅れになってしまうこともあります。

タスクとスケジュールを分けて考えていない

「カレンダーに書いたから大丈夫」と思っていても、やるべき内容が整理されていなければ、それは単なる空欄埋めにすぎません。タスクと時間は別物であり、混同するとどちらも機能しなくなります。

優先順位を決めるのが苦手

目の前のことから何となく始めてしまい、本当に重要なことが後回しになるケースもあります。明確な判断基準がないと、緊急ではないが大切なことを永遠に後回しにしてしまう傾向があります。

完璧主義で手がつかない

「すべてを完璧にこなさなければ」と考えるあまり、最初の一歩が踏み出せず、タスクがたまっていくこともあります。実行に移せないことで、自己嫌悪やストレスを抱える原因にもなります。

時間の見積もりが甘い

1時間で終わると思っていた作業が2時間かかり、他の予定に影響する。こうした時間配分のミスは、スケジュール管理が苦手な人に多く見られます。「余裕を持って予定を立てる」という発想が抜けていることも特徴です。

このような状態を放置すると、仕事の効率が下がるだけでなく、気持ちの余裕もなくなっていきます。

タスク管理やスケジュール管理の組み立て方

ここでは、やることをどう設定し、時間にどう落とし込むかの基本手順と考え方を紹介します。

タスク管理はゴールから逆算する

ステップ1. 目的から考える

「何のためにこの作業をするのか？」を最初に明確にすると、タスクの抜けや無駄が減ります。目的がはっきりしていないと、後から作業が増えたり、順番を間違えたりしがちです。

ステップ2. ゴールから逆算して必要な作業を洗い出す

「完成させるにはどんなステップが必要か？」を分解していきます。思いついた順ではなく、ゴールまでの“流れ”で考えることがポイントです。

ステップ3. タスクは“具体的な行動”になるまで分ける

例えば「資料作成」ではなく、「構成を書く」「画像を集める」「PowerPointにまとめる」と、誰が見てもすぐ行動できるレベルにまで細分化します。

細かく分けることで、作業に取りかかりやすくなり、進捗も確認しやすくなります。

ステップ4. 優先順位は「期限・影響度」で判断

締切が近いタスク
他の人の作業に影響するタスク
時間がかかるタスク

この3つは優先して予定に組み込みます。迷ったときは、「これを後回しにしたら困るかどうか」で判断します。

スケジュール管理は“逆算”と“余白”が決め手

タスクを時間に落とし込む基準

スケジュールを決める際に見るべきポイントは以下の3つです。

締切や納期：いつまでに終わっていなければならないか
優先順位：どれを先に終わらせるべきか
所要時間：どのくらい時間がかかるか

この3点をもとに、ゴールから逆算して予定を組むのが基本です。

予定の立て方は“時間割”より“流れ”を意識

「10:00〜メール確認」「11:00〜資料作成」と時間で細かく決めすぎると、1つのズレが全体に影響します。
代わりに「午前中に資料の構成まで終わらせる」など、“ブロック単位”で予定を立てる方が、予期せぬ変更にも柔軟に対応できます。

余白時間をスケジュールに組み込む

作業が予定より伸びたり、突発の用事が入ったりするのは当然のこと。だからこそ、「1日のうち1〜2時間は空白を残す」「週末は予備日として使えるようにしておく」など、余白のあるスケジュールが現実的です。

管理は“毎日少し”＋“週1回の見直し”が基本

タスクやスケジュールをうまく回すには、こまめな更新と見直しが欠かせません。特にタスク管理では、タスクが発生した時点ですぐに書き出す習慣をつけることが大切です。思いついたタイミングで記録しておくことで、漏れを防げます。

1日の始まりには、その日のタスクを確認して優先順位を調整し、必要があれば内容を追加・削除します。進捗があったタスクは、その都度ステータスを更新しておくことで、自分がどこまで進んでいるのかを常に把握できます。

スケジュール管理については、毎朝または前日の夜に翌日の予定を確認することを習慣にすると、無理のない1日をスタートできます。また、週末や金曜日の終業時などに、1週間分のタスクと予定を振り返り、翌週の調整を行うことで、予定のズレや偏りをリセットできます。

タスクとスケジュールの組み方の具体例

個人作業のタスク・スケジュール管理の流れ

個人の作業は、タスクの書き出し→時間見積もり→スケジュール配置という流れを毎回同じにすることで、迷わず作業に着手できるようになります。

ステップ	内容	具体例
① 書き出す	やることを分解してリスト化	構成作成／データ収集／スライド作成／リハーサル
② 優先順位	締切から逆算して順番を決める	水曜資料完成 → 木曜チェック → 金曜発表
③ 所要時間	各作業の時間を見積もる	合計約6時間（1〜2時間ずつ）
④ 配置する	火〜木で無理なく時間を割り振る	午前中に集中作業＋各日30分の予備枠を確保

プロジェクト（グループ）タスク・スケジュール管理の流れ

チームで進める作業では、「役割分担」「共有」「見える化」が管理の軸になります。

個人タスクを分解し、誰が・いつまでに・どのくらいの負荷で行うかを整理することで、遅延や手戻りを防げます。

ステップ	内容	具体例
① タスク分解	プロジェクトを役割ごとにタスク化	デザイン／ライティング／チェック／公開準備
② 担当割り振り	各タスクに責任者を決めておく	山田：デザイン、佐藤：資料作成、鈴木：リリース文
③ 工数見積もり	各担当者が必要時間を見積もる	例：15時間想定、うち12時間完了（進捗確認も可）
④ スケジュール調整	カレンダー・進捗表で全体進行を可視化	添付Excelのように、起案日・期限・進捗・備考で一覧管理

タスク管理・スケジュール管理テンプレート

タスク管理やスケジュール管理を効率的に作成するには、テンプレートを活用すると便利です。

マネーフォワードクラウドでは、今すぐ実務で使用できる、テンプレートを無料で提供しています。以下よりダウンロードいただき、自社に合わせてカスタマイズしながらお役立てください。

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タスク管理やスケジュール管理を効果的に行う方法

ここでは、タスク管理・スケジュール管理を両方うまく回すための具体的な手順とコツを紹介します。

タスク管理は“行動レベルで分ける”

やることをリストアップするときは、「資料作成」や「メール対応」など大まかにせず、「構成を考える」「添付資料を準備する」といった具体的な行動単位に細かく分けるのがコツです。これにより、手をつけやすくなり、進捗も把握しやすくなります。

スケジュール管理は“逆算＋余白”で計画

スケジュールは、タスクの締切日から逆算して時間を割り当てると無理がありません。さらに、作業が長引くことや突発対応に備え、毎日30分〜1時間の余白時間を予定に組み込むことで、計画通りに進めやすくなります。

優先順位はざっくりでいいから決めておく

タスクが多いと、どれから手をつけるか迷ってしまいます。「緊急度」「重要度」というシンプルな視点で分けて考えると、判断しやすくなります。

例えば、「今日中に提出する報告書」は最優先で着手すべきですが、「資料の見直し」は数日後でも間に合うなら後回しにして問題ありません。迷ったら「やらないと困るのはどれか？」という視点で選ぶと、判断にブレが出にくくなります。

タスク管理やスケジュール管理のツールやアプリの紹介

手書きやExcelでの管理も有効ですが、日々の変化や共有のしやすさを考えると、デジタルツールやアプリを活用することで、管理の手間を減らせます。

1. Todoist：シンプルで直感的なタスク管理

Todoistは、シンプルながら強力なタスク管理ツールです。各タスクに期日を設定すると、カレンダーツールと連携し、タスクをカレンダー上で視覚的に把握できます。これにより、タスクを「いつ実行するか」が明確になり、計画的な実行を促します。リマインダー機能も充実しており、タスク漏れを防ぎ、スケジュール通りに作業を開始できます。

2. Trello：視覚的なカンバン方式

Trelloは、カンバン方式でタスクの進捗を視覚化します。タスクカードに期日を設定し、カレンダービュー（パワーアップ機能）で表示することで、タスクの進行状況とスケジュール上の位置を同時に確認できます。プロジェクト内の各タスクの進行状況や期限を一覧で把握でき、遅延の早期発見やスケジュール調整に役立ちます。

3. Googleカレンダー：スケジュール管理の定番

Googleカレンダーは、スケジュール管理の主要ツールです。カレンダー内に「タスク」を追加する機能があり、イベントとタスクを同時に表示できます。これにより、今日の会議の合間にどのタスクに取り組むかといった判断がしやすくなります。Google ToDoリストとの連携もスムーズで、タスクリストと時間管理が統合され、抜け漏れなく日々の活動を計画できます。

4. Notion：自由度の高いオールインワンワークスペース

Notionは、メモ、ドキュメント、データベース、プロジェクト管理など、あらゆる情報を一元的に管理できる自由度の高いワークスペースです。タスクをデータベースとして管理し、そのデータベースをカレンダービューで表示することで、タスクの期日を確認し、日々のスケジュールの中にタスクを組み込むことが可能です。タスクとスケジュールの関連性を柔軟に設計・管理できるため、プロジェクトの進行状況や実行予定の段階を一目で確認できます。

5. Microsoft To Do：Microsoftエコシステムとの連携に強み

Microsoft To Doは、シンプルで使いやすいタスク管理アプリです。Outlookのタスクと自動的に同期されるため、メールやOutlookカレンダーで把握したタスクをTo Doアプリで一元的に管理できます。期日やリマインダーを設定してスケジュールに組み込めるほか、「今日の予定」機能でその日の優先タスクを明確にし、効率的な一日の始まりをサポートします。