- 作成日 : 2025年7月17日
作業日報の書き方｜建設業などの職種別の例文一覧・エクセルテンプレートつき
多くのビジネスパーソンが「今日の作業日報、何を書こう…」と頭を悩ませ、目的や効果を実感できずにいます。しかし、作業日報は単なる義務的な業務記録ではありません。正しく書けば、あなた自身の成長を促し、上司や同僚からの評価を高める強力なツールとなり得るのです。
この記事では、作業日報の本来の目的から、誰でも分かりやすく書ける基本構成、そして周囲と差をつける応用テクニックまで、具体的な例文を交えて解説します。
事務職や営業職はもちろん、建設業、ITエンジニア、介護職の例文や、無料で使えるテンプレートも用意しましたので、ぜひご活用ください。
目次
作業日報の目的
面倒に感じがちな作業日報も、その目的を理解すれば、書くべき内容が明確になります。日報は「上司のため」だけでなく、「自分自身のため」にも大きなメリットがあるのです。
上司・会社側の視点
上司はあなたの作業日報を通じて、単に「何をしたか」だけを見ているわけではありません。主に以下の3つの視点でチームや業務の状況を把握しています。
- 業務の進捗と状況の把握
誰がどの業務をどのくらい進めているのかを正確に把握し、プロジェクト全体の遅延やリスクを未然に防ぎます。 - 部下の思考プロセスや課題の理解
部下が業務に対してどう考え、どんな壁にぶつかっているのかを理解し、的確なアドバイスやサポートを行うための材料とします。 - 客観的な人事評価・成長度の確認
日々の記録を通じて、部下の成長度合いや貢献度を客観的に評価します。
自分自身の視点
作業日報は、あなた自身の成長にも直結する価値ある自己投資です。
- 業務の棚卸しと目標設定
その日の業務を振り返ることで、達成できたことと未達成のことが明確になり、翌日の具体的な目標設定につながります。 - 思考の整理と課題発見能力の向上
頭の中にある考えを言語化するプロセスで、業務上の課題や改善点が自然と見えてきます。 - 自己成長の可視化と自信の獲得
日報を書き溜めることで、過去の自分と比べて「できるようになったこと」が明確になり、成長を実感できます。
作業日報の基本的な書き方
質の高い日報を書くために、まずは基本的な書き方と構成要素をマスターしましょう。情報を整理するフレームワーク「5W2H」を意識すると、誰が読んでも分かりやすい報告書になります。
- When（いつ）
- Where（どこで）
- Who（誰が）
- What（何を）
- Why（なぜ）
- How（どのように）
- How much/many（いくら/いくつ）
1. 業務内容
その日に行った業務内容を、5W2Hに沿って具体的に記述します。
| 悪い例 | 良い例 |
|---|---|
| 資料作成 | 【14:00-16:00】A社向け新サービス提案資料（価格改定の件）を、PowerPointで20ページ作成。 |
| テレアポ | 新規顧客リストに対し、15:00から2時間で30件のテレアポを実施。 |
「何を、どれくらい、どのように」行ったのか、客観的な事実を数字や固有名詞を交えて記すのがポイントです。
2. 業務時間・進捗状況
業務に要した時間やタスク全体の進捗を数字で示しましょう。
- 例1：B案件：基本設計書作成（3.5h）進捗率80%
- 例2：C機能実装（4.0h）完了
定量的に示すことで、あなた自身の時間管理能力の向上につながるだけでなく、上司も適切なリソース配分の判断がしやすくなります。
3. 所感・気づき
業務を通じて何を感じ、何を学んだのかを自分の言葉で記すことが、日報で最も重要です。成功体験だけでなく、失敗から得た学びや改善点も積極的に書きましょう。
- 例1：今日の商談で、お客様は機能よりも導入後のサポート体制を重視していることに気づいた。次回から提案の順番を変えてみよう。
- 例2：〇〇という作業でミスが発生。原因は△△の確認を怠ったことだと考えられる。再発防止のため、チェックリストを作成したい。
4. 明日の予定・課題
今日の結果と所感を踏まえ、明日は何に取り組むのかを具体的に書きます。
- 例1：本日見つかった課題〇〇の解決策について、午前中にチームで30分間のミーティングを実施する。
- 例2：△△の資料作成を15時までに完了させる。
日報を過去の記録で終わらせず、未来の行動につなげる意識が重要です。
頑張りが伝わる作業日報のコツ
基本を押さえたら、次は日報の質を一段階引き上げる応用テクニックです。
1. PREP法で要点を明確に伝える
特に「所感」を書く際に有効なのが、PREP法です。「Point（結論）→Reason（理由）→Example（具体例）→Point（結論）」の順で構成することで、伝えたいことが簡潔かつ論理的に整理され、読み手はあなたの主張をストレスなく理解できます。
2. 事実と意見を明確に分ける
「業務内容」に主観的な感想を書いたり、「所感」がただの業務記録になったりしていませんか？「〇〇を実施した（事実）」と「その結果、△△だと感じた（意見）」のように、客観的な事実と主観的な意見・考察を明確に区別しましょう。これにより、日報全体の信頼性が高まり、あなたの分析力も正しく評価されます。
3. 具体的な数字や固有名詞で頑張りを可視化する
「頑張った」「大変だった」といった曖昧な表現では、あなたの努力は伝わりません。
- △ 曖昧な表現：問い合わせ対応を頑張った。
- ◎ 具体的な表現：従来3時間かかっていた〇〇の作業を、マクロを組んで手順を見直した結果、2.5時間に短縮できた。
具体的な数字や固有名詞で成果を示すことで、あなたの貢献度が明確に伝わります。
4. 改善提案やポジティブな視点で成長意欲を示す
日報を単なる反省文で終わらせてはいけません。
- △ 反省のみ：〇〇で失敗してしまった。
- ◎ 改善提案：この失敗を次に活かすため、△△という対策を明日から講じたい。
また、「〇〇さんから△△について教えていただき、大変勉強になった」のような、ポジティブな出来事や感謝を記すことで、前向きな姿勢も伝わります。
5. 読み手を意識したフォーマット・言葉遣いを心がける
上司が数分で内容を把握できるよう、読みやすさへの配慮は不可欠です。適度な改行、箇条書きの活用、重要な部分の太字強調など、視覚的な工夫を凝らしましょう。また、社内文書として適切な、丁寧な言葉遣いを心がけることも社会人としての基本マナーです。読み手への思いやりが、あなたへの信頼につながります。
作業日報のエクセルテンプレート
マネーフォワード クラウドでは、作業日報に使える汎用的なエクセルテンプレートを無料で提供しております。ぜひダウンロードしてご活用ください。
作業日報の職種別の例文一覧
ここからは、職種や業種別の作業日報の例文をご紹介します。ご自身の状況に合わせて、ぜひ参考にしてください。
事務職向けの例文
【〇月〇日（〇）事務職 作業日報】
氏名：〇〇 〇〇
■ 本日の業務内容
- 請求書作成・送付（25件）：10:00-12:00
- 役員会議用資料作成（売上データ集計・グラフ化）：13:00-16:00
- 備品発注・管理：16:00-17:00
■ 所感・気づき
売上データ集計の際、ExcelのVLOOKUP関数とピボットテーブルを活用したことで、前回より1時間作業を短縮できました。この効率化で生まれた時間で、来月の備品在庫の棚卸しまで完了させることができました。今後は他の定型業務でも応用できないか検討します。
■ 明日の予定
- 〇〇社への契約書送付
- 郵便物発送、ファイリング
営業職向けの例文
【〇月〇日（〇）営業職 日報】
氏名：〇〇 〇〇
■ 本日の業務内容
- A社訪問（〇〇様）：10:00-11:00 / 新サービスのデモを実施
- B社（〇〇様）へ電話：14:00 / 見積書提出の件。来週水曜に再連絡の約束。
- 新規テレアポ（30件）：15:00-17:00 / アポイント2件獲得
■ 所感・気づき
A社の〇〇様は、デモで紹介したC機能に強い関心を示されていました。特にコスト削減効果について深掘りした質問を頂いたため、具体的な費用対効果の試算資料を追加で送付すれば、受注確度が高まると考えられます。
■ 明日の予定
- A社向け試算資料の作成、送付
- 本日アポ獲得した2社への初回訪問準備
ITエンジニア向けの例文
【〇月〇日（〇）ITエンジニア 作業日報】
氏名：〇〇 〇〇
■ 本日の業務内容
- 〇〇機能の改修（チケット番号：123）：10:00-17:00
– 詳細設計（2h）
– 実装・単体テスト（5h）/ 進捗90% - チーム内コードレビュー（1h）
■ 所感・気づき
〇〇機能の実装中、データベースのパフォーマンスに軽微な遅延を発見。N+1問題が原因と考えられたため、クエリを見直して対応した。この知見は、今後同様の機能を実装する際にチームへ共有したい。
■ 明日の予定
- 〇〇機能の単体テスト完了、結合テスト環境へデプロイ
- △△機能のバグ修正
建設業向けの例文
【〇月〇日（〇）建設業 作業日報】
工事名：〇〇ビル新築工事
天候：晴れ
■ 本日の作業内容と人員
- 3F 型枠建て込み：〇〇建設 5名
- 1F 配筋検査準備：△△工業 3名
- 入場者合計：8名
■ 使用重機・車両
- タワークレーン（終日）
- 2tトラック（資材搬入）
■ 特記事項・指示事項
- 15:00〜 施主・設計事務所による配筋検査。指摘事項なし。
- 明日の生コン打設に備え、ポンプ車の搬入経路の安全確認を実施。
■ 所感・気づき
本日の安全ミーティングにて、高所作業時の工具落下防止について再確認を行った。作業員の一人が、工具に付ける新しい落下防止ストラップを提案してくれたため、明日から試用したい。小さな改善だが、安全意識の向上につながると感じた。
■ 明日の予定
- 3F 壁生コン打設
- 資材（鉄筋）の搬入
介護職向けの例文
【〇月〇日（〇）介護職 日報】
氏名：〇〇 〇〇
■ 本日の業務内容（担当利用者様）
- A様：入浴介助、口腔ケア。穏やかに過ごされる。
- B様：レクリエーション参加。普段より会話が多く、楽しそうなご様子だった。
- C様：居室にて転倒を発見（幸いにも外傷なし）。
■ 特記事項（ヒヤリハット報告）
- 14:30頃、C様の居室にて、ベッドから車椅子へ移乗される際にバランスを崩し転倒。すぐに看護師と連携しバイタルチェック、外傷がないことを確認。ご本人からは「足がもつれた」との話あり。
- 原因：足元のスリッパが滑りやすかった可能性がある。
- 対策：明日、ご家族に連絡し、滑りにくい靴の利用を提案する。夜間巡回時の見守りを強化する。
■ 所感・気づき
B様が楽しそうにされていたのは、新しく始めた音楽レクリエーションがきっかけかもしれない。他の利用者様にも良い影響がありそうなので、来週も継続できるよう企画したい。
■ 申し送り事項
- C様の件、夜勤担当者へ情報共有。移乗時の見守り強化をお願いします。
作業日報に書くことがないときはどうする？
作業日報に書くことがないときは、業務をより効率化するための改善点を考えてみましょう。「〇〇の作業手順について、△△の順序に変えたら5分短縮できるかもしれない」といった小さな気づきで構いません。また、その日の業務の目的を再考し、「なぜこの作業が必要なのか」を言語化するのも有効です。何も書かないより、思考した痕跡を残すことが重要です。
作業日報は、あなたの未来を拓く成長記録
今回は、作業日報の書き方について、基本から応用、そして職種別の例文まで幅広く解説しました。
作業日報は、決して面倒なだけのルーティンワークではありません。 この記事で紹介したポイントを意識することで、あなたの日報は上司や会社からの評価を高めるだけでなく、あなた自身の思考力を鍛え、日々の成長を記録する貴重な財産へと変わります。
ぜひ、明日からの作業日報を「未来の自分への投資」と捉えて取り組んでみてください。あなたの仕事が、そしてキャリアが、より良い方向へ進むことを心から応援しています。
※ 掲載している情報は記事更新時点のものです。
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