作成日 : 2025年7月17日

タスク共有でチームが変わる！導入方法・ツール・成功事例を解説

タスク管理の手法が多様化するなかで、「タスク共有」は業務効率化に欠かせない要素となっています。チーム内で誰が何を担当し、どこまで進んでいるかを把握できる環境が整えば、情報の行き違いや業務の停滞を防ぎ、安心して作業に集中できるようになります。本記事では、タスク共有の基本から導入方法、活用ツール、実践事例までを解説します。自社の状況に適した方法を見つけるヒントとしてご活用ください。

タスク共有の基本と重要性
タスク共有のメリット
タスク共有の注意点
タスク共有の手段とツール選び
タスク共有の実践例と導入のヒント
自社に合ったタスク共有を選び、チームの力を引き出そう

タスク共有の基本と重要性

タスク共有とは、プロジェクトや日常業務のタスクに関する情報をチーム内の関係者で共有することです。

タスク共有の基本的な目的は、「誰が・何を・いつまでに」行うかといったタスク情報をメンバー間で「見える化」することにあります。各担当者が単独で抱えている仕事の進捗や期限をチーム全体で把握できるようにすることで、遅延や抜け漏れを防ぎ、協力して業務を遂行しやすくします。

ではなぜ、今タスク共有がこれほど重要視されているのでしょうか。その背景には、働き方やビジネス環境の変化があります。デジタル化が進む前は、個々人が手帳やExcelで業務を管理するのが一般的でした。しかし近年は、扱うタスクの量やプロジェクトの複雑さが増し、従来の方法では全体の把握が難しくなってきています。また、テレワークなど働き方の多様化により、オンラインでのタスク共有の重要性も増しています。例えばクラウド上のスプレッドシートを使えば、メンバーが離れていてもリアルタイムに進捗を共有でき、スムーズな業務連携が可能です。

さらに、タスク情報が共有されていれば、担当者が不在でも他のメンバーが業務を引き継ぎやすくなり、属人化のリスクを減らせます。このようにタスク共有は、現代のチーム業務において生産性向上とリスク低減の両面から、その必要性が高まっていると言えるでしょう。

タスク共有のメリット

タスク共有を行うことで得られるメリットは数多くあります。ここでは、チームでタスクを共有することによって得られる主な利点を見ていきましょう。

プロジェクト進行の効率化と抜け漏れ防止

タスクをチーム全員で洗い出して共有することで、プロジェクトの進行を効率化できます。誰がどのタスクを担当し、進捗状況がどうなっているかを一目で把握できるため、予定の調整やフォローアップがスムーズになります。タスクの重要度に応じて優先順位を付ければ、緊急度の高いものから集中して片付けることが可能となり、生産性が向上します。

また、全タスクを可視化しておくことで「うっかり対応し忘れた」という事態を防ぎ、遅延や漏れのない確実な進行管理が実現できます。実際、タスク管理ツールを用いてタスクを登録・共有する運用を取り入れた企業では、細かなタスクの見落としが防がれ、「仮に担当者が失念してもフォローできる」という安心感を持って業務に臨めるようになった例もあります。

チーム内コミュニケーションの活性化と協力促進

タスクを共有すると、チームのコミュニケーションが円滑になります。常に「誰が今何をしているか」が共有されていれば、メンバー同士で状況を把握し合い、必要に応じて気軽に質問や相談ができるでしょう。例えば、あるメンバーが進めているタスクについて他のメンバーが疑問を持った場合でも、タスク一覧を確認することで、すぐに質問したり、アドバイスを送ったりできます。逆にタスクが滞っているメンバーがいれば、周囲が早めに気付き、フォローすることも可能です。

このようにタスク共有はチーム内の相互支援を促し、「困ったら助け合える」風土づくりにつながります。さらに、今後取りかかる予定のタスクも事前に公開しておくことで、過去に似た業務を経験した人から段取りのアドバイスをもらえたり、詳しいメンバーから「必要であればサポートする」といった協力を得られたりします。こうした知見の共有により、各人が単独で抱えるよりも質の高いアウトプットが期待できるでしょう。

業務の透明性と公平性の向上

タスク共有を徹底すれば、誰にどれだけの仕事が割り振られているかが明確になります。情報が不透明だと特定の人にタスクが集中し、負荷が偏る恐れがありますが、タスクの見える化によって各人の状況を把握して配分を調整できるため、公平な業務遂行が可能です。また、全員が同じ情報を共有することで「自分だけ大変だ」という不公平感が減り、チームの一体感や安心感も高まります。

タスク共有の注意点

タスク共有を導入・運用する際には、いくつか注意すべきポイントがあります。せっかくの仕組みを十分に活かすために、以下の点を踏まえておきましょう。

管理方法をチームで統一する

チームでタスクを共有するなら、タスクの管理方法やツールをメンバー全員で統一することが重要です。各自がバラバラのやり方でタスク管理していては、情報が分散して相互にチェックしづらくなります。便利なツールを使っていても、一部の人しか使っていなければ意味がありません。全員が同じ場所（同じシステム）でタスクを管理し、一元的に共有することで、初めてチーム全体で状況を把握し、協力しやすくなります。

共有した情報を積極的に活用する

タスクを共有する仕組みを整えても、各メンバーが他の人のタスク状況を見なければ共有した意味がありません。「チェックできる状態にする」だけで満足せず、実際に「チェックする」ことが大切です。例えば、進捗ボードや共有リストを導入したら、日々それを確認する習慣をチーム内に根付かせましょう。上司が部下のタスクを確認するだけでなく、部下同士・同僚同士がお互いの状況を見てフォローし合うことも効果的です。

遅延をカバーできる体制を用意する

チームでタスク共有を行う目的の一つは、誰かのタスクが遅れた際に素早くフォローし合うことです。そのためには、万一の遅延時にも他のメンバーがカバーできる体制やルールを整えておくことが大切です。「この作業は本人しかできない」という状況が多いと、本人に遅れが生じた際に周囲が手伝えません。そうした事態を避けるために、「自分しかできないタスクは先に片付け、他の人でも対応可能なタスクは後回しにする」など、あらかじめ優先順位や進め方のルールを決めておくと良いでしょう。

タスクそのものの共有だけでなく、いざという時にカバーし合える仕組みづくりまで含めて準備しておくことで、タスク共有の効果を最大限発揮できます。

タスク共有の手段とツール選び

タスク共有を実践する方法は一つではありません。ホワイトボードや表計算シートから専門のクラウドサービスまで、チームの規模や目的に応じて最適な手段は異なります。ここでは代表的なタスク共有の手段と、ツールを選ぶ際のポイントについて紹介します。

スプレッドシートやドキュメント

まず手軽に始められる方法として、ExcelやGoogleスプレッドシートなどの表計算シートを使ったタスク共有があります。シート上に「タスク名」「担当者」「期限」「進捗状況」などの項目を設けて一覧管理すれば、チームのToDoリストとして機能します。クラウド上のスプレッドシートを使えば複数人で同時に編集・閲覧が可能で、常に最新のタスク状況を共有できます。特別なソフトの習熟も不要で、多くの人が馴染みのある形式のため導入ハードルが低い点も利点です。

ただし、シートによる管理はタスク数が増えると手動での更新作業が煩雑になりやすく、通知機能や履歴管理といった高度な機能は備わっていません。そのため、比較的少人数のチームやシンプルなタスク管理に適していますが、タスク量が多い場合は専用ツールの活用が望ましい場合もあります。

チャットツールを活用

SlackやMicrosoft Teams、Chatwork（チャットワーク）といったビジネスチャットツールをタスク共有に活用する方法も一般的です。チャット上で日々のタスクの進捗報告や依頼事項を共有すれば、メンバー全員にリアルタイムで情報が行き渡ります。Slackではメッセージにチェックリストやリマインダーを付けてタスク管理でき、TeamsでもPlannerやTo Doと連携してタスクを管理可能です。チャット上で共有すれば、会話の流れの中で「誰が何をするか」を即座にすり合わせられるという利点があります。

ただし、情報が流れていくため、過去のタスクを遡りにくい欠点もあります。その場合は、タスク管理専用のチャンネルを設けるなど工夫して運用すると効果的でしょう。

専門のタスク・プロジェクト管理ツールの利用

本格的にタスク共有を行うなら、専用のプロジェクト管理ツールを導入する方法が有力です。AsanaやTrello、Backlog、Jiraなど、近年は多種多様なタスク管理ツールが提供されています。これらのツールはタスクの登録・担当割り当て、期限設定、進捗状況のリアルタイム可視化、コメントによるコミュニケーション、ファイル添付、通知機能など、タスク共有と管理に必要な機能が一通り揃っています。ガントチャートやカンバン（看板）ボード機能を持つツールも多く、プロジェクト全体のスケジュール管理や作業の流れの見える化にも役立ちます。これら専用ツールは無料プランから利用できるものも多く、導入コストを抑えて試せる点も魅力です。

ツール選定にあたっては、「チームの目的に合っているか」「必要な機能を備えているか」「使いやすさに優れているか」という点がポイントです。導入してから「欲しい機能が足りない」と気付くことのないよう事前に確認し、現場のメンバーが直感的に操作できるツールを選びましょう。多くのツールは無料で試すことができるため、いくつか実際に試用して比較してみるのも有効です。

タスク共有の実践例と導入のヒント

タスク共有を業務に取り入れて効果を上げている企業は少なくありません。ここでは、その実践事例イメージと、スムーズに定着させるための工夫を紹介します。

プロジェクト管理ツールで情報一元化（IT企業）

あるIT企業では、開発チームと営業チームの情報共有が課題でした。Backlogを導入し、全社で案件ごとのタスクを一元管理したところ、「誰が、いつまでに、何をやっているか」が可視化され、納期遅れや認識のズレが激減しました。開発中の仕様変更もリアルタイムで共有できるようになり、顧客対応のスピードと品質も向上しました。小さなタスクもコメント欄でやり取りされることで「忘れていた」が激減し、メンバーからは「心理的に安心して働けるようになった」との声も上がっています。

朝礼×Googleスプレッドシートで進捗共有（製造業の現場）

中小の製造業では、現場リーダーが毎朝の朝礼でGoogleスプレッドシートを使って作業予定を共有する運用を始めました。「タスク名」「担当者」「進捗」「必要な資材」などを一覧にし、スマホやタブレットから誰でも確認・更新できるように設定しました。その結果、パートや派遣社員も含めた情報共有がスムーズになり、作業の重複や手待ち時間が大幅に減少しました。製品の品質向上と納期遵守にもつながっています。

チャットツールとToDo連携でチーム力強化（マーケティング会社）

マーケティング会社の広報チームでは、SlackとTrelloを連携させてタスクを共有しています。Slackのチャンネルで指示が出されたら、その場でTrelloにカードを追加し、進捗に応じてステータスを動かすルールを明確化しました。Slack上には進捗通知が自動で流れるため、会議を開かなくても状況が可視化されています。若手メンバーも発言しやすくなり、チームの自律的な行動が促進されるなど、コミュニケーションの質も向上しています。

導入・定着のためのポイント

タスク共有を無理なく社内に定着させるためには、段階的な導入と「継続できる仕組み作り」が欠かせません。以下のような取り組みが効果的です。

小さく始めて徐々に広げる

まずは一部の部署や小規模プロジェクトでツールを試験導入し、現場のフィードバックを得ながらルールを調整します。いきなり全社展開するよりも、徐々に広げる方が定着しやすく、混乱も抑えられます。

「目的の共有」と「最初の教育」がカギ

なぜタスク共有をするのか、その目的やメリットをチーム内で事前に共有しておくと、導入への納得感が生まれやすくなります。また、導入時には基本的な使い方や運用ルールを丁寧に説明することで、ツール定着のスピードが上がります。

習慣化させるための仕掛けを作る

例えば朝礼や週次ミーティングの中で、全員がタスクボードをチェック・共有する時間を設けることで、「タスクを見て更新する」習慣をつくれます。最初は管理者やリーダーが積極的に活用・更新し、チームメンバーにモデルを示すことも重要です。

現場の声をもとに柔軟に見直す

導入後も定期的に「使いにくい点」や「うまくいった点」をヒアリングし、必要に応じて設定や運用方法を改善していきます。使い手が「便利だ」と感じる環境に整えていくことで、自然と利用率が高まります。

このように、成功している企業やチームの多くは、「自社の業務スタイルに合わせて少しずつカスタマイズしながら進める」柔軟な導入アプローチをとっています。最初から完璧を目指すのではなく、「できる範囲から着実に始める」ことが、タスク共有を定着させる最大のコツです。

自社に合ったタスク共有を選び、チームの力を引き出そう

タスク共有のポイントは、自社の業務内容やチームの実情に合わせて最適な形で取り入れることです。小規模なチームであればスプレッドシートやチャットによる簡易な共有から始め、必要に応じて専用ツールに移行するなど段階的に導入するのも有効でしょう。タスク共有が根付けば、「誰が何をしているか分からない」「依頼漏れでトラブルになる」といった事態が減り、各メンバーが安心して本来の業務に集中できるようになります。本記事を参考に、自社に最適なタスク共有の方法を選択し、業務効率化とチーム力向上につなげてください。

※ 掲載している情報は記事更新時点のものです。