• 作成日 : 2025年7月17日

WBSが意味ないと感じるのはなぜ？理由や有効な活用法、作成ツールを解説

プロジェクト管理において欠かせないとされる「WBS（Work Breakdown Structure）」ですが、現場で運用しているビジネスパーソンの中には「WBSは意味がないのでは？」と感じている方も少なくありません。しかし、本当にWBSはもはや不要なのでしょうか。

本記事では、WBSには意味がないと感じられる背景に触れながら、WBSの本来の意義と価値、現代のプロジェクトに適した活用方法について解説します。

WBSの意味がないと言われる現場の特徴

プロジェクト開始時にWBSを作成したものの、その後一度も開かれず、実際の進捗管理はRedmineやBacklogなどのチケット管理に頼ってしまう――そんな経験はないでしょうか。「結局チケットがあるからWBSいらないんじゃないか」「納品物を並べただけで分かりにくい」といった声が上がり、WBSはプロジェクト冒頭に作られただけで誰にも参照されずに終わるケースが少なくありません。こうした状況では、WBSは単に提出用に作っただけの“背景資料”となり、「WBSなんて結局意味がないのでは？」という認識につながってしまいます。

また、変化の激しい現場ではWBSが機能せずに無用だと感じられることもあります。アジャイル開発のように要件や仕様がイテレーションごとに変化するプロジェクトでは、最初に詳細なWBSを作ってもすぐ現実と乖離してしまいがちです。アジャイル開発の持つ高い柔軟性は、事前計画を前提とするWBSとは相反する場合があるため、一般的に「アジャイルにはWBSは不向き」とも言われます。このように、WBSが現場で形骸化してしまったり、手法と合わなかったりする場面では、「WBSは意味ない」と感じられてしまうのです。

WBSの本来の役割と価値

WBSは、プロジェクト管理において基本かつ重要なツールです。ただの作業リストではなく、プロジェクト全体を見える化し、効率よく実行するための「設計図」として機能します。ここではWBSが果たす役割と、活用によって得られる価値について解説します。

作業の可視化とスコープの明確化

WBSは、プロジェクトを構成するすべての作業を階層的に洗い出し、視覚的に整理する手法です。大きな目標を複数のタスクに分解し、「何を・どこまで・誰が・いつまでに」実施するかを具体化します。このことで、プロジェクトのスコープが明確になり、全体像がチーム全員に共有されやすくなります。

WBSでは、以下の点を整理することが可能です。

こうした情報を明確にすることで、メンバーの作業の方向性が揃い、後戻りや手戻りを防ぐ計画が立てられます。

プロジェクトのシナリオをチームで共有する

WBSは「この手順で進めればプロジェクトが完了する」というシナリオを形にしたものです。これにより、「次に何をすべきか」「依存関係のある作業は何か」といったことを全員が理解できるようになり、作業の優先順位も把握しやすくなります。共通認識が生まれることで、チーム内の対話や連携が自然と促進され、プロジェクトが滞りなく進みやすくなります。

また、WBSに基づいて全体のタスクを網羅しておけば、計画からの抜け漏れや重複といったリスクも低減されます。結果として、より正確で信頼性の高いスケジュールが構築できるのです。

プロジェクトの“地図”としての役割

WBSは、プロジェクト全体の地図のような役割を果たします。この地図があることで、メンバーは自分の立ち位置や進むべき方向を見失わずに済みます。さらに、関係者も計画の全体像を把握しやすくなり、理解と協力を得やすくなります。

WBSは管理資料ではなく、プロジェクトを成功に導くための“共通言語”です。適切に使いこなすことで、進捗状況の把握がしやすくなり、管理のスピードと精度も高まります。結果的に、プロジェクトの実行力と成果の最大化へつながります。

WBSの作成・運用においてよくある失敗例

WBSはプロジェクト計画の基盤となる重要なツールですが、誤った使い方や理解不足により、その効果を発揮できないケースも少なくありません。ここでは、WBS運用でありがちな失敗を整理します。

タスクの粒度が不均一

タスクの粒度に一貫性がないと、WBSの構造が読みづらくなり、進捗管理にも支障を来します。5時間のタスクと5日間のタスクが同列に並ぶようなWBSでは、全体像がつかみにくく、メンバーも迷いやすくなります。細分化は必要ですが、適切な粒度で整理する視点が欠かせません。

レビューが形骸化している

WBSを作成しても、上司や顧客への提出が目的化し、内容の精査が不十分なまま進行するケースがあります。表面的な確認で済ませると、抜け漏れや不備に気づかず、計画が実行段階で破綻するリスクが高まります。レビューは実質的なチェックを行う場として機能させる必要があります。

チーム内で共有されていない

WBSをPMのみが把握しており、メンバーに浸透していない状態では、WBSの存在意義が失われます。プロジェクトに関わる全員が内容を把握・参照できるようにしなければ、作成しても「使われないWBS」になってしまいます。共有と更新の運用体制を整えることが求められます。

WBSと進捗管理の混同

WBSは「計画」を示す構造であり、進捗の記録や変更とは本来別のものです。進捗に合わせてWBS自体を頻繁に変更すると、計画のベースラインが曖昧になり、意味を失います。計画と実績は別に管理し、その差分を分析することでWBSの本来の価値が生まれます。

意味のあるWBSを作成・活用するためのポイント

WBSを有効なプロジェクト管理ツールとして活用するには、作成の仕方や運用方法にいくつかのコツがあります。ここでは、実践的で効果的なWBS作成・運用のための4つのポイントを紹介します。

タスクの粒度と範囲を適切に揃える

WBSのタスクは、バラバラな大きさではなく、1日から3日程度で完了する規模にそろえると、見積もりや進捗管理がしやすくなります。大きすぎる作業は分解し、逆に細かすぎる場合はまとめることで、WBSが読みやすく活用しやすい構造になります。このように粒度を意識することで、WBSをもとにしたレビューや進捗確認もスムーズに進められるようになります。

チームでWBSを作成し、共有する

WBSはプロジェクトマネージャーだけが作成するのではなく、現場メンバーも巻き込んで作成・レビューすることが重要です。

担当者の意見を反映することで、実態に即した現実的な計画になり、メンバーの当事者意識も高まります。完成後は定例会議などでWBSを表示しながら議論するなど、継続的にチーム全員が目にする機会を作ると、自然とWBSが“生きた計画”としてチームに根付きます。

WBSを計画と実績の橋渡しに使う

WBSは計画を立てるだけでなく、進捗管理にも活用することが肝心です。WBSをベースにガントチャートなどのスケジュールを作成し、担当者や期限を明記することで、実行時の道しるべになります。タスク完了や遅延が発生した場合には、WBSを見ながら影響を確認し、必要に応じて修正します。チームで共有しながら変更履歴を残せば、振り返りにも役立ちます。また、チケット管理ツールと連携させ、WBS上の作業と実務のタスクを紐づけておくことで、進捗の見える化が実現します。

過去の知見やテンプレートを活用する

毎回ゼロからWBSを作るのではなく、過去の類似プロジェクトのWBSや業種別テンプレートを活用するのも効果的です。あらかじめ標準的なWBSを用意しておけば、抜け漏れを防ぎながら効率的に構築できます。ただし、テンプレートに頼りきるのではなく、プロジェクト固有のリスクや特性を加味して調整する柔軟さも重要です。過去の知見をベースにしつつ、現在の状況に応じた最適な計画を立てることが、実効性のあるWBS作成につながります。

WBSの作成に役立つツール3選

ここでは、WBS作成に適したツールを3つ紹介し、それぞれの特長と料金プランについてご案内します。

Microsoft Project

Microsoft Projectは、WBS作成に特化したプロジェクト管理ソフトの代表格です。タスクの階層構造を視覚的に整理でき、ガントチャートとの連携もスムーズです。リソース割り当て、進捗追跡、クリティカルパスの把握など、高度な管理機能を備えており、大規模プロジェクトにも対応できます。

料金はMicrosoft 365と連携可能なクラウド版で、3つのプランがあります。最も基本的な「Project Plan 1」は月額1,499円相当（税別・年払い）/ユーザーで、タスク管理とタイムライン機能を提供します。より高度な「Plan 3」は月額4,497円相当(税別・年払い)、「Plan 5」は月額8,245円相当(税別・年払い)で、ポートフォリオ管理やレポート作成機能が強化されています。

Backlog（ヌーラボ）

Backlogは、ソフトウェア開発やチーム業務全般に使える国産のプロジェクト管理ツールで、WBS的なガントチャート機能も備えています。課題（タスク）の登録と管理が直感的に行え、担当者の割り当てや進捗の可視化も簡単です。UIがわかりやすく、非エンジニアでも扱いやすいのが魅力です。

料金は4プランあり、「スタータープラン」は月額2,970円で30ユーザーまで対応。「スタンダードプラン」（月額17,600円）は無制限ユーザーに対応し、機能や容量も拡張されます。また、「プレミアムプラン」は月額29,700円、「プラチナプラン」は月額82,500円となっており、いずれも30日間の無料トライアルが用意されています。

Notion

Notionは、ドキュメント作成・タスク管理・データベースなどを自由に組み合わせて使えるオールインワンツールです。WBSのような階層構造をブロック単位で表現でき、カンバンやガントチャートのビューを切り替えて進捗を管理できます。シンプルながら柔軟性が高く、テンプレートを活用することでWBSの作成もスムーズに行えます。

料金は個人利用であれば無料でも多くの機能が使え、チーム利用の場合は月額1,650円／メンバー（年払いの場合）から利用できます。小規模チームやスタートアップに人気があります。

WBSに関する動向や活用例

WBSは近年のプロジェクト管理手法の多様化により、その使われ方にも柔軟性が求められるようになっています。ここでは、業界ごとの使い方、ツール進化による影響など、WBSの最新動向と活用例を解説します。

業界やプロジェクト規模による使い分け

業界によってもWBSの活用スタイルは異なります。建設や製造のように構造が明確な大規模プロジェクトでは、WBSは不可欠な計画ツールです。工程を分解して関連業者や資材管理と連動させることで、全体の整合性が保たれます。一方、小規模で流動的なスタートアップのソフトウェア開発などでは、詳細なWBSを文書化せず、タスクボードやカンバンを活用する場面が多く見られます。とはいえ、これらの現場でも暗黙的にWBS的な構造化は行われており、「何をどこまでやるか」という思考プロセスは共通しています。つまり、形式にとらわれるのではなく、プロジェクトの性質に応じてWBSの使い方を調整することが大切です。

デジタルツールとWBSの融合

プロジェクト管理ツールの進化もWBSの在り方を大きく変えています。以前はExcelなどによって手作業で作成されていたWBSが、今ではRedmineやJira、Backlogなどのチケットベースのツールや、Trelloのようなカンバン型ツールで自動的に構造化されるようになっています。これらのツールでは、親子チケットや階層表示を活用することでWBSに近い構造を簡単に構築でき、作業の透明性と追跡性を高めています。

さらに、最近ではAIを活用したWBS支援ツールも登場しており、過去のプロジェクトデータをもとに自動でタスクを分解したり、見落としのないWBS作成を支援したりする機能も実用化が進んでいます。こうしたツールの導入により、プロジェクトマネージャーの負担軽減とWBSの品質向上が同時に図れるようになってきています。

WBSの本質は今も変わらない

このようにWBSの形は変化していますが、その本質は今も変わりません。WBSとは「作業を整理し構造化することで、プロジェクトの全体像を明らかにし、共通認識を作る」ための手法です。使い方やツールが変わっても、「全体を見渡し、抜け漏れなく段取りを組む」というWBSの考え方は、プロジェクト成功の根幹を支える要素です。

適材適所でWBSを活用し、従来型の管理手法と新しい働き方をうまく融合させることで、プロジェクトの円滑な推進と成果の最大化が期待できます。柔軟で実用的なWBSの運用が、現代の多様なプロジェクトにおいても引き続き重要です。

形骸化させないWBS運用のポイントはチームの姿勢にある

WBSはただの形式的な資料にせず、チームの共通言語として日々の活動に根づかせていくことで、その真価が発揮されます。運用上の問題や誤解が積み重なると、本来有効であるはずのWBSが形骸化し、結果として使えないツールと見なされてしまいます。

「意味のあるWBS」を実現するかどうかは、作成者とチームの姿勢にかかっています。改めてWBSの意義を見直し、目的に即した形で活用していくことが、プロジェクトを成功へと導く第一歩になるでしょう。

• 監修：マネーフォワード クラウド

  マネーフォワード クラウド 業務効率化の基礎知識 編集部では、業務効率化や生産性向上のノウハウ、クラウドツールの使い方など、ビジネスシーンで役立つ基礎知識をご紹介しています。