作成日 : 2025年5月7日

テレワークにおけるWeb会議とは？リモート会議との違いや準備について解説

テレワークの普及やグローバル化に伴い、Web会議はビジネスコミュニケーションに不可欠となっています。

しかし、効果的なWeb会議を実施するためには、単につないで話をするだけでは不十分です。本記事では、Web会議のメリットや事前に準備するもの、成功させるポイントを紹介します。これらを確認してから会議に臨むことで、円滑で生産的なコミュニケーションが実現できるでしょう。

テレワークに欠かせないWeb会議とは

Web会議とは、ZoomやMicrosoftTeamsのような専用のツールを活用し、インターネットを介して行われる会議のことです。インターネット環境さえあれば、場所を選ばずに世界中の参加者が参加できるため、業務の効率化や時間の節約に役立っています。

Web会議の特徴は、参加者がリアルタイムで対話できること、画面共有機能によって資料や画面を見せながら説明できること、そして録画機能によって会議内容を後から振り返ることができる点です。

近年のテレワークの普及により、Web会議はビジネスパーソンにとって便利な商談や打合せの場となりました。

Web会議とリモート会議の違い

リモート会議は、もともとオフラインで行われていた会議のスタイルをオンラインへ移行した形であり、Web会議はその手段のひとつです。つまり、すべてのWeb会議はリモート会議の一部ですが、リモート会議という言葉には他にもビデオ通話や電話会議などが含まれるため、より広い概念といえます。

Web会議のメリット

Web会議を導入するメリットについて解説します。

移動時間の短縮による効率化

通常、オフラインの会議に参加するためには、会場までの移動が必要です。それに対してWeb会議は、移動時間を削減できるため、効率的に時間を使うことが可能です。

移動には時間や費用がかかり、場合によっては交通渋滞や悪天候などの影響を受けることもあります。Web会議ならその場にいる必要がないため、家やオフィスなど好きな場所からアクセスできます。移動にかかる無駄な時間を大幅に削減できます。

また、移動時間が短縮されることで、スケジュールがより柔軟に組めるようになります。例えば、会議の直前まで他の業務を行ったり、余裕を持って次の仕事に取り掛かることができるため、全体の業務効率が向上します。

グローバルなビジネス環境における利便性

Web会議は地理的な制約を取り払うため、離れた場所にいるメンバーとも瞬時にコミュニケーションをとることが可能です。国内外問わず、さまざまな場所にいる人々とスムーズに情報交換を行うことができます。

例えば、企業がリモートチームを構成する場合、各メンバーが異なる地域にいてもWeb会議を利用することで、同じタイムゾーンで会話する印象を持たせ、協力してプロジェクトを進めることができます。

また、グローバル化が進展しているビジネス環境において、国内外のクライアントやチームメンバーとの打ち合わせが容易になればビジネスのチャンスが広がります。国際的なプロジェクトでは、異なる国にいる関係者との定期的なコミュニケーションが求められますが、Web会議によって、たとえ物理的に遠く離れていても同時に会議を行うことができます。

リアルタイムの情報共有

Web会議では、テキストチャット機能や画面共有機能を活用することで、リアルタイムでの情報共有が行えます。例えば、プレゼンテーションを行っている最中に、参加者がその場で質問をしたり、意見を述べたりできます。

物理的な距離を越えて参加者全員が同時に視覚的な情報にアクセスできるため、議論が活性化しやすくなります。Web会議により遠隔地にいるメンバーとリアルタイムでつながることができるため、情報のスピーディーな流通が実現します。

会議の記録の保存

Web会議では、録画機能を活用することで、会議の内容をそのまま保存することが可能です。これにより、参加者は重要なディスカッションや決定事項を後で振り返ることができ、内容を確認したり、聞き逃した部分を再度視聴したりすることができます。

さらに、会議の録音やチャットログも保存できるため、議論されたポイントや意見を正確に把握することができます。伝達ミスや誤解を防ぎ、全員が同じ情報を基に行動できる環境が整います。

また、自動で会議の内容を文字起こしするツールを活用すれば、議事録を手動で作成する手間が省けるため、より効率的に情報を整理できます。

録音や文字起こしされた内容は、会議後にすぐに共有できるため、参加できなかったメンバーでも情報を迅速にキャッチアップできます。

Web会議に必要な事前準備

効果的なWeb会議を実現するためには、事前の準備が欠かせません。どのような環境を整えればいいのか解説します。

Web会議ツール

オンライン会議を行う際には、必ず利用する必要があるのがWeb会議ツールです。

Web会議ツールは大きく分けてインストール型とクラウド型があります。インストール型はパソコンにソフトウェアをインストールして利用するもので、オフラインでも使用できることが利点です。しかし、インストール作業が必要であったり、更新が手間になる場合があります。対するクラウド型は、インターネットを通じて使用するため、常に最新の機能を利用でき、手軽にアクセスできることが魅力です。導入の手軽さが求められる現代のビジネスシーンにおいて、クラウド型を選ぶ企業が多い傾向にあります。

Web会議ツールを選ぶ際には参加人数に応じた機能を備えているかどうかを確認しましょう。10人以上の参加者がいる場合は、同時接続の人数制限が緩やかなツールを選ぶと良いでしょう。また、画質や音質、画面共有機能など、使用するシーンに応じた機能を確認することも大切です。使いやすさも考慮に入れ、直感的に操作できるインターフェースを持つツールを選ぶことで、ストレスなく会議を進行できます。

インターネット環境

インターネット環境は、オンライン会議をスムーズに行うための基盤になります。安定したインターネット接続が確保されていない場合、映像や音声の途切れが発生し、参加者同士のコミュニケーションに支障をきたす可能性があります。

まずは、自分のインターネット環境を確認しましょう。一般的に、オンライン会議に必要な通信速度は最低でも上り・下りともに1Mbps以上とされています。理想的には、上り・下りそれぞれ3Mbpsから5Mbpsの速度があれば、映像や音声の品質も良好で、快適な会議を行うことができます。

適切な通信速度を確保しているかどうかを確認するためには、速度テストを行うことが有効です。速度テストは、ウェブ上で提供されている無料のテストサービスを利用すれば簡単に行えます。「Fast.com」や「Speedtest.net」といったサイトを訪れて、ボタンをクリックするだけで、リアルタイムでの通信速度を確認できます。

また、オンライン会議を行う際には、特に安定した環境を優先するので、できる限り有線接続を推奨します。セキュリティ面でも有線接続の方が安心といえるでしょう。

Webカメラ

Web会議において、画面越しに相手の表情や反応を確認できることは重要です。Webカメラを通して相手の感情や反応を読み取ることがコミュニケーションの成功の鍵を握ります。

そのため、Webカメラは充分注意して選定しましょう。画質は720p以上の解像度が推奨されますが、可能であれば1080pのカメラを選ぶとより高品質な映像を得ることができます。低光量時でもしっかりと映る機能を持つカメラも便利です。

音声の取り込みにも注目してください。内蔵マイクの質や方向性についてチェックすることが大切です。会議が大人数で行われる場合、周囲の音を拾わない設計のマイクがあると便利です。

ヘッドセット

オンライン会議では、参加者がリモートでつながるため、音声はデジタル環境の影響を受け、聞き取りづらくなってしまうことがあります。良質なヘッドセットを使うことで、相手の声を鮮明に聞き取り、効果的な対話を実現することができます。

ヘッドセットを選ぶ際には、マイクの性能や音質は特に重要なポイントになります。また、ヘッドセットにはさまざまな便利な機能が搭載されています。

例えば、ノイズキャンセリング機能は周囲の音を遮断し、会議中の集中力を高めてくれます。バックグラウンドの雑音が気になる場面でも、クリアな音声コミュニケーションが可能になります。長時間の使用を考慮し、ヘッドセットの重さや耳あての柔らかさなどにおいて快適さを重視したデザインを選ぶことも大切です。

また、ヘッドセットはワイヤレスタイプと有線タイプから選択できます。ワイヤレスのヘッドセットはつけたまま動きやすいですが、充電の必要があります。一方、有線のヘッドセットは電池切れを気にすることなく使用でき、安定した音質が期待できます。

Web会議で気をつけたいトラブル

Web会議の便利さの裏には多くのトラブルの可能性が潜んでいます。起こりがちな問題を事前に把握しておきましょう。

通信環境に起因する接続不具合

Web会議では、通信環境が整っていないと「音声が聞き取りにくい」「画面共有が遅延する」などの問題が発生し、会議の進行に大きな影響を与えることがあります。接続のトラブルは、参加者のストレスを増加させる要因となります。信頼性の高いツールを選び、通信トラブルの影響を最小限に抑える必要があります。

背景選択やプライバシーに関する設定

Web会議では、カメラ越しの背景が参加者の印象に大きく影響します。部屋が散らかっていたり、私生活が映り込むことは避けたいものです。多くのWeb会議システムではバーチャル背景の機能を提供しています。この機能を利用すれば、実際の背景を見せずに済み、洗練されたプロフェッショナルな印象を演出できます。

また、家族の様子や自室の内装が映り込まないように機器の配置を調整するなど、個人情報やプライバシーに配慮しましょう。

資料が共有できない、見づらい

従来の対面会議では、物理的に資料を手渡しすることができますが、Web会議では資料配布の代わりに画面共有を行います。その際、「画面が見づらい」または「反応が遅れる」といった問題が起こると情報が適切に受け取れず、会議の効率が低下してしまいます。

資料共有や画面共有をスムーズに行うためには、信頼性の高いWeb会議ツールを選ぶことが必要です。また、事前に資料を共有しておくことで、会議中のトラブルを避ける準備をすることもできます。重要なポイントは、会議参加者全員が同じ情報を共有できる環境を整えることです。事前準備をしっかりと行うことで、トラブルを減らし、より円滑な会議の進行が可能になります。

Web会議を成功させるポイント

Web会議を成功に導くポイントは以下のとおりです。

会議前に通信環境やデバイスを確認する

まず、安定した通信環境を準備することが基本です。利用するインターネット回線が十分な速度を確保できているか確認し、可能であれば有線接続を推奨します。通信速度を事前にテストすることで、当日のトラブルを避けることができます。

また、使用するデバイスに関連する確認作業も欠かせません。パソコンやタブレット、スマートフォンのカメラやマイクが正常に機能するか確認し、必要に応じてドライバーのアップデートや再起動を行いましょう。

会議の環境としては、静かな場所で映像がクリアに映るような背景を選びます。ライトの位置にも注意し、顔がしっかりと映る環境を整えておくことをお勧めします。

資料の準備やリハーサルをしっかり行う

Web会議では、画面共有機能を利用することが一般的ですが、共有する資料のフォーマットやサイズに工夫を凝らすことで、参加者が情報をより容易に受け取れるようになります。

例えば、PDF形式であれば、異なるデバイスでも安定した表示が可能となります。資料の内容を事前に確認しておくことで、会議中に問題が起こるリスクも減少します。

また、リハーサルを行って実際に声を出して話し、発言内容が自然に流れるか確認しておきましょう。時間配分を把握することができ、不測の事態に備えることも可能です。

コメントやリアクション機能を活用する

Web会議において、参加者が積極的にコミュニケーションを取ることは重要です。コメントやリアクション機能を使って意見や感想を交換することで、会議の活気が増し、参加者全員が意見を共有しやすくなります。

コメント機能は会議中に参加者が自分の意見をリアルタイムで伝えるために役立ちます。発言のタイミングを逃すことなく、自分の考えを述べることができます。特に、対面では直接話すことができる場面でも、Web会議では「言いたいことがあるのにタイミングがわからない」といったことがよくあります。コメント機能があることで、こうした問題を軽減できるでしょう。

次に、リアクション機能も積極的に利用しましょう。多くのWeb会議ツールには、拍手やいいねのようなリアクションボタンが備わっています。参加者は発言に対して即座に反応を示すことができ、他の参加者に対して自分の気持ちを表現する手助けとなります。

例えば、発言者が話している間に拍手ボタンを押すことで、応援の意思を示すことができます。オンラインでも対面のような温かみのあるコミュニケーションが生まれます。

コメントやリアクション機能を使いこなすためには、事前に参加者全員にその使い方の説明を行いましょう。

コメントやリアクション機能を上手に活用することで、会議が一方通行ではなく、双方向のコミュニケーションの場となることが期待できます。

まとめ

Web会議は、オフライン会議にはない数多くのメリットがあります。

しかし、誤解が生じやすい、通信トラブルが発生しやすいなどのデメリットも存在します。課題を適切に把握し、事前の準備やコミュニケーションの工夫を行うことで、リモート会議の利点を存分に活用することが可能です。

適切な対策を実施することで、Web会議をより効果的に活用し、円滑なコミュニケーションを図りましょう。

※ 掲載している情報は記事更新時点のものです。

監修：青井真吾（AOIS Consulting株式会社代表取締役）
大学卒業後はIT企業に入社。システムエンジニアとして大手企業向けのERPシステム開発を経験。その後ITコンサルタントとして独立。人材派遣会社の基幹システムの開発、不動産会社の商業施設での販促システムの導入、自動車メーカーでコネクティッドカー開発のプロジェクト管理、SIerでのSalesforceの導入、ファッション業界の企業でのDX推進プロジェクトを経験。現在はAOIS Consulting株式会社を設立し、コンサルティングの傍らIT記事の監修および執筆を手掛ける。

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