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  • 作成日 : 2025年3月31日

仕事で「効率が悪い」と言われたら？原因や改善策、職場環境の整え方も解説

職場で「効率が悪い」や「要領が悪い」と指摘されて悩んでいませんか？仕事の進め方に無駄が多いと感じられると、周囲からの評価が下がったり自分でも焦りやストレスを感じたりしがちです。この記事では、「効率が悪い」の意味や「要領が悪い」との違い、仕事で効率が悪い人の特徴や原因、改善策や職場の環境を整える方法までを詳しく解説します。業務効率アップのヒントにぜひお役立てください。

「効率が悪い」の意味とは？

「効率が悪い」とは、投入した時間や労力に対して得られる成果が少ない状態を指します。簡単に言えば、やり方に無駄が多く生産性が低いことです。例えば、1時間かけてできる仕事を2時間以上かけてしまったり、少ない成果のために過剰なエネルギーを費やしている場合に「効率が悪い」と表現します。

仕事で言えば、同じ業務をこなすのに人より時間がかかったり、必要以上に手順が回りくどい場合などに使われます。つまり結果に対するプロセスの最適度が低い状態が「効率が悪い」という意味です。

「効率が悪い」と「要領が悪い」との違い

「効率が悪い」とよく似た表現に「要領が悪い」があります。これらはほぼ同義で使われることが多いですが、ニュアンスに若干の違いがあります。「要領が悪い」は物事の進め方や処理の仕方が下手で、上手に立ち回れないことを指し、主に人の性質に対して使われます。一方、「効率が悪い」は作業全般の無駄の多さを指すため、人だけでなく方法やシステムにも使われます。

「効率が悪い」の類義語

言い換えや類義語としては、以下のような言葉が挙げられます。

  • 非効率な／非効率的な：文字通り「効率が悪い」こと（「非効率なやり方」など）。
  • 能率が悪い：効率と似ていますが、特に仕事の進み具合が遅い場合に使います。
  • 段取りが悪い：計画の立て方や手順の組み方が下手であること。「要領が悪い」と近い意味。
  • 手際が悪い：物事の処理にかかる時間が長かったり動作が拙い様子。
  • 無駄が多い：作業に不要な工程や時間が多い様子。

いずれも「仕事の進め方に無駄がある」ことを表す言葉です。場面に応じて適切に使い分けられますが、日常会話では「要領が悪いね」「効率悪いよ」といった形でほぼ同じ意味合いで使われることが多いでしょう。

「効率が悪い」の英語表現

ビジネスシーンでは inefficient が最も汎用的ですが、状況に応じてこれらの表現を使い分けると良いでしょう。

  • inefficient（イネフィシエント）：最も直接的な表現で、「非効率な」「効率が悪い」という意味です。人にも物にも使えます。例えば “He is inefficient at work.”（彼は仕事で効率が悪い）という言い方ができます。
  • slow worker（スロー・ワーカー）：直訳は「仕事が遅い人」で、結果的に効率が悪い人を指す口語的な表現です。 “She is a slow worker, so it takes her longer to finish tasks.” のように使えます。

仕事で「効率が悪い」と言われる人の7つの特徴

職場で「仕事の効率が悪い人」と思われてしまう人には、共通する特徴や傾向があります。自分に当てはまるものがないかチェックしてみましょう。

  1. 優先順位をつけるのが苦手：やるべきタスクの重要度や締め切りを考慮せずに手当たり次第取り組んでしまい、重要な仕事が後回しになることがあります。その結果、締め切り直前に慌てたり効率が下がります。
  2. 時間管理ができていない：計画を立てず行き当たりばったりで作業するため、途中で時間切れになったり無駄な残業が増えがちです。1日のスケジュールやタスク見積もりが甘く、「気づいたら終業時間」という状況になりやすいでしょう。
  3. デスクやPC内が整理整頓できていない：職場環境が散らかっていると、必要な資料やファイルを探すのに時間がかかります。整理整頓が苦手な人は探し物で時間をロスしやすく、その分仕事が滞り効率が悪くなります。
  4. マルチタスクで常に気が散っている：作業中に何度もメールやチャットをチェックしたり、別の作業に手を出したりしていませんか？常にタスクが中断される状態では集中できず、生産性が下がります。一度に多くを抱えすぎる人も効率を落としがちです。
  5. 完璧主義でこだわりすぎる：品質を求めるあまり、必要以上に細部に時間をかけてしまう人も要注意です。本来十分な成果が出せていればOKな仕事でも、自分の理想を追求しすぎると納期が遅れたりオーバーワークになります。
  6. 一人で抱え込んでしまう：まじめで責任感が強い人に多い傾向ですが、人に頼るのが苦手で何でも自分で処理しようとすると作業量が膨れ上がり非効率になります。結果的に周囲に迷惑をかけてしまうケースもあります。
  7. ミスを引きずって次に進めない：過去のミスをいつまでも気に病んで落ち込んでしまうと、新しい業務に集中できず効率が落ちます。切り替えが下手だと、負のスパイラルにはまってしまうこともあるでしょう。

以上のような特徴に心当たりがある人は、「効率が悪い」と評価されてしまう可能性があります。しかし裏を返せば、これらの点を改善すれば効率アップにつながるということです。

効率が悪いことで周囲がイライラしてしまう原因

自分では一生懸命やっているつもりでも、効率の悪さは周囲のストレスにつながることがあります。職場で同僚や上司がイライラしてしまう主な原因には次のようなものがあります。

  • 仕事の進行が遅れ、他人に影響を及ぼす：一人の進みが遅いとチーム全体の納期に響いたり、誰かがフォローに回らなければならなくなります。そのため周囲は「自分たちの負担が増えた」と感じて苛立ってしまいます。
  • コミュニケーションや報連相の滞り：効率が悪い人は状況報告や相談が遅れがちで、周囲が状況を把握できず不安になることがあります。「もっと早く言ってくれれば手伝えたのに…」と感じさせてしまうと不満の元になります。
  • 「努力不足」だと誤解される：要領が悪い人は往々にして頑張ってはいるのですが、結果として遅れやミスが目立つため、周囲から「サボっているのでは？」「なぜ工夫しないのか？」と誤解されがちです。特に効率よく仕事をこなす同僚ほど、その非効率さにもどかしさを感じイライラしやすいでしょう。
  • 指摘や注意が繰り返されるストレス：何度教えても同じミスをしたり改善が見られないと、指導する側もストレスが溜まります。「どうして改善してくれないのか」という苛立ちが人間関係の悪化を招くこともあります。

このように、効率の悪さは周囲の負担や不安につながり、イライラの原因となるのです。効率を改善することは自分のためだけでなく周囲との良好な関係や信頼につながるとも言えます。

「効率が悪い」と言われたときの対処法

仕事で「効率が悪い」と指摘されると、ショックを受けるかもしれません。まずは冷静になり、何が問題なのかを明確にすることが大切です。ここでは、指摘を受けたときの適切な対処法について解説します。

冷静に受け止めて状況を整理する

「効率が悪い」と言われたとき、最初にやるべきことは、感情的にならずに受け止めることです。すぐに反論したり、落ち込みすぎたりすると、冷静な判断ができなくなります。

まずは、指摘されたポイントを整理しましょう。

  • どの作業に関して指摘されたのか：特定のタスクなのか、全体的な仕事の進め方なのか
  • 具体的に何が問題とされているのか：スピード、ミスの多さ、段取りの悪さなど
  • 指摘した人の意図は何か：単なる批判ではなく、改善してほしいという期待があるのか

このように状況を整理すると、改善すべき点が見えてきます。

具体的な問題点を確認する

指摘された内容が漠然としている場合は、上司や同僚に具体的な問題点を尋ねてみましょう。「どの業務のどの部分が非効率なのか」を明確にすることで、改善の方向性がつかめます。

例えば、次のような質問が役立ちます。

  • 「どの作業の進め方を変えたほうがいいでしょうか？」
  • 「他の人と比べて、どの部分に時間がかかっていると感じますか？」
  • 「どのようにすれば改善できるでしょうか？」

このように具体的に聞くことで、自分の仕事のどこに課題があるのかがはっきりします。

改善策を考えて実行する

問題点が明確になったら、改善策を考え、実行に移します。効率が悪いと言われる原因は人それぞれですが、よくある改善ポイントには以下のようなものがあります。

  • 業務の優先順位をつける：タスクの重要度を見極め、効率よく進める。
  • 時間管理を見直す：作業時間を計測し、どこに無駄があるのか分析する。
  • 他の人のやり方を学ぶ：効率の良い同僚の仕事の進め方を観察し、取り入れる。
  • 適切なツールを活用する：タスク管理アプリや自動化ツールを使い、作業を効率化する。

最初から完璧を目指すのではなく、少しずつ改善を積み重ねていくことが大切です。

成果を見せて信頼を回復する

改善策を実行したら、その成果を周囲に伝えることも重要です。「以前より仕事が早くなった」「ミスが減った」などの変化を示すことで、「効率が悪い」という評価を覆せます。

例えば、上司に進捗を報告するときに、「先週はこの作業に3時間かかりましたが、今回は2時間で終わらせました」と具体的な数字を示すと、改善の努力が伝わりやすくなります。

効率を上げるための具体的な行動アイデア

今日から実践できる効率アップのための具体的な行動をいくつか紹介します。小さなことから取り入れて、日々の仕事ぶりを少しずつ改善していきましょう。

優先順位を決めて仕事を進める

仕事を効率よく進めるためには、まず何から手をつけるべきかを明確にすることが大切です。すべての業務を同じようにこなそうとすると、結果的に時間が足りなくなります。

以下のような手順で優先順位を決めると、無駄なく進められます。

  1. 緊急度と重要度を考える
    「すぐに対応が必要か」「重要な業務か」を判断し、優先順位をつける。
  2. 締め切りを意識する
    締め切りがある業務を優先し、余裕をもって終わらせる。
  3. 簡単な業務と難しい業務をバランスよく配置する
    早く終わる仕事を先に片付けて達成感を得ることで、集中力が続きやすくなる。

このように、計画的に進めるだけで、業務の効率が大きく変わります。

タイムマネジメントを意識する

時間をうまく管理することで、仕事の効率は大きく向上します。

効果的なタイムマネジメントの方法

  • ポモドーロ・テクニックを活用する：25分作業＋5分休憩を繰り返し、集中力を維持する。
  • タイマーを使って時間を区切る：「この作業は30分で終わらせる」と決めて取り組むと、ダラダラと時間をかけることがなくなる。
  • 朝一番に難しい仕事を終わらせる：集中力が高い時間帯に重要な仕事を終わらせることで、一日の効率が上がる。

時間を意識して行動するだけでも、作業スピードが格段に向上します。

シングルタスクで集中する

複数の仕事を同時に進めると、どれも中途半端になりがちです。マルチタスクは一見効率的に思えますが、実際には切り替えのたびに集中力が落ちるため、結果的に作業時間が長くなります。

シングルタスクの進め方

  • 一度に1つの作業に集中し、終わるまで別の仕事に手をつけない。
  • メールやチャットの確認時間を決め、作業の途中で頻繁にチェックしない。
  • スマートフォンの通知をオフにして、作業に集中する環境を整える。

シングルタスクを徹底することで、仕事のスピードと精度が向上します。

効率化ツールを活用する

タスク管理アプリ、スケジュール自動調整ツール、テンプレート資料、マクロやRPAなど、使えるテクノロジーは積極的に使いましょう。単純作業は自動化し、人にしかできない創造的な仕事に時間を割くのが理想です。

効率を上げるための心構え・マインドセット

効率を上げるためには、目の前の作業が本当に必要かを常に考え、目的に合わないと感じたら迷わず軌道修正することが大切です。「今やっていることは目的に合っているか」と常に自問しましょう。

また、完璧を求めるよりもまず終わらせることを優先し、必要なら後から修正する柔軟な発想を持つと、スピードと質を両立しやすくなります。

効率の良い人の仕事術を観察して学ぶ姿勢を持ち、新しい時間管理術を試しながら、自分に合ったやり方を模索することも重要です。

ミスをしたときは、落ち込むのではなく原因を分析し、次に活かすことで成長につながります。同じ失敗を繰り返さない仕組みを作れば、要領の悪さも克服できます。

ただし、効率化を意識するあまり自分を追い込みすぎると、逆にストレスでパフォーマンスが低下してしまいます。適度に休息をとり、気分転換をすることも仕事の一部と考えることが、結果的に安定した効率につながります。

社員の効率が悪くならないために会社の環境を整える方法

個人の努力だけでなく、職場の環境を整えることも効率向上には欠かせません。働きやすい環境を作ることで、スムーズに業務を進められるようになります。

デスクやPCの整理をする

デスクが散らかっていると、必要な資料やファイルを探すのに時間がかかります。また、PCのデスクトップがファイルで埋まっていると、業務がスムーズに進みません。

職場の整理整頓のポイント

  • 不要なものを処分し、デスクの上を常に整理する。
  • ファイルや書類をカテゴリごとに分け、すぐに取り出せるようにする。
  • PCのフォルダ構成を整え、必要なデータをすぐに見つけられるようにする。

整理整頓を徹底すると、無駄な時間を削減できます。

無駄な会議や報告を減らす

長時間の会議や不必要な報告業務が多いと、個人の作業時間が削られます。

効率の良い会議運営のコツ

  • 必要な議題だけに絞り、短時間で終わらせる。
  • 結論を出すことを目的とし、無駄な議論を避ける。
  • メールやチャットで済む内容は、会議を開かずに済ませる。

このような工夫をすることで、作業時間を確保できます。

ツールやアプリを活用する

デジタルツールを活用することで、手作業によるミスや業務の手間を減らし、効率的に仕事を進めることができます。

業務効率を上げるツール

  • タスク管理アプリ：プロジェクトごとにタスクを整理し、進捗を可視化する。（Trello、Asana、Notionなど）
  • 会計ソフト：経費精算や請求書管理を自動化し、手作業を減らす。（マネーフォワードなど）
  • チャットツール：メールよりも迅速にコミュニケーションができ、情報共有がスムーズになる。（Slack、Microsoft Teamsなど）
  • スケジュール管理：会議やタスクの予定を自動で調整し、スケジュール管理を簡単にする。（Googleカレンダー、Outlookなど）
  • クラウドストレージ：資料をクラウド上で管理し、どこからでもアクセス可能にする。（Google Drive、Dropboxなど）
  • マニュアルツール：業務の手順をマニュアル化し標準化することで、作業の品質が向上し引き継ぎがスムーズになります。

「効率が悪い」仕事の進め方を改善しよう

仕事の効率が悪いと感じたら、まず目的を意識して進めることが大切です。完璧を求めすぎず、まずは終わらせる柔軟さを持つことで、スピードと質を両立しやすくなります。

ツールやアプリも活用し、情報の整理や業務の効率化を進めましょう。タスク管理アプリを使えば、仕事の優先順位を明確にし、抜け漏れを防げます。会計ソフトを導入すると経費精算や請求書管理がスムーズになり、手間が減ります。また、チャットツールを活用すれば、メールのやり取りを減らし、迅速な情報共有が可能になります。

少しずつ改善を重ねることで、無駄を減らし、スムーズに仕事を進められるようになります。


※ 掲載している情報は記事更新時点のものです。

  • 監修：青井 真吾（AOIS Consulting株式会社代表取締役）

    大学卒業後はIT企業に入社。システムエンジニアとして大手企業向けのERPシステム開発を経験。その後ITコンサルタントとして独立。人材派遣会社の基幹システムの開発、不動産会社の商業施設での販促システムの導入、自動車メーカーでコネクティッドカー開発のプロジェクト管理、SIerでのSalesforceの導入、ファッション業界の企業でのDX推進プロジェクトを経験。現在はAOIS Consulting株式会社を設立し、コンサルティングの傍らIT記事の監修および執筆を手掛ける。

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