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  • 作成日 : 2025年3月31日

プロジェクトを成功させる進め方は？手順ごとのポイントや効果的な手法を解説

プロジェクトをうまく進めて成功に導くには、最初の段階である企画から、最終的な完了・評価に至るまで、意識するべきポイントがあります。また、複数人が参加するプロジェクトの場合は、コミュニケーションのマネジメントも求められます。

この記事では、プロジェクトの進め方のコツをステップごとに解説し、活用できるフレームワークを紹介します。

プロジェクトの進め方

プロジェクトの進め方について、基本的な4つの手順を解説します。

フェーズ①：企画

企画は、プロジェクトの成功を左右する重要な一歩です。この段階では、プロジェクトの目的や目標を明確にし、方向性を決定します。プロジェクトのビジョンを策定し、必要なリソースやメンバーを洗い出すことが求められます。

まず最初に、「なぜこのプロジェクトを行うのか？」という根本的な問いに対する答えを考えます。プロジェクトの意義や目的を明らかにします。例えば、新製品の開発や市場への新しいサービスの展開などの場合、市場のニーズ調査や顧客の声をもとに検討を行うことが必要です。

プロジェクトを成功させるためには、十分な人材、予算、時間が必要です。リソースを事前に検討・把握しておくことで、後の計画策定がスムーズに進むでしょう。役割分担を明確にし、チームメンバー各自が責任を持って業務を遂行できるようにします。

最後に、コミュニケーションのフレームワークを設定しておくことも非常に重要です。チームメンバー間での情報共有や進捗報告の仕組みを整えることで、プロジェクトが円滑に進行しやすくなります。定期的なミーティングの設定や、進捗状況を可視化するツールの導入は、チーム全体の理解を深め、連携を強化する助けになります。

フェーズ②：計画の策定

計画の策定は重要なステップです。目指すべき目標やその達成のための具体的な手順を明確にします。

目標設定にはSMARTの法則が有効です。SMARTとは、目標設定において重要とされる5つの要素を表す言葉で、それぞれ「具体的（Specific）」「測定可能（Measurable）」「達成可能（Achievable）」「関連性（Relevant）」「期限の明確さ（Time-bound）」を意味します。

この法則を用いることで、参加メンバー全員が理解できる明確な目標を設定できます。単に「売上を上げる」のではなく、「次の四半期までに売上を20％増加させる」という具体的な目標にすることで、達成度を測りやすくなります。

次に、企画の段階で検討したリソースを確保することも大切です。リソースには、人材、予算、時間、技術などが含まれます。リソースの利用可能性を確認し、必要に応じて外部の協力を求めることも視野に入れます。プロジェクトの一部を外注することで、内部のリソースを有効活用できる場合があります。

最後に、主要なタスクやマイルストーンを洗い出し、それぞれに期限を設定します。この際、現実的に達成可能なスケジュールを立てることが求められます。過去のプロジェクトのデータを参考にすると、より正確なスケジュール作成が可能となります。

あわせて、リスク管理も、計画策定において無視できません。プロジェクトに影響を与える可能性のあるリスクを想定し対策を事前に講じておくことが必要です。リスクを洗い出す際には、ブレインストーミングや専門家の意見を取り入れると効果的です。また、リスクが発生した場合の対応計画もあわせて検討することで、事前の準備が整います。

このようにしっかりとした計画を立てることで、後のステップが円滑に進む基盤を作ることができます。

フェーズ③：計画の実行

計画の実行の段階では、立てた計画に基づいて活動を実施し、進捗を確認・調整することが求められます。進捗状況のモニタリングやリソースの再配分、チームのコミュニケーション強化などが含まれます。

まず、実行段階ではプロジェクトチームの役割分担が明確になっていることが重要です。各メンバーが自分の担当を理解し、責任を持って行動することで、全体のスムーズな進行が可能になります。この際に、定期的なミーティングを設けることが役に立ちます。ミーティングによって、チーム内の情報共有が促進され、疑問点の解消や問題の早期発見が期待できます。

次に、進捗状況の管理が求められます。進捗を定期的にチェックし、計画通りに進んでいるかを確認します。この時、数値データやグラフを活用し、客観的に進行状況を把握すると良いでしょう。例えば、タスクの達成率や予算の消費状況などを可視化することにより、問題点を明確にし、速やかに対処が可能です。

計画の実行中にトラブルが発生した際には、迅速に対策を講じることで、プロジェクト全体への影響を最小限に抑えることができます。リスク対策プランを用意し、必要に応じて見直しを行うことが大切です。

計画の実行と管理の段階では、しっかりとした体制を確立し、進捗を細かく観察し、リスクに備えることが成功への鍵となります。」

フェーズ④：プロジェクトの完了と評価

完了・評価は、プロジェクトが成功裏に終了しているかを確認し、今後の改善点を見つける重要なプロセスです。プロジェクトの成果を振り返り、達成した目標と課題を明確にすることが求められます。

初めに、プロジェクトの目標がどの程度達成されたのかを評価します。設定したKPI（重要業績評価指標）やスケジュール、予算に対する実績を比較します。これにより、成果が目標に対してどれほど達成されたのかを定量的に把握できます。

次に、チームメンバーや関係者からのフィードバックを集めることも重要です。プロジェクトの過程での実際の体験を反映した意見は、今後に生かすための貴重な情報源となります。問題が発生した箇所やその解決の過程についての意見は、将来的な課題解決能力の向上につながります。

何がうまくいき、何がうまくいかなかったのかをドキュメント化することで、同様のプロジェクトを実施する際には、知見を活用してより効果的に進めることが可能になります。

最後に、プロジェクトの完了報告書を作成します。報告書には、プロジェクトの目的、成果、課題、学びなどを包括的にまとめます。関係者全員にこの報告書を共有することで、透明性が高まり、チーム全体の認識が一致します。組織全体のナレッジシェアリングにも寄与するでしょう。

プロジェクトをスムーズに進めるポイント

プロジェクトを効率的に進めるために押さえておきたいコツを紹介します。

タスクの細分化

大きな目標を少しずつ進めることができる小さな目標に分解することで、各メンバーが具体的な作業に集中して、全体の流れを把握しやすくなります。また、達成感を得やすくなるのでモチベーション向上にもつながります。

また、細分化したタスクを、各メンバーに明確に割り当てると、「進捗が早いメンバーが遅いメンバーをサポートする」という協力の姿勢が自然に生まれ、チームの力を最大限に引き出すことができます。

具体的な細分化の手法としては、次のような方法があります。

  • マイルストーンの設定：大きな目標を段階的なゴールに分け、マイルストーンを設定します。
  • 具体的なタスクのリスト化：マイルストーンを達成するために必要な具体的なタスクをリストアップします。
  • 優先順位の付与：リスト化したタスクに対して優先順位を付け、進行順序を明確にします。

密なコミュニケーションと積極的な進捗報告

密なコミュニケーションは、プロジェクトを成功に導く基盤となります。チーム内で進捗を定期的に報告し合うことで、各メンバーがどのような作業を行っているのかを把握でき、全体の流れをスムーズに進めることが可能です。

具体的な進捗報告の方法としては、定例ミーティングや簡単な報告書を用いることが考えられます。これにより、未達成のタスクや問題点を早期に発見することができます。

進捗報告のために、進捗状況を可視化するためのツールの導入も有効です。タスク管理ソフトやプロジェクト管理ツールを利用し、リアルタイムに進捗を把握できる環境を整えれば、不明点や質問をその場で解消することが可能になります。

コミュニケーションが希薄だと、誤解や見落としが発生しやすく、結果としてプロジェクトが遅延する原因となります。有意義な進捗報告を継続することは、単なる義務ではなく、プロジェクトの質を向上させるために欠かせません。

プロジェクト達成のイメージの共有

プロジェクトの成功とは何を指すのか、達成地点のイメージ共有は、チーム作りにおいて欠かせない過程です。目標やビジョンを理解し合うことで、メンバー間の連携が強化され、一丸となって活動することが可能になります。

プロジェクトの目的や期待される結果を可視化し、各メンバーの役割を把握しましょう。優先順位が明確になり、必要に応じてサポートし合う体制が自然と整ってきます。ビジュアルマップや進行状況を示すダッシュボードを活用すれば、同じ方向に向けて協力しやすくなります。

バッファを持たせたスケジュール

プロジェクトにおいては、リソースやタスクが思い通りに進まないことがしばしばあります。チームメンバーの病気や予定外の技術的な問題などが発生した際に柔軟に対処するために、スケジュールには余裕を持たせることが必要です。

バッファを持たせるために、各タスクの所要時間は実施予定の時間よりも長めに設定しておきましょう。思わぬトラブルが起きた場合でも、プロジェクト全体のスケジュールに大きな影響を与えることを防げます。そして、万が一の際に必要なリソースをあらかじめ確保しておくことで、迅速な対応が可能になります。

また、プロジェクト全体のスケジュールにプラスアルファの期間を設けることも効果的です。各フェーズの終了予定日を守るだけでなく、完了した後にも数日の余裕を持たせることで、最終的な納品に向けた準備が整いやすくなります。

バッファを持たせたスケジュールを策定することで、プロジェクトチーム全体が落ち着いて作業に取り組む環境を提供でき、結果として収益性や顧客満足度の向上につながります。

プロジェクト管理に役立つフレームワーク・手法

プロジェクト管理に役立つフレームワークや手法について解説します。

WBS

WBSはプロジェクトを体系的に分解する手法です。プロジェクトを小さな要素や作業パッケージに分解し、全体像を把握しやすくし、各作業の役割や責任を明確にすることができます。

まずプロジェクト全体の主な成果物を規定します。例えば、ソフトウェア開発プロジェクトであれば、最終的な製品、ドキュメント、テスト結果などがこれに該当します。

次に、それらの成果物から逆算し、大きなタスクを洗い出します。細分化し、作業の内容を具体的に明記します。タスクの中で関連性のあるものをまとめたり、依存関係を考慮したりすることも重要です。

最後に、全てのタスクを整理したら、WBSを視覚化します。フローチャートや階層図を使うとわかりやすいでしょう。視覚化することによって、誰がどの部分を担当するのか一目で確認できるため、チーム全体の理解が深まります。WBSの進捗を定期的に見直すことで、プロジェクトの状況を常に把握できるようになります。

CCPM

CCPM（Critical Chain Project Management）とは、プロジェクトのスケジュールを最適化するための手法であり、リソースの制約に着目している点が特徴です。プロジェクトの遅延を最小限に抑えるために、タスクとリソースの管理を強化することを目的としています。

CCPMは、アリゾナ州立大学のエリヤフ・ゴールドラット教授によって提唱されました。プロジェクトの全体的な期間を縮めることを目指し、以下のような原則があります。

  • タスクの優先順位付け：重要なタスクにリソースを集中的に配分し、全体の効率を向上させます。
  • バッファ管理：プロジェクトの進捗状況に基づいて、遅延を見込んだバッファを設けます。
  • リソースの最適化：限られたリソースを効果的に活用することで、待機時間を短縮します。
  • コミュニケーションの強化：チームメンバー間での情報共有を促進し、連携を活かします。

CCPMは、急速に変化するビジネス環境や、リソースの制約が多いプロジェクトに非常に適しています。この手法をマスターすれば、より優れた成果を上げることができるでしょう。

PMBOK

PMBOKは「Project Management Body of Knowledge」の略で、プロジェクト管理のベストプラクティスや知識体系を網羅しています。プロジェクトの計画、実行、監視、制御、完了に至るまでの一連のプロセスを整理して示すガイドラインです。

  • プロジェクト統合管理：プロジェクト全体を調整し、他の管理プロセスとの相互作用を監視します。
  • スコープ管理：プロジェクトの範囲を明確にし、目標を達成するために必要な作業を特定します。
  • タイム管理：プロジェクトのスケジュールを管理し、各タスクのタイミングを最適化します。
  • コスト管理：プロジェクトの予算を策定し、実際のコストを監視します。
  • 品質管理：プロジェクトの成果物が求められる品質基準を満たすようにします。
  • 人的資源管理：チームの構成や役割を明確にし、リソースを最適に配置します。
  • コミュニケーション管理：関係者間の円滑な情報流通を促進します。
  • リスク管理：可能性のあるリスクを特定し、対策を講じてプロジェクトへの影響を最小限に抑えます。
  • 調達管理：外部リソースの調達と管理を行います。

これらはプロジェクトを効果的に管理するためのフレームワークを形成し、具体的な戦略や手法を導入する際の指針となります。PMBOKガイドは、業界を超えて幅広く受け入れられており、国際的な標準としても認識されています。

PPM

PPM（プロジェクト・ポートフォリオ・マネジメント）は、複数のプロジェクトを戦略的に管理する手法です。このフレームワークを利用することで、リソースを最適に配分し、プロジェクト全体の成果を最大化することが可能です。

PPMの主な目的は、企業や組織が持つリソースを有効活用し、選択したプロジェクトの優先順位を明確にすることです。ビジネス戦略に沿ったプロジェクトの実施が促進され、企業の成長を助ける役割を果たします。

PPMのプロセスは一般的に以下のステップで構成されています。まず、プロジェクトを把握し、次に評価し、さらに優先順位を付けていく流れとなります。

  1. プロジェクトの特定：企業の戦略目標に基づき、実施可能なプロジェクトを洗い出します。
  2. 評価：各プロジェクトのリスク、リターン、リソース要件を分析し、財務的な評価や効果を検討します。
  3. 優先順位付け：限られたリソースの中で、どのプロジェクトが最もビジネスに対してインパクトが大きいかを決定します。
  4. 実行管理：選定したプロジェクトの進行状況を定期的にモニタリングし、必要に応じてリソースの配分を見直します。

PPMを活用することで、リソースが限られている中で最も有用なプロジェクトに集中することで、効率的な経営を実現できます。また、プロジェクト間のバランスを取りながら進めていくことで、リスクの分散も図ることが可能になります。

加えて、PPMは実績の振り返りや教訓の整理にも役立つフレームワークです。プロジェクトが完了した後には、評価結果を反映し、次回以降のプロジェクト選定や実行に活かせる貴重な情報となります。

プロジェクトの成功には進め方の工夫が不可欠

プロジェクトを進める際は、プロジェクトの特性やチームのニーズに応じて効果的な進行方法を確立することが不可欠です。さらに、プロジェクトの達成に向けたイメージを全員が共有して一体感を強めることで、メンバー個々の能力を最大限に引き出せます。

本記事で案内したポイントや手法をぜひ意識して取り入れ、より高い成果を目指しましょう。


※ 掲載している情報は記事更新時点のものです。

  • 監修：青井 真吾（AOIS Consulting株式会社代表取締役）

    大学卒業後はIT企業に入社。システムエンジニアとして大手企業向けのERPシステム開発を経験。その後ITコンサルタントとして独立。人材派遣会社の基幹システムの開発、不動産会社の商業施設での販促システムの導入、自動車メーカーでコネクティッドカー開発のプロジェクト管理、SIerでのSalesforceの導入、ファッション業界の企業でのDX推進プロジェクトを経験。現在はAOIS Consulting株式会社を設立し、コンサルティングの傍らIT記事の監修および執筆を手掛ける。

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