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  • 作成日 : 2025年3月31日

ファイリングのコツとは？重要性や分類方法を解説

書類管理を自社の課題だと感じている企業は多いです。

ファイリングの基本を理解し、適切なファイリングシステムを導入することで、膨大な書類をスムーズに整理し、探しやすくすることが可能です。正確にファイリングすれば情報の取り間違いや紛失を防ぐことができ、セキュリティ面でも大きなメリットがあります。

この記事では、ファイリングの重要性やコツ、書類の分類方法を解説します。

ファイリングとは

ファイリングとは、書類を特定のルールに基づいて分類し、整理することを指します。書類ファイリングを行うことで、一度整理された書類は必要なときにすぐに見つけることができ、業務の進行をスムーズにします。

ファイリングは単に書類を収納するだけでなく、効率的に必要な情報を迅速に取り出すための仕組みを作ることを目的としています。ファイリングの導入や改善を行うことで、組織全体のパフォーマンスも向上させることが期待できます。

ファイリングが重要な理由

ファイリングが重要視される理由や、もたらす効果を紹介します。

業務を効率化し生産性を向上する

書類が散乱し必要な書類を探すのに余分な時間がかかると、業務が停滞してしまいます。

ファイリングには、書類をカテゴリ別に整理し、ラベリングや文書管理システムを利用することまで含まれます。これにより、必要なときに必要な書類にたやすくアクセスできるようになり、書類を探す時間を大幅に削減できます。重要な書類が見つからず、他の優先事項が後回しになるということがなくなり、組織全体の生産性が向上します。

さらに、効率的なファイリングは業務の透明性を高めます。誰がどの書類を管理しているのかを明確にすることで、チーム全体の連携がスムーズになり、業務フローの改善が期待できます。

書類の取り扱いの間違いを防止する

書類を整理整頓すると、どの書類がどこにあるのかが一目でわかる状態になります。期限の切れた書類や不要になった資料を捨てることで、間違った書類を使用するリスクも低減します。ファイリングの過程で重要な書類を複数の場所にバックアップをとっておけば、万が一紛失が起きた場合にも対応できる体制を整えられます。

管理プロセスの透明性を確保する

ファイリングを徹底することで、書類の管理プロセスが明確になり、各書類の使用状況やアクセス履歴を追跡することができます。これにより、誰がどの書類にアクセスしたのかを把握しやすくなり、必要に応じてアクセス権限を見直すことが可能になります。安全な情報管理が実現し、情報漏洩のリスクが大きく軽減されます。

破損リスクを軽減する

整理された書類は、物理的な管理がしやすくなります。必要な書類を専用のファイルやボックスに収めることで、火災や水害、盗難などのリスクから保護することができます。適切なファイリングは、書類を無駄に破損したり、紛失してしまうリスクを減らし、長期的に安全な管理を続けるために重要です。

法的リスクを回避する

適切にファイリングされた書類は、必要なときに迅速にアクセスできるため、法令遵守に役立ちます。また、悪意のあるアクセスから企業を保護するためにも、ファイリングの重要性はますます高まっています。特に、プライバシー保護に関連する法律が増えている現代では、ファイリングは、必須の対策と言えるでしょう。

ファイリングのコツ

ファイリングについて陥りがちな課題は、整理が不十分であったり、整頓状態の維持ができなかったりすることです。ここでは、効果的なファイリングのコツを解説します。

中身が一目でわかるようにラベルや名前をつける

ファイリングでは、視覚的に把握しやすいようなラベルや名前をつけることが重要です。これにより、必要な書類を素早く見つけ出し、効率的に作業を進めることができます。

まず、ラベルには具体的かつ明確な名前をつけましょう。例えば、「2023年の経費報告書」よりも「2023年4月決算経費報告書」といったように、内容が一目でわかる表現を用いると良いです。過去に遡っても、どの書類なのかすぐに把握できます。

次に、ラベルを色分けすることも効果的です。ファイルや書類を視覚的に整理するために、例えば、経理関連の書類には青、マーケティング関連には黄といったように色を使い分けると、パッと見ただけでどのグループに属するかがわかります。

また、ラベルを読む際に文字が小さいと、視認性が低くなります。適度なサイズのフォントでラベルを作成しましょう。平均的なデスク上で許容されるスペースを考慮し、わかりやすさを重視すると良いでしょう。

さらに、規則性を持たせると検索が簡単になります。例えば、アルファベット順や日付順で整理する方法もあります。この方式により、探したい書類がどの位置にあるかを直感的に把握できるようになります。

カテゴリごとに色分けする

ファイリングは、見やすさを高めるためにカテゴリごとに色分けすると効果的です。色を使うことで、情報を瞬時に把握できるようになり、探しやすくなります。まず保管する書類の種類をリストアップしてみましょう。例えば、請求書、契約書、報告書などが挙げられます。それぞれのカテゴリに対して異なる色を割り当てることで、どの書類がどのカテゴリに属しているかを一目で理解できるようになります。

色を選ぶ際には、明るくてはっきりとした色を選ぶことをお勧めします。例えば、赤は緊急性のある書類、青は一般的な業務書類、緑は環境関連の書類など、色に意味を持たせると良いでしょう。色の多用は逆に混乱を引き起こすこともあるため、あまり多くの色を使わないようにします。

保管期限が切れた書類は適切に破棄する

不要な書類を処分することは、ファイリングの効率を高めるために重要です。適切に破棄することで、限られたスペースを有効活用し、必要な情報にすぐにアクセスできるようになります。

まず、どの書類が保管期限を迎えているかを明確にすることが大切です。多くの書類には法的保管期間が定められています。領収書や請求書は一定期間後に処分できることが一般的です。契約書、税関連書類、保険証券など、各書類がどのくらいの期間保管されるべきかを調べ、特定の日付を過ぎた書類には目印をつけると、見返した際に処分しやすくなります。

書類の見直しを行い、処分する作業を習慣化することで、常にすっきりとした環境を保つことができます。

定期的にファイリングの時間を設けて内容を見直す

定期的にファイリングの時間を設けて内容を見直す習慣を持つことで、整理された状態を維持できます。見直しの時間は、最新の情報を反映させたり、不要な書類を処分したりするチャンスです。

例えば、毎月の終わりに1時間ファイリングの時間を設けるのも一つの方法です。カレンダーにファイリングの時間を記入し、他のタスクと同様にコツコツと続けていくことが大切です。

見直しの際には、確認する内容を事前にリストアップしておくと良いでしょう。必要な書類がきちんと整理されているか、過去の書類の中で保管期限が切れたものがないかなどです。リストを参照すれば、いつでもスムーズに整理や処分の作業に取りかかることができます。

書類の保存を電子化する

書類の保存の電子化はファイリング作業を効率化するために有効です。電子化によって、物理的なスペースを取ることなく、必要な書類を簡単に保管できるようになります。また、検索機能を使うと知りたい情報へのアクセスが迅速になるため、時間の節約にも繋がります。

スキャンしたデータはPDF形式や画像形式で保存でき、クラウドサービスと連携することも可能です。法律を遵守しているか、セキュリティを確保できているか確認することは必須ですが、デジタル化を進めることで書類管理は格段に楽になります。

ファイリングの種類

ファイリングにはさまざまな方式が存在し、特性によって利用シーンが異なりますので見ていきましょう。

バーティカルファイリング

バーティカルファイリングは、ファイルスタンドに書類を直立させて収納する方法です。書類を一目で確認できるため、迅速に情報を取り出すのに適しています。この方法は、高頻度で書類を参照し、書類の確認を短時間で済ませる必要がある場面で利用されます。

バーティカルファイリングの利点は視認性が高い点です。縦に並んだ書類は、どの書類がどこにあるかが一目でわかり、探す手間を省くことができます。また、重ねて収納する必要がないため、書類が折れたり、破れたりするリスクが少ないです。

一方で、書類が多いと、ファイルの取り出しに手間がかかることがあります。さらに、書類を立てて保管することで、細長い書類や大きなサイズの書類には不向きな場合があります。特に長尺の図面や資料は、専用の収納方法を考える必要があります。

バインダーファイリング

バインダーファイリングは、リングバインダーやクリアファイルを使用して書類を整理する方法です。バインダーファイリングの特徴は、書類の追加や取り外しが簡単である点です。業務やプロジェクトの進行に伴い、書類の内容が頻繁に更新される状況において有用です。例えば、プロジェクトの進捗状況や会議の資料をバインダーにまとめることで、情報の整合性を保ちつつ、必要なときに迅速に情報を取得できます。

バインダーファイリングの利点は、必要な書類を開いてすぐに確認することができるところです。また、個々のページが保護され、破れや汚れから書類を守ることができます。さらに、自由にインデックスやラベルを作成できるため、カテゴリごとの整理が容易になります。

注意点は、バインダーが増えすぎるとファイリングエリアが圧迫されるため、定期的な整理が不可欠です。また、リングバインダーの場合、書類の挿入や取り外しが不適切だと、ページが破損することがあるため慎重に取り扱うことが大切です。

ボックスファイリング

ボックスファイリングは、書類をボックス内に収納する手法です。ボックスは複数の書類を一度に収納可能なので、大量の書類を一ヶ所にまとめられます。これによりデスク周りをすっきりと保つことができ、作業環境を整えるのにも一役買います。

注意点として、書類が増えすぎると、ボックスの内容が把握しにくくなり、必要な情報を見つけるのが困難になることがあります。ボックスを固定の場所に置き、探し物の手間を減らしましょう。使用頻度が高いボックスは手の届きやすい場所に、あまり使わないものは別の場所に収納すると効率的です。

書類の分類方法

ファイリングに欠かせない書類の分類法について解説します。

ツミアゲ方式

ツミアゲ方式は、書類やデータを階層的に整理する方法です。関連性のある情報をまとめてひとつのカテゴリに積み上げます。

ツミアゲ方式では、書類を大きな区分から小さな区分へと細分化していくため、情報の全体像を把握しやすくなります。自然な流れで細分化されていくので、ユーザーは自分が求めている情報にすぐにたどり着くことができます。

例えば、会社の文書管理においては、まず「経理」「営業」「人事」という大カテゴリを設け、その中にそれぞれの業務関連書類を追加していく形です。連続的な階層を作ることで、必要な書類を見つける時間を短縮できます。

ツミアゲ方式は特に、情報量が多く、関連性が強いデータ群を管理する際に効果的です。プロジェクトの進行管理や、顧客情報の整理、研究資料の収集等に向いています。また、情報が階層で整理されるため、新しい情報を追加する際も煩雑にならず、既存の構造に自然に組み込むことができます。

視覚的にも理解しやすいため、チームでの情報共有がスムーズに行えるのも大きな利点です。関係者間の認識のズレを防ぎ、効率的なコミュニケーションを実現するのに役立ちます。

ワリツケ方式

ワリツケ方式は、書類をテーマやプロジェクトごとに分類する方法です。複数のプロジェクトやテーマが同時に進行している場合に役立ちます。

例えば、会社の新製品開発に関する書類の場合、最初に新製品の名称やテーマに基づき、関連する市場調査、製品設計、テスト結果などの書類をひとつのフォルダーにまとめます。これにより、特定の製品に関する全ての情報が一箇所に集まり、必要な情報を瞬時に見つけることが可能になります。

書類の量が増えてくると、何がどこにあるのかをすぐに把握するのが難しくなりますが、ワリツケ方式を使用することで、関連性を維持したまま管理できるため、全体を見通しやすく保てます。

事情に合わせたファイリングで情報を適切に管理しよう

ファイリングの手法を理解し、業務のニーズに応じて使い分けることで、効率的な情報管理が可能となります。ファイリングには定期的な見直しや整理が求められることを念頭に置き、着実に運用することが大切です。この記事で案内した手法の利点と注意点を踏まえ、効果的なファイリングをぜひ実践してください。


※ 掲載している情報は記事更新時点のものです。

  • 監修：青井 真吾（AOIS Consulting株式会社代表取締役）

    大学卒業後はIT企業に入社。システムエンジニアとして大手企業向けのERPシステム開発を経験。その後ITコンサルタントとして独立。人材派遣会社の基幹システムの開発、不動産会社の商業施設での販促システムの導入、自動車メーカーでコネクティッドカー開発のプロジェクト管理、SIerでのSalesforceの導入、ファッション業界の企業でのDX推進プロジェクトを経験。現在はAOIS Consulting株式会社を設立し、コンサルティングの傍らIT記事の監修および執筆を手掛ける。

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