• 作成日 : 2025年3月31日

カンバンボードとは？メリットや作り方をわかりやすく解説

タスクの進捗の視覚化は、プロジェクト管理において必須です。カンバンボードは、タスクの可視化を実現し、優先順位付けや業務の整理を簡単にします。この記事では、カンバンボードを利用するメリットや作成方法について案内します。

カンバンボードとは

カンバンボードとは、作業やタスクの進捗を視覚的に管理するためのツールです。タスクを「未着手」「進行中」「完了」といった状態に分けて表示し、作業の流れを一目で把握できるようにする特徴があります。

カンバンボードによりタスクを視覚化することで、担当者や作業の負担を公平に分配することができます。各メンバーがどのような作業に取り組んでいるのかを明確にすれば、適正な業務量を調整しやすくなるため、アジャイル開発やリモートワークの環境でも特に重宝されています。

カンバンボードの利用目的

カンバンボードを利用する主な目的について解説します。

プロジェクトの進捗状況の共有

カンバンボードはプロジェクトの進捗状況を可視化し、チーム全体で情報を共有するのに効果的です。プロジェクトのステータスを一目で確認できるため、作業の効率化やコミュニケーションの円滑化が図れます。

ボードを参照すれば、どのタスクがどの段階にあるのかが明確になります。また、タスクが進行するごとにカードを移動させることで、進捗状況を視覚的に示すことができます。さらに、定期的にボードを見直し、タスクの進捗を確認することで、問題点や遅延の原因を早期に発見できます。

適切なスケジュール調整

カンバンボードはタスクの進行ステップに応じて列を分け、それぞれにタスクを置きます。重要度や納期を考慮しながら優先順位を決めて、スケジュール調整に役立てましょう。進行中のタスクがどれくらいの時間を要しているか、また問題が発生しているかを確認し、フレキシブルにスケジュールを更新することも大切です。

カンバンボードを利用するメリット

カンバンボードを利用するメリットを見ていきましょう。

チームや業務の課題を発見できる

カンバンボードを分析することで、タスクにかかる平均時間やボトルネックになっているタスクが把握できます。チームや業務の抱える改善すべき点が明確になるので、効率化の方法や人員増を検討するデータとして活用できます。

チームメンバーとのコミュニケーションが活性化する

カンバンボードでは、タスクがカードとして表示されるため、チームメンバーは自分が何に取り組んでいるのか、また他のメンバーが何をしているのかを瞬時に把握できます。

タスクの状況や実施期限などがボード上で明示されることにより、時間の無駄が削減され、メンバー間のコミュニケーションが自然と活発になります。また、意思疏通が円滑になり、トラブルが発生した際にも迅速に対処しやすくなります。チーム全体のパフォーマンス向上にもつながります。

カンバンボードの作り方

カンバンボードの作成手順は以下のとおりです。

（１）対応ステージの作成と配置

まず、プロジェクトに必要なステージの種類を考えます。「To Do」、「In Progress」、「Done」の3つのステージが一般的に用いられます。

「To Do」は、開始前のタスクが表示される場所であり、作業の優先順位を設定するために活用されます。このステージにタスクを整理することで、誰が何に取り組むべきかが明確になります。「In Progress」は、現在実施中の作業を示すステージであり、作業の進捗状況をリアルタイムで把握するために重要です。「Done」は、完了したタスクが記録される場所で、チームの成果を振り返るためのリソースになります。

ステージはプロジェクトの特性に合わせて追加や変更も可能です。例えば、開発プロジェクトでは「レビュー待ち」や「テスト中」のように細分化されたステージが求められることがあります。ステージ名には具体的なアクションを反映させると良いでしょう。

あわせて、作成したステージについて定期的に見直しを行う仕組みを設けましょう。プロジェクトが進むにつれて、作業の特性や必要なステージも変わることがあります。

（２）タスクの作成と配置

タスクの作成にあたっては、以下の要素を考慮することが効果的です。

はじめに、タスク名は簡潔かつわかりやすいものである必要があります。例えば、「資料作成」といった具体的な表現が望ましいでしょう。次に、タスクの詳細情報として、どのような作業を実施するのかを説明することが大切です。この詳細部分には、作業内容や必要な情報、関連資料のリンクなどを盛り込みます。

さらに、各タスクの所要時間を見積もって記入します。例えば、タスクが1時間で終わるのか、3日かかるのかを明示することで、チーム全体のスケジュール感を共有しやすくなります。

また、タスクには必ず締切日を設けることをお勧めします。締切日は現実的なものであることが重要ですが、あまりに厳しすぎるものはストレスを引き起こしかねません。

最後に、タスクの担当者を明示します。誰がそのタスクを担当するのかを明確にすることで、責任の所在がはっきりし、タスクの進捗に対するコミュニケーションが円滑になります。

これらを踏まえた上で、カンバンボードにタスクを追加する際には、ボードの各ステージに合わせて「To Do」「In Progress」「Done」といった状態に分け、必要に応じてタスクを移動させます。これにより、タスクの進行状況が視覚的に把握でき、業務の透明性が向上します。

カンバンボードを運用するポイント

カンバンボードを上手に活用していくための注意点を紹介します。

カンバンボードの活用ルールを周知する

カンバンボードを効果的に運用するためには、利用するルールを全メンバーに周知することが不可欠です。

基本的な構成や機能について知り、チーム全員がボードに貼られたカードの状況を確認し、進捗が滞っているタスクは速やかに原因を探り、対応策を話し合いましょう。

チームが成長するにつれて業務の内容やメンバーの役割が変わる場合もあるため、ルール自体を定期的に見直し、柔軟に運用していくことがカンバンボードの効果的な活用につながります。

カンバンボードの足りないところはコミュニケーションで補完する

カンバンボードからは、タスクの進捗や状況は把握できますが、メンバーの個々の意思や感情を読み取ることはできません。各メンバーが抱えるさまざまな感情や意見、または作業に対する姿勢は、ボードの情報だけでは伝わらないことが多いです。例えば、ボード上では「進行中」となっていても、実際にはメンバーがそのタスクに対して不安を感じたり、取り組みに対して消極的であったりします。

そのため、積極的にコミュニケーションを取り、メンバーの状況を確認することが大切です。

まず、定期的な1on1ミーティングを設けることが推奨されます。1on1ミーティングにより、メンバーがアサインされたタスクについて自由に意見を述べたり、抱えている問題について相談できる場を提供します。

また、オープンなフィードバックが可能な環境を構築することも重要です。カンバンボードを適切に活用しているつもりでも、メンバー間で誤解や認識のズレが生じることがあります。フィードバックセッションを行い意見を交換することで、チームの連携が向上し、結果的に作業効率も改善されます。

カンバンボードを積極的に活用し業務を効率化しよう

カンバンボードは作成や利用に特別な知識が不要で、簡単に導入できる管理手法です。カンバンボードを効果的に運用すれば、業務フローの改善やボトルネックの発見が実現できます。メンバー間のコミュニケーションを図りながらカンバンボードを適切に活用し、よりスムーズな業務運営とパフォーマンスの向上を目指してください。

• 監修：青井 真吾（AOIS Consulting株式会社代表取締役）

  大学卒業後はIT企業に入社。システムエンジニアとして大手企業向けのERPシステム開発を経験。その後ITコンサルタントとして独立。人材派遣会社の基幹システムの開発、不動産会社の商業施設での販促システムの導入、自動車メーカーでコネクティッドカー開発のプロジェクト管理、SIerでのSalesforceの導入、ファッション業界の企業でのDX推進プロジェクトを経験。現在はAOIS Consulting株式会社を設立し、コンサルティングの傍らIT記事の監修および執筆を手掛ける。