- 作成日 : 2025年3月3日
チームのタスク管理を成功させるポイントは？おすすめのツールも解説
チームのタスク管理は、業務を円滑に進めるために不可欠な工程です。この記事ではチームのタスク管理を成功させるポイントやおすすめのツールを解説します。
タスク管理ツールの利用がおすすめな理由や選定ポイントも交えつつ、明日からのタスク管理に活かせる情報を紹介しますので、ぜひ参考にしてください。
目次
そもそもタスク管理とは
タスク管理とは、業務やプロジェクトを効率的に進めるために、必要なタスクを細分化して管理することを指します。
チームのタスク管理において、優先順位や期限、担当者を設定して、誰がいつまでにどのタスクを完了させるべきか、現在の進捗状況はどうかを明確に把握することが、プロジェクトのスムーズな進行につながります。
チームのタスク管理を行うメリット
個人だけではなくチームでタスク管理を行うことでより多くのメリットを得られます。ここでは主なメリットを紹介します。
仕事を均等に割り当てできる
チームでタスク管理を行うことで、各メンバーに均等に仕事を割り当てられます。仕事量や業務の進捗を確認した上で、メンバー間の業務量を調整できれば、スムーズに業務が進められて、業務の遅延を防止できます。
チームでのコミュニケーションが活性化する
チームでタスク管理を行うことで、コミュニケーションの活性化も期待できます。タスク管理をチームで行うことで、各メンバーの進捗状況や担当業務が明確になり、必要な情報が迅速に共有可能です。そのため、問題や遅延の兆しがあれば早期に察知し、適切な対応に向けたコミュニケーションを図れます。
また、コミュニケーションが活発な環境では、メンバーが自由に意見交換しやすく、新しいアイデアが生まれやすくなるメリットもあります。
業務の進捗状況を共有しやすくなる
チームでタスク管理を行うことで、業務の進捗状況を共有するハードルが下がる効果もあります。チーム全員が各メンバーのタスクの進行状況をリアルタイムで把握できれば、プロジェクト全体の流れや現在の状況を一目で確認でき、適切な判断や対応が可能になります。
また、特定のメンバーに業務が集中することを防ぎ、チーム全体で業務を分担・支援しやすくなります。
メンバーの責任感が生まれる
チームでタスク管理を行うようにすると、メンバーの責任感にも変化が生じます。チーム内で各メンバーの役割と責任を明確に定義することで、メンバーは自分の職務に対する理解が深まり、優先すべき仕事に集中できます。
また、自分の進捗状況が他のメンバーにも見られているという意識を持つようになり、自然とタスク遂行に対する責任感や緊張感が生まれるでしょう。
トラブルに対応しやすくなる
チームでのタスク管理を適切に行うことで、作業できていないタスクや遅れているタスクを早期に発見できます。プロジェクトのタスクが細分化されているケースでは、タスクの抜け漏れや遅延から生じるトラブルを未然に防ぐことが可能です。
また、迅速な対応やリソースの再配分が可能となり、プロジェクトの遅延や品質低下を防止できます。
チームのタスク管理を成功させるポイント
チームのタスク管理を成功させるために、押さえておきたいポイントを紹介します。ボトルネックを見つける上での参考にしてください。
タスクの優先度をつける
チームのタスク管理を成功させるためには、各タスクの優先度を適切に設定することが重要です。まずは、チーム内でタスクをすべて洗い出し、一覧化することで、各メンバーが全体の進捗状況を理解しやすくなります。
また、プロジェクトの進行や新たなタスクの追加に応じて、優先順位を定期的に見直し、柔軟に対応すると効果的です。
タスクの完了までにかかる時間を見積もる
各タスクにかかる工数の見積もりも、チームのタスク管理の成功に不可欠です。タスクの所要時間を正確に見積もり、各メンバーの作業負荷を均等にすることで、リソースの効果的な配分ができるようになります。
また、プロジェクトの遅延防止にもなり、利害関係者からの信頼担保につながる側面もあります。
必要に応じてスケジュールを調整する
必要に応じて各メンバー間で、スケジュール調整を行うことも求められます。タスクに遅れが生じた場合には、チームメンバー間で協力し、人員配置の変更やタスクの再割り当てなどを検討し、スケジュールを再調整しましょう。
スケジュール調整を行う際には、チームメンバー間での情報共有とコミュニケーションが不可欠です。各メンバーの状況や意見を踏まえた上で、現実的なスケジュール管理を行うことが重要です。
メンバーにタスクの内容を共有する
こまめなタスク内容の共有もポイントです。各メンバーが誰がどの作業を担当し、進捗状況がどうなっているかをリアルタイムで把握することで、進捗確認や報告の手間が省け、業務効率が向上します。
また、タスクを共有することで、各メンバーの役割と責任が明確になるため、チーム全体の連携強化にもつながります。
チームのタスク管理を行う方法
ここでは、チームのタスク管理を行う具体的な方法を2つ紹介します。
ExcelやGoogleスプレッドシートを活用する方法
ExcelやGoogleスプレッドシートを活用してチームのタスク管理を行う方法は、コストをかけずに行える手軽な手段です。セルを活用し、「タスク名」「担当者」「開始日」「終了日」「優先度」「進捗状況」などの項目を設定できます。
また、チーム全体のプロジェクト管理には、ガントチャートが有用です。タスクの開始日と終了日を横軸に、タスク名や担当者を縦軸に配置し、各タスクの期間をバーで表現できます。
ExcelやGoogleスプレッドシートは業務特性に応じて、柔軟なカスタマイズが可能な点が魅力ですが、作成から運用まで、管理する工数がかかってしまうため、コスト対効果を事前に見積もることを推奨します。
タスク管理ツールを活用する方法
チームのタスク管理を効果的に行うためには、タスク管理ツールの導入が有効です。タスク管理ツールを使用することで、プロジェクト内の全タスクを一元管理できます。各メンバーが自分の役割や進捗状況を明確に把握でき、作業の重複や抜け漏れを防止します。
多くのタスク管理ツールには、チャット機能やコメント機能が備わっています。タスクに関する情報交換がスムーズに行えるため、メールのやり取りを減らし、コミュニケーションの効率化も期待できます。
チームのタスク管理におすすめのツール
ここからは、チームのタスク管理におすすめのツールをいくつか紹介します。各ツールの特徴やメリットを解説します。
Microsoft Planner（Microsoft Teams）
Microsoft Plannerは、Microsoftが提供するタスク管理ツールで、Microsoft Teamsとの連携により、コミュニケーションとタスク管理を一元化できます。タスクをカード形式で表示し、進捗状況を一目で把握し、チーム全体のタスクの流れを視覚的に管理できます。
また、タスクの作成や管理は、クリックやドラッグ＆ドロップで直感的に行えます。TeamsやSharePointなど、他のMicrosoft 365アプリとの連携もできるため、Microsoftを日ごろから利用するユーザーにおすすめです。
Google ToDoリスト（Google カレンダー）
Google ToDoリストは、Googleが提供するシンプルで使いやすいタスク管理ツールです。タスクの作成、編集、削除が直感的に行えるため、タスク名や詳細、日時を入力するだけで簡単に管理できます。
また、タスクをカテゴリ別に整理するためのリストも作成でき、仕事やプライベートなど、用途に応じてタスクを分類可能です。Googleカレンダーとの連携はもちろん、PC、スマートフォン、タブレットなど、さまざまなデバイスで同じGoogleアカウントにログインすることでタスク情報がリアルタイムで同期され、便利に利用できます。
Backlog
Backlogは、チームのプロジェクト管理やタスク管理を効率化するためのツールです。日本企業が開発・運営しており、直感的な操作性と豊富な機能で、多くの企業やチームに採用されています。
親子課題機能により、大きなタスクを細分化して各サブタスクに担当者や期限を設定したり、Wikiやファイル共有機能を用いてプロジェクト関連の情報やドキュメントをチーム内で簡単に共有したりできます。
Backlogは、特に、IT領域の開発や保守など、粒度の小さいタスクが多いプロジェクトにおいて、効率的な管理を実現できます。
Brabio!
Brabio!は、クラウドベースのプロジェクト管理ツールです。特にガントチャートの作成に優れていて、Excelよりも手軽にガントチャートを作成でき、プロジェクトの進捗状況を視覚的に把握できます。
また、カレンダー表示やタスク一覧、印刷用ビューなど、多様な視点でプロジェクトを確認できます。
5人までのユーザーであれば、プロジェクト数無制限で無料利用が可能なため、小規模から無料でツールを利用しつつ、徐々に規模を大きくしたいニーズにマッチしています。
Asana
Asanaは、チームのタスク管理やプロジェクト管理を効率化するためのツールです。タスクの作成、担当者の割り当て、期限設定、優先度の設定など、タスクの調整を簡単に行えます。また、繰り返しタスクの設定やテンプレートの利用も可能で、定型業務の管理が効率化できます。
SlackやGoogleドライブ、Microsoft Teamsなど、200以上のアプリやツールと連携できるため、既存の業務フローにスムーズに組み込むことが可能です。
Redmine
Redmineは、オープンソースのプロジェクト管理ツールで、チームのタスク管理や情報共有を効率的に行うための多彩な機能を備えています。チケットシステム、ガントチャート、カレンダー、Wiki、フォーラムなど、プロジェクト管理に便利な機能を標準で搭載しています。
SubversionやGitなどのバージョン管理システムと統合でき、ソースコードの管理と課題追跡を一元化できます。オープンソースであるため、プラグインの追加やソースコードの改変など、自社のニーズに合わせたカスタマイズが可能な点も魅力です。
Jira
Jiraは、Atlassian社が開発したプロジェクト管理および課題追跡ツールで、世界中で12万社以上の企業に利用されています。カンバン方式やスクラム方式など、さまざまなプロジェクト管理手法に対応しており、チームのニーズに合わせた柔軟なプロジェクト運営が可能です。
また、プロジェクトの要件に合わせて、課題のワークフローやフィールド、画面レイアウトなどをカスタマイズでき、3,000以上のアプリやプラグインと統合することで機能を拡張することも可能なため、柔軟性の高いツールといえます。
Wrike
Wrikeは、世界中で20,000社以上の企業に導入されているタスク管理ツールです。複数のメンバーが同時にドキュメントを編集できるライブエディタや、タスク内でのコメント機能、@メンションによる通知など、チーム内のコミュニケーションを円滑にする機能が充実しています。
PC操作に慣れていない方でも、プロジェクトの種類や目的に応じたテンプレートが多数用意されており、スムーズに導入できます。さらに、動画チュートリアルやオンライントレーニング、コミュニティサポートも充実しています。
Stock
Stockは、情報の蓄積と共有をシンプルかつ効率的に行えるタスク管理ツールです。ノート機能を活用して、テキストや画像、ファイルなどの情報を簡単に保存・共有できます。ノートにはメッセージ機能が紐づいているため、チャットツールで情報が流れてしまう問題を解消し、必要な情報を確実に保持できます。
また、フォルダ分けをしてプロジェクトや取引先ごとに情報を整理し、必要な情報へ迅速にアクセス可能です。
タスク管理においては、各ノートに関連するタスクを設定でき、担当者や期限を明確にすることで、業務の抜け漏れを防止します。タスクは日付やメンバーごとに一覧表示でき、チーム全体の進捗状況を把握しやすいです。
チームのタスク管理ツールを選ぶ際のポイント
豊富にあるタスク管理ツールの中で、自社に最適なものを選ぶ際のポイントをいくつか紹介します。
チームの人数に対応しているか
まず、タスク管理を行うチームの人数に対応しているかを確認しましょう。タスク管理ツールは、ユーザー数に応じた料金プランが設定されているケースが多いです。小規模チーム向けのプランや、大規模チーム向けのプランなど、チームの規模に合ったプランを選ぶことで、コストを最適化できます。
大規模なチームでは、プロジェクト全体の管理や複数部門間の連携が求められるため、ガントチャートや進捗管理、ファイル共有などの機能面も着目しつつ、ツールを選定するとよいでしょう。
メンバー全員が使いやすいツールか
メンバーが使いやすいかという観点も重要です。ツールのUIがシンプルで誰でも直感的に操作できることや、チャットツールやカレンダーなどの連携がスムーズにできるのかを見極めることがポイントです。
必要な機能は揃っているか
必要な機能が搭載されているツールを選びましょう。特にツールの導入に慣れていないメンバーが多い場合には、カンバン方式が採用されているツールがおすすめです。
タスクをカード形式で表示し、ドラッグ＆ドロップで進捗を管理できるため、視覚的にタスクの状態を把握しやすく、チーム全体での共有が容易です。
自社に合った料金プランがあるか
自社に合った料金プランの有無も確認が必要です。予算に限りのある場合は特に、ツールに用意されている各プランで利用可能な機能とその料金を比較し、自社のニーズに合致したプランを選択することが重要です。
また、チームの拡大やプロジェクトの増加に伴い、ユーザー数や必要な機能が変化する可能性もあります。そのため、将来的なニーズにも対応できる柔軟なプランを提供しているツールを選ぶことが望ましいです。
無料トライアルやお試し期間はあるか
無料トライアルやお試し期間の有無も確認しましょう。導入前にツールの機能や操作性を実際に体験し、自社の業務フローやチームメンバーの使い勝手に適しているかを判断できます。
また、トライアル期間が終了した後の流れについても、事前に把握しておくことで、自動更新の防止やツール選定の検討に時間を割けるでしょう。
チームのタスク管理ツールを導入する際の注意点
タスク管理ツールの導入は、多くのメリットや恩恵がある一方で、いくつか注意点もあるため、あわせて確認しておきましょう。
管理方法やフォロー体制を整備しておく
タスク管理ツールの導入に際し、タスク管理方法を必要に応じて、刷新する必要があります。タスク管理の手法やルールをチーム全体で統一し、改善の余地があれば対応することが重要です。
また、タスクの遅延が発生した際に、迅速にフォローできる体制を整えておくことが求められます。具体的には、遅延時の対応手順や責任者を明確にし、問題解決に向けたプロセスを定めておくとよいでしょう。
コミュニケーションの取り方をすり合わせる
管理ツールの運用がうまくいっているだけで、業務が効率化したり、生産性が向上したりするわけではありません。管理ツールを活用して、コミュニケーションの質を高めていく必要があります。
管理ツール内の情報をもとに日々のチャットでコミュニケーションを図るのか、定例を設けてすり合わせを行うのかで、管理ツールの活かし方も異なります。管理ツールはあくまでも業務を進める上での手段に過ぎないため、目的を達成する上でのコミュニケーションをどのように図るのかを吟味することが求められます。
目的を明確化した上でタスク管理ツールを導入しましょう！
チームでのタスク管理にツールを用いることは、業務を進める上での助けとなることが多いです。一方で、目的が明確化されていないと、ツールの導入前よりも管理コストや従業員の負担となるリスクもあります。
タスク管理ツールを活用して、どのような課題を解決したいのかをクリアにしつつ、本稿を参考に、自社の最適なツールを選ぶことが大切です。
※ 掲載している情報は記事更新時点のものです。
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