• 作成日 : 2025年2月6日

議事録の目的とは？会議によるゴールの違いや書き方、テンプレートを紹介

議事録の目的は、会議や打ち合わせの内容を記録し、決定された事項を次回の戦略に活かすことです。ただのメモではなく、会議後の各自の行動を明確にするツールとして役立ちます。この記事では、議事録の具体的な目的やその決め方、効果的な書き方について解説します。

議事録の目的とは？

議事録の目的は、「会議の内容を正しく残すこと」です。これだけ聞くと「記録を残すだけなら意味ないんじゃない？」と思うかもしれません。しかし、議事録は、ただのメモではなく、会議の中でどのような決定がなされたのかを簡単に振り返るための大切な記録です。

例えば、ある会議で新しいプロジェクトの開始が決まった場合、その具体的な内容や進め方が議事録に書かれていれば、関係者が進捗を把握しやすくなります。また、未解決の課題を記録しておけば、次回の会議でしっかりフォローアップできます。

このように、議事録はただ書き残すだけではなく、会議後の行動をスムーズにするために役立ちます。

会議の種類による議事録の目的の違い

議事録の目的は、会議の種類によって変わります。それぞれの会議には異なる役割や期待される結果があり、議事録に求められる内容もそれに応じて異なります。

定例会議

定例会議は、進捗や課題を共有する場です。この会議の議事録では、何が進んで何が止まっているのか、次にどんなアクションが必要なのかをはっきりさせることが肝心です。例えば、進捗報告をそのまま書き写すだけではなく、「Aさんが〇〇のタスクを来週までに終わらせる」といった次のステップを書き込むことが役に立ちます。

プロジェクト会議

プロジェクト会議は、具体的な課題解決や計画の確認が目的です。議事録には、プロジェクトの進行状況や議論の中で決まったことを具体的に書く必要があります。例えば、「デザイン案Bを採用し、今月中にクライアントに共有する」という形で、誰が何をいつまでに行うのかがわかる書き方を心がけるべきです。

1 on 1 ミーティング

1 on 1 ミーティングでは、個々の成長や課題解決が主題です。この場合、議事録はシンプルで構いません。「Bさんは次回の面談までに〇〇を学び、実践する」といった形で、本人が次にやるべきことを明確に記録するとスムーズに役立ちます。

アイデア会議（ブレインストーミング）

アイデア会議は、自由な発想を集める場です。この会議の議事録は、全ての意見を簡潔に残しつつも、採用する案や次に検討すべき案を最後にまとめることがコツです。例えば、「〇〇案については具体化を進め、来週の会議で詳細を確認する」と締めくくると、行動に移しやすくなります。

取引先との会議（商談）

商談の議事録は、後日のトラブルを防ぐために要点を正確に残すことが求められます。「見積もりを再検討する」「〇〇の納期を確認する」など、双方が合意した内容を記録するのが大切です。例えば、次回までの宿題が明確になるように、「A社に〇〇を提案する」と記録すると便利です。

議事録の目的を達成するための書き方のポイント

決定事項や結論がわかる

議事録は、会議で決まったことを明確にするために書きます。例えば、「次回のキャンペーンは案Aで進める」といった結論がわからなければ、後で「結局どっちに決まったの？」と振り返るのに時間がかかります。

議事録では、会議の決定事項を一目で理解できるように記録します。あいまいに書くことを避け、「案Aの理由はコストと効率の面から採用」と背景を加えると、さらに効果的です。

各自のやるべきことがわかる

議事録には、会議での結論だけでなく、それを踏まえて誰が何をするのかを書き残します。タスクが決まっておらず各自が行動に移せない状況を防ぐためです。

例えば、「Aさんが来週までにデザイン案を修正」「Bさんが見積もりを確認」といったように具体的に記録すると、行動に移しやすくなります。このように、会議で話した内容を基に、次のアクションをスムーズに進められるように書くことが大切です。

会議に不参加の人も内容を把握できる

議事録は、会議に出席していない人が内容を理解するためにも役立ちます。不参加の人も議事録を読んだときに、「なぜこの決定に至ったのか」がわかるように書くことが必要です。

例えば、「案Bはコストが高すぎるため不採用」「案Aは効率的で採用」と背景をしっかり記録します。これにより、不参加者も会議の流れを把握でき、次の行動に無理なく参加できます。参加者以外にも役立つ議事録が、良い議事録の書き方です。

議事録を素早く提出するためのコツ

議事録は、会議後にできるだけ早く提出することで、参加者全員が次のアクションにすぐ移れるようになります。時間が経つと記憶があいまいになり、修正が必要になることも多いです。以下では、スピーディに議事録を仕上げるためのコツを紹介します。

会議前に事前情報を入力しておく

会議が始まる前に、会議名、日時、出席者などの基本情報をあらかじめ記入しておきましょう。また、会議の目的や議題も事前に記録しておけば、会議中は議論に集中しながらポイントを記録できます。

例えば、会議のアジェンダがあれば、それをテンプレートに組み込んでおくと便利です。

会議中に記録を進める

会議中にリアルタイムで議事録を記録する習慣をつけると、終了後の作業が大幅に減ります。議論の流れに集中しつつ、結論や決定事項が出た瞬間に書き留めると、あとで「何が話されたか」を振り返る手間が省けます。

また、議事録を記入する担当も決めておきましょう。重複して記録するのを防ぎ、効率が上がります。

要点をわかりやすく書く

議事録には、すべての発言を記録する必要はありません。結論、理由、次にやるべきことの3点を押さえて書くことで、簡潔かつ素早くまとめられます。話し合いの中での結論や決定事項、次にやるべきことに集中して書きましょう。

例えば、「A案を採用する。理由は〇〇と△△」「Bさんが来週までにタスクを進める」といった形で、誰が何をするのかも明確にすると、会議後の行動に役立ちます。

テンプレートを活用する

効率化にはテンプレートやツールの活用が役立ちます。例えば、議事録専用のテンプレートを用意しておけば、毎回ゼロから作る手間が省けます。

議事録テンプレート一覧（無料）

マネーフォワード クラウドでは、議事録の作成に役立つひな形やテンプレートを提供しています。下記リンクから無料でダウンロードできますので、カスタマイズしながらご活用ください。

議事録（ワード）テンプレート

議事録（エクセル）テンプレート

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議事録作成ツールを活用する

音声の文字起こしツールやクラウドベースの議事録作成ツールを使うと、記録のスピードが上がります。特に会議中は、メモを取る手間を減らし、ツールにサポートをしてもらう方法もあります。

議事録の目的を押さえて効率良く作成しよう

議事録の目的は、会議内容を正確に記録し、次の行動をスムーズにすることです。効率的に作成するには、会議前にテンプレートへ日時や議題を入力して準備し、会議中は結論や決定事項、次の行動を中心に記録します。リアルタイムでの記録がスピードを上げるポイントです。

また、音声文字起こしツールやクラウド型議事録ツールを活用すれば、記録の負担を減らせます。完成した議事録は早めに共有し、関係者全員が次のアクションに進めるようサポートしましょう。テンプレートやツールを取り入れれば、効率と精度を両立できます。

• 監修：青井 真吾（AOIS Consulting株式会社代表取締役）

  大学卒業後はIT企業に入社。システムエンジニアとして大手企業向けのERPシステム開発を経験。その後ITコンサルタントとして独立。人材派遣会社の基幹システムの開発、不動産会社の商業施設での販促システムの導入、自動車メーカーでコネクティッドカー開発のプロジェクト管理、SIerでのSalesforceの導入、ファッション業界の企業でのDX推進プロジェクトを経験。現在はAOIS Consulting株式会社を設立し、コンサルティングの傍らIT記事の監修および執筆を手掛ける。