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  • 更新日 : 2025年1月21日

物品購入時の稟議書はどのように作成する？便利なテンプレートも紹介

稟議書は、物品の購入や契約の締結などを行う際に、会社内の意思決定をスムーズに進める重要な書類です。特に、物品を購入するために作成する稟議書は、購入する物品の必要性を明確に示し、予算や承認プロセスの透明性を確保する役割を果たします。

当記事では、稟議書の基本的な役割や書き方、作成時に注意すべきポイントについて詳しく解説します。

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稟議書とは？

稟議書とは、物品を購入する際に上長や決裁権を持つ人から承認を得るために使用される書類で、物品の購入時に用意する場合は「購買稟議書」や「備品購入稟議書」と呼ばれることもあります。特に高額な備品や、社内全体で使用する物品を購入する場合に提出が求められます。

稟議書の役割は、購入の必要性や費用の妥当性を明確に示し、組織内での合意形成をスムーズに進めることです。稟議書を正確に作成し提出することで、業務効率化や予算管理を正しく行えます。

物品購入の際に稟議書はなぜ必要？

物品購入時に稟議書を作成すると、手続きがスムーズになり、組織全体に多くのメリットをもたらします。稟議書が必要な理由は下記の通りです。

  • 購入する物の再確認ができる

稟議書を作成するときには、購入する物品の詳細を改めて整理・確認することになります。商品の仕様や価格、納期、必要数量が正確かあらためてチェックすると、不要な誤発注や予算の無駄遣いを防げます。

  • 会議の手間が省ける

稟議書は、購入の理由や目的を書類として共有するので、口頭で説明するための会議を省略できます。事前に情報を稟議書にまとめておけば、関係者間の調整がスムーズになり、意思決定のスピードも上がります。

  • 責任の所在が明確になる

稟議書は、誰が承認し、どのような理由で購入が決定されたのかを記録する役割も担います。購入に関する責任の所在が明確になるので、後々のトラブルを防げます。たとえば、商品の不具合や予算の超過が発生した場合でも、稟議書をもとに対応を進められます。

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物品購入時の稟議書の項目は、どのような物品を購入する際もある程度共通しています。稟議書をスムーズに作成するには、無料のテンプレートを活用するのがおすすめです。テンプレートは下記からダウンロードが可能です。

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物品購入用の稟議書に記載する項目

物品購入の稟議書には、下記の項目を記入しましょう。

申請日・決済日申請日と決済日は、購入プロセスを開始した日と承認が完了した日を記録します。これにより、手続きの進行状況を明確に把握でき、トラブル時の確認にも役立ちます。
部署・担当者物品購入を申請した部署と担当者を明記します。責任の所在を明確にし、必要に応じて問い合わせや確認がスムーズに行えます。
件名購入の目的を一目で分かるように簡潔に記載します。例として「○○機器購入申請」などが挙げられ、文書の内容がすぐに把握できるようになります。
内容購入する物品の詳細（名称、数量、仕様）を記載します。何を購入するのかが具体的に分かるようにしておくことで、誤発注のリスクを軽減します。
購入理由購入の必要性や目的を明確に説明します。「業務効率向上のため」などの理由を記載し、関係者の納得を得る基盤となります。
支払金額購入にかかる金額を正確に記載します。予算内での支出かを確認する重要な項目で、承認の可否にも影響します。
支払日・支払方法支払いのタイミングと方法（振込、現金払いなど）を記載します。取引先との信頼関係や予算管理に直結するので、必ず記載しましょう。
発注先物品を購入する取引先の名前と連絡先を記載します。信頼性の確認やトラブル時の対応を円滑に進めるための情報です。
承認欄承認者の名前や印を記載する欄を設けます。誰が購入を承認したかを明確にし、責任の所在を記録するためです。

物品購入用の稟議書を作成するときのポイント

物品購入用の稟議書を効果的に作成するには、内容の明確さや正確性、事前準備が重要です。以下のポイントを押さえて、承認が得やすい稟議書を作成しましょう。

明確さ・簡潔さを意識する

稟議書の確認者である上長や決裁権者は、日々多忙な業務に追われていることが多く、稟議書を詳細に読み込む時間を確保するのが難しい場合もあります。そのため、稟議書は内容を簡潔かつ明確に伝えることが非常に重要です。

具体的には、「5W1H」（誰が、何を、いつ、どこで、なぜ、どのように）を意識しながら記載すると、稟議書の内容が整理され、読み手にとっても分かりやすくなります。

また、専門用語の多用や曖昧な表現は避け、分かりやすい言葉で記載することもポイントです。要点を押さえた文書作成は、承認者の負担を軽減でき、承認までのスピードも早くなるでしょう。

購入のメリットを明記する

稟議書の中でも特に大切なのは、購入のメリットを具体的かつ説得力を持たせて記載することです。稟議書は、組織内での合意形成と予算の承認を得るためのものなので、購入により得られる成果やメリットを明確に伝える必要があります。「この製品を導入することで、従来比20％のコスト削減が見込まれる」「現状では対応が遅れている○○業務が、購入により改善される」といった具体的なデータを示しましょう。

また、コストパフォーマンスや投資対効果についても触れると、稟議書の説得力が高まります。購入が組織全体に及ぼす好影響や、長期的なコスト削減の見込みについても簡潔に触れると良いでしょう。

誤字脱字には十分注意する

稟議書に誤字脱字が含まれていると、書類の信頼性が損なわれるだけでなく、差し戻しや修正依頼が発生し、承認プロセス全体が遅れてしまいます。提出前には必ず内容を見直し、誤字脱字や不正確な情報がないかを確認しましょう。特に、金額や数量、支払期日などの重要な項目にミスがあると、購入計画そのものに影響を及ぼす可能性があります。

また、敬語やビジネスマナーにも注意を払い、丁寧で適切な表現を使用することで、稟議書全体の印象が良くなります。心配な場合は、提出前に同僚や上司にダブルチェックを依頼しましょう。

事前に十分な調査を行う

稟議書の説得力を高めるには、購入する物品に関する十分な調査が欠かせません。購入の必要性を裏付けるデータや具体的な情報を用意し、購入が必要だと証明しましょう。

たとえば、同様の製品と比較して価格が適切であることや、他社の実績などを記載しておくと説得力が増します。また、購入によるデメリットについても予測しておき、それをどのように回避するかを記載すると、稟議書全体の信頼性が高まります。

調査が不十分だと、承認者が疑問を抱き、却下されるリスクが高まるため、事前の情報収集は念入りに行いましょう。

関係者に話を通しておく

稟議書の提出前に、上長や関係部署と事前にコミュニケーションを取っておくと、承認をスムーズに進められます。事前に購入の必要性や目的を説明し、懸念点や疑問を解消しておくと、稟議書提出後のトラブルを防げるでしょう。

たとえば、上長や決裁者に「購入したい物品が必要な理由」や「予算への影響」を具体的に説明することで、稟議書内容への理解を深めてもらえます。また、関係者の意見を事前に反映させておけば、稟議書の完成度も向上します。

稟議書作成のための準備を怠ると、承認過程で想定外の指摘を受け、書類の修正や差し戻しにつながる可能性があります。日頃からコミュニケーションを重視し、関係者全員が納得してくれる内容に近づけておくことが大切です。

物品購入の稟議書作成で業務効率化を

稟議書は、会社内での合意形成や意思決定を円滑に進めるために欠かせないツールです。物品購入時に稟議書をきちんと作成しておくと、上長や関係者からの承認を得やすくなり、業務効率化にもつながります。

物品購入のために稟議書を作成する場合は、テンプレートや事前調査を活用し、ミスや不足がないように準備しましょう。適切な稟議書を作成することで、組織全体のプロセスがスムーズに進み、業務を円滑に進められます。


※ 掲載している情報は記事更新時点のものです。

  • 【監修】マネーフォワード クラウド 業務効率化の基礎知識 編集部

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