- 作成日 : 2024年12月27日
テキストコミュニケーションとは？苦手な人でも上手にできるポイントを解説
テキストコミュニケーションは、メールやチャットツールなど、ビジネスシーンや日常生活において広く利用されています。特に、対面での会話が難しい場面や、記録として残したい場合に便利です。
しかし、テキストコミュニケーションは苦手だと感じる人もいます。
今回は苦手意識を克服し、よりスムーズにテキストコミュニケーションを行うためのポイントについて解説します。
目次
テキストコミュニケーションとは
テキストコミュニケーションとは、文章を通じて情報を伝達したり意見を共有したりすることです。形式はメールやSNSなど様々です。
ビジネスでテキストコミュニケーションが利用される場面
まず、テキストコミュニケーションが、ビジネスのどのような場面で用いられるか見ていきましょう。
社内連絡
チャットツールや、メールを利用したテキストコミュニケーションにより、社内での情報共有や連絡を迅速で効果的に行えます。社員同士でリアルタイムに情報を交換し、意思疎通を図ることができます。
プロジェクト管理
プロジェクトチームでは、進捗状況や課題の報告がテキストコミュニケーションを通じて行われることが多いです。定期的なレポートやタスクの期限確認も、テキスト形式で実施すれば可視化でき、チーム全体の連携が深まります。
顧客とのやり取り
顧客とのやりとりでも、テキストの利用は欠かせません。カスタマーサポートや営業活動では、メールやチャットボットで問い合わせに対応し、顧客のニーズを的確に把握しています。履歴に残るテキストベースのやり取りは、顧客の信頼感を高める要素として重要です。
テキストコミュニケーションが重要視される背景
テキストコミュニケーションの重要性が増した理由は以下のとおりです。
テレワークが拡大した
テキストコミュニケーションは、インターネット環境さえあれば、離れた場所にいる相手と簡単にやり取りができます。グローバルなビジネス環境でも地理的な制約を取り除いてやりとりできれば、移動の時間やコストを削減できます。
時差があっても任意のタイミングでメッセージを送れますし、相手も自分の都合が良いタイミングで応答できるため、柔軟にコミュニケーションを図れます。
マルチタスクを実現できる
テキストコミュニケーションは、他のタスクと同時並行で行えます。会議中や作業中の人でも、メッセージにならリアルタイムで応じられるので、効率的に稼働できます。忙しいビジネスパーソンにとって、生産性を高められる点が魅力的です。
テキストコミュニケーションのメリット
テキストコミュニケーションには便利な点も多いです。以下のようなメリットがあります。
誤解が生じづらい
テキストコミュニケーションは、話し言葉に比べて一貫性があり、表現が明確です。文章にする際に言葉を選択したり表現を吟味したりできるため、誤解を招くリスクが低くなります。また、受け手は何度も文章を読み返せるため、不明点や疑問点を洗い出しやすくなります。
記録として保存できる
テキストコミュニケーションなら、内容を記録として簡単に保存できます。例えば、メールやチャット履歴は、後から見返せば正確な情報を確認できます。エビデンスが大事なプロジェクトの管理に役立ちます。
都合に応じて確認できる
テキストコミュニケーションは、双方が即座にリアルタイムでやり取りを行う必要がありません。送信されたメッセージを、都合に合わせて閲覧できるため、忙しい時には時間を有効に使えます。ちょっとした空き時間に利用できる点が効率的と言えるでしょう。
コミュニケーションを活性化できる
テキストコミュニケーションでは、絵文字などを使用すれば、ちょっとした感情やニュアンスを伝えられます。文面に明るさや親しみが加わって、温かみのある関係の構築に役立ちます。
テキストコミュニケーションの注意点
テキストコミュニケーションには注意点もあります。主な課題を紹介します。
情報の伝達が一方向になりがち
テキストコミュニケーションでは、すぐに反応や返信ができない場合もあります。上司から指示や情報が送られても、返事をするまでの間が生じれば意思疎通がスムーズに進まないと思われてしまう可能性があります。
迅速な対応が求められる場合には不向き
テキストコミュニケーションでは、相手の返答を待たなければいけないため、緊急の案件には不向きです。迅速な対応が必要な場面では、電話や対面でのコミュニケーションに切り替えたほうがよいでしょう。
情報が埋もれるリスクがある
グループチャットやメールで大量のメッセージが飛び交う環境だと、重要な情報を見落としがちです。確実に伝えたい時には、相手が内容を把握しているのかリマインドしたほうが安心です。
今、求められているテキストコミュニケーション能力は？
今、ビジネスの現場でどのようなテキストコミュニケーション能力が求められているのでしょうか。おさえておきたいポイントを述べます。
情報を正確に伝えられる
テキストコミュニケーションにおいては、まず情報の正確な伝達が不可欠です。誤解を招かないような言葉を選び、相手の理解度を考慮して表現しましょう。技術的な説明など、専門用語を使用する際にはわかりやすい表現にかみ砕いて言い換えましょう。
相手の反応を敏感に読み取り対応できる
テキストコミュニケーションは言葉だけでなく、その背景にある感情も大切です。言葉遣いやリアクションのトーンに敏感になり、相手のおかれている状況や気持ちを感じ取って、次の返信に活かしましょう。
文脈を意識できる
チャットの断片や短い発言のニュアンスに惑わされず、場面や関係性に応じたコミュニケーションを心がけましょう。議題や論点がどこにあるのかを常に意識することで、話が脇道に逸れずスムーズに進みます。
テキストコミュニケーションを上手に行うポイント
テキストコミュニケーションでは言葉の選び方や文の構成、情報の整理がカギになります。ここでは、テキストコミュニケーションを効果的に行うためのポイントについて説明します。
1文は短く
短い文は、明確な情報を伝えやすく、読みやすさを向上させます。1文の中に含めるアイディアは1つまでと意識して的確にまとめましょう。
結論や目的を先に提示する
5W1Hを念頭に、結論や目的を先に記載します。過程や理由を先に述べてしまうと読み手が必要な情報を整理しにくく、誤解を生む原因になります。最重要点を説明してから補足情報を追加すると分かりやすいです。
相手に求めるアクションを明確にする
どのようなレスポンスをいつまでに欲しいのか、こちらの要望をわかりやすく提示することも重要です。あらかじめ伝えておくことで、不要なすれ違いを防げます。
引用や画像を適切に取り入れる
資料やデータを引用すると、情報の背景が伝わりやすくなり説得力が増します。画像で視覚的な要素も取り入れれば、文字のみの説明に比べて理解が深まります。
早いレスポンスを心がける
テキストコミュニケーションは複数回のやりとりを前提とするので、返信が滞ると業務がそこでストップするケースもあります。ツールの通知設定を調整したり、テンプレートを準備したりといった工夫を行い、なるべく迅速な返答を心がけると好印象です。
テキストコミュニケーションが苦手な人とやりとりするコツ
テキストコミュニケーションを得意としない方に対して、スムーズにやりとりを行うためのポイントがあります。コツをつかめば、相手との距離を縮め、より良いコミュニケーションになります。
具体的な表現を心がける
「こちらの件についてですが…」のような漠然とした言い回しではなく、「○○という内容について、△△をお聞かせいただけますか？」といった具体的な表現を使うことで、相手も理解しやすくなります。
定期的に進捗確認する
テキストコミュニケーションが苦手な人は、メッセージの確認を後回しにしてしまうこともあります。「先週の進捗はいかがでしょうか？」といった形で適度に情報を確認し合うことで、負担感を軽減しながら情報共有を行えます。
返信しやすい文面にする
相手から回答が欲しい時は、答えやすい文章を意識することが肝心です。「箇条書きにする」「クローズドクエスチョンにする」「複数の選択肢を提示して選んでもらう」など、短時間で返信できる文面にすると効果的です。
まとめ
テキストコミュニケーションは、現代ビジネスにおいて欠かせない要素です。形式は進行形で多様化しており、適切なスキルを身につけることが求められています。
テキストを通じたやりとりの良さを活かし、相手に伝わるメッセージを工夫して円滑なコミュニケーションを実現していきましょう。
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