- 作成日 : 2024年12月25日
マイクロソフトプランナーの特徴やメリットは？料金や類似サービスとの違いを紹介
マイクロソフトプランナーは、マイクロソフトが提供するタスク管理のツールです。
操作が簡単で、タスクの管理をしやすいだけでなく、Microsoft365の各種アプリケーションと連携できることが、マイクロソフトプランナーの大きな特徴です。本記事では、マイクロソフトプランナーの特徴やメリットなどについて解説します。
目次
マイクロソフトプランナーとは
プロジェクトのタスク管理を効率的に進めるためのツールには、さまざまなものがありますが、代表的なものにマイクロソフトプランナーがあります。
そこで、以下では、マイクロソフトプランナーの概要と特徴について説明します。
マイクロソフトプランナーはタスク管理の効率化ツール
チームでプロジェクトを効率的に進めていくためには、仕事の優先順位や期限を適切に管理するタスク管理が重要です。
マイクロソフトプランナーは、マイクロソフトが提供するタスク管理のためのツールです。個人用のタスク管理ツールと比べて、さまざまな機能を有していて、特に多人数で協力しながらプロジェクトを進めていく場合に効果を発揮します。
また、作業の進捗状況や各担当の負荷を可視化できるため、目標の達成に向けて、効率的な役割分担を考える際にも役立ちます。
さらに、Outlook、SharePoint、OneNoteなど、Microsoft365の各種アプリケーションと連携できることも、マイクロソフトプランナーの大きなメリットであるといえます。
マイクロソフトプランナーの特徴
マイクロソフトプランナーには、他のツールと比較した際、多くの特徴があります。
以下で主なものを紹介します。
マニュアル不要で直感的に操作できる
マイクロソフトプランナーの最大の特徴は、ユーザーが操作しやすいシンプルにデザインされた画面です。タスク管理ツールを使ったことがない人でも、簡単に操作できるように工夫されています。
したがって、マニュアルを読み込む必要はなく、誰でもクリックしたりドラッグ＆ドロップしたりといった、直感的な操作でタスク管理ができます。パソコンに不慣れなメンバーもすぐに使い始めることができ、スムーズにプロジェクトを開始することが可能です。
タスクの進捗を把握しやすい
マイクロソフトプランナーでは、タスクをカード形式で管理します。チームが優先的に取り組まなければならないことを一目で確認できるため、チーム内のタスク管理を容易に行えます。
また、タスクごとに個人の負荷を把握できるため、各メンバーの業務調整を行いやすいというメリットもあります。
さらに、グラフ化などの機能を上手に使うことで利便性が向上し、今までタスク管理にかけていた手間を大幅に削減できるでしょう。
担当者変更やコメントのやりとりが簡単
プロジェクトを進めていく際には、臨機応変な担当の変更が必要な場合があります。マイクロソフトプランナーでは、新しいメンバーが増えた場合や担当者が変更になった場合でも、簡単に追加や変更ができます。
また、新規にタスクが割り当てられた時には、メンバーに通知されるようになっているため、連絡漏れがなく安心です。
さらに、タスク内にコメントを残せるので、タスクの中で質問や報告を完結できます。
Microsoft 365のアプリケーションと連携できる
マイクロソフトプランナーは、Outlook、SharePoint、OneNoteなど、Microsoft365の各種アプリケーションと連携可能です。
例えば、マイクロソフトプランナーのタスクをOutlookの予定表に追加したり、SharePointに保存しているファイルをタスクに添付したりすることができるため、大幅に利便性が向上します。
マイクロソフトプランナーの料金プラン
マイクロソフトプランナーは、Microsoft 365の一部のプランに含まれています。ただし、個人向けのMicrosoft 365プランでは利用できませんので、注意してください。
法人向けMicrosoft 365プランの契約が必要
マイクロソフトプランナーを使用するためには、Microsoft 365プランの契約が必要です。
Microsoft 365とは、マイクロソフトのさまざまなアプリケーションがまとめられたクラウドサービスのことです。
Microsoft 365はサブスクリプション型のサービスで、初期費用なしで利用を開始できる点が大きな特徴です。
また、Microsoft 365には、大きく分けてビジネスプランと個人用プランの2種類がありますが、マイクロソフトプランナーを使用するためには、ビジネスプランの契約が必要であることに注意しましょう。
マイクロソフトプランナーの導入がおすすめなケース
マイクロソフトプランナーは、どのような企業に役立つツールでしょうか。
特に、以下のような問題を抱えている場合に、大きな効果を発揮するツールです。
担当の引継ぎに苦労している
プロジェクトに新しいメンバーが加わったり、メンバーの担当が変わったりする場合には、業務の引継ぎが必要です。その際、業務の遂行に必要な情報がバラバラに保管されていると、引継ぎに苦労することになります。
マイクロソフトプランナーでは、タスクにコメントを残せるため、過去の経緯や検討事項などを一カ所にまとめておくことができ、引継ぎの際に大変便利です。
また、タスク管理が適切に行われることで、突然の担当変更に対してもメンバー同士でフォローし合いながら、臨機応変に対応できます。
プロジェクトの進捗が見えず、管理が大変
プロジェクトの管理方法はさまざまですが、Excelを使ったタスク管理を行っている場合、メンバーからの進捗報告は、メールなどの別手段になってしまい、非効率になりがちです。
マイクロソフトプランナーでは、プロジェクトの進捗を共有しつつ可視化できるため、多くのタスクを抱えていても、プロジェクトの進捗をリアルタイムに確認できます。
プロジェクトの進捗が順調であれば、各メンバーの業務を平準化し、業務量の偏りをなくすなど、進捗以外の部分に対しても気を配れるようになるでしょう。
作業に抜けや漏れが多発している
プロジェクトを遂行する過程では、予期しないトラブルや想定外の事象が発生することが避けられません。このような場合、各メンバーはイレギュラーな対応を迫られることになり、作業に抜けや漏れが発生しやすくなります。
しかし、マイクロソフトプランナーを使用していれば、作業の重要度・緊急度を振り分けした上で、タスクに優先順位をつけられるため、作業の抜けや漏れを防止できます。
マイクロソフトプランナーと連携できるアプリケーション
マイクロソフトプランナーを利用することの大きなメリットとして、Microsoft365の各種アプリケーションと連携できる点が挙げられます。
特に、OutlookやSharePointと連携することによって、タスクの登録とメンバーへの周知を同時に行えるため、業務を効率的に進められます。
Outlookとの連携
Outlookの予定表に、マイクロソフトプランナーのタスクを表示できます。それによって、マイクロソフトプランナーで管理していないスケジュールを含めて、より適切な計画を立てられます。
また、マイクロソフトプランナーの各タスク内にはコメント欄が設置され、タスクの進捗状況や補足情報などを入力できます。
コメント欄に記載したメッセージは、Outlookメールで他のメンバー宛にも通知できるため、情報の伝達漏れを防げます。新たにタスクの担当になったメンバーにも、自動でそのメンバーのOutlookメールアドレス宛に通知されるため、大変便利です。
SharePointでは、サイトを作成することによって、さまざまな情報を一元管理できます。
サイトは自由にカスタマイズ可能で、プロジェクトの目的やチームのニーズに合わせた内容にすることができます。
また、サイトをメンバーに公開することで、リアルタイムに必要な情報を共有することが可能です。
このようなSharePointに対して、マイクロソフトプランナーを連携させることで、SharePointのサイトから、マイクロソフトプランナー上のタスクを確認したり、操作したりできます。
タスクを含めて情報を一元管理することで、プロジェクトメンバーの利便性を高められるでしょう。
マイクロソフトプランナーと類似サービスの比較
タスク管理のサービスには、マイクロソフトプランナー以外にもさまざまなものがあります。
各サービスの特徴やマイクロソフトプランナーとの相違点について紹介します。
Microsoft To Do
Microsoft To Doは、マイクロソフトプランナーと同様に、マイクロソフトが提供するタスク管理ツールです。
Microsoft To Doの特徴は、Microsoftアカウントの作成さえすれば、誰でも無料で使える点です。しかも iPhone、Android、Windows、Web の間で同期できます。
Microsoft To Doは、仕事や予定をリスト化できる点でマイクロソフトプランナーと同様の機能といえますが、Microsoft To Doが個人のタスク管理に適しているのに対し、マイクロソフトプランナーはチームでのタスク管理に適している点が大きく異なります。
Trello
Trello（トレロ）は、マイクロソフトプランナーと同様、プロジェクト管理やタスク管理を簡単に行えるツールです。ITツールの利用に慣れていない初心者であっても、タスク管理が簡単にできる点が特徴です。
小規模なチームから大規模なプロジェクトまで対応していますが、プロジェクトのメンバーがOutlookやSharePointなど、マイクロソフトのアプリケーションを使用しているのであれば、データ連携の観点からはマイクロソフトプランナーを利用した方が効率的であるといえるでしょう。
Jooto
Jooto（ジョートー）は、プレスリリースの配信サービスで有名なPR TIMESが提供するプロジェクト管理ツールです。使用できる機能としてはTrelloに近いですが、Trelloでは有料プランでしか使うことができないタイムライン（ガントチャート）の機能を、Jootoでは無料で使用可能です。
また、Jooto の特徴として、Googleカレンダー、Slack、Chatworkと連携できることが挙げられます。Microsoft365と連携したいのであれば、マイクロソフトプランナーが有利であるといえるでしょう。
タスク管理は、マイクロソフトのアプリケーションと連携できるマイクロソフトプランナーが便利
マイクロソフトプランナーは、マイクロソフトが提供するタスク管理ツールです。
チームで作業を行う場合に、役割分担やタスクの進捗管理をする上で、わかりやすく可視化できます。
また、操作が簡単であり、Microsoft365の各種アプリケーションと連携できることが、マイクロソフトプランナーの大きな強みでもあります。
その他にも、チームでのタスク管理を効率化してくれるさまざまな機能を有しているため、タスク管理に課題を感じている場合は、マイクロソフトプランナーの導入を検討してみると良いでしょう。
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