• 更新日 : 2024年12月19日

臨時休業のお知らせの書き方｜無料テンプレ・例文も紹介

突然の臨時休業は、企業やお店にとって避けられない場合があります。休業の際に適切な告知を行うことは、顧客や取引先に混乱を与えず、信頼関係を維持するために重要です。しかし、どのように伝えればよいのか、悩む方も多いのではないでしょうか。

この記事では、臨時休業のお知らせを作成する際に押さえておきたいポイントを解説します。さらに、すぐに使える無料テンプレートや具体的な例文もご紹介します。分かりやすくお知らせを伝えるコツを知りたい方は、ぜひ参考にしてください。

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臨時休業のお知らせの書き方に関するポイント

臨時休業が決まった場合には、できる限りすぐにそのお知らせを行う必要があります。お知らせが遅れるほど、来店予定のお客様に迷惑をかけることになります。ここでは、臨時休業のお知らせを作成する際のポイント・注意点について解説するので、ぜひご覧ください。

迅速に告知する準備を行う

臨時休業の予定が決まり次第、できる限り早く告知の準備を行う必要があります。お客様へのお知らせが遅れると迷惑をかけてしまうだけではなく、信頼を損なうリスクが高まります。

例えば、前日の午後に臨時休業が決まった場合、休業当日に発表するのではなく、前日中にお知らせを行うことで、休業を知らずに来店されるお客様を減らすことが可能です。お知らせが遅れるほど、臨時休業を知らずに来店されるお客様が増えてしまいます。そのため、臨時休業が決まった際には、できる限り早めにお知らせすることが重要です。

分かりやすく簡潔に書く

臨時休業のお知らせは、分かりやすく簡潔に書く必要があります。文章が長くなると、お客様がお知らせを読むのが面倒に感じる可能性があります。簡潔で分かりやすい表現を心がけることで、お客様に好印象を与えることができるでしょう。

また、臨時休業のお知らせを作成する際には、情報の正確さも重要です。お知らせに誤りがあると、お客様に迷惑をかけることになります。休業の日程や緊急連絡先などは特に念入りに確認し、誤りがないよう注意が必要です。

休業の理由とおわびを添える

臨時休業のお知らせを書く際には、休業の理由やおわびのメッセージを添えましょう。お知らせの文章に休業の理由やおわびのメッセージがないと、一方的な印象が強くなり、お客様からの印象が悪くなってしまう恐れがあります。小さなことのように感じますが、このような不信感の原因から顧客離れが生じるリスクも存在します。

なお、休業の理由に関しては詳細に記載する必要はありません。「設備不具合のため」「店主急病のため」「イベント出店のため」「研修のため」などのように、簡潔に一言で伝えるだけで問題ないでしょう。

ビジネス文書としての体裁を保つ

臨時休業のお知らせを書く際には、ビジネス文書としての体裁を保つように意識しましょう。ビジネスマナーに則っていない告知文は、お客様に対して失礼な印象を与える恐れがあります。特にメールによりお客様に臨時休業のお知らせを行う場合、メールの基本マナーを守って告知文を書くことが大切です。

お客様への感謝や、臨時休業になったことへの謝罪のメッセージがないお知らせは、お客様に対して高圧的な印象を与えてしまうこともあります。あくまでも低姿勢を維持して、お客様に告知することが大切です。臨時休業は店舗にとってだけではなく、お客様にとっても不便・不利益につながることを理解しておきましょう。

休業中の対応についても明記する

業種によっては、休業中に対応が必要な場合もあります。休業中に一定の対応を行う場合は、適切に対応する旨をお知らせには記載しましょう。

休業中に対応が必要な場合は、「休業中はメールにて対応」「対応が必要な場合は個別にて対応」のように告知文に記載しておくことで、お客様の不安を和らげられます。また、休業中の緊急連絡先を記載しておくと、お客様により安心感を与えることが可能です。

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臨時休業のお知らせを作成する際には、テンプレートの活用が便利です。ゼロから文言を考えるよりも、テンプレートを参考にすることで効率よく作成できます。お知らせの書き方や構成に迷った場合は、下記のリンクで配布されているテンプレートを参考にしてください。

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臨時休業のお知らせに使える例文

臨時休業のお知らせの書き方で迷っている場合は、例文を参考にすることで、書きやすくなります。ここでは、告知文を記載する媒体別に「メール」「Webサイト」「張り紙・看板」に分けて、例文を紹介します。お知らせの書き方で迷っている方は、ぜひ参考にしてください。

メールで伝える場合

メールで臨時休業のお知らせを伝える場合、他の方法よりも詳細に記載することができます。メールでお知らせを行う場合は、下記の例文を参考にしてください。

Webサイトで伝える場合

臨時休業のお知らせは、会社の公式Webサイト・ホームページの「お知らせ」などに掲載することも多いです。シンプルで読みやすい文面にすることで、お客様に伝わりやすくなります。

張り紙・看板で伝える場合

飲食店や美容室、エステサロンのような店舗の場合は、張り紙や看板で臨時休業のお知らせを行うのが一般的です。メールなどよりも、必要不可欠な情報を簡潔にまとめる必要があります。張り紙・看板でお知らせを行う場合の例文は、下記の通りです。

ポイントを押さえて臨時休業のお知らせを作成しよう

臨時休業のお知らせを作成する際には、迅速で分かりやすく情報を伝えることが重要です。臨時休業の理由やおわびの文言を適切に添えることで、信頼を損なうことなく円滑なコミュニケーションを図れます。また、ビジネス文書としての体裁を保ち、休業中の対応についても明記することで、顧客や取引先に安心感を与えることができます。

この記事で紹介したポイントやテンプレート、お知らせ文例を活用すれば、短時間で適切なお知らせを作成できるでしょう。お知らせの準備や発信に迷った際には、ぜひ参考にしてスムーズに情報を伝えてください。

• 監修：マネーフォワード クラウド

  マネーフォワード クラウド 業務効率化の基礎知識 編集部では、業務効率化や生産性向上のノウハウ、クラウドツールの使い方など、ビジネスシーンで役立つ基礎知識をご紹介しています。