• 更新日 : 2024年12月12日

取材依頼書とは？書き方のポイントや作成に役立つテンプレートも紹介

取材依頼書は、インタビュー取材を希望する相手に内容を正確に伝えるための大切な文書です。取材の目的や背景、希望日時を具体的に記載することで、相手にスムーズに意図を伝えられます。

当記事では、依頼書作成に必要な基本項目や書き方のポイント、テンプレートの活用法を紹介します。初めて作成する方でも安心して取り組める内容ですので、ぜひご活用ください。

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取材依頼書とは？

取材依頼書とは、取材を希望する相手に対して、取材の目的や内容、希望日時などの具体的な情報を記載した文書です。この文書は、取材依頼の内容を明確に伝え、取材先とのスムーズなやり取りを可能にするために用いられるものです。企業やメディア関係者が取材を依頼する際に頻繁に活用され、信頼性のあるコミュニケーション手段として重要視されています。

依頼書には、取材対象者が内容を正確に理解できるよう、必要な情報を過不足なく記載することが求められます。具体的には、取材の目的や背景、取材したい内容、希望する依頼日程や場所、連絡先などが含まれる場合が一般的です。また、相手に配慮した丁寧な表現やフォーマルな形式を心がけることで、信頼関係の構築にもつながります。

このように、取材依頼書は単なる連絡手段にとどまらず、取材の成功を左右する重要なツールです。適切に作成された依頼書であれば、相手からの信頼も得やすくなり、取材の円滑な進行を後押しする効果が期待できます。

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取材依頼書に記載すべき項目

取材依頼書を作成する際には、必要な情報を過不足なく記載することで、相手に伝わりやすく、スムーズなやり取りが期待できます。取材依頼書に盛り込むべき基本的な項目を下記にまとめました。

これらの項目を明確に記載することで、取材対象者が内容を把握しやすくなり、取材依頼内容に対する理解が深まります。さらに、取材依頼書における表現やトーンは、相手との信頼関係を築くために重要です。丁寧な表現やフォーマルな語調を心がけると、依頼者としての誠意が伝わりやすくなります。

また、取材依頼が初めての場合は、質問内容や日程調整を柔軟にして依頼先の負担を軽くすることが重要です。具体的な項目を盛り込みつつ、相手が安心して対応できるよう工夫を凝らした依頼書作成を心がけましょう。

取材依頼書をメールで送る際の文例

取材依頼書をメールで送る場合は、相手に内容が正確に伝わるよう簡潔かつ丁寧に記載することが大切です。以下に、実際に使える例文を紹介します。

件名：取材のお願い（◯◯についてのインタビュー）

このようなフォーマットを活用することで、取材相手が必要な情報をすぐに確認できるだけでなく、取材内容に対する安心感を与えられます。また、PDF版の取材依頼書を添付する場合は、その旨をメール本文に記載するとよいでしょう。

取材依頼書の書き方のポイント・注意点

取材依頼書は、取材対象者に内容をしっかり伝え、承諾を得るための重要なツールです。作成する際には、必要な情報を過不足なく記載し、相手に誠意と熱意が伝わるよう工夫することがポイントとなります。ここでは、承諾率を高める取材依頼書の書き方のポイントを詳しく解説します。

A4用紙1枚にまとめる

取材依頼書は、内容を簡潔にまとめることが重要です。基本的にはA4用紙1枚に収まる分量を目安に作成し、相手にとって読みやすく、必要な情報が一目で分かる構成を心がけます。文量が多すぎると、相手の負担が増え、重要なポイントが埋もれる可能性があります。

各項目を箇条書きにし、情報を整理することで視覚的に見やすくなります。たとえば、「取材目的」「希望日時」「質問例」などを見出しとして明記すると、相手がすぐに必要な情報を確認できます。背景や詳細な説明が必要な場合は、別添資料として提供することを検討しましょう。

また、A4用紙1枚にまとめると、メール送付時にも好印象を与えられます。限られた時間の中で確認する相手にとって、簡潔で分かりやすい構成はありがたいもので、スムーズな取材依頼につながります。

依頼目的や内容を明確にする

取材依頼書では、依頼目的や内容を明確に記載することが最重要ポイントです。相手が「なぜ取材を依頼されるのか」「何を話せばよいのか」を明確に把握できるよう、具体的かつ簡潔な記述を心がけましょう。

たとえば、「新商品〇〇の開発背景を特集記事で取り上げるため」や「業界動向についての専門的なご意見を伺いたい」など、目的を具体的に説明すると、相手に取材の意図が伝わりやすくなります。また、話したいテーマや質問例を事前に示せば、対象者が準備しやすくなり、依頼を受け入れやすくなります。

さらに、依頼書の内容を明確にすることは、依頼者としての誠実さや信頼感を伝える上でも重要です。曖昧な表現や説明不足を避け、相手に納得されやすい構成を意識しましょう。

日程は複数候補を提案する

取材の日程を提示する際には、候補日を複数挙げることが望ましいです。一方的に日時を指定するのではなく、「2024年11月10日～15日の間でご都合のよい日時をお知らせいただけますと幸いです」といった形で、柔軟な対応を示しましょう。

複数の候補日を提示することで、相手がスケジュールを調整しやすくなり、依頼に応じるハードルが下がります。さらに、対面取材だけでなくオンライン取材の選択肢を提案するのも有効です。「ZoomやTeamsなどオンラインでの対応も可能です」と記載することで、相手の負担を軽減する配慮を示せます。

また、候補日が限定される場合には、その理由を簡潔に添えると丁寧な印象を与えられます。このような柔軟な対応は、信頼関係の構築にもつながります。

取材を依頼したい熱意を伝える

取材依頼書では、依頼する熱意や誠意を伝えることが大切です。ただの事務的な依頼文では、相手に特別な価値を感じてもらえず、承諾が得られにくくなります。対象者の知識や経験を尊重し、それを特集や記事に取り上げたい理由を具体的に述べましょう。

たとえば、「貴社の〇〇に関する取り組みは業界内で注目されており、多くの読者に知っていただきたいと考えております」や、「専門家としてのご意見をぜひ記事に反映させたいと思っています」といった表現を使えば、依頼者の真剣な姿勢が伝わります。

熱意を伝える際には、過剰な表現を避け、冷静で丁寧な言葉遣いを心がけることも重要です。相手の時間を尊重しつつ、取材の意義を感じてもらえる依頼書を作成しましょう。

取材依頼書はテンプレートを使って相手に伝わる内容をまとめよう

取材依頼書は、取材の成功を左右する重要なツールです。相手に負担をかけず、必要な情報を簡潔に伝えることで、円滑なコミュニケーションが可能になります。

当記事で紹介した基本項目やテンプレートを活用すれば、誰でもスムーズに依頼書を作成できます。誠意や熱意を込めた内容に仕上げ、信頼関係の構築を目指しましょう。

• 監修：マネーフォワード クラウド

  マネーフォワード クラウド 業務効率化の基礎知識 編集部では、業務効率化や生産性向上のノウハウ、クラウドツールの使い方など、ビジネスシーンで役立つ基礎知識をご紹介しています。