- 更新日 : 2024年12月12日
寄付のお礼状の書き方・気持ちを伝えるポイントと無料テンプレートも
寄付をいただいた際に感謝の気持ちを伝えることは、寄付者との信頼関係を築き、今後の支援につなげるために非常に重要です。この記事では、寄付のお礼状に使える無料テンプレートや、寄付のお礼状を作成する際の必要な項目や書き方、感謝の気持ちが伝わるお礼状のポイントを詳しくご紹介します。寄付者に感謝を伝えたい方や、適切なお礼状の書き方を知りたい方は、ぜひ参考にしてください。
目次
寄付者へ送るお礼状の重要性
寄付を頂いた際には、何らかの形でお礼をするのが重要です。何かをしてもらった際にお礼を伝えることは社会におけるマナーの1つであり、次回以降の寄付につながるアクションでもあります。寄付が多額か少額かにかかわらず、寄付者には必ずお礼を伝えるようにしましょう。
お礼状は、寄付者に感謝の気持ちを伝える方法の1つです。お礼状は郵送で届ける手紙の一種であり、ビジネスシーンなどでも多く登場します。メールよりも紙の文書に温かみを感じる方も少なくないため、オンラインで寄付してくれた方にも郵送でお礼状を届けるのがおすすめです。
寄付者へのお礼状を書く際は、感謝の気持ちを込めた文章を簡潔かつ具体的に記す必要があります。お礼状は寄付を受け取った後、可能な限り速やかに送りましょう。
寄付のお礼状に使える無料テンプレート
お礼状の正しい書き方が分からずに悩むケースは少なくありません。寄付のお礼状を作る際には、テンプレートを活用すると便利です。以下のリンク先から寄付のお礼状に使える無料テンプレートをダウンロードできるので、一度チェックしてみてください。
寄付のお礼状の必要な項目と書き方
お礼状は寄付者に感謝の気持ちを伝えるためのものではありますが、失礼な文章を送ってしまってはかえって悪印象を与えることになります。寄付者と良好な関係を築くためにも、相手に好印象を与えられる書き方を考えることが大切です。
ここでは寄付のお礼状の必要な項目と書き方のコツを紹介するので、参考にしてください。
頭語とあいさつ
お礼状では、文頭に記載する「頭語」と時候のあいさつが必須です。頭語は手紙の冒頭で使われる伝統的なあいさつであり、文末の「結語」とセットになります。たとえば、頭語が「拝啓」の場合は結語が「敬具」に、頭語が「謹啓」であれば結語は「謹言」になるのが一般的であり、組み合わせがある程度決まっているので注意が必要です。お礼状では、汎用性が高い「拝啓・敬具」の組み合わせがよく使われます。
時候のあいさつは、かしこまった手紙で頭語の後に続く書き出しの言葉です。季節や天候に応じた言葉と相手の健康を気遣う言葉を入れるのが一般的で、あいさつ文から四季が感じられる日本ならではの風習と言えます。
寄付内容と金額
漠然としたお礼を述べるだけでは、何に対する感謝の気持ちなのかが伝わりません。具体的な寄付内容（名目）と寄付金額を記載することで、何についてのお礼なのかを明確にできます。寄付内容と金額を明記すれば、寄付者が抱えやすい「自分の寄付はきちんと届いているだろうか」という不安を払拭できる点もメリットです。
寄付件数が多い場合は、寄付件数と寄付金総額を記載するという書き方もあります。「2024年11月20日現在 寄付件数○件 寄付金総額○円」のように書くとよいでしょう。
寄付金の使い道
自分の寄付金がどのような使われ方をするのかという点に、寄付者は大きな関心を持っています。そのため、寄付金の具体的な使い道や成果は必ず寄付者に報告しましょう。
たとえば、寄付金が特定の支援事業に充てられる場合や、施設整備に使われる場合などには、その旨を明記します。寄付金によって実際に助けられた方の声があれば、そのことも記載するとよいでしょう。
寄付金の使い道を書く上で大切なのは、具体的なエピソードやストーリーを寄付者に伝えることです。自分の寄付金によって何が実現したかが伝われば、寄付者は安心感と、自分が社会に貢献しているという実感を得やすくなります。加えて、今後の展望も記載すれば、寄付者はさらなる支援を検討してくれるかもしれません。
確定申告に関連する情報
国や地方公共団体、特定の法人などに寄付をした場合、確定申告をすることで寄付金控除の対象となる可能性があります。
（出典：国税庁「寄附金を支出したとき」）
寄付金控除の対象となる場合は、確定申告に関する情報をお礼状に明記することが大切です。寄付金が還付されるという部分は寄付をするメリットの1つとも言えるため、しっかりと伝えることで今後の寄付につながる可能性もあります。
寄付金受領証明書の発行方法や寄付金控除の手続きなど、確定申告に関する情報は詳しく記載するとよいでしょう。寄付を受けた側から正確な情報を提供することで、寄付者からの信頼度もアップしやすくなります。
お礼の言葉と結語
お礼状を締めくくる際には、寄付に対するお礼を改めて書くことが重要です。重ねて感謝を述べることで、心からのお礼の気持ちと敬意を寄付者に伝えられます。「今後ともよろしくお願いいたします」といった前向きな言葉を添えるのもおすすめです。
また、お礼状などの正式な手紙では、頭語とセットになる結語を忘れずに記載しましょう。頭語に「拝啓」を用いた場合は、結語として「敬具」と記すのが一般的です。
感謝の気持ちが伝わるお礼状のポイント
お礼状を書く際には、かしこまった手紙にふさわしい書き方や言葉遣いで書くこと以外にも、いくつか押さえておくべきポイントがあります。お礼状で感謝の気持ちを伝えるためのコツを4つ紹介するので、一度チェックしておきましょう。
お礼状は可能な限り早く送る
寄付者の中には、時間が経ってから段々と気持ちが冷め、寄付したことを後悔し始める方もいます。寄付者が後悔することを避けるためにも、お礼状は可能な限り早く送るのが重要です。お礼状は、寄付受領から2～3日以内を目標に送付するとよいでしょう。
ただし、定型の淡白なお礼状を2日以内に送るのと、心がこもったお礼状に5日かけるのとでは、後者のほうが好印象を与えやすい傾向があります。お礼状を早く出すことも大切ではありますが、日にちに気を取られて内容がおざなりにならないように注意してください。
また、ふるさと納税などで寄付の返礼品がある場合は、返礼品にお礼状を同封するのが基本です。お礼状を返礼品に同封することで、お礼状の発送に関する作業負担を軽減できる点がメリットです。
寄付者個々に寄り添う内容を記載する
寄付者の立場や考え方、寄付をした団体への信頼度などは人によって違います。そのため、お礼状でも寄付者一人ひとりに寄り添う内容を意識することが大切です。たとえば、寄付者が会員なら、「いつも支えてくださりありがとうございます」の一文を添えるだけでも印象が大きく変わります。
また、寄付が初回の方は、団体の活動内容や考え方に共感してはいるものの、どの程度信頼できるかについては探っている状況の可能性があります。そのため、組織の概要や寄付金の使用目的をより丁寧に記載するなど、寄付者に安心感を与える工夫をすることが大切です。
寄付者が多くてお礼状の内容を一人ひとり変えるのが難しい場合も、文面に寄付者の個人名をちりばめるなどして、寄付者個人に寄り添った書き方を心がけましょう。
手書きのフォント・手書きで作成する
デジタル化が進んだ現代社会では、PCやスマホでよく見るデジタルな文字よりも、手書きの文字のほうが温かみを感じられやすい傾向があります。特に手書きのお礼状は、「団体の誰か1人が寄付者のために心を込めて作成した」という印象になるためおすすめです。
ただし、寄付者の人数が多い場合、お礼状をすべて手書きで作成するのは現実的ではありません。作業量の問題でお礼状を手書きで作成するのが難しい場合は、手書き風のフォントを利用するとよいでしょう。
また、明朝体やゴシック体などで作成されたお礼状でも、手書きのメッセージを添えるだけで寄付者に読んでもらえる確率を上げられます。
寄付のお礼状にはテンプレートを活用しよう
寄付者へのお礼状は、感謝の気持ちを伝えるだけでなく、団体や活動への信頼感を高め、寄付者との絆を深める重要な手段です。寄付者は善意で支援してくれており、その思いに応えるためにも、丁寧で心のこもったお礼状を送ることが大切です。お礼状の作成に悩んでいる方は、テンプレートを活用しましょう。テンプレートを使えば、必要な項目を効率よく盛り込みつつ、感謝の気持ちをしっかりと伝える内容を作成できます。
※ 掲載している情報は記事更新時点のものです。
※本サイトは、法律的またはその他のアドバイスの提供を目的としたものではありません。当社は本サイトの記載内容（テンプレートを含む）の正確性、妥当性の確保に努めておりますが、ご利用にあたっては、個別の事情を適宜専門家にご相談いただくなど、ご自身の判断でご利用ください。
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