• 作成日 : 2024年12月27日

OneNoteは使いにくい？5つの原因と解決方法、便利な8つの機能

OneNoteとは、Microsoftが展開するデジタルノートです。この記事ではOneNoteの概要や主な機能、使いにくいと言われている理由などについて解説しています。また、OneNoteの代替ツールや代替ツールを選ぶ際のポイントについても取り上げているため、ぜひ参考にしてください。

OneNote（ワンノート）とは？

OneNoteとはMicrosoftが展開するデジタルノートです。デジタルではあるものの、実際の手帳やノートのように書き込むことのできる点が特徴です。ここではOneNoteの概要について解説します。

OneNoteを使う条件

OneNoteは、Microsoftのアカウントを持っていることが使用条件です。アカウントさえあれば無料で利用できます。また、Microsoft＝Windowsでしか使えないというイメージがあるかもしれませんが、MacやiOS、Androidなどさまざまな端末で利用可能です。Microsoftアカウントを使えば同期もできるため、端末を選ばずにいつでも自分のノートを確認できます。

OneNoteの種類

OneNoteには、これまでMicrosoft 365で無償で提供されていた「OneNote」と、Microsoft Storeで提供されていた「OneNote for Windows 10」という2つの種類がありました。しかし現在ではMicrosoft365版のOneNoteに統合されています。

OneNoteの8つの便利な機能

ここではOneNoteの主な機能を紹介します。ノートとして何ができるのか、どういった特徴を持っているのかといった点が知りたい方はぜひ参考にしてください。

動画も表も様々盛り込める

OneNoteではノートとして文字を入力できるだけでなく、動画や表などさまざまな情報、コンテンツを盛り込めます。たとえば動画に関しては、YouTubeなどの動画のURLを貼りつけるとOneNoteに簡単に動画の埋め込みが行えます。

手書きができる

描画機能がついているため、ペンを使えば文字を手書きで入力できる点も特徴です。キーボード入力よりも手書きのほうがいいといった人には大きなメリットとなるでしょう。また、手書きができればイラストを描けるため、イメージとしてイラストを描画したいときにも役立ちます。ただし、手書き入力をする際はタブレットの使用がおすすめです。

PDFへの書き込み

OneNoteの描画機能ではPDFへの書き込みにも対応しています。テキストを入力できるほか、ペンや蛍光ペンを使って修飾することも可能です。さらに図形の描画もできるため、PDFをよりわかりやすくできるでしょう。

テキストの音声読み上げ

OneNoteではテキストの音声読み上げにも対応しています。日本語や英語などの各種言語による読み上げを流暢に行ってくれるため、読む余裕がないときなどに耳からテキストの内容把握ができます。

録音しながらメモ作成

パソコンのマイクを使えば録音しながらメモを作成することも可能です。この機能によって会議を録音しながらメモをとり、後から録音内容を聞き直しながらメモの内容を確認する、議事録を作成するといったこともできます。

画像内のテキスト検索（OCR機能）

OneNoteではOCR機能により画像内のテキスト検索ができます。OCRとは、画像のテキストをコピーして文字に変換する機能のことです。たとえば、紙の資料を撮影してOneNoteに貼りつけることで、画像内のテキストを文字として認識できるため、後から資料の内容を検索する際などにも役立ちます。

Todoリストの作成

OneNoteではタスク機能がついているためTodoリストの作成ができます。具体的にはタスクというノートのシールを使用することでチェックボックスが使用できるようになるため、そこに各タスクを書き込み、終了したものからチェックボックスにマークをつけていくという形です。

共有・共同作業

OneNoteはノートの共有・共同作業にも対応している点が特徴です。共有・共同作業をするには、相手にメールを送ってサインインしてもらう必要があります。もしメールアドレスを知らない場合、もしくは大勢の人と共有したい場合などは、共有リンクを作成して共有する方法もあります。

OneNoteは使いにくい？と言われる5つの理由

さまざまな機能を持つOneNoteですが、口コミなどを見ると使いにくいと感じている人もいます。ここではOneNoteが使いにくいとされる理由について解説します。

ファイル整理しづらい

OneNoteが使いにくいとされる理由の一つが、ファイル整理のしづらさです。OneNoteはノートブック、セクション、ページという3つに分けてファイルを整理する仕組みとなっており、一般的なパソコンで使い慣れているフォルダ整理とは仕組みが異なります。最初のうちは使い慣れておらず、おかしいと感じる人もいるでしょう。

コンテナに慣れない

OneNoteでは文書を見やすくするための仕組みとしてテキストボックスであるコンテナを複数に分けなければなりません。しかし、このコンテナを分ける場合、手作業で調整する必要があり、手間や負担を感じ使いにくいと感じることがあります。

多機能すぎる

OneNoteの特徴の1つが利便性の高い機能を豊富に備えている点ですが、多機能ゆえに使いにくいと感じる人もいます。機能が多いとその分操作の手間がかかったり、画面が複雑になったりと使いにくくなる要素が潜んでいるためです。特にITツールの利用に慣れていない人だと、使いにくさを感じやすいでしょう。

動作が重い

OneNoteを使用している人の中には動作の重さを使いにくさの理由に挙げる人もいます。利用環境の影響もあるのかもしれませんが、OneNoteを使用していると、一つひとつの動作が遅かったり、同期がスムーズにできなかったりすることがあるようです。そうなると作業にも遅れが生じてしまいます。このような経験をすると使いにくいと感じてしまいかねません。

Microsoft以外のアプリと連携が弱い

OneNoteはMicrosoftのサービスということもあり、Microsoftの各種アプリとの連携を強みとしている一方で、それ以外のアプリとの連携に弱いとされています。たとえばGoogle系のサービスを利用していると、OneNoteとの連携が限定的となる可能性があるため、使いにくさを感じるかもしれません。

OneNoteに似ているメモツール

ここでは、OneNoteと同じようにメモ書きができるツールを紹介します。メモツールはOneNote以外にもさまざまなものがあるため、導入を検討している人はぜひ比較してみてください。

Google Keep（グーグルキープ）

Google Keep（グーグル キープ）は、Googleが提供しているメモアプリです。テキストによる入力のほか、音声入力によるボイスメモの作成にも対応しているため、会議中や作業中の発言をメモとして残せます。そのほかにも、リマインダー機能を活用すれば事前に設定したタイミングで通知を受け取れるため、タスク管理にも活用できるでしょう。

Google KeppはGoogleアカウントを持っていれば無料で利用可能です。

Evernote（エバーノート）

Evernoteは、ビジネスからプライベートまで、さまざまなシーンで活用できる便利なメモアプリです。パソコンからスマートフォン、ブラウザと幅広い端末で利用でき、同期もできるため、社内でパソコンから作成したメモを外出先でスマートフォンで確認するといったことも可能です。メモはユーザー間で共有できるため、プロジェクトの際などにも活躍してくれるでしょう。なお、料金プランは以下のようになっています。

Dropbox Paper（ドロップボックスペーパー）

Dropbox Paper は、Dropbox内で使用できる機能の一つです。Dropboxはファイル管理や共有ができるストレージサービスですが、Dropbox Paperでは、ドキュメント作成や共同編集などが行えます。

ドキュメント作成では、ページの区切りが存在しないため、Webサイトのように縦長のドキュメントにメモを書き続けられます。また、文字の装飾や画像・表などの挿入にも対応しているため、ビジネスシーンでも重宝するでしょう。

共同編集は最大で50人まで行えるため、比較的規模の大きいプロジェクトなどでの導入にも適しています。Dropbox ユーザーであれば無料で利用できるため、すでにDropboxを利用している場合はぜひ導入してみてください。

Zoho Notebook（ゾーホーノートブック）

Zoho Notebookは、シンプルかつ優れたデザイン性が特徴のメモアプリです。パソコン、スマートフォン、タブレットと端末を問わず簡単にアクセスできるため、場所を問わずメモを残し、必要な情報にアクセスできます。ノートの表紙を好きな画像に設定できるほか、タグをつけて後から検索しやすいようにできるなど利便性の面でも申し分なしです。料金は以下のようになっています・

Bear （ベアー）

Bearは、マークダウン記法でメモを作成できるメモツールです。マークダウン記法とは文章の体裁登記済証を整える際に使用する記載方法のことで、箇条書きや見出しなどを簡単に反映でき、効率よく文章を構造化できる点が特徴です。

BearはMacをはじめとしたApple製品との相性がいい点も特徴です。Todo作成機能や画像挿入機能、検索機能、目次作成などメモ作成においても役立つ機能を多数搭載しています。料金は、1 ヶ月ごとのサブスクリプションが400円/月、年間のサブスクリプションが4,500円/月となっています。

OneNoteの代替ツールの選び方

ここではOneNoteの代替ツールを選ぶ際のポイントを紹介しています。どのツールを選ぶか迷っている人はぜひ参考にしてください。

共有できるか

ノートアプリやメモアプリを選ぶ上で大切なのが、簡単に共有できるかどうかです。特にビジネスシーンでの利用となると、チーム内や協力会社とノートやメモを共有する機会が多くあります。共有できる場合でもどのような共有方法があるのか確認しておく必要があるでしょう。

ToDo管理ができるか

ビジネスでの利用であれば、ToDo管理機能付きのものの方が利便性がいいでしょう。日々多くの業務やタスクをこなすこととなるため、何が終わっていて、何がまだできていないのか、何をするべきなのかといった情報をこまめに確認し、更新していくことは必要不可欠です。

使い勝手は良いか

いくら優れた機能を備えていても使い勝手が悪いと意味がありません。特にITツールに慣れていない社員がいる場合、直感的に操作できるかどうか、使い方がわかりやすいかどうかは大きなポイントです。そのため、導入にあたっては操作性や画面のわかりやすさなどにも注目してください。

OneNoteは必ずしも使いにくいわけではない

OneNoteはMicrosoftが展開するデジタルノートです。ファイルの整理のしづらさ、不慣れなコンテナ、多機能といった点から使いにくいと感じる人もいるようですが、これらの点はある程度慣れてくると解消できる部分でもあります。

そのため、まずはしばらく使用してみて本当に使いにくいかどうかを確認してください。それでも使いにくいようであれば、今回紹介したような他のアプリの利用をおすすめします。

• 監修：柴田和也

  業務効率化・Webマーケティング・クレジットカードの専門ライター。ライター歴7年目で、これまでに作成した記事は3000本以上。難しい内容を噛み砕いてわかりやすく説明することを心がけている。