- 更新日 : 2024年7月12日
販売業務プロセスの内部統制は？段階別にリスクとポイントをわかりやすく解説
販売業務プロセスに内部統制を実施することで、無駄なキャッシュややり取りが起きていないかをチェックし、改善させることができます。では具体的にどのようなことを行うのでしょうか。本記事では、販売業務のプロセスの概要とプロセスごとの内部統制のポイントを解説します。どこでどのようなリスクをはらんでいるのかも合わせて解説します。
販売業務プロセスとは
販売業務プロセスは、以下の5つの工程を指します。
- 受注
- 出荷
- 売上計上
- 請求
- 回収
企業にとって販売業務は売り上げを生み出す重要な業務です。取り扱う商品や企業による若干の違いはありますが、一般的にどのような工程なのかを詳しく見ていきましょう。
受注
受注とは、顧客からの注文を受ける段階で、取引先や顧客からの希望を受けて作成された注文書を受けることを受注と呼んでいます。注文書を受け取ったら、記載のある商品を数量用意し、納期を確認して次の工程へと移ります。
出荷
受注で用意した商品を実際に顧客へ発送する工程です。数量や送り先、納期が間に合うかを含めて確認をして発送します。企業はこの時点で顧客に対してサービスを提供したことになります。
売上計上
社内における手続きでは、出荷完了後に売上計上を行います。ほとんどの場合に商品を引き渡した時点で、先方から代金の支払いがあったかどうかに関係なく、通常はこの時点で売上を計上します
請求
売上計上後に作成した請求書を顧客に受け渡す工程です。請求書の受け渡しは郵送や手渡し、電子メールへの添付などさまざまです。顧客情報や注文書通りの商品と個数になっているかを確認してから送付します。
回収
請求書に従って代金を回収します。必要に応じて領収書を発行します。
販売業務プロセスにおける内部統制のポイント
販売業務プロセスにおける内部統制のポイントを解説します。工程ごとに異なるリスクが潜んでいることも一緒に見ていきましょう。
受注
受注に潜んでいるリスクは以下のようなものが代表的です。
【リスク】
- 注文書の内容と異なった商品・数量を手配してしまう
- 緊急の注文時に在庫確認ミスや誤発注してしまう
対策としては注文書の情報をシステムに入力する、納期までに納品するために定期的な在庫チェックを行うことです。また、顧客の財務状況の調査も実施してください。支払い能力がないと出荷しても代金を回収できない可能性があります。与信限度額を超えた受注の場合は断るか、前払いの交渉を検討しましょう。
出荷
出荷に関しては次のリスクが考えられます。
【リスク】
- 注文書と異なる数を出荷してしまう
- 在庫がない・不足しているなどの理由により納期が守れない
もっとも起こりうるリスクが、出荷数や出荷商品の取り違えです。出荷完了時点でその荷物を出荷済みとするサインをしておくといいでしょう。また、出荷時点で納品書を商品と当時に発送するのも方法のひとつです。在庫数の管理も忘れずにしましょう。もし顧客が受領してから売上計上する場合は、商品発送照明やオンラインでの追跡をして証拠を残してください。
売上計上
売上計上の業務では、次のようなリスクが考えられます。
【リスク】
- 売上の架空計上が発生してしまう
- 売上計上漏れが起きてしまう
架空計上を防ぐ方法として、クレジットメモを検品及び入庫伝票に従って発行するようにしましょう。売上計上漏れに対しては、経理担当者が出荷伝票と注文書を突き合わせて確認する、システムで管理するなどの方法で防止できます。
請求
請求のリスクとして考えられるのは以下の通りです。
【リスク】
- 水増し請求が発生してしまう
- 請求漏れが発生してしまう
水増し請求に対しては、営業担当者や出荷業務を行っている人物が請求書を発行・発送しないようにすると防ぐことができます。請求漏れは、出荷・商品配達時点でタイムリーに請求書を発行するようにするといいでしょう。郵送もセットで行えば、請求忘れや請求漏れを防止できます。
回収
代金回収にもリスクが孕んでいます、代表的なものは以下の通りです。
【リスク】
- 現金回収の場合、回収担当社員による着服が起きる可能性がある
- 貸し倒れ
代金の着服防止のためには、振込に変更するほか、入金システムを導入するなどの方法で対策ができます。貸し倒れのリスクに関しても、事前に与信限度額が適正かを判断しなければなりませんが、どうしても回収できない場合は貸倒引当金を計上するようにしてください。
まとめ
販売プロセスでは、すべてに共通するリスクは少なくないものの、各工程特有のリスクがあることが分かります。リスク回避のためにはそれぞれの工程で対策を講じる必要があるでしょう。企業にとって売上は生命線ともいえる重要なものです。回収できなくなってしまうような事態を避けるためにも、しっかりとしたリスクコントロールが必要です。
よくある質問
販売業務プロセスとは？
販売業務プロセスは、企業が売上を出す重要なプロセスです。 企業によって異なるものもありますが、主なプロセスは以下の通りになります。
- 受注
- 出荷
- 売上計上
- 請求
- 回収
販売業務プロセスのリスクは？
受注の場合であれば手配する商品や個数の間違い、請求では請求漏れが考えられます。また、自社に依存したリスクもあれば取引先の財務状況に依存するリスクもあるため、そちらも対策を講じなければなりません。
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