クラウドERPでバックオフィスの業務を自動化

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  • 更新日 : 2024年7月12日

ERPでペーパーレス化を実現 | 失敗しないペーパーレス化の進め方も解説

働き方改革や業務効率化、最近ではテレワークのためにバックオフィス部門のペーパーレス化を進めている企業も多いでしょう。ペーパーレス化には、業務効率化やコスト削減だけでなく、さまざまなメリットがあります。

しかし、現状の業務フローでは、特にオンプレミス型の基幹システムを使用している場合は、なかなかペーパーレス化を実現しにくい状態になっています。

ペーパーレス化を行い、業務効率化やテレワークなど狙った効果を上げるためには、クラウド型ERPを導入することがポイントです。ここでは、バックオフィス部門をペーパーレス化するメリット・デメリットや、そのプロセスについてご紹介します。

クラウド型ERPとは

クラウド型ERPとは、クラウドサービスとして提供されているERPシステムです。クラウド上で提供されていることで、時間や場所を問わずアクセスできる、運用保守にかかる負担を軽減することができるなど、いくつものメリットがあります。

クラウド型ERPの特徴

クラウド上のアプリケーションのため、時間や場所、端末やOSの種類を問わずアクセスして作業することが可能です。

オンプレミス型ERPとの違い

オンプレミス型ERPとクラウド型ERPには、次のような違いがあります。

オンプレミス型ERPクラウド型ERP
サービスの提供形態社内にサーバーを用意し、システムをインストールして利用クラウドサービスとして提供されたシステムをインターネット経由で利用
拡張性ハードウェアの入れ替えが必要で拡張ハードルが高い柔軟に拡張が可能
カスタマイズ性高い低い
運用保守自社での運用保守が必要自社で運用保守を行う必要はない
コスト高額な初期費用がかかる初期費用を抑えて導入することが可能

クラウド型ERPのメリット・デメリット

クラウド型ERPのメリット・デメリットを解説します。

メリット

  • 初期コストが低い
    サーバーの構築やシステム開発が不要なため、システムの利用料のみで導入を開始することができます。
  • 運用保守の手間がかからない
    法令対応やバージョンアップなどの運用保守はベンダー側で行うため、、自社で行う必要はありません。
  • 導入もスピーディー
    サーバーやハードウェアを用意したり、システムをカスタマイズしたりする必要がないため、スピーディーに導入できます。
  • 常に最新のシステムを利用できる
    システムの更新は、ベンダーの担当する運用保守の範囲内です。ユーザーは常に最新のシステムを利用できます。
  • BCP対策にもなる
    クラウドサービスなので、万一自社に事故や災害などのトラブルがあっても、クラウドサーバー上のシステムやデータには影響ありません。
  • テレワーク推進になる
    時間や場所を問わずに作業できるので、テレワークを導入しやすくなります。

デメリット

  • カスタマイズ性は低い
    ベンダー側から提供されたシステムを使用する形になり、自社に合わせてカスタマイズできる部分は限られています。
  • セキュリティ対策や運用保守はベンダー任せになる
    セキュリティ対策や運用保守はベンダー側で対応するため、自社のルールややり方に合わせることはできません。
  • インターネット環境のないところでは使えない
    クラウド型ERPを利用するには、インターネット環境が必要です。

帳票の種類

会計・経理の帳票には次のような種類があります。帳票の電子化には法律上の規定もあるので、ペーパーレス化を行う際には注意が必要です。

帳票の種類と保存期間

会計・経理で使われる帳票には、法定帳票と法定外帳票があります。

法定帳票

法定帳票とは、法人税法や会社法などの法律によって保管が義務付けられている帳票です。対外的な書類、公開するための書類が主なものです。
種類により異なりますが、一定の保存期間も定められています。
一般的な法定帳票の種類と保存期間は次の通りです。

法定外帳票

法定帳票ではない書類は、法定外帳票と呼ばれています。予実管理、部門別売上、営業担当者別売上などがあり、社内で利用するもの、上長に報告するためのものが多いです。そのため、形式や保存期間は規定されていません。

法定外帳票は、社内で印刷して報告書として配布されたり、会議の場で印刷物として配られたりすることが多いものです。またどんどん最新の書類に置き換わっていくため、量も少なくありません。そのため、ペーパーレス化を大きく阻害していますが、これらの書類もERPによって電子化が可能です。

ERPによるペーパーレス化

ERPを使えば、法定帳票も法定外帳票も、要件を満たしながら電子化することが可能です。
書類の電子化には、次の2つの法律への準拠が必要です。

  • 電子帳簿保存法
    国税関係帳簿書類を電子化するための保存要件を規定した法律です。
  • e-文書法
    電池帳簿保存法で規定されない書類、とくに取引先とやり取りする紙の書類をスキャンして電子化するための法律です。
    この2つの法律に準拠するためには、書類の電子化を行う3ヵ月前までに国税庁に申請しておかなくてはなりません。

参考：電子帳簿保存法関係｜国税庁

ERPと法定帳票

法定帳票の電子化を規定しているのは「電子帳簿保存法」です。電子化を行うには、「真実性の確保」と「可視性の確保」という要件を満たす必要があります。
「真実性の確保」とは、次のようなものです。

  • 訂正・削除履歴の確保
    帳簿に係る電子計算機処理に訂正・削除の履歴が確認できること。
  • 相互関連性の確保
    帳簿とその他の帳簿間で、相互の関連性を確認できるようにしておくこと。
  • 関係書類の備付け
    帳簿に係る電磁的記録の保存等に併せて、システム関係書類（システム概要書、仕様書、捜査マニュアル等）を備付けること。
    「可視性の確保」とは、次のようなものです。
  • 見読可能性の確保
    電磁的記録をディスプレイ及び書面に、整然とした形式及び明瞭な状態で出力できること。
  • 検索機能の確保
    取引年月、勘定科目、金額、その他の項目を検索条件として設定できること。

電子帳簿保存法については次のページも参考にしてください。
電子取引・電子帳簿保存法なら会計ソフトのマネーフォワード クラウド

最近の会計システムやERPなら、これらの要件を満たすことができます。つまり、会計システムやERPを導入すれば、そのまま法定帳票の電子化を実現することができるのです。
これから導入するなら、データベースの一元化によるデータ連携が可能で、全社的に業務効率化が可能なERPをおすすめします。

ERPと法定外帳票

ERPを導入することで、自然に法定外帳票の電子化も実現可能です。さらに、それ以外にもさまざまなメリットがあります。
データベースの一元化による強力なデータ連携機能により、書類を作成する手間は最小限になり、ミスも発生しにくくなります。また、書類は体系的に保存されており、検索機能を使えばスピーディーに必要な書類を取り出すことが可能です。
作成した書類は紙に印刷することなく、リアルタイムに共有でき、更新や修正も可能です。書類のバージョン管理が可能で修正履歴も残っています。
さらにデータ分析機能を持つERPも多く、データを経営判断に利用しやすくなります。

ペーパーレス化のメリット・デメリット

紙の書類を電子化してベーパーレス化することにはメリットだけでなく、デメリットもあります。

メリット

ペーパーレス化により、業務効率化に関係するメリットが得られます。

コスト削減ができる

ペーパーレス化によって、紙の書類で必要になる用紙代、インク代、発送にかかる費用、保管するための機材や場所の費用などのコストを削減できます。
また、印刷の手間、配送の手間、保存・管理する手間も省くことが可能です。

業務効率化と生産性向上につながる

紙の書類は、印刷や発送など、ところどころで待ち時間が必要です。さらに、回覧や決裁が必要な書類では、相手の手元で処理されるまでの時間も長くなります。
ペーパーレス化すれば、書類の印刷や発送にかかる時間を省くことが可能です。またワークフロー機能を持つシステムなら、処理待ちの書類があれば通知されるので、決裁処理もスピードアップできます。結果として、業務効率化や生産性向上につながります。

テレワークが可能になる

ペーパーレス化して業務を電子化すれば、紙の書類を処理するために出社する必要はありません。これまで紙の書類で行ってきた業務もシステム上で処理することができ、出社は不要になるからです。そのため、ペーパーレス化はテレワークの推進につながります。

デメリット

ペーパーレス化には、導入時に2つのデメリットがあります。

システム移行にコストと手間がかかる

ペーパーレス化を実現するには、ある程度のコストと手間、時間がかかります。
まずは文書の作成・管理を行うシステムやワークフロー機能を持つシステムを導入しなくてはなりません。既存の文書を電子化するなら、スキャナーや文書管理システムなども必要です。
さらに、文書の作成・処理・管理に関する業務フローも大きく変化するので、全社で改革を進める必要があります。

システムの対応ができる人材の確保・育成が必要

ペーパーレス化の実現には、従来とは異なるシステムの導入が不可欠です。しかも、多くの社員がそのシステムを利用しなければなりません。そのため、システムの運用管理や他の社員のサポートを行える人材が必要になります。
現在の情報システム部門で十分でなければ、システムを利用する現場の社員を育成する必要があります。

失敗しないペーパーレス化の進め方

ペーパーレス化は、次のようなステップで進めます。

  1. ペーパーレス化の目的を明確にする
    ペーパーレス化の目的はひとつではありません。業務効率化、コスト削減、テレワークの導入など、いくつものメリットがあるからです。
    そのため、ペーパーレス化を行う前にはまず、何のためにペーパーレス化を行うのか、その目的を明確にします。それによって、どのようなシステムを導入するかが変わってくるからです。
  2. 紙を使用している業務の内容や書類の洗い出しを行う
    紙の書類を使用する業務はたくさんあります。普段は意識していないものも多いでしょう。そこでペーパーレス化を導入するときには、紙の書類を使用する業務を全て洗い出して可視化します。
  3. 洗い出した業務のペーパーレス化が可能かどうか検討する
    上で洗い出した業務のうち、どの部分をペーパーレス化するのかを検討し、優先順位をつけておきます。一般的には、ペーパーレス化しやすい部分から少しずつ導入することが多いです。
    また、他社とのやりとりなど、どうしてもペーパーレス化できない部分も洗い出しておきます。
  4. ペーパーレス化に必要なシステムやツールを選定する
    ERP、基幹システム、文書管理システム、ワークフローシステムなど、さまざまなシステムから自社に合うものを選定します。おすすめは、他のシステムにある全ての機能を持っているERPです。ペーパーレス化以外にもさまざまなメリットがあります。
    また既存の文書を電子化するときには、スキャナーとOCRなども必要です。
  5. 新しいシステムやツールに合わせた業務フローを構築する
    ペーパーレス化と導入したシステムに合わせて、新しい書類の作成・処理フローを構築します。同時に新しい業務フローに合わせた手順書などのドキュメントを整備し、現場の社員、またはサポートスタッフに研修を行います。
    既存の書類を電子化する場合は、そちらの業務フローも構築します。

まとめ

業務の電子化、コスト削減、テレワークの推進など、さまざまな理由でペーパーレス化を考える企業も多いでしょう。まずはどのようなシステムを導入するか、悩むかもしれません。しかし、最も重要なのはペーパーレス化の目的です。それによって導入するべきシステムが変わってくるからです。
それでも、上に上げた理由の全てを目的としたい場合もあるでしょう。その場合は、クラウド型ERPの導入がおすすめです。ペーパーレス化に必要な機能を全てカバーしており、どのようなペーパーレス化にも対応しやすくなっています。

よくある質問

ペーパーレス化のメリットとは？

コスト削減、業務効率化、生産性向上、テレワークの推進などです。

ペーパーレス化のデメリットとは？

システムの導入にコストや手間がかかること、システムの対応ができる人材を確保しなければならないことです。

ペーパーレス化のポイントとは？

ペーパーレス化の目的、およびペーパーレス化できる業務を明確にすること、また新しい業務フローを構築することです。


※ 掲載している情報は記事更新時点のものです。

  • 執筆：成瀬京子

    ITライター。電機メーカーのテクニカルライターを経て独立。以後、ハードウェアやソフトウェアのマニュアルを作成するテクニカルライティング、およびIT関連中心のWebライティングに従事。Webライティングでは、主にDX、ERP、働き方改革、AWSやクラウドサービス、およびセキュリティ関係の執筆を行っている。

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