更新日 : 2024年7月12日

プロジェクト収支管理とは？重要性や方法、ツールの選び方を解説

プロジェクトを推進する際、収入と支出の管理は必須です。企業では、新規事業の立ち上げ、システム開発や導入、業務プロセスの抜本的な見直しなど、さまざまなプロジェクトが企画されます。それらのプロジェクトごとに収支を管理する必要があるのです。

本記事では、プロジェクト収支管理にまつわる情報を、重要性、具体的なタスク、注意点などの観点から解説します。

プロジェクト収支管理とは

プロジェクトごとに収支を管理すると、各案件で発生した売上や経費を常に監視でき、全体の成果を可視化することが可能になります。
そして、随時その状態を把握しながら方向性を修正していくことが求められます。
プロジェクト収支管理は、全ての企業で必須といえるでしょう。

プロジェクト収支管理の重要性

プロジェクトの収支管理はなぜ重要なのでしょうか？端的にいえば、プロジェクトを成功させるためです。プロジェクト別の収支管理は、予算を超過させないために何らかの制御を行ったり、無駄を省いて収益を最適化させたりするなど、プロジェクト成功のために重要な役割を果たします。

例えば、自社製品を開発して市場へ販売するプロジェクトを立ち上げた場合を考えてみましょう。予定通りの原価で想定通りの売上が達成できているかを確認していない場合、ニーズのない製品を作り続けてしまっていても、それに気づけない可能性があります。これでは取り返しのつかない大赤字を抱えかねません。

こういった事態を避けるには、プロジェクトの収支管理が重要になります。収支管理の仕組みをしっかり構築できていれば、想定外の事態が拡大していくリスクを大きく抑えられます。

具体的には、プロジェクトの採算がとれているかどうかをリアルタイムでしっかりチェックすることが効果的です。その結果をもとに方針を再検討することで、市場価値の高い製品を作り続けられるでしょう。

また、仮に開発中の製品が市場から求められていなかったとしても、収支管理を徹底しておくことで早期にニーズが無いことに気づけます。これができれば、損失が大きくなる前に市場から撤退する判断を下せます。
このように収支管理は、大きな赤字を出さないための手段としても効果を発揮します。

プロジェクト収支管理の方法（プロセス）

プロジェクト収支管理は、一般的に以下3つのプロセスを経て実施されます。

収支計画の策定
収支の維持
収支の改善

この章では、プロジェクト収支管理の具体的なプロセスと、各プロセスで実施する業務を解説します。

手順1：収支計画の策定

プロジェクトの立ち上げもしくは開始前に、対象プロジェクトの収支計画を策定します。

必要となる費用（設備投資の費用など）や人員、それを踏まえた予算を見積もります。また、投資した金額に対して想定される収益の予測も立てます。

収支の計画策定に際しては、過去に実施した類似するプロジェクトのデータや市場の動向が参考となるでしょう。

手順2：収支の維持

プロジェクトがスタートしたら、収支計画に沿って収支の維持に努めます。

プロジェクトの収支は、市場や顧客、自社のリソースなどさまざまな要因の影響を受けるため、計画通りの収支になるとは限りません。例えば想定外のトラブルにより、計画にない支出が発生する場合が考えられます。こうしたケースが生じた際には、可能な限り計画どおりの収支バランスに戻すための対策を検討・実施することが重要です。

以上のとおり、プロジェクト収支管理では突発的な変化にも対応する必要があります。また、計画通りに収支を維持できているかのチェックも欠かせません。そのため、日々の収支実績をリアルタイムで管理し、変化にいち早く気づくことが重要です。

特に重要なのは「労務費（工数）」の管理です。なぜならば、業種によって変わる部分はあるものの、プロジェクトにおける原価の多くを従業員の労務費が占めるためです。

手順3：収支の改善

新規事業などのプロジェクトを成功させるには、可能な限り利益率を高め、会社全体に大きな利益をもたらすことが重要です。そのためにも、計画通りに収支を維持するだけでなく、必要に応じて改善行動を行い、利益率を高めましょう。

具体的には、プロジェクト収支計画と比べて費用を削ることで、想定よりも利益を多く残せるようになります。そのためには、プロジェクトの進行過程において、収益につながっていない無駄なコストを見つけ出し、削減するのが効果的です。

以上でプロジェクト収支管理のプロセスは完了です。ちなみに、上記のプロセスで得られた情報を活用することで、他のプロジェクトにおける収支計画の質を高めることにもつながります。

収支管理のポイント

プロジェクト収支管理の実施には、いくつかのポイントがあります。
ポイントをしっかり押さえておくことで、プロジェクトの成功率を高めることができます。

不確実性への対応

一つ目のポイントとして、不確実性（リスク）への対応が挙げられます。
リスクは、それが現実になってしまう前に対策しておくことが非常に重要です。これは収支管理についても同様ですので、あらかじめ想定されるリスクを洗い出し、対策の計画を練っておきましょう。

例えば、新規ビジネスの場合、一見価値がありそうでも実際に始めてみるとニーズが少ないということはよくあります。そのため、大きな赤字を出さないような対策が必要です。一般的な方法としては、ビジネスをスモールスタートで始める方法が挙げられます。それに加え、適切なプロジェクト収支管理の仕組みを作り、方針を調整しながらプロジェクトを推進できる環境を作ることも有効な手段の一つです。

正確なコストの見積り

プロジェクト収支管理を行う上では、コストを正確に見積ることも非常に重要です。
想定外のコストが大きくなればなるほどプロジェクト失敗の可能性は高くなります。
大規模なプロジェクトや前例がない場合など、正確な見積が困難であっても、何らかの手段でできるだけ正確な数字を出す必要があります。

専門家の知識を借りる、過去の類似プロジェクトを参考にする、計画を細分化して個別に見積りを行うなど、正確性を高める手段はいくつもあります。適切な手段を選択しましょう。ただし、このように万全を期したとしても、想定外のコストが発生する場合があることも理解しましょう。最初から見積りにバッファを持たせておくことも大切です。

リアルタイムでの実績確認

プロジェクトの収支管理には、リアルタイムに情報を反映する即時性が求められます。予算や実績と常に連動し、それを確認できる仕組みを作っておきましょう。

実際にプロジェクトを開始してみると、想定よりコストがかかることはよくあります。このギャップが大きいと、方針転換が必要になることがあります。その際は、コストを削減する方法を検討する、優先度の低い要件を除外してプロジェクトスコープを縮小する、などの対応を講じましょう。

プロジェクト収支管理の課題と解決策

プロジェクト収支管理の実施にあたっては、主に以下2つの課題に悩まされる企業が多いです。

リアルタイムでの情報共有やデータ更新が上手くいかない
正確に情報を収集・把握できない

プロジェクト収支管理では、前述のとおりリアルタイムでの情報共有やデータ更新が重要です。これが十分にできていないと、状況の変化（トラブルの発生など）に対して迅速な対応を行えずに、赤字化するリスクが高まります。

また、リアルタイムでの情報共有やデータ更新を実施できていても、情報自体が正確でなければ、実際の収支とのズレが生じる恐れがあります。

こうした課題の背景には、以下の問題があると考えられます。

部門ごとに情報をバラバラに管理している
エクセルや個別の業務システムなどで、情報を個別に管理している
社内ルールが整備されていない

つまり、上記の問題を解決することで課題解決につながります。具体的には、以下3つの解決策が効果的です。

売上や経費、工数などを1つのITツールで一元的に管理する
プロジェクト収支管理に優れたシステムを活用し、人的ミスを防ぐ
情報共有やデータ更新のルールを明文化する

上記のとおり、課題解決にあたってはITツールの活用が効果的です。ITツールの概要や機能、タイプなどについては次章以降で詳しく解説します。

収支管理に効果的なツールの活用

プロジェクト収支管理に利用される手段は、現場によって異なります。
業界、目的、規模などによって適切なものが異なることがその理由です。
ツールを選ぶ際は、参考として他のプロジェクトで採用された方法も検討し、適切な手段を選択するようにしましょう。

プロジェクト収支管理にはITツールが有効

収支管理はエクセルでも実現可能です。実際にエクセルを使っている企業もあります。
しかしエクセルを用いる場合、プロジェクトの規模が大きくなればなるほど、運用が困難になります。作業が煩雑になる、複数人での作業が困難である、ヒューマンエラー防止の仕組みが作りづらい、などのデメリットがその原因として挙げられます。

そのため、基本的には収支管理の機能を持つITツールを利用している企業が多く、クラウドベースの会計ソフトウェアやプロジェクト管理ツールなどがよく使われます。

ITツールに実装されている機能

では、プロジェクト収支管理用のITツールには、具体的にどのような機能が実装されているのでしょうか。
非常に多機能な製品が多く全ての機能を解説することは難しいですが、基本的なものとしては、以下のような機能が実装されています。

予算や実績の可視化機能
プロジェクトの収支をリアルタイムで把握できる機能です。あらかじめ予算を設定し、売上や経費などを都度入力することで結果を表示します。
グラフなどで視覚的に確認しやすい点がメリットです。
即時性を活かして、さまざまな施策を試しながらその効果を確認したい場合などにも有効です。
工数管理機能
プロジェクトメンバーの工数を効率的に管理できます。極端にコストがかかっている業務の把握や人件費の管理に利用されます。コスト削減などの目的でも有効な機能です。
ワークフロー機能
稟議書の作成や承認手続きなどの業務をシステム上で実施します。
手続きが完了すると自動的に予算データなどに反映されるため、収支管理の効率化につながります。

プロジェクト収支管理を支援する製品は非常に多く、特殊な要件があったとしても対応できることが多くなっています。また、機能の豊富さに加え、直感的に操作できるようUI/UXが工夫された製品などもあります。
ITツールを選定する際は複数の製品を比較して、自社に適した製品を選びましょう。

プロジェクト収支管理ツールのタイプ

プロジェクト収支管理に用いるツールは、「販売管理型」、「ERP型」、「収支管理型」の3種類に大別されます。プロジェクト収支管理を実施する際には、課題や目的、リソースの状況などに応じて、自社にとって最適なタイプのツールを選ぶことが重要です。

各タイプの特徴や機能の一例、代表的なツールは以下のとおりです。

ツールのタイプ	特徴	機能の一例	代表的なツール
販売管理型	収支管理に加えて、販売管理や購買管理などを一元的に管理できる	収支管理見積書の作成発注・受注管理顧客情報管理支払情報管理	freee販売楽楽販売
ERP型	販売管理型の機能に加えて、生産や会計、在庫などの基幹業務を全体的に管理できる	販売管理給与計算財務管理勤怠管理	マネーフォワードクラウドERP MA-EYES
収支管理型	原価や売上、工数などの収支管理業務に機能が絞られている	損益管理予実管理工数管理	LEEAD freee工数管理

収支管理のみならず、販売管理業務の効率化も図りたい方には「販売管理型」がおすすめです。一方で、「複雑な機能はいらないから、収支管理のみに絞って効率化を図りたい」方には、収支管理型がおすすめです。

なお、弊社ではERP型を最もおすすめしています。ERP型なら、3タイプの中で最も幅広い業務に対応できます。ERP型をおすすめする理由は次項でお伝えします。

ERPシステムは最も効果的

プロジェクト収支管理を実現するツールはいくつもありますが、最も適しているのはERPシステムです。会社全体で推進するような難易度の高いプロジェクトであっても対応できる点がメリットになります。

ERPシステムでは、企業のあらゆるリソース（ヒト、モノ、カネ、情報）が一元管理されており、部署間の業務連携を最適化できます。プロジェクトに導入することで、収支管理はもちろん業務効率化にも役立ちます。

詳しくは「ERP導入の目的とメリット・デメリットを解説」や「プロジェクト管理型のビジネス企業に向けたERPについて」の記事をご確認下さい。

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プロジェクト収支管理ツールの選び方

この章では、4つの基準に基づいたプロジェクト収支管理ツールの選び方を解説します。

機能

前述のとおり、利用するツールのタイプによって機能は変わります。また、同じタイプのツールでも、提供する企業によって機能の範囲が変わるため、複数の製品間で機能を比較検討することが重要です。

特に重視すべきは、「収支管理の機能」です。この部分が充実しているほど、プロジェクト収支管理業務の生産性アップや、人的ミスが生じるリスクの軽減につながるためです。

なお、機能を比較検討する際には、無料トライアルの活用や導入事例の参照を図ると良いでしょう。

費用対効果

プロジェクト収支管理ツールの導入に際しては、可能な限り費用が安いものを選びたいと考えることが一般的です。

確かに安さは重要ですが、安くても必要な機能が備わっていないと、導入で得られる効果が小さくなってしまうため注意が必要です。また、機能の充実性のみを重視すると、予算を超過してしまうリスクがあります。

従って、優先順位の高い機能が一通り備わっているツールの中から、導入・運用コストが安いものを選ぶことがおすすめです。

操作性

ツールの導入時には、機能やコストだけでなく、操作しやすいものを選ぶことも重要です。操作性やUIが悪いツールを導入すると、使いこなすことができず、かえって費用対効果の低下を招くリスクがあるためです。

こうしたリスクを軽減するには、無料トライアルの期間を利用し、実際に操作性を確認した上で導入を検討することが求められます。

提供形態

プロジェクト収支管理ツールは、提供形態によって「クラウド型」と「オンプレミス型」の2種類に分けられます。

クラウド型とは、クラウド上のデータにアクセスして利用するツールです。導入費用を安く抑えやすい上に、場所や時間に関係なく利用できる点がメリットです。セキュリティの確保はベンダーに依存するものの、メリットが多いことから現在では主流となっています。

オンプレミス型とは、自社内部のサーバーで管理と運用を行うツールです。セキュリティを自社で確保できる上に、カスタマイズも柔軟に行えます。ただし、初期費用はクラウド型よりも高くなることが一般的です。

それぞれのメリット・デメリットを理解した上で、最適なツールを導入しましょう。

まとめ

プロジェクトの収支を管理する仕組みはどのような企業でも必要です。目的、業界、企業規模などによって導入すべきツールは異なるため、どんな要件があるのかを見極めて選定する必要があります。
プロジェクト別に収支を管理する場合は、関係者間で検討を重ね、適切な仕組みを構築しましょう。

そして、将来的にはAIやビッグデータなどの普及により、プロジェクト収支管理ツールのさらなる進化が予想されます。継続的にプロジェクト収支管理の質や効率性を高めるには、こうした技術革新の動向にも注目すると良いでしょう。

※ 掲載している情報は記事更新時点のものです。

監修：野崎晋平
2008年東証一部IT企業に入社しERPの設計や開発業務に従事。2013年東証一部小売企業に入社し、ERPの運用保守やリプレイスの企画、各種システム導入プロジェクトのマネジメント業務などに従事。2015年株式会社アイティベルを設立し、IT領域の執筆などを行う。生産管理システムや人事システム、POS、スマホアプリ、ECサイトなど幅広いシステム導入経験を持つ。株式会社アイティベル野崎晋平

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