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  • 更新日 : 2024年7月12日

ERPの導入を成功させるためのRFPの作り方 | RFPの概要と作成する目的をわかりやすく解説

ERPを導入するときにも、通常のシステム開発と同じように自社に合わせた製品の選択やカスタマイズが必要になります。そのため、ベンダーとの十分な意思疎通が不可欠です。そこで、ベンダーに自社の要望を理解してもらうためのポイントとなるのがRFPです。RFPはシステム導入の意図や仕様を説明し、スムーズな導入をサポートします。ここでは、ERPの導入に役立つRFPの概要と作り方をご紹介します。

ERPとは

ERP（Enterprise Resource Planning）は、統合基幹業務システム、または経営資源計画と言われ、複数の業務システムを統合して一元管理できるようにしたものです。データベースを1つにまとめることで、含まれる情報をシームレスに連携させてリソースや情報を一元的に管理することができます。

ERPの特徴

ERPには、次のような特徴があります。

情報の一元管理

業務システムでは、データはシステムごとに別々に保存されていました。しかしERPでは、すべての情報を1つのデータベースで一元的に管理できます。それによって、必要な情報をリアルタイムに、かつ正確に取り出すことが可能です。複数の業務システムにまたがるデータも転記する必要はありません。

強力な連携機能

すべてのデータベースが統一されているので、部署をまたぐような業務フローも、1つのシステム上で自動的に処理できます。同じデータベースをもとにしているため、データも自動的に反映されており、連携操作の必要もありません。それによって、組織全体の業務を大きく効率化することができます。

業務の標準化

バックオフィス全体で同じシステムを使うことで、データの形式や業務フローも共通化します。業務の自動化と業務フローの共通化により、これまで手作業で行なっていた業務や属人的になってしまっていた業務が排除され、業務の標準化につながります。

ERPのメリット・デメリット

ERPの導入には、メリットだけではなくデメリットもあります。

メリット

業務プロセスの自動化による業務効率化

業務システムの導入により、作業の多くが自動化され、業務効率化が進みます。

システム連携による業務効率化

またシステム連携により、強力なデータ連携が可能になります。データの転記や再入力が不要になり、業務効率化とミスの削減につながります。

データの一元管理による経営状態の可視化

すべての情報を一元管理することで、企業の経営状態が可視化されます。また、リアルタイムなデータの反映で、常に最新の情報を見ることができ、スピーディな意思決定につながります。

ガバナンスの強化

データが一元管理され、また承認フローやアクセス権限をこまかく設定することでミスや不正が起こりにくくなります。変更履歴も残るため、万が一発生してしまった場合でもすぐに原因を発見でき、会社全体のガバナンス強化につながります。

デメリット

導入・運用管理コストがかかる

ERPの種類によってコストの内容や費用感の差はありますが、導入と運用に一定のコストがかかります。

選定が難しい

ERPには提供形態、カバーする範囲などでいくつもの種類に分けられます。また、製品によりさまざまな特性があります。その中でどれが自社に適したものか慎重に選定する必要があります。

セキュリティ対策が必要

ERPは、全社でデータを共有するものです。アクセス権限の設定や認証など、セキュリティ対策は十分に行わなければなりません。

社員教育が新たに必要

ERPは、これまで利用してきた業務システムとは操作体系が異なるため、新たに導入教育が必要です。

RFPとは

RFP（Request for Proposal）は、提案依頼書とも言います。ERPに限らず、何らかのシステムを導入するとき、依頼元の企業がベンダーに提出するものです。最近は、多くの開発でRFPが制作されています。

RFPには、システムを導入することで解決したい課題や方針、必要な仕様などが記されています。RFPを作成することで、ベンダーからより依頼元の要望に合った、適切なシステムを提案することが可能です。

RFPの概要

RFPは、ベンダーに依頼元から必要な情報を過不足なく伝えるものです。内容に決まりはありません。一般的には、依頼元が社内で共有した課題や目的、現在必要とされている機能や仕様、自社独自の制約条件などをはじめ、希望のスケジュールや予算なども記載されており、ベンダーとの打ち合わせの資料となります。

RFPを作成する目的

RFPの目的は、ベンダーに依頼元の現状や希望を過不足なく、正確に理解してもらうこと、その結果、最適な提案を受けることです。

RFPを作らずに口頭での打ち合わせを行うだけでは、認識の相違や情報の抜け・漏れが防げません。また、RFPを作ることで、依頼元自身が自社の要望をはっきり認識し、それまで気づかなかった課題に気づくことができます。

RFIとの違い

よくRFPと間違えやすいものに、RFI（Request for Information）、「情報提供依頼書」があります。これは逆に、企業側がベンダーに「何ができるか」という情報を求める書類です。

内容はベンダーの会社情報や実績、技術、製品や提供可能なサービスなどがあります。ベンダーを決定する前に、ベンダーについての情報を求めるものです。ある程度は、企業の公式サイトでも得られる情報でもあります。

RFPはベンダーを数社に絞り込んだあと、またはベンダー決定後に、自社（依頼元）についての情報を提示するもの、RFIはベンダー決定前にベンダーについての情報を求めるもの、という違いがあります。

ERPの導入を成功させるためのRFPの作り方

ERPでも、企業に合わせて製品やプランを選び、カスタマイズを行います。そのため、システム開発だけでなく、ERPの導入にもRFPを作るとより効果的です。

RFPには、次のような内容を順番に記載します。

RFP（提案依頼書）の趣旨

ERPを導入する背景や趣旨、およびRFPを作成することになった背景を伝えます。RFP作成の理由を伝えることで、ERP導入の必要性や趣旨がより明確になります。

主に「どのようなシステムが欲しいのか」ではなく、「自社ではどのようにシステムを使いたいのか」を伝えることで、ベンダー側から自社の使用目的に合ったシステムを提案してもらうことができます。

システム構築方針

企業がシステム構築のときに用いるポリシー、方針などがあれば、最初に伝えておかなくてはなりません。システム選定やカスタマイズの前提条件となるからです。特に方針を設けていない場合は、記載する必要はありません。

現状抱えている課題

自社の現状、優先的に解決すべき課題を説明します。ERPを導入したいという動機になるものです。問題の背景や現在の環境、自社の方針、システム以外のリソース（主に人材）についても、詳細に説明します。

機能要件

ERPに求める機能です。ERP本来の機能だけでなく、アドオンやカスタマイズで追加したい機能も含みます。

ただし各部署の要望をすべて盛り込むと過剰になったり矛盾が生じたりするので、最低限必要なものに留めましょう。

導入要件

内容
導入要件について説明
「When（いつ？）」「Who（誰が？）」「What（何を？）」「Where（どこで？）」「How（どうやって？）」導入するのか、希望をまとめたものです。ただし、スケジュールや予算などがあまりに非現実的なものでは、ベンダーから良い提案を受けることが難しくなります。

インターフェース要件

他のシステムとどのようにデータ連携を行うのかを説明します。連携するデータの内容、連携方法、連携の頻度などを説明します。帳票や帳票イメージもあると、より具体的にわかってもらえるでしょう。

利用環境

自社の環境に合ったシステムを導入する必要があるため、現在、利用しているサーバーの種類とOS、クライアントの種類とOS、利用可能なブラウザ、セキュリティシステムの有無など、システムを導入する環境について説明します。

情報開示範囲と秘密保持契約

RFPを提示し、自社についての詳細な情報を提示するためには、機密保持契約の締結が必須です。

秘密保持契約とは「何でも教える」ということではありません。「必要な情報を必要な範囲で開示する」というものです。秘密保持契約ができないと、踏み込んだ情報を提示することはできません。また、ベンダーからの提案も上辺だけのものになります。最後に、対応窓口や選定基準などをまとめて記しておきましょう。

まとめ

RFP（提案依頼書）の作成は、ERPの導入に必要不可欠です。RFPを作成することで企業にとっても、現在の自社の状況や課題、ERPの導入で期待するものが明確になり、ベンダー側もより正確に企業にとって適切なシステムを提案しやすくなります。RFPの作成には手間も時間もかかりますが、自社に最適なERPを導入するために作成することをおすすめします。

よくある質問

①RFPとは？

提案依頼書と言い、依頼元がシステム導入の目的やシステムに期待することをまとめたものです。

②RFPを作成する目的は？

依頼元の希望や要望を明確にしてベンダーに提示し、正確な認識を共有することで、より良いシステム導入につなげます。

③RFPの内容は？

システム構築の理由・方針、現在の課題、機能要件、導入要件、インターフェース要件、利用環境などがあります。


※ 掲載している情報は記事更新時点のものです。

  • 執筆：成瀬京子

    ITライター。電機メーカーのテクニカルライターを経て独立。以後、ハードウェアやソフトウェアのマニュアルを作成するテクニカルライティング、およびIT関連中心のWebライティングに従事。Webライティングでは、主にDX、ERP、働き方改革、AWSやクラウドサービス、およびセキュリティ関係の執筆を行っている。

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