更新日 : 2024年7月12日

エクセルでプロジェクト管理をするには？より効率化する方法も解説

プロジェクトの目標を達成するためには、関係するタスクやリソース（ヒト・モノ・カネ・情報）を効果的に管理することが大切です。
プロジェクトは、多くの従業員が複数のチームに分かれてタスクに取り組み、プロジェクト同士が関係性を持っていることが一般的です。
プロジェクトには考慮すべき項目が多くあり、それらを適切に管理することが、プロジェクトの成功を大きく左右します。
本記事では手軽に始めることができる、エクセルを使用したプロジェクト管理を効率的に行う方法などについて解説します。

プロジェクト管理とは
エクセルを活用したプロジェクト管理の手法
プロジェクト管理において役立つエクセル機能
エクセルを使ったプロジェクト管理のメリット・デメリット
- メリット
- デメリット
プロジェクト管理をより効率化するために
まとめ

プロジェクト管理とは

エクセルを活用したプロジェクト管理について解説する前に、プロジェクト管理の定義やその必要性、管理すべき主な項目について説明します。

プロジェクト管理とは

プロジェクト管理とは、特定の目標を達成するためにプロジェクト全体を管理し、マネジメントすることを指します。これには、リソースの配分・計画策定・進捗管理・実行プロセスの管理・リスク管理など、多岐にわたる情報の整理・監視が含まれます。

プロジェクト管理を行うべき理由

プロジェクト管理の目的は、効果的にプロジェクトを進行させ、計画通りに、かつ効率的に目標を達成することにあります。
そのためには、プロジェクト関係者間の良好なコミュニケーションやリソースの最適化などのさまざまな要素が重要になります。
適切なプロジェクト管理を行うことは、プロジェクトの成功確率を高め、期間内に予算の中で、品質の高い成果物を提供することにつながります。

プロジェクトにおいて管理すべき項目

プロジェクト管理においては、主にスコープ・時間・コスト・品質・人材・コミュニケーション・リスク・調達などの項目を管理する必要があるとされます。
これらの要素は、プロジェクトの進捗に応じて柔軟に調整する必要があります。適切な管理を通じて、プロジェクトをスムーズに進行させ、予期せぬ問題にも迅速に対処できるようにしておくことが求められます。

エクセルを活用したプロジェクト管理の手法

本章では、WBS・ガントチャート・リソース管理表など、エクセルを利用した具体的な管理手法について解説します。これらのツールを駆使することで、プロジェクト管理の品質を向上させることができるでしょう。

ワークブレークダウンストラクチャー（WBS）

ワークブレークダウンストラクチャー（WBS）は、プロジェクトを成果物や作業単位に分解して全体の構造を明確にする手法であり、そのための専用ツールなども存在しますが、エクセルでも作成が可能です。
これにより、プロジェクトの範囲や必要な作業が明確になり、計画立案や進捗管理、リソースの調整などを効果的に実施することが可能となります。

ガントチャート

ガントチャートは、プロジェクトのスケジュールを視覚的に管理するために役立つツールです。エクセルで作成する場合は、条件付き書式や棒グラフ機能を使って、タスクの開始日・終了日・期間を示すことができます。これにより、プロジェクトの全体的なタイムラインが一目でわかり、重要なマイルストーンの管理も容易になります。

ガントチャートの作成手順

ここでは、ガントチャートの作成手順を紹介します。

1.基本的な情報を入力する
例えば、A列に「タスク名」、B列に「担当者」、C列に「開始日」、D列に「終了日」、E列に「希望日数」などの情報を入力します。希望日数に「=D2-C2+1」を入れることで、開始日から終了日までの日数を自動で計算することができます。

2. ガントチャートの範囲（タイムライン）を設定する
F列以降に、プロジェクトの開始日から終了日までの日付を1列ずつ入力します。F1セルにプロジェクトの開始日を入力し、その隣には開始日の翌日を表示させる形で横方向に1日ずつ増やしていきましょう。

3. 条件付き書式を利用してタスク期間を色で表示する
続いて、ガントチャートを表示する範囲（F列以降のセル）を選択します。タスクの開始日と終了日を基準に色を自動的に付ける設定を施します。

範囲を選択した状態で「条件付き書式」→「新しいルール」→「数式を使用して、書式設定するセルを決定」→数式には「=AND(F$1>=$C2,F$1<=$D2)」と入力し、塗りつぶし色を設定しましょう。この設定によって、タスクの進捗状況を視覚的に確認することができます。

ガントチャート運用時の注意点

ガントチャートを運用する際は、下記の3点に注意する必要があります。

・作業の進捗を定期的に更新する
プロジェクト管理では、プロジェクトが進行するにつれて、計画したスケジュールと実際の進行状況にズレが生じる場合があります。そのため、各タスクの開始日と終了日を最新の状況に合わせて更新することが重要です。例えば、タスクが予定より早く完了した場合は終了日を前倒しする、進捗が遅れている場合は終了日を延期するといった対応を実施しましょう。

・担当者ごとに色分けする
ガントチャートをより見やすくするには、担当者ごとに色分けすると良いでしょう。例えば、担当者Aのタスクは青、担当者Bのタスクは緑などと設定することで、各メンバーが抱えているタスクや役割を可視化できます。

・定期的な見直しとメンテナンスを実施する
ガントチャートの運用では、定期的な見直しとメンテナンスが重要です。例えば、完了したタスクは削除または非表示にする、最新のタスクだけを表示するといった見直しを定期的に実施することをおすすめします。

リソース管理表

プロジェクトに関わる人材・資材・設備などのリソースの割り当てと利用状況を管理するためのツールです。エクセルでは表計算機能などを用いて、各リソースの計画と実績やコストを計算し、過不足なく効率的にリソースを配分する計画を立てることもできます。

リスク管理表

プロジェクトの進行にはさまざまなリスクが伴います。エクセルを使用してリスク管理表を作成して予想されるリスクを特定し、その影響度と対応策を記録しておきます。リスクの種類・影響度・対応策を一覧で管理することで、リスクに対し迅速かつ効果的に対応することが可能となります。

ステータスレポート作成

プロジェクトの進捗状況を関係者に対して定期的に報告するために、ステータスレポートを作成する場合もあります。一からフォーマットを作成することも可能ですが、エクセルのテンプレートを利用して、進捗率・完了したタスク・次のステップ・リスクなどを簡潔にまとめることもできます。これにより、関係者間でのコミュニケーションをスムーズに行うことができます。

コスト管理

定期的なコスト管理は、プロジェクトを予算内で遂行するための重要な要素です。エクセルでは、予算計画・実績・予算との差異などを詳細に記録し、分析することが可能です。特にエクセルの計算機能を駆使することで、さまざまな分析を行うことができます。これは、プロジェクトのコスト状況をリアルタイムに把握し、必要に応じて迅速な調整を行うことにつながります。

これらのツール・手法をプロジェクトに応じて組み合わせて適切に活用することで、プロジェクト全体の透明性が向上し計画的な意思決定が可能になるとともに、プロジェクトの成果を最大化するための戦略的なアプローチが実現できます。
また、エクセルが提供する多様な機能を活用することで、より効果的な管理が可能となります。次章では、プロジェクト管理に活用できるエクセル機能の一部をご紹介します。

プロジェクト管理において役立つエクセル機能

ここからは、エクセルの機能を利用してプロジェクト管理を効率よく行う方法を説明していきます。

入力規則

タスクのステータスなど決められた値を選択する項目では、エクセルの入力規則という機能を使うとよいでしょう。あらかじめ決められた項目しか選択できないようにすることができ、データの整合性を維持しやすくなります。

フィルター

特定の行のデータだけを抽出表示させることができます。
例えば、優先度が高いタスクだけを表示させる、特定の担当者に割り振られたものだけを表示させることなどが可能です。
フィルター機能を利用すれば、タスクが増えてしまっても、必要な情報にすぐにアクセスできます。

条件付き書式

条件付き書式を利用すると、ステータスや優先度に基づいて、セルの色を変更することができます。
プロジェクトの中で特に注意すべきタスクを自動的に強調することができ、関係者へ手軽に情報共有が可能です。

ピボットテーブル

ピボットテーブルを利用することで、プロジェクト管理のデータを集計することが可能になります。
作業時間を記録していれば、各担当者の期間ごとの稼働時間を集計することができるので、負荷の確認なども簡単に行えます。

マクロ

マクロを利用すると、エクセルの作業を自動化できます。プロジェクト管理用のエクセルファイルは多くのメンバーが頻繁に利用するため、繰り返し作業を自動化することで、時間短縮につながります。

エクセル関数

エクセル関数を使うことで、進捗状況やタスクの期限を自動で計算したり、特定の条件を満たすタスクを抽出したりすることが可能です。これにより手作業を減らしつつ、正確で効率的なプロジェクト管理が可能になります。
例えば、下記のようなエクセル関数が役立ちます。

IF	タスクの進捗などの状況に応じて表示を変更したい場合に利用できる
TODAY	現在の日付を自動的に参照する。期日までの日数や進捗を確認したい場合に利用できる
COUNTIF	進捗状況が「完了」になっているタスクの数や、特定の担当者が抱えているタスクの数を把握したいときに利用できる
NETWORKDAYS.INTL	期限までにどれだけの作業時間があるのかを可視化できる
VLOOKUP	タスクごとに担当者の名前を自動的に表示させたいときに利用できる
SUMIF	プロジェクト全体で「完了」となっているタスクの合計や、コスト、工数などを総合する際に役立つ

ガントチャートでの条件付き書式やエクセル関数の活用

条件付き書式やエクセル関数を活用すれば、ガントチャートのタスクやスケジュールを自動で更新することも可能です。

条件付き書式でタスクの進捗や期日を色分けする

条件付き書式の設定方法は、下記のとおりです。

タスクの状況を入力する列（例：D列）を選択する
メニューの「条件付き書式」→「新しいルール」を選択し、「セルの値に基づいてすべてのセルを書式設定」を選択する
進捗状況のステータスに合わせた色を設定する

（例）
「完了」の場合は灰色
「進行中」の場合は黄色
「未着手」の場合は赤色

上記の条件を追加することで、D列に入力されているタスクの状況に応じた色分けが適用されます。

IF関数で進捗状況を自動的に判定する

IF関数を使うことで、進捗状況を自動的に判定することができます。設定の手順は下記のとおりです。

F列に「進捗率」の列を追加する
F列に進捗率を自動表示するIF関数を入力する

（例）「完了=100％」「進行中=50％」「未着手=0％」と表示したい場合、
「=IF(D2=”完了”,1,IF(D2=”進行中”,0.5,0))」という式を入力し、セルの書式設定にてパーセンテージ表示を設定する。

進捗率を表示させることで、プロジェクト全体の進行度合いを把握しやすくなるでしょう。

エクセルを使ったプロジェクト管理のメリット・デメリット

ここからは、エクセルでプロジェクト管理を行うメリットとデメリットについて解説します。

メリット

目的に応じたカスタマイズがしやすい
エクセルは多機能なので、図形や画像の挿入、データベース機能など、他の機能と組み合わせて利用することができます。
自由度が高く、ニーズに合わせてカスタマイズできる点がメリットです。
ランニングコストがかからない
多くの企業ではあらかじめエクセルが導入されているため、新たにアプリケーションを購入する必要がありません。
広く普及しているツールであるため導入しやすい
エクセルは広く普及しているため、基本的な操作は理解している人が多く、学習コストがかかりません。新たなツールを導入する際は、従業員への教育やトレーニングが必要なため、企業側としても教育コストを抑えられるメリットがあります。
テンプレートが数多く提供されている
シンプルなものから複雑なものまで、さまざまなテンプレートが提供されているため、プロジェクト計画を作成するのにかかる時間を短縮できます。

例えば、ガントチャートやタスク管理シート、進捗表、予算管理表など、さまざまなテンプレートを無料で利用することが可能です。これらのテンプレートにはプロジェクト管理に必要な機能が搭載されているため、プロジェクト管理表をゼロから作成する手間を省けます。エクセルのテンプレートは、Microsoftの公式サイトから簡単にダウンロードして利用することができます。

デメリット

管理の手間が増える
エクセルでのプロジェクト管理は、計画変更に対応しにくいです。
数値の変更程度なら簡単にできますが、そうでない変更が頻発すると、それに伴う煩雑な作業が発生してしまいます。
メンテナンスや復元が難しい
エクセルで計算や集計のために関数を使う場合、扱う関数によっては特定の従業員しか理解できず、メンテナンスを限られた人に依存するという事態に陥ります。
また、誤って操作してしまった場合にデータの復元が困難になるリスクもあります。
リアルタイムでの更新が難しい
エクセルは、1つのファイルを同時に複数の人で編集できないという特徴があります。ある一人のメンバーがエクセルファイルを開いていると、他のメンバーはファイルを編集できない状態になります。
これによってプロジェクト管理に関する入力作業が滞るなど、作業効率の低下につながりやすいです。
データ量が増えると動作が遅くなる
プロジェクトの進行などに伴って必要な情報を新たに追加していくと、エクセルのデータ量が増加します。その結果ファイルが重くなり、動作が遅くなるケースがあります。
リアルタイムでの共有が難しい
Microsoft 365を活用していない場合、エクセルファイルは同時に一人しか編集できず、リアルタイムでの共有や複数人での同時編集ができません。これにより、プロジェクトメンバー間のコミュニケーションが妨げられ、作業の効率が低下する可能性があります。
※Microsoft 365：クラウドベースのサブスクリプションサービスであり、Officeのアプリケーション群やクラウドストレージ、高度なセキュリティ機能を提供します。
ヒューマンエラーが起きやすい
エクセルは自由度が高い反面、計算方法を間違えるなどのヒューマンエラーが起きやすいというリスクがあります。
これらのヒューマンエラーはプロジェクト計画の作成時点だけではなく、運用中は常に発生する可能性があるため、注意が必要です。
本格的なガントチャート作成が難しい
エクセルでは基本的なガントチャートの作成は可能ですが、より複雑で詳細なガントチャート作成には向いていません。
特に、リソースの割り当てや依存関係の追跡など、プロジェクト管理に必要な高度な機能が不足しており、作成や管理の対応難易度が高いため、大規模なプロジェクトについてはガントチャート機能を備えた専門的なプロジェクト管理ツールの使用が推奨されます。
大規模または複数プロジェクトの管理が難しい
エクセルは小〜中規模のプロジェクトには適していますが、大規模プロジェクトや複数プロジェクトを同時に管理する場合は高度なスキルが必要となります。
膨大なデータの管理や複数プロジェクト間の調整も難易度が非常に高いため、これらを効率的に行うには専用のプロジェクト管理ツールが適しています。
モバイル対応ができない
エクセルは基本的にデスクトップでの作成や管理に最適化されており、モバイルデバイスでの操作性は高くありません。外出先からのプロジェクトの情報へのアクセスや更新が難しく、プロジェクトによっては不便な状況が頻発してしまう可能性があります。モバイル対応が必要な場合は、他のクラウドベースのプロジェクト管理ツールなどを検討した方が良いでしょう。

プロジェクト管理をより効率化するために

エクセルでのプロジェクト管理の限界

エクセルでのプロジェクト管理には、手軽かつ低コストで自由にカスタマイズできるという特徴がありますが、仕事量や複雑な案件に対応するのには限界があります。
企業内の全てのプロジェクトの状況をエクセルのみで把握しようとすると、現場の負荷が高くなってしまうでしょう。

またプロジェクト管理においては、タスクやスケジュールだけではなく、コストや品質も重要な管理対象となるため、必要なデータの準備などに時間がかかりすぎる傾向があり、効率が落ちてしまいます。

ツールやシステムの導入

エクセルでのプロジェクト管理に限界を感じている場合は、プロジェクト管理ツールやERPなどのツールの導入を検討することが解決策の1つです。

ツール・システム例

プロジェクト管理をより効率化するためには、専門的なツールやシステムの導入がとても有効です。以下はツールやシステムで実行可能な事項の概要です。

プロジェクト管理ツール：
タスクの自動割り当てやプロジェクト進捗状況のリアルタイム監視・アラート機能、チーム間のコミュニケーションの統合・効率化、関連文書の管理など、エクセルでは提供できない高度な機能を備えています。

【プロジェクト管理ツールのメリット】
プロジェクト管理ツールを使えば、誰がどのタスクを担当するかを簡単に割り振ることが可能です。各自がやるべきことを正確に把握でき、責任の所在が明確になるため、プロジェクトを進行しやすくなります。またコメント機能やチャット機能を利用すれば、チーム内のコミュニケーションをより円滑にできるでしょう。

【プロジェクト管理ツールのデメリット】
プロジェクト管理ツールは有料のものが多く、プランによっては高額な月額料金がかかる場合があります。導入コストや運用コストを事前に確認し、予算と見合うかを事前に検討する必要があるでしょう。導入後は、社員が効率的に活用できるようトレーニングも必須です。

ERP：
組織全体のリソース計画を統合的に管理する「ERP（Enterprise Resource Planning）システム」もまた、プロジェクト管理において有効なシステムです。ERPシステムは、財務・人事・製造・サプライチェーン管理や企業運営など、さまざまな側面を包括して管理することが可能です。

【ERPのメリット】
ERPを導入することで各部門の情報が統合され、部門間の連携を強化できます。各リソースの使用状況を即座に追跡するため、リソースの稼働状況を常に把握できるでしょう。

【ERPを導入する際のデメリット】
ERPは企業全体に関わるシステムであるため、導入プロセスが複雑になりやすく、時間がかかる場合がほとんどです。既存の業務プロセスの見直し・変更が必要な場合もあるため、準備期間や導入スケジュールを策定する必要があります。

プロジェクト管理ツール導入の流れ

プロジェクト管理ツールを導入する際は、適切なステップを踏むことで効率的・効果的に進めることができます。以下では、導入の流れの一例をご紹介します。

現状評価：
現在のプロジェクト管理プロセスを評価し、必要とされる機能を特定します。
市場調査：
要件に合致するツールやベンダーを選定します。
導入計画の策定：
詳細なスケジュールや担当者・部門など、具体的な導入計画を策定します。
システム導入：
計画に沿って新システムを導入し、運用を開始します。
評価と改善：
導入後のパフォーマンスを評価し、継続的に改善を図ります。

プロジェクト中心のビジネスを展開する企業の方は、以下の記事も参考にしてみてください。

ERPの基礎知識

プロジェクト管理型のビジネス企業に向けたERPについて

プロジェクト管理型ERPとは、プロジェクト毎に収支や原価の管理ができる基幹システムパッケージで、コンサルティング企業やシステム開発企業などで活用されています。この記事では、プロジェクト管理型ERPの特徴...

エクセルが向いているケース、プロジェクト管理ツール・ERPが向いているケース

下記の場合はエクセルでも問題なく、不便さを感じずに運用できるでしょう。

小規模なプロジェクト
メンバーが少なく、管理者が状況を把握しやすいプロジェクト
コストをかけずにプロジェクト管理を実施したい場合
複数のプロジェクトを管理する必要がないケース

一方、下記のケースでは、プロジェクト管理ツールやERPの利用がおすすめです。

複数のメンバーが同時に作業する必要がある場合
タスクの依存関係が多く、複雑に絡み合っているプロジェクト
プロジェクトに関するドキュメントやファイルが多い場合
複数の関係者で情報共有が必要なプロジェクト

まとめ

プロジェクト管理において、タスクとスケジュールは情報量が少なく、エクセルでの管理が可能ですが、コストや品質管理はデータが多く、エクセルでは効率が低下します。
業務改善にはERPのプロジェクト管理機能などを活用し、コストと品質の分析を通じてビジネスを向上させるべきでしょう。

※ 掲載している情報は記事更新時点のものです。

監修：野崎晋平
2008年東証一部IT企業に入社しERPの設計や開発業務に従事。2013年東証一部小売企業に入社し、ERPの運用保守やリプレイスの企画、各種システム導入プロジェクトのマネジメント業務などに従事。2015年株式会社アイティベルを設立し、IT領域の執筆などを行う。生産管理システムや人事システム、POS、スマホアプリ、ECサイトなど幅広いシステム導入経験を持つ。株式会社アイティベル野崎晋平

※本サイトは、法律的またはその他のアドバイスの提供を目的としたものではありません。当社は本サイトの記載内容（テンプレートを含む）の正確性、妥当性の確保に努めておりますが、ご利用にあたっては、個別の事情を適宜専門家にご相談いただくなど、ご自身の判断でご利用ください。

# 業務課題

自動仕訳とは？自動仕訳で経理業務の効率化を実現 | 仕組みやメリットを解説

現在では、業務の多くが電子化・自動化していますが、経理業務の基本である仕訳も同様です。最近は多くの会計システムで自動仕訳が導入され、それにより経理業務の効率化が進んでいます。また自動仕訳には、業務効率化以外にもメリットが数多くあります。…

詳しくみる

# 業務課題

ERPでペーパーレス化を実現 | 失敗しないペーパーレス化の進め方も解説

働き方改革や業務効率化、最近ではテレワークのためにバックオフィス部門のペーパーレス化を進めている企業も多いでしょう。ペーパーレス化には、業務効率化やコスト削減だけでなく、さまざまなメリットがあります。しかし、現状の業務フローでは、特にオン…

詳しくみる

# 業務課題

プロジェクト管理とは？代表的な手法や流れを詳しく解説

プロジェクトを効率的に進めるためには「プロジェクト管理」を適切に行う必要があります。プロジェクト管理は、スケジュール管理やコスト・品質の管理、人材の確保などやるべきことが非常に多く、進め方もさまざまです。プロジェクト管理を行う際には、まず…