- 作成日 : 2023年7月25日
収支管理とは？概要やメリット、進め方、効果的な管理のポイントを解説
収支管理とは、プロジェクトや部署の収入および支出を管理する活動のことです。
収支管理の主な目的はプロジェクトや部署の利益を適切に維持・管理することであり、そのために売上や予算、原価など各要素の管理を行います。本記事では、収支管理の概要や利点、進め方、効果的な管理のポイントについて解説します。
目次
収支管理とは
収支管理とは、その名の通り「収入」と「支出」を管理する活動全般を指します。
収支管理は、プロジェクト単位や部署単位で行うことが一般的です。収支管理の大きな目的は、プロジェクトや部署の利益を適切に維持・管理することにあります。
収支管理では、主に以下の3つの要素を取り扱います。
- 売上管理
- 予算管理
- 原価管理
売上管理は「収入」にあたる部分であり、プロジェクトや部署で扱う商品・サービスの単価や数量、期間などを管理して売上予測などを行います。
予算管理は、売上予測などを基に、売上目標の達成に必要な予算を管理する活動です。
そして原価管理では、決められた予算の中で事業活動を行うために、原材料の仕入れ価格や人件費などを管理します。
収支管理を実施する利点
収支管理を実施する利点として、主に以下の点が挙げられます。
- プロジェクトや部署の利益の維持・向上
- 関係者間での共通認識の醸成
プロジェクトや部署の利益の維持・向上
収支管理を行うことは、プロジェクトや部署単位での利益の維持・向上につながります。売上や予算、原価の情報をタイムリーに管理することで、利益が適切に確保できているかどうかを常に把握することが可能です。
例えば、原価が想定以上にかさんでいる場合などは、原材料の仕入先や人員配置の変更といった対策を迅速に行うことができます。
関係者間での共通認識の醸成
収支管理によって売上や予算、原価を定量的に管理することで、プロジェクトや部署の関係者間で共通認識を醸成できます。
例えば、やみくもに「原価を抑えよう」といっても、どのような対策を打てばよいのかを即座に判断することは困難です。しかし収支管理を行っていれば、どの原価がどの程度上振れているのかを数値で確認できます。
それにより、関係者間での認識を擦り合わせることができ、方向性を統一して協力しながらプロジェクトを推進できるでしょう。
収支管理の進め方
収支管理は、PDCAサイクルに従って進めていくことが効果的です。ここでは、収支管理の進め方として、PDCAの要素ごとに以下のとおり解説していきます。
- 収支計画を立てる（Plan）
- 収支計画に基づき、プロジェクトを実行する（Do）
- 収支計画と収支実績のズレを確認する（Check）
- プロジェクトの改善に向けた原因分析・対策を行う（Action）
収支計画を立てる（Plan）
まずは収支計画（Plan）として、期初やプロジェクト開始時に収支の計画を立てます。
収支計画では、売上・予算・原価それぞれの項目において、具体的な計画値を設定することが大切です。
例えば、売上計画に関しては、前年度の売上実績などから見える内的要因と、景気サイクルや季節といった外的要因の両方を考慮しながら予測を行いましょう。
また、収支管理を行う担当者や、管理の頻度・タイミングなどをはじめとしたルールの取り決めも事前に行っておくことが重要です。
収支計画に基づき、プロジェクトを実行する（Do）
収支計画を立てた後は、プロジェクトの実行フェーズに移っていきます。計画時に立てたルールに従い、売上や予算、原価の実績を記録していきましょう。
収支計画と収支実績のズレを確認する（Check）
最初に立てた収支計画通りにプロジェクトが進むケースは稀であり、プロジェクトを実行していく中で収支計画と収支実績のズレが発生することも少なくありません。
そのため、計画値と実績値のズレをしっかりと把握し、乖離が大きい場合は改善策につなげていくことが大切です。
プロジェクトの改善に向けた原因分析・対策を行う（Action）
収支計画に対して実績が大きく異なっている場合は、乖離の原因分析を行い、対策を検討していきましょう。
ただし、売上実績が予測通りであっても、原価が大きく上振れている可能性も考えられます。
その場合、原材料価格の高騰や人員増加、製造プロセスなど、原価が超過している要因を把握して利益確保のための改善検討を行いましょう。
収支管理を効果的に行うためのポイント
収支管理を効果的に行うためには、以下のポイントを押さえておくことが重要です。
- 会社や事業部のKGI・KPIに沿った収支管理を行う
- エクセルを活用する
- 収支管理ツールを活用する
- ERPを活用する
会社や事業部のKGI・KPIに沿った収支管理を行う
収支管理を行う場合、会社や事業部の最終目標や中間目標であるKGI・KPIとの整合を取ることがポイントとなります。
なぜなら、会社や事業部の方針から外れた収支計画を立てて管理を行っても、会社全体の目標につながらなくなってしまうためです。
例えば、会社全体が売上を維持しつつコスト削減を重視しているのに対し、売上・原価ともに大きく増加させるような収支計画を立案するのは適切ではありません。
エクセルを活用する
プロジェクトなどの管理対象が小規模かつシンプルである場合は、収支管理にエクセルを活用することも有効です。エクセルであれば、追加費用や環境構築などを行わなくても簡単に管理できます。
一方、エクセル管理では計算ミスや担当者の属人化などのリスクがあり、管理する手間も大きくなることに注意が必要です。
収支管理ツールを活用する
収支管理ツールを利用することで、エクセルの場合よりも効率的な収支管理が可能です。例えば、収支管理の分析・集計機能を用いて、収支管理状況の自動集計や可視化などができます。
エクセルでの管理では限界を感じている部署やプロジェクトにおいても、収支管理ツールを活用すれば手間を抑えた管理を行えるでしょう。
ERPを活用する
収支管理ツールは、売上管理や原価管理に特化したツールとなっている場合も少なくありません。収支管理の効率化に加えて、社内データの一元管理や全社視点での意思決定の迅速化なども実現したい場合は、ERPの活用が効果的です。
ERPでは、売上や原価の根拠となる販売情報や生産情報といった社内データの一元管理が可能なため、効率的な収支管理につながります。
ERPで原価管理を行うメリットについては、以下の関連記事も併せてご確認ください。
まとめ
収支管理とは、プロジェクトや部署の収入および支出を管理する活動のことです。
収支管理の大きな目的は、プロジェクトや部署の利益を適切に維持・管理することであり、そのために売上・予算・原価のそれぞれを管理します。
収支管理をすることで、売上や予算、原価の状況を定量的に把握でき、プロジェクトや部署の利益の維持・向上につながります。また、関係者間で売上や原価に対する共通認識を醸成できるため、方向性を合わせて協力しやすくなります。
収支管理を進める上では、事前の収支計画や実行フェーズでの定期的な状況確認、改善アクションの検討が重要となります。また、収支管理を効果的に行うためのポイントとしては、会社・事業部のKGI・KPIとの整合やERPの活用などが挙げられます。
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