• 更新日 : 2023年10月27日

経理部門をIT化する方法!IT化のメリットや具体的なステップを解説

経理部門のIT化とは、ITツールを導入してして経理業務をシステム化したり、それによって効率化することを指します。

コスト削減や正確なデータ管理・分析、ヒューマンエラーの防止が可能となるため、正確さを求められる経理・会計業務にとって、IT化は必要不可欠です。

本記事では、経理部門をIT化することによるメリットから、IT化を実現するツール、具体的なステップを解説します。

経理部門のIT化によるメリット3選

はじめに、経理部門をIT化することによるメリットを3つ解説します。

メリット1.業務効率化によるコスト削減

経理部門にITツールを導入すると、請求書の発行や会計処理の自動化など、業務の効率化や正確性の向上が実現できます。
これらの運用を紙で行う場合、保管場所の確保や煩雑な業務フローの構築が必要になります。しかしITツールを導入すれば、紙ベースにおける課題は解消され、コストカットが可能です。

請求書の発行や給与計算などの日常業務の多くが自動化されるため、経理担当者の負担は大きく軽減されます。これにより、経理部門にかかる人件費が削減できるだけでなく、経理担当者は他の業務に集中でき、生産性向上が実現可能となるのです。

メリット2.正確なデータ管理・分析の実現

正確なデータ管理・分析が可能な点も、経理部門をIT化するメリットの一つです。

請求書やその他の書類を紙媒体で管理・運用している場合、必要なデータを探すためには手間と時間がかかります。

ITツールを導入すれば、情報はデータベースに一元管理されるため、必要なデータをすぐに参照できます。さらにデータの集計・分析が容易かつ正確に行えるため、経営判断に必要な会計情報を迅速に活用でき、正確な意思決定を助けることにもつながります。

特にリモートワークが普及している昨今において、紙媒体でデータを管理しているとリモートでの作業が困難となり、出社を余儀なくされるため、IT化の一環としてクラウドシステムを導入すれば、自宅を含めてどこからでもデータを参照できるため、柔軟な働き方の促進につながります。

メリット3.ヒューマンエラーの防止

経理部門のIT化は、ヒューマンエラーを防止できる点も大きなメリットです。

会計処理や請求業務などに誤りがあると企業の信用失墜につながるため、これらの業務には常に正確性が求められます。特に期末の会計処理など、膨大な量の計算を迅速かつ正確に行わなければならない場面では、ヒューマンエラーが発生しやすい傾向があります。

しかし経理部門をIT化すれば、システムでこれらの処理を自動化できるため、計算誤りは発生しません。また、エラーチェック機能の活用により異常な値も自動検出されるため、入力ミスも発生しづらく、ヒューマンエラーの防止が可能です。

経理業務のIT化を実現するツール

続いて、経理業務のIT化を実現するツールを解説します。

会計ソフト

会計ソフトは、経理部門の会計業務を効率的に行うためのツールです。
主な機能として、企業の収支状況の管理・共有や、決算書損益計算書などの帳票作成、仕訳帳の入力、請求書の作成・支払い処理などが挙げられます。

会計ソフトはシステム上で会計に関する情報を一元管理でき、会計データの記録や集計、報告、分析、および予算管理などをサポートすることで、経理業務の効率化を実現できます。さらに、自社の経営状況をリアルタイムで参照できるため、経営の迅速な判断に活用することも可能です。

また、クラウド型の会計ソフトを導入した場合、データの保存容量に合わせてリソースを柔軟に拡張できることや、インターネット環境があればどこでも仕事ができるというメリットもあります。

経費精算システム

経費精算システムは、従業員が出張や業務に関連して支出した経費を精算する際の業務を効率化するシステムです。これにはいくつかの特徴的な機能が備わっています。

1つは、領収書や伝票などの書類をスマートフォンなどで撮影し、システムにアップロードできる機能です。また一部の経費精算システムでは、公共交通機関のICカード情報やクレジットカード明細を自動で取り込み、データベースに記録することも可能です。

システム上で経費の申請から承認までのワークフローを完結でき、効率的に管理できます。精算されたデータは会計ソフトへ自動で連携され、正確なデータが蓄積されます。結果として、経理部門のデータ入力の手間を大幅に削減することができるのです。

ERPシステム

ERPとは、「Enterprise Resource Planning」の略称であり、経理をはじめ、人事・勤怠などといった企業のさまざまな基幹業務を統合的に管理するシステムを指します。

ERPでは、会計データや在庫管理データ、人事・給与データなど企業内のさまざまなデータを一元管理しているため、データ連携に関する懸念が軽減され、リアルタイムかつ正確なデータ活用が可能です。
異なる部門や業務間でのデータの不整合や情報の二重入力も防ぐことができ、企業全体の業務効率の向上につながります

詳しくは、次の記事を参考にしてください。

AI・RPA(Robotic Process Automation)ツール

近年では、AIやRPAツールを導入し、経理部門をIT化するケースも増えています。
例えば、AIを搭載したチャットボットを導入し、社内問い合わせ業務をボットに任せることで、問い合わせ業務の効率化を実現した事例もあります。

また、経理の日常業務にRPAを導入し活用することで、会計データの転記作業や請求書の作成、取引先へのメール送信に伴う一連の作業など、さまざまな業務の自動化が可能です。

経理部門をIT化する3つのステップ

本章では、経理部門をIT化するために必要な3つのステップを解説します。

STEP1.IT化で実現したいことの検討

まずは経理部門の課題を洗い出し、IT化によって実現したいことを具体的に検討しましょう。現状の経理部門にどのような課題があり、IT化で何を解決したいか次第で、導入すべきツールが異なります。

例えば、請求書などの書類の電子化や、会計・請求書データの入力・計算ミスが多い場合には会計システムの導入を検討し、経費精算のデータ入力に膨大な時間を割いている場合には経費精算システムの導入を検討します。

また、システム間のデータ連携時に不具合が多発している場合は、ERPシステムの導入を検討することも選択肢の一つです。

STEP2.ITツールの調査・比較

IT化によって実現したいことが明確になったら、以下のポイントでITツールの調査・比較を実施します。

  • 実現できる機能
  • 導入・運用コスト
  • 操作性・利便性
  • セキュリティ
  • カスタマーサポート

ツールを比較する際は、STEP1で検討した具体的な目標や業務要件を満たす機能が提供されているかどうかが非常に大切なポイントとなります。また、システムの導入・運用コストが予算内であるかどうかも重要です。

さらにデータの参照・入力操作がしづらい場合や、データ連携ができず利便性に欠ける場合などは、ツールを導入しても大きな効果を得られないおそれがあります。そのため、直感的に操作できるか、作業効率の向上につながるかなどのポイントを押さえることも大切になります。

データのセキュリティも重要です。ツールには、データ漏えいや不正アクセスを防ぐためのセキュリティ対策が講じられているかを確認しましょう。
また、ツールの導入後に問題や疑問点が生じた場合、ベンダーの提供するカスタマーサポートが頼りになります。メールや電話などの対応方法や対応してくれる時間帯などを考慮した上で、効果的なサポートが提供されているツールを選定しましょう。

STEP3.ITツールの導入

自社に合うシステムを選定した後は、実際に導入します。
しかし導入後に「思っていたシステムと違った」など、予想と異なる場面に遭遇するケースは多いため、必要に応じてPoC(Proof of Concept)での検討やトライアル期間を活用し、ツールの評価を行いましょう。

また、導入時に現行システムと並行して新システムを運用し、システム間に金額やデータの不一致が無いかどうかや操作性をチェックしましょう。もし現状の運用と大きな差があり問題が発生した場合は、新システムの調整が必要です。

結果として、経理部門の既存業務への影響を最小限に抑えつつ、新システムへの移行をスムーズに行うことができます。

まとめ

経理部門のIT化には、業務効率化によるコスト削減をはじめ、正確なデータ管理・分析の実現やヒューマンエラーの防止など、多くのメリットがあります。

経理部門をIT化する際は、まずIT化により実現したいことを検討し、その目標を実現できる機能が提供されているツールについて調査・比較をした上で導入することが重要です。

近年では、定型業務の自動化・効率化ができるAI・RPAツールや、さまざまなデータをリアルタイムで確認できるERPを導入し、さらなる業務効率化を推進するケースも増えています。


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